Видалення історичних даних у закритих періодах: процедура та наслідки

Функція «Видалення статистик закритих періодів» у програмі Торгсофт використовується для очищення бази даних від застарілих складських і фінансових документів у вже закритих періодах. Це зменшує розмір бази та прискорює роботу програми.

Коли варто виконати очищення

• Робота програми помітно сповільнилася: довго додаються товари, відкриваються звіти, проводяться документи.

• Розмір бази даних наближається до 10 ГБ — граничного значення для Microsoft SQL Server Express.

• Потрібно приховати детальну історію товарообігу за попередні роки від користувачів.

• Підготовка бази до нового фінансового або звітного року.

Як це проявляється

• Повільна робота складу та каси.

• Затримки при формуванні звітів.

• Помилки або попередження про нестачу місця в базі даних.

• Неможливість створювати нові документи через перевищення ліміту БД.

Чому так відбувається

• У базі зберігається велика кількість історичних документів (накладні, чеки, рухи товару).

• SQL Server Express має жорстке обмеження на максимальний розмір бази.

• Відсутнє регулярне очищення застарілих даних.

Як виконати процедуру

1. Переконайтесь, що періоди, які планується очищати, повністю закриті та більше не використовуються в роботі. Проводьте процедуру тільки на серверному ПК, у неробочий час і без активних підключень користувачів.

2. Зробіть повний архів (backup) бази даних.

3. Запустіть функцію «Видалення статистик закритих періодів» та оберіть календарні місяці для очищення, виконуйте дії щодо видалення згідно з довідкою програми. 

4. Після виконання операції програма:

•   видалить усі фінансові та складські документи за вибрані періоди,

•   автоматично створить прибуткові накладні на останній день кожного періоду для фіксації залишків,

•   збереже стан взаєморозрахунків через початкові борги,

•   збереже підсумкові дані для дисконтної системи та кінцеві залишки в касах.

Як перевірити результат

• Порівняйте залишки товарів, борги контрагентів і залишки в касах з контрольними значеннями, записаними до початку процедури.

• Допустиме розходження — не більше 1 одиниці.
  Якщо розбіжності більші — відновіть базу з архіву та зверніться до техпідтримки.

Ризики та обмеження

• Втрата деталізації: неможливо переглянути конкретні накладні та чеки у видаленому періоді.

• Повернення товарів: повернення за чеками з видаленого періоду неможливе стандартним способом.

• Подарункові сертифікати: сертифікати з терміном дії “від дати продажу” можуть перестати працювати, якщо продані у видаленому періоді.

• Блокування видалення: період не видалиться, якщо в ньому є продажі, за якими повернення проведені у майбутніх періодах.

• Разом зі статистикою очищуються записи в протоколі дій користувачів і журналі змін документів за цей час.

Як зменшити ризики в майбутньому

• Регулярно контролюйте розмір бази даних.

• Перед закриттям періодів усувайте відʼємні залишки через інвентаризацію.

• Зберігайте окрему “історичну” копію бази (наприклад, OLD) для перегляду старих документів.

Підсумкове правило застосування

Якщо база даних зростає, програма сповільнюється або наближається ліміт SQL Server Express — видалення статистик закритих періодів є процедурою що дозволяє вирішити ці проблеми, пришвидшити роботу програми та видалити неактуальні застарілі документи.