Дублікати штрихкодів і назв: як знаходити, об’єднувати і виправляти, щоб не ламати облік

Дублікати товарів у програмі Торгсофт — це одна з найпоширеніших проблем, яка призводить до плутанини в залишках, некоректної звітності та помилок під час інвентаризації. Вони часто виникають через помилки при імпорті з Excel, некоректне сканування або введення одного й того ж товару різними операторами.

Ось детальна інструкція, як знаходити, об'єднувати та виправляти дублікати, спираючись на документацію та практичні кейси технічної підтримки.

1. Як знайти дублікати

У Торгсофт є спеціальний інструмент для пошуку таких колізій.

Інструмент: «Діагностика помилок»

1. Зайдіть у меню Товарознавство — Діагностика помилок.

2. Відкрийте вкладку Помилки товару.

•    Тут відображаються товари, які мають однаковий штрихкод, але різну назву. Це класичний випадок дубляжу, коли один і той самий товар завели двічі з різними описами.

3. Відкрийте вкладку Помилки на складі.

•    Тут можна побачити товари: на яких складах вони містяться, ціну та кількість в розрізі кожного складу.

Візуальний пошук у списку товарів

• Якщо дублікати мають різні штрихкоди (наприклад, один — заводський, а другий — внутрішній, згенерований помилково), їх можна знайти в меню Товарознавство — Повний перелік товарів та послуг або Склад — Стан складу, відсортувавши список за назвою.

2. Як правильно об'єднати товари (щоб не втратити історію)

Видалити товар-дублікат, по якому вже були продажі чи приходи, не можливо. Його можна вивести з дії, тобто приховати коли товар уже в 0-ій кількості, проте для аналізу руху товару бажано цього не робити. Тому саме при виявленні товарів-дублікатів використовується функція об'єднання.

Алгоритм об'єднання:

1. Зайдіть у Товарознавство — Діагностика помилок (вкладка «Помилки на складі», «Помилки товару» або «Товар») або у Склад — Стан складу.

2. Знайдіть "правильний" товар (той, який має залишитися, зазвичай з коректною назвою, історією та ціною).

3. Натисніть кнопку Обрати для об'єднання (або «Обрати товар для подальшого об'єднання»).

4. Знайдіть "неправильний" товар (дублікат, який треба прибрати).

5. Натисніть кнопку Об'єднати з обраним товаром та погодьтесь з проведенням даної операції.

Зверніть увагу, якщо Ви випадково об'єднали не ті товарні позиції, які потрібно було, то зворотньої процедури немає — Ви не зможете відмінити операцію об'єднання товару.

Що відбувається при об'єднанні:

• Товар-дублікат видаляється зі списку.

• Уся історія руху дубліката (приходи, продажі, переміщення) автоматично переписується на "правильний" товар.

• Важливо. Штрихкод видаленого товару додається як додатковий штрихкод до основного товару. Це означає, що якщо ви проскануєте етикетку старого товару, програма розпізнає його як основний.

3. Як виправити назви та характеристики без створення нових дублів

Часто дублікати виникають через те, що імпортували файл, де назва трохи відрізнялася (наприклад, "Футболка біла" і "Футболка, біла").

Масова зміна характеристик:

• Використовуйте інструмент Товарознавство — Діагностика помилок — Означування довідників.

• Тут можна виділити групу товарів і масово присвоїти їм правильний Вид товару, Виробника, Сезон, Колір, Матеріал, Розмір та Стать.

• Якщо в налаштуваннях програми на формі "Параметри" увімкнено опцію «Автоматично змінювати назву товару», то при зміні одного з вищезазначених полей назва товару оновиться автоматично згідно зі встановленим правилом формування назви товару в системі.

Виправлення помилок імпорту (символи "*" у назві):

• У практиці трапляються випадки, коли при імпорті в назві товару з'являються «зірочки» (*) або товар дублюється як модель. Це часто пов'язано з тим, що при імпорті назви співпали, і програма автоматично додала маркер унікальності. Скоріше за все у Вас в правилі формування назви товару не встановлений унікальний атрибут, який би відрізняв ці товари. Наприклад, різний товар має різний колір, проте поле Колір не бере участь в формуванні назви товару. В результаті програма створює карточки з однаковою назвою, так як решта полей ідентичні, і до останньої додає зірочку.

4. Як видалити зайві картки (якщо руху не було)

Якщо ви створили картку товару помилково і по ній ще не було жодного руху (приходів, продажів):

1. Зайдіть у Товарознавство — Повний перелік товарів та послуг.

2. Знайдіть товар і натисніть кнопку Видалити (червона корзина).

3. Якщо рух був, програма не дозволить видалення. У такому разі спочатку потрібно визначитись з причиною видалення. Якщо це дублікат — то варто скористатись операцією Об'єднання. Якщо це товар, який виведений уже з обіходу магазина, то можна його вивести з дії (на формі "Діагностика помилок" - вкладка "Видалення товарів" можна скористатись кнопкою "Видалити товар", або на формі "Стан складу" є також кнопка "Видалити товар"). Товар по факту не буде видалений з системи, а просто буде виведений з дії і буде прихований. Зверніть увагу, виводити з дії модна ті товари, яки в торгівельній мережі в бази даних Торгсофт в 0-ій кількості.

5. Профілактика: як не допустити дублів у майбутньому

Найчастіша причина дублів — неправильний імпорт з Excel та/або неправильне правило формування назви товару в системі.

1. Налаштування пошуку при імпорті. У формі імпорту обов'язково перевіряйте вкладку Параметри пошуку товару. Якщо ви хочете оновити існуючі товари, а не створювати нові, переконайтеся, що програма шукає товар за унікальним параметром (Штрихкод або Артикул, або Назва).

2. Формат штрихкодів в Excel. При підготовці файлу для імпорту завжди встановлюйте текстовий формат для колонки зі штрихкодами. Інакше Excel може "з'їсти" нулі на початку (наприклад, 050123 перетвориться на 50123), і Торгсофт не знайде старий товар, а створить новий дублікат.

3. Перевірка на унікальність. В меню Налаштування — Параметри — Товар можна встановити налаштування «Перевіряти та забороняти повтори» для артикулів.

4. Поведінка при дубляжі штрихкоду. У налаштуваннях Виду товару можна задати поведінку системи: якщо вводиться штрихкод, який вже існує, програма може "Заборонити", "Дозволити" або "Запитати".

Порада з практики. Якщо у вас багато товарів з нульовими залишками, які заважають (але по них була історія), не видаляйте їх, а скористайтеся функцією Виведення з дії, або, якщо база дуже стара — функцією Видалення статистик закритих періодів (це сервісна функція для очищення старих даних, яка пришвидшує роботу бази даних).