Резерв товару з кількох складів

У реаліях ритейлу, особливо при поєднанні офлайн-магазинів та онлайн-продажів, підприємці регулярно стикаються з проблемою консолідації замовлення. Клієнт може замовити кілька товарів, які фізично розкидані по різних складах чи торгових точках мережі. 

Підприємці часто звертаються з питаннями: «Як продати товар, який лежить на іншому магазині?», «Чому при резервуванні виникають автоматичні внутрішні переміщення, які плутають залишки?», або «Як правильно зібрати одне замовлення з різних центрів обліку, щоб товар не продали двічі?». 

Мультискладське замовлення та резервування — це механізм у програмі Торгсофт, який дозволяє в одному документі (рахунку) зібрати товари з будь-яких доступних центрів обліку, зарезервувати їх від випадкового продажу та проконтролювати логістику їх відвантаження клієнту.

Головні налаштування для роботи з кількома складами

Для того, щоб менеджер міг додавати в одне замовлення товари, які фактично лежать на різних центрах обліку (ЦО), необхідно правильно налаштувати права доступу та параметри програми.

Основне налаштування знаходиться у меню Налаштування - Параметри - Документ. Там необхідно увімкнути перемикачі «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Реалізація"» та «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Торгівля з випискою рахунка"». Якщо цей перемикач активний, то при додаванні однакового товару, який є на кількох центрах обліку, програма запитуватиме користувача, з якого саме складу знімати товар, що продається або резервується.

Якщо ж доступ «Дозволити продаж з усіх торговельних точок» відключений, користувач не матиме можливості обирати товар з інших складів. Це зроблено для того, щоб виключити можливість зайвих і неконтрольованих переміщень товару зі складів та складів резерву працівниками, які не мають на це повноважень. Крім того, користувачам потрібно надати доступ до тих центрів обліку, з якими вони працюватимуть.

Робота з інтернет-замовленнями (мультискладський розподіл)

Особливо гостро питання кількох складів стоїть при обробці замовлень з інтернет-магазину чи маркетплейсів. Для автоматизації цього процесу в об'єкті синхронізації передбачені спеціальні налаштування:

• Пропонувати вибір центру обліку рахунка — при виписці рахунка із «Замовлення віддаленого клієнта» програма дозволить обрати ЦО для документа.

• Пропонувати товари з інших складів — на формі відображатиметься спеціальна форма «Розподіл товару замовлення віддаленого клієнта», де можна розподілити, з якого складу який товар брати.

• Тільки якщо товару недостатньо на складі — форма розподілу між складами з'явиться лише тоді, коли хоча б одного товару із замовлення не вистачає на поточному складі менеджера.

На формі розподілу автоматично проставиться кількість товару для списання з тих складів, де він є в наявності, але за потреби кількість можна відкоригувати вручну.

Алгоритм резервування товарів з різних складів

Основним інструментом для ведення мультискладських замовлень є режим «Документ - Торгівля з випискою рахунка» (ТВР).

Існує два концептуальні варіанти резервування товару в системі:

1. З переміщенням на склад тимчасового зберігання (3-го рівня). При резервуванні товар фізично та номінально знімається з основного складу і переміщується на спеціально створений «Склад товару під заставою» або склад резерву. Програма при цьому автоматично формує накладні внутрішньої передачі на цей склад. Такий товар не братиме участі в інвентаризаціях основного складу, оскільки його там вже немає.

2. Без переміщення. Товар залишається на основному складі магазину, але резервується номінально. Він доступний для звичайного продажу іншим клієнтам, але щоб його не втратити, потрібно користуватися звітами по замовленому товару.

Контроль наявності та управління резервом

Щоб контролювати багатоскладське замовлення, у ТВР є вкладка «Наявність товару на складах». Її зручно використовувати для відстеження, який товар вже готовий до відвантаження, а який ще треба дочекатися.

Якщо якогось товару немає на складах (нульова або від'ємна кількість), він виділяється  червоним кольором. Для чіткого розуміння ситуації із замовленням використовуються колонки:

• «В резерві» — відображає кількість товару, яка вже лежить у резерві під цей конкретний рахунок.

• «Замовити» — відображає кількість товару, якої не вистачає. Наприклад, якщо клієнт замовив 1 товар, його знайшли на складі та зарезервували, то в колонці «В резерві» буде 1, а в «Замовити» — 0.

Часткове відвантаження та зняття з резерву

Досить часто виникає ситуація, коли з кількох складів товар з'їжджається в різний час, і замовлення відвантажується клієнту частинами. 

Крім того, для зручності роботи з частковими відвантаженнями, вкладка «Наявність товару на складах» не зникає після створення першої видаткової накладної, що дозволяє менеджеру бачити, скільки вже відвантажено, а скільки залишилося передати клієнту.

Після того, як видаткова накладна створена і товар відвантажений повністю, він автоматично знімається з резерву. Якщо ж товар був знятий з резерву вручну до відвантаження, він автоматично переміщується назад на основний склад, а відповідні автоматичні документи внутрішнього переміщення видаляються.

Для масштабних мереж, де товар видається не в місці оформлення замовлення (наприклад, продавець в залі виписує рахунок, а товар клієнту видає комірник з віддаленого складу), рекомендується також використовувати режим «Відвантаження зі складу» для чіткого контролю руху товарно-матеріальних цінностей.