Початкові залишки: як занести товар у базу без фіктивних боргів постачальникам

Якщо після старту роботи в Торгсофт у балансі з партнерами з’явився борг перед постачальником, якого насправді немає, причина найчастіше в тому, що стартовий товар внесли як звичайний прихід. При створенні звичайної прихідної накладної постачальник вказується обов’язково, тому програма сприймає такий документ як нову закупівлю товару й формує заборгованість перед вибраним постачальником. Для товарів, які вже були в магазині до запуску програми, потрібно використовувати спеціальний режим «Початкові залишки». Тоді товар стає на складський облік, але не створює кредиторську заборгованість перед постачальником.

Ця інструкція призначена для власників бізнесу та адміністраторів, які тільки починають автоматизацію обліку в Торгсофт або переносять базу товарів з іншої програми. Ситуація з появою неіснуючих боргів виникає, коли стартовий товар прибуткують як звичайну закупівлю. Після виконання наведених нижче кроків ви зможете коректно внести товар на склад (вручну або через імпорт), щоб він не створював хибної кредиторської заборгованості.

Як зрозуміти, що початкові залишки внесені неправильно

• У розділі «Оплата» — «Баланс з партнерами» з'явилася величезна заборгованість перед постачальниками за товар, який насправді вже давно оплачений і знаходився в магазині до встановлення програми.

• Перекручена аналітика: у звіті «Аналіз продажів товару постачальника на реалізації» чи інших фінансових звітах відображаються неактуальні борги та надходження.

Чому з’являється фіктивний борг постачальнику

Стартовий товарний залишок (той, що вже був у магазині до початку автоматизації) був внесений через звичайну прихідну накладну із зазначенням конкретного контрагента. Якщо при ручному внесенні або імпорті з Excel не активувати спеціальну позначку «Початкові залишки», програма вважає, що ви щойно закупили цю партію у постачальника і винні йому гроші.

Де перевірити помилкові борги та початкові приходи

1. Зайдіть у пункт меню «Оплата» — «Баланс з партнерами». Оберіть фільтр «Постачальник» та перевірте суму в колонці «Мій борг» — якщо там є борги, яких у реальності не існує, стартові залишки були внесені некоректно або за реальною накладною постачальника не здійснили оплату.

2. Відкрийте Склад → Реєстр прихідних накладних. За допомогою фільтрів за постачальником і станом оплати перевірте всі неоплачені накладні. Якщо накладна справді має бути оплачена постачальнику, внесіть оплату. Якщо це стартовий товар, який вже був у магазині до початку роботи в Торгсофт, таку накладну потрібно переоформити як «Початкові залишки», щоб вона не створювала фіктивний борг перед постачальником.

Як правильно занести початкові залишки без створення боргу

Щоб зробити так звану «нульову» інвентаризацію і прийняти наявні товари як початкові залишки без створення боргів, необхідно створити правильний документ приходу.

Варіант 1. Внесення залишків вручну (через сканер)

1. Зайдіть у пункт меню «Документ» — «Прихід товару».

2. Натисніть кнопку «Додати» (або «Новий прихід»), щоб створити шапку накладної.

3. У вікні параметрів приходу ОБОВ'ЯЗКОВО встановіть галочку «Початкові залишки».  Примітка: при активації цієї позначки поле «Постачальник» автоматично заблокується, оскільки для стартових залишків він системно не вказується, що і запобігає виникненню боргів.

4. Виберіть валюту закупівлі товару та натисніть кнопку «Записати».

5. Тепер ви можете сканувати штрихкоди наявних товарів, заповнювати їхні картки (якщо товару ще немає в довіднику) та вказувати фактичну кількість.

Варіант 2. Імпортувати початкові залишки з Excel

Якщо ви переносите 1000-2000 позицій з іншої програми (наприклад, у форматі *.xls), краще використати імпорт.

1. Створіть нову прихідну накладну, так само як описано вище: Документ — Прихід товару — Додати, встановіть галочку «Початкові залишки» і натисніть «Записати».

2. Знаходячись у цій накладній, натисніть кнопку «Імпорт».

3. Створіть підключення до вашого Excel-файлу через «Джерело даних».

4. Спів ставте колонки файлу (Штрихкод, Назва, Артикул, Ціна, Кількість) з полями в Торгсофт.

5. Запустіть імпорт. Товар стане на облік на баланс складу без формування кредиторської заборгованості.

Що робити, якщо початкові залишки вже внесли як звичайний прихід

Якщо ви вже завели стартовий товар як звичайний прихід, і по ньому ще не було продажів, найкраще — видалити цю прихідну накладну через Склад - Перелік приходів і занести її заново із галочкою «Початкові залишки». Якщо ж ви спочатку прийняли товар як «Початкові залишки», а згодом вам знадобилося для аналітики розподілити його за реальними постачальниками, зайдіть у «Товарознавство» — «Діагностика помилок» — вкладка «Товари початкових залишків». Виділіть потрібні товари та натисніть «Розподілити товар на постачальника». Програма сама перенесе їх у правильні накладні.

Як не допустити фіктивних боргів при старті роботи

• Використовуйте правильний інструмент. Чітко розмежовуйте занесення товарів, які вже є в магазині (це робиться виключно через позначку «Початкові залишки»), та товарів, які щойно приїхали від постачальника (це звичайний прихід із зазначенням контрагента, що формує борг).

• Інструктаж персоналу. Поясніть відповідальним за прихід товару, що поле «Постачальник» у приході безпосередньо впливає на фінансовий баланс підприємства.

Поширені запитання