Як перевірити борг перед постачальником, внести оплату та звірити баланс

Для ведення торгівлі важливо не лише продавати товар, а й чітко контролювати процеси його закупівлі та розрахунків із постачальниками. Втрата контролю над боргами, плутанина в авансах або неправильний розрахунок за товар «під реалізацію» можуть призвести до фінансових втрат.

Програма Торгсофт пропонує потужну систему товарно-грошового балансу (ТГБ), яка фіксує, на яку суму ви отримали товару і скільки грошей заплатили контрагенту, дозволяючи контролювати фінанси на макро- та мікрорівнях.

Гнучкий пошук боргів: загальний баланс

Уся робота з постачальниками ведеться в режимі «Оплата» — «Баланс з партнерами». Щоб не переглядати весь список контрагентів, програма пропонує гнучкі фільтри по боргах. Ви можете обрати:

• Кому винен я — покаже лише тих постачальників, яким ви не доплатили за товар.

• Мої боржники — покаже постачальників, яким ви зробили передоплату (аванс), але товар ще не отримали, або якщо виникла переплата.

• Є початковий борг — для контролю заборгованостей, які були зафіксовані ще на момент старту роботи в Торгсофт.

• Немає боргів — щоб перевірити партнерів, з якими розрахунки повністю закриті.

Детальна розшифровка та акти звірки

Якщо вам потрібно розібратися, звідки взялася конкретна сума боргу, звичайного загального балансу недостатньо. Торгсофт пропонує два інструменти для мікроконтролю:

1. Картка взаєморозрахунків. Це хронологічний перелік усіх операцій (приходи, оплати, повернення). Для зручності звірки з бухгалтерією постачальника, у цьому звіті біля вашого внутрішнього номера накладної в дужках відображається оригінальний номер накладної постачальника. Звідси ж можна роздрукувати «Друк фінансових взаєморозрахунків», який слугує повноцінним актом звірки.

2. Розшифровка балансу з партнерами. Це потужне вікно, що ділить історію відносин на три області:

•    Накладні — список усіх поставок із зазначенням боргу по кожній конкретній накладній.

•    Оплати та Товар — дозволяє виділити накладну і миттєво побачити внизу, який саме товар у ній був і якими транзакціями вона оплачувалася.

•    Оплати не по накладним — окрема критично важлива таблиця. Тут фіксуються ваші аванси або загальні погашення боргу, які ви перерахували постачальнику просто на баланс, без прив'язки до конкретної поставки.

Внесення оплат: каса vs особисті гроші

Погасити борг можна прямо з вікна «Баланс з партнерами», натиснувши «Додати касову операцію» або «Додати оплату». При цьому програма запитає джерело коштів, і тут є важливий нюанс:

• Каса / Розрахунковий рахунок — гроші будуть списані з каси магазину або рахунку підприємства. Буде створено офіційний фінансовий документ, який зменшить загальний прибуток/залишок коштів у програмі.

• Особисті гроші — цей спосіб ідеальний для спрощеного обліку. Програма зменшить ваш борг перед постачальником, але не буде створювати видатковий фінансовий документ по касі. Це використовується, коли власник дістав гроші з власної кишені та розрахувався напряму, не зачіпаючи обігові кошти магазину.

Специфічні розрахунки: конкретні накладні, валюта та реалізація

 Оплата конкретної поставки. Якщо ви хочете оплатити не загальний борг, а конкретну партію, зайдіть у «Склад — Реєстр прихідних накладних», виділіть документ і натисніть «Внести оплату постачальнику». Гроші прив'яжуться саме до цієї накладної.

 Валютні розрахунки. Якщо товар закуповувався в доларах чи євро, борг фіксується у цій валюті. Щоб розрахуватися, вам потрібно зайти у «Оплата — Фінансовий документ», зробити «Обмін валют» (системно купити валюту за гривні до каси), і вже потім вносити цю валюту як оплату постачальнику.

 Товар під реалізацію. Якщо ви платите лише за те, що фактично продали, використовуйте звіт «Аналіз продажів товару постачальника на реалізації». Він за алгоритмом FIFO (перший прийшов — перший пішов) обчислює суму боргу виключно за продані позиції. Важливо: цей звіт лише виконує математичний розрахунок суми до сплати. Саму фактичну виплату цих коштів постачальнику після перегляду звіту необхідно провести стандартним шляхом — через режим «Оплата — Фінансовий документ».

Питання — Відповіді