Облік замовлень клієнтів

Що таке облік замовлень?

Облік замовлень — це процес відстеження та реєстрації інформації про замовлення клієнта. 

Якщо в магазині впроваджено облік замовлень, то таким чином бізнес не втрачає потенційних клієнтів через те, що на цей момент потрібного товару немає в наявності. 

Облік замовлень дає змогу покупцю зарезервувати собі товар, якого ще немає в магазині, та дочекатись його доставки, а продавцю чи менеджеру — не пропустити термін відвантаження товару, вести комунікацію з клієнтом та попередити про доставлення.

Етапи обліку замовлень в програмі Торгсофт: 

• Приймання замовлень від покупців — магазин отримує замовлення від клієнта через різні канали зв'язку, наприклад, телефоном, електронною поштою, через соціальні мережі тощо.
• Реєстрація замовлення: резервування товару з каталогу або замовлення виробу — дані про замовлення, такі як найменування товару, кількість, ціна, інформація про клієнта, дата і час замовлення, реєструються в системі обліку замовлень.
• Обробка замовлення — співробітник магазину працює із замовленням, щоб підготувати товари для доставки: збір і пакування товарів, організація доставки, підготовка документів тощо.
• Відправлення замовлення клієнту — кур'єрською доставкою, поштовими службами, самовивезення тощо.
• Облік взаєморозрахунків з клієнтом — контроль фінансів: на яку суму товару відвантажено, скільки ще залишилось відправити та на яку суму.

Для чого потрібен журнал обліку замовлень?

Облік замовлень у магазині поліпшує ефективність управління процесом замовлень та забезпечує їх своєчасне виконання, зокрема:

• контроль замовлення та попит клієнтів,
• відстеження статусу замовлень,
• планування виробництва або виконання послуг,
• контроль запасів,
• покращення обслуговування покупців, 
• підвищення якості продукції та послуг — розв'язання можливих проблем або суперечок, пов'язаних із замовленнями, таких як помилка в замовленні або затримка у виконанні,
• аналіз даних про замовлення для визначення трендів та прийняття управлінських рішень.

Як вести облік замовлень клієнтів?

Програма Торгсофт дає змогу вести облік товарів, які поставляються під замовлення або за каталогом. Разом з обліком замовленого товару програма веде облік передоплат клієнтів. Ця функція використовується в інтернет-магазинах, дропшипінгу, в торгівлі за каталогами, у будівельних, дитячих, меблевих магазинах, у магазинах шпалер, одягу, спідньої білизни та інших.

7 кроків обліку замовлень:

1. Створити дисконтну карту замовника — внести в базу ім'я та прізвище, контактний номер телефону.
2. Вказати дату резервування замовлення.
3. Обрати склад резервування товару.
4. Обрати товар для резерву зі складу, або створити його, якщо це замовлення позиції якої на складі ще не було.
5. Прийняти передоплату від клієнта та внести її.
6. Після отримання або виготовлення товару — продати його клієнту.
7. Сформувати звіт по всім замовленим або зарезервованим замовленнями.

Два варіанти роботи із зарезервованим товаром:

Спосіб резервування визначається в момент приймання замовлення. 

• При резервуванні товар переміщається на склад тимчасового зберігання.

або

• Товар залишається на основному складі магазину.

Якщо товар переміщується на склад тимчасового зберігання, то система автоматично формує накладні внутрішньої передачі на склад третього рівня — такий склад формується в програмі автоматично при першому формуванні замовлення клієнта. 

Такий товар або зберігається на складі окремо і до нього додається друга частина квитанції застави, яка визначає, хто і на який термін замовив цей товар, або дійсно розміщується в окремому приміщенні, де чекає свого покупця. У будь-якому випадку, з точки зору обліку в програмі, цей товар знаходиться на складі тимчасового зберігання, а не на основному складі магазину — при інвентаризації цей товар не братиме участі, бо його немає на основному складі. 

Якщо товар залишається на основному складі магазину, товар резервується тільки номінально, тобто він може брати участь у звичайному товарообороті магазину, може бути проданий або переміщений. Зазвичай це стосується товару, якого ніколи не бракує в магазині. Головне при цьому забезпечити, щоб до моменту отримання замовлення він був присутній в магазині. Це контролюється я за допомогою звіту по замовленому товару. 

Якщо покупець замовляє товар по каталогу, і такого товару немає і не було раніше на складі, то можна в момент замовлення одразу зробити опис характеристик товару — програма дозволить продавцеві зробити необхідний опис товару, а також задати роздрібну ціну продажу, про яку домовились з клієнтом.

Додати товар у замовлення клієнта можна в Торгсофт → Документ → Реалізація → Прийняти замовлення.

• Як вести облік замовлень: інструкція

Додаткові параметри замовлення:

«Дата закінчення» — встановіть дату, коли клієнт повинен отримати замовлення. Це необхідно для нагадування клієнту забрати зарезервований товар. Після закінчення терміну, товар з тимчасового складу не буде автоматично переміщено на основний склад.

«Передоплата» — за замовчуванням встановлюється сума в розмірі 50% від суми всього замовлення. Суму завдатку можна змінити вручну. Фіксований відсоток передоплати встановлюється в меню Налаштування → Параметри → Облік → % авансу за товар при замовленні.

«Ім'я клієнта» — введіть ім'я клієнта для легкості ідентифікації замовлення. Варто зауважити, що такий клієнт не буде записаний в базу. Якщо ви хочете додати клієнта у базу для маркетингових активностей, створіть картку клієнта.

Це відео 2009 року. Дизайн програми давно змінився, але принцип роботи багатьох режимів залишився той самий або дуже схожий.
Ми оновлюємо базу знань та відеоуроки. З 2022 року відео виключно українською мовою.