Як оформити повернення товару постачальнику: списання з ФОПа та облік боргу

Правильне оформлення повернень: як зробити повернення товару постачальнику так, щоб він коректно списався з потрібного ФОПа і зменшив нашу суму боргу?

Для того, щоб оформити повернення товару постачальнику з коректним списанням з потрібного ФОПа та автоматичним зменшенням суми вашого боргу, необхідно скористатися відповідним режимом у програмі Торгсофт.

1. Створення документа повернення

• Перейдіть у пункт головного меню Документ — Повернення товару постачальнику.

• Для створення нового повернення натисніть на кнопку Додати.

2. Заповнення реквізитів (Вибір ФОПа та валюти) 

У вікні «Повернення постачальнику», що відкриється, дуже важливо правильно заповнити шапку документа, оскільки саме вона визначає, як зміняться ваші фінансові баланси:

• Постачальник: вкажіть постачальника, якому ви повертаєте товар.

• Валюта: обов'язково вкажіть валюту повернення. Це необхідно для коректного ведення товарно-грошового балансу із зазначеним партнером.

• Підприємство: саме в цьому полі зі списку необхідно обрати підприємство (приватного підприємця / ФОП), від імені якого ви здійснюєте повернення товару. Це гарантує, що товар спишеться з балансу конкретного ФОПа і фінансовий результат буде закріплений саме за ним.

Після заповнення цих ключових полів натисніть кнопку Записати. Сформується "шапка" накладної, і ви одразу зможете побачити ваш поточний борг перед цим постачальником (якщо сума відображається з мінусом — це означає, що постачальник винен гроші вам).

3. Додавання товару до документа 

Далі необхідно додати товари, які ви фізично повертаєте. Ви можете зробити це кількома способами:

• Сканувати штрих-код товару безпосередньо у форму.

• Використати кнопки Вибрати зі складу або Вибрати зі складу за видами товару.

• Використати кнопку Вибрати з переліку поставок. У цьому випадку відкриється вікно з усіма поставками від даного постачальника, де виділивши товар і натиснувши "Вибрати", ви перенесете його в документ повернення.

Для зміни кількості товару, що повертається, двічі клікніть по товару в документі та вкажіть необхідну кількість. Тут же можна перевірити закупівельні ціни. Натисніть Записати.

Важливі нюанси обліку боргу та залишків:

• Момент списання: як тільки товар потрапив до документа повернення, він автоматично вважається повернутим постачальнику і знімається з ваших залишків. Ціна повернення фіксується за закупівельною ціною.

• Зменшення боргу: всі проведені повернення безпосередньо впливають на ваші взаєморозрахунки. Наприклад, в аналізі продажів товару постачальника програма автоматично розраховує різницю між показниками Поставка (скільки товару та на яку суму було взято) та Повернено постачальнику. Ваш загальний борг коригується автоматично за формулою:

Поставка — Оплачено — Повернено = Борг.

• Обмеження: не рекомендується проводити повернення товару постачальнику, якщо цей товар наразі знаходиться у від'ємній кількості (в мінусі) на складі, особливо якщо ви працюєте з цим постачальником за схемою «під реалізацію».

• Брак: якщо ви повертаєте не просто залишки, а саме бракований товар, для коректного обліку краще використовувати окремий режим Документ — Повернення браку.