Як налаштувати обмеження прав доступу продавців в мережі магазинів

Для організації безпечної роботи мережі магазинів у програмі Торгсофт передбачена гнучка система налаштування прав доступу. Це дозволяє розмежувати видимість даних між різними торговими точками (Центрами обліку), заборонити продавцям одного магазину бачити залишки, виручку або клієнтів іншого, при цьому власник зберігає повний контроль над усією мережею.

Нижче наведено покрокову інструкцію, як налаштувати обмеження доступу.

1. Обмеження доступу до магазинів (Центрів обліку)

Це базове налаштування, яке фізично «ховає» від співробітника інформацію про інші магазини.

Де налаштувати: Налаштування — Користувачі — обрати користувача — кнопка Змінити (або через «Майстер налаштування прав доступу»).

• Заборона перемикання магазинів. Вимкніть перемикач «Дозволено переключення центрів обліку». Це зафіксує користувача на тій торговій точці, яка вказана в полі «Поточний центр обліку», і він не зможе "перейти" в інший магазин.

• Видимість магазинів. Активуйте перемикач «Обмежити доступ до центрів обліку». У списку, що відкриється, позначте галочками тільки ті магазини (центри обліку), з якими цей співробітник має право працювати. Інші магазини зникнуть з усіх фільтрів та звітів для цього користувача.

2. Обмеження перегляду залишків на інших складах

Навіть якщо продавець працює тільки в одному магазині, іноді йому потрібно (або, навпаки, заборонено) бачити, чи є товар у сусідньому магазині.

Де налаштувати: Налаштування — Користувачі — налаштування користувача.

• Налаштування «Дозволено бачити стан по складах»:

• Заборонено за всіма: користувач бачить залишки тільки свого магазину (та тих, до яких йому явно відкрито доступ у п.1). На формі «Стан складу» зникає перемикач «Усі склади».

• Дозволено за вибраними: ви можете дозволити продавцю бачити залишки конкретних складів (наприклад, центрального складу), але приховати залишки інших роздрібних точок.

3. Контроль переміщення товарів (Внутрішня передача)

Щоб продавець не міг помилково або навмисно відправити товар на "чужий" магазин або неіснуючий склад.

Де налаштувати: Налаштування — Користувачі — налаштування користувача.

• «Обмежити доступ до центрів обліку одержувача внутрішньої передачі». Активуйте це налаштування та виберіть магазини, на які цей співробітник має право створювати накладні переміщення. Якщо не вибрати жодного — створення внутрішніх передач буде неможливим.

4. Фінансова безпека (Каси та Рахунки)

Важливо, щоб продавці одного магазину не бачили виручку іншого та не мали доступу до розрахункових рахунків підприємця.

Де налаштувати: Налаштування — Користувачі.

• «Обмежити доступ до кас». Дозвольте доступ лише до каси конкретного магазину. Це приховає від співробітника рух коштів по інших касах мережі.

• «Обмежити доступ до розрахункових рахунків». Активуйте це, щоб приховати суми на банківських рахунках власника. Виберіть лише ті рахунки, на які продавцю дозволено вносити оплати (наприклад, тільки термінал цього магазину).

• «Запитувати залишок в касі у продавця щодня...». Це налаштування змушує продавця перераховувати готівку при вході в програму, що посилює контроль за фактичною наявністю грошей.

5. Обмеження операцій (Ролі)

Окрім обмеження видимості магазинів, необхідно налаштувати, що саме співробітник може робити у своєму магазині. Це робиться через налаштування Ролей.

Де налаштувати: Налаштування — Параметри — вкладка Роль (обрати роль, наприклад, "Продавець").

• Заборона зміни цін. Вимкніть перемикачі «Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації» та «Дозволено змінювати ціну за прайсом». Це гарантує, що товар буде продано за встановленою власником ціною.

• Приховування закупівельних цін. У налаштуваннях користувача вимкніть «Дозволено бачити закупівельні ціни», щоб персонал не знав собівартість товару та націнку.

• Заборона видалення товару з чека. Активуйте «Продавець не може видаляти товар в реалізації». Якщо продавець помилився, для видалення товару з чека знадобиться підтвердження адміністратора або запис причини видалення в журнал.

• Заборона продажу в мінус. У Налаштування — Параметри — Облік встановіть «Заборонити продаж в мінус» або «Налаштувати для кожного центру обліку». Це унеможливить створення пересортиці та продаж товару, якого немає на балансі.

6. Контроль та Аудит (Для Власника)

Навіть при жорстких обмеженнях важливо контролювати дії персоналу.

• Протокол дій. Використовуйте меню Файл — Протокол дій користувачів для перегляду всіх важливих операцій (зміна документів, вхід в систему, друк звітів).

• Журнал зміни документів. Активуйте «Вести журнал зміни документів» (Налаштування — Параметри — Доступ). Це дозволить бачити історію редагування накладних та чеків, хто і коли змінив суми чи кількість.

• Реєстрація робочого часу. Налаштуйте вхід в програму через сканування бейджа співробітника або фотофіксацію (за наявності веб-камери), щоб точно знати, хто саме працював на касі в конкретний момент.

Для максимального захисту та контролю в мережі магазинів:

1. Створіть для кожного продавця окремого Користувача.

2. Обмежте цьому користувачу доступ тільки до його Центру обліку та Каси.

3. Налаштуйте роль «Продавець» із забороною на зміну цін та перегляд собівартості.

4. Власник повинен заходити під роллю «Власник» (або «Без рольових обмежень»), щоб мати повний доступ до всієї мережі.