Посадова інструкція касира з використання Програмного РРО (пРРО) в системі Торгсофт

І. Загальні положення

1.1. Касир зобов'язаний знати правила експлуатації комп'ютерної техніки, сканера штрих-кодів, принтера чеків та банківського термінала. 

1.2. Робота з фіскальними чеками здійснюється виключно через інтерфейс програми Торгсофт з використанням модуля «Програмний РРО». 

1.3. Касир несе персональну відповідальність за збереження свого електронного ключа (КЕП) та пароля до нього (у разі використання особистого ключа касира).

II. Початок роботи та відкриття зміни

2.1. Перевірка обладнання. Перед початком роботи переконатися у наявності інтернет-з'єднання, наявності чекової стрічки в принтері та підключенні банківського термінала до мережі/живлення. 

2.2. Вхід у програму. Запустити Торгсофт, сканувати бейдж або ввести пароль користувача. Якщо налаштовано запит залишку в касі, перерахувати готівку та ввести фактичну суму. 

2.3. Відкриття зміни пРРО:

• На формі «Реалізація перейти» в групу дій Фіскальний реєстратор

• Вибрати дію «Відкрити зміну».

• Дочекатися повідомлення про успішне відкриття зміни. Якщо зміна вже відкрита на іншому комп'ютері під цим ключем, програма видасть відповідне попередження. 

2.4. Службове внесення (Розмінна монета):

• Якщо в касу вноситься розмінна монета, виконати операцію «Службове внесення» через меню пРРО або кнопку «Фіскальний реєстратор» у формі Реалізації.

• Ввести суму та підтвердити операцію. Важливо: операцію слід виконувати тільки після відкриття зміни.

III. Реєстрація продажу (Реалізація)

3.1. Сканування товару:

• Відкрити форму «Реалізація».

• Просканувати дисконтну картку клієнта (за наявності).

• Просканувати штрих-коди товарів.

• Увага: Слідкувати за індикатором фіскальності (кольоровий квадрат у формі оплати). Зелений — товар фіскальний (буде чек пРРО), Червоний — нефіскальний (товарний чек).

3.2. Приймання оплати:

• Натиснути F6 (Оплатити).

• Готівка. Ввести суму, отриману від клієнта. Програма розрахує решту.

• Банківська картка (Термінал підключений до Торгсофт):

• Встановити галочку «Безготівковий розрахунок».

• Переконатися, що увімкнено «Використовувати зв'язок з банківським терміналом».

• Натиснути «Оплатити». Сума автоматично передається на термінал.

• Дочекатися успішної транзакції на терміналі. Чек пРРО роздрукується автоматично.

• Банківська картка (Термінал НЕ підключений до Торгсофт):

• Ввести суму на терміналі вручну.

• Після успішної транзакції (друк чека термінала) натиснути «Оплатити» в програмі.

• Змішана оплата / Сертифікат: ввести частину суми готівкою, частину — безготівкою.

3.3. Друк чека:

• Якщо налаштовано «Пропонувати друк чека», у вікні підтвердження натиснути «Так» для фіскалізації.

• При успішній фіскалізації чек друкується на принтері, а в програмі йому присвоюється фіскальний номер.

IV. Повернення товару

4.1. Повернення за чеком (Пріоритетний метод):

• Відкрити форму «Повернення».

• Відсканувати штрих-код чека продажу.

• Обрати товар, що повертається.

• Натиснути «Повернути гроші» (F6).

• Перевірити, щоб було увімкнено налаштування “Друк чека повернення”

• Важливо: Гроші повертаються у тій самій формі, в якій була оплата (готівка — готівкою, картка — на картку).

• Якщо оплата була карткою через підключений термінал, сума повернення автоматично передається на термінал. Для деяких терміналів (напр., Verifone) може знадобитися введення «Коду авторизації» (RRN) з чека продажу.

4.2. Повернення без чека:

• Створити документ повернення вручну, вибрати клієнта та товар зі списку реалізацій.

• Провести повернення коштів.

4.3. Фіскалізація повернення:

• Переконатися, що встановлено галочку «Друк чека повернення».

• Чек автоматично реєструється в ДПС.

V. Інтернет-замовлення та передоплата (Торгівля з випискою рахунку)

5.1. Внесення передоплати:

• У режимі «Торгівля з випискою рахунку» створити рахунок.

• Натиснути «Оплатити» (внести передоплату).

• Якщо налаштовано друк чеків передоплати на пРРО — роздрукувати фіскальний чек на суму авансу ("Передоплата товарів").

5.2. Фіскалізація повної оплати (післяплата):

• При остаточному розрахунку проводиться чек на повну суму або на залишок (залежно від налаштувань бізнес-процесу та вимог бухгалтерії).

VI. Робота у нестандартних ситуаціях

6.1. Відсутність інтернету (Офлайн-режим):

• пРРО автоматично переходить в офлайн-режим (якщо це дозволено налаштуваннями).

• Касир продовжує друкувати чеки. На чеку буде позначка про офлайн-режим.

• Ліміти: не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин на місяць.

• При відновленні зв'язку програма автоматично відправить пакет чеків у ДПС.

• Заборонено: Намагатися перевстановити програму або чистити базу даних під час офлайн-режиму, щоб не втратити невідправлені чеки.

6.2. Помилка друку (закінчилася стрічка):

• Вставити нову стрічку.

• Знайти документ в «Аналіз продажів фіскального товару» або «Товарний звіт за день».

• Роздрукувати копію чека (права кнопка миші -> Друк копії).

6.3. Помилка «Чек не фіскалізовано» (Збій):

• Якщо оплата карткою пройшла, а чек пРРО не вийшов: не проводити оплату повторно з картки!

• Записати номер чека та час. Повідомити адміністратора/техпідтримку.

• Можливе проведення чека через меню «Аналітика за програмним РРО» або повторна спроба фіскалізації без зв'язку з терміналом.

6.4. Сторнування (Скасування помилкового чека):

• Доступно тільки для останнього зареєстрованого чека.

• Виконується через меню «Програмний РРО» -> «Операції з чеками» -> «Сторнування чека» або у формі Реалізації кнопка «Фіскальний реєстратор» -> «Сторнування».

VII. Закінчення зміни

7.1. Службова видача:

• Перед Z-звітом виконати «Службове вилучення» (інкасацію) готівки зі скриньки, яку передають власнику/в банк. Залишити тільки розмінну монету (якщо це передбачено політикою магазину). 

7.2. Формування Z-звіту:

• Перейти з форми Реалізації - група дій “Фіскальний чек”

• Натиснути «Друк Z-звіту» (денний звіт з обнуленням).

• Дочекатися друку звіту та повідомлення про успішне закриття зміни.

• Важливо: Не закривати програму до отримання підтвердження від пРРО.

• Якщо працювали в офлайні, переконатися, що зв'язок відновився перед закриттям (бажано, але Z-звіт можна сформувати й в офлайні, він відправиться пізніше).

VIII. Відповідальність та заборони

8.1. Категорично заборонено:

• Працювати під чужим користувачем або передавати свій пароль.

• Видавати товар без фіскального чека (якщо товар підлягає фіскалізації).

• Виконувати «Службове внесення/вилучення» без фактичного руху коштів у скриньці.

• Самостійно змінювати налаштування пРРО (зміну ключів, шляхів до бібліотек) без вказівки техпідтримки.

• Вимикати комп'ютер примусово під час друку чека або обміну даними з сервером ДПС.