Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Інформаційна безпека магазину

31.07.2020

Питання безпеки - один з головних стимулів автоматизації. Підприємці хочуть контролювати продавців, делегувати роботу з товарами, керувати роботою магазину з будь-якої точки та в будь-який момент подивитися, що відбувається у магазині. Вручну, із зошитом та калькулятором, зробити це вкрай складно.

У цій статті ми розглянемо 5 основних проблем інформаційної безпеки у магазині та даємо 30+ практичних порад, як їх вирішити.

Чого бояться підприємці?

Як не втратити базу даних | Торгсофт

Страх №1: Втрата бази даних

Коли "облік" ведеться в зошиті - мало хто піклується про безпеку інформації: зошит легко втратити, забути на видному місці, інформація в зошиті не структурована, тому не представляє особливого інтересу.

Як тільки в магазині впроваджується автоматизація, порядок та правильний облік - цінність даних стрімко зростає.

Втратити базу даних шкода тому що:

  • на наповнення йдуть титанічні зусилля та місяці кропіткої роботи;        
  • у базі даних неоціненна впорядкована інформація про постачальників, посередників, клієнтів та усі взаєморозрахунки з ними;        
  • історія результатів торгівлі необхідна для аналізу ефективності бізнесу.       

Що може статися з базою даних

  • Крадіжка інформації з боку персоналу, партнерів по бізнесу або зловмисників.        
  • Навмисне спотворення інформації: видалення або зміна.        
  • Раптові перевірки контролюючих органів та доступ до бази.        
  • Віруси-шифрувальники.       

Як захистити базу даних

  1. Регулярно архівуйте базу даних на сторонній носій або у "хмару". Це важливий щоденний бізнес-процес та єдиний надійний спосіб відновити інформацію у разі потреби. У Торгсофт автоматичне одностороннє архівування можна налаштувати за допомогою опції "Архів у хмару".
  2. Налаштуйте обмеження ролей: забороніть співробітникам переглядати інформацію про клієнтів або постачальників. У Торгсофт можна повністю закрити доступ до списку клієнтів, або закрити можливість збереження, експорту інформації; приховати контактні дані клієнтів та посередників тощо.
  3. Забороніть запускати сторонні додатки на сервері з програмою обліку. Необережність та недосвідченість, випадковий клік на рекламний банер та запуск невідомого додатка можуть занести на сервер вірус, який шифрує базу даних та вимагатиме гроші. Раніше ми писали про захист операційної системи від вірусів-шифрувальників.
  4. Встановіть надійні паролі для доступу до сервера та до програми Торгсофт. Не записуйте паролі на папірцях та не повідомляйте їх нікому. Прочитайте, як налаштувати комп'ютер для безпечного використання.

Як захистити конфіденційну інформацію | Торгсофт

Страх №2. Поширення конфіденційної інформації

Язик мій - ворог мій (с). Найчастіше чутливу, важливу для бізнесу інформацію поширюють співробітники, родичі або сам власник бізнесу. Як правило, це відбувається ненавмисно, несвідомо або з необережності.

Чим може нашкодити надлишкова відвертість

  • про ваші успіхи або невдачі можуть дізнатися конкуренти та зашкодити вашому бізнесу;        
  • інформація може бути передана перевіряючим органам;        
  • поширення чуток та пліток, які завдають шкоди репутації;        
  • використання інформації для омани, використання проти вас методів соціальної інженерії.       

Як захистити конфіденційну інформацію

  1. Фільтр оточення. Не всім треба брати участь у нарадах. Обговорюйте справи лише з тими людьми, які впливають на вирішення майбутнього завдання та повинні бути в курсі.        
  2. Не розповідайте співробітникам зайву інформацію, без якої вони спокійно можуть виконувати свої обов'язки. Продавці мають гострий слух, аналізують та поширюють інформацію про роботодавця на свій розсуд.        
  3. Використовуйте програму обліку. Дайте доступ лише до тієї інформації, яка відповідає посаді співробітника. Наприклад, звіт по касі за день можуть бачити всі продавці, а ось залишки товару на складі або підсумки інвентаризації достатньо бачити тільки адміністратору магазину.        
  4. Банально, але зачиняйте двері, коли обговорюєте щось з партнерами по бізнесу або сімейні справи телефоном.        
  5. Не публікуйте скан-копії статутних документів на сайті - їх охоче використовують шахраї для обману інших людей прикриваючись вашим ім'ям.        
  6. Якщо ви активні в соціальних мережах - обмежте доступ до публікацій особистого характеру. За відкритою інформацією, по друзях, фотографіях, локаціях не складно дізнатися про те, де підприємець зараз знаходиться, хто його співробітники, де він живе та який спосіб життя веде.       

Торгсофт - десктопна система, вона встановлена ​​на вашому комп'ютері й повний доступ до програми є лише у власника бізнесу.

Перевага Торгсофт у тому, що контроль над інформацією в руках власника бізнесу: якщо треба вимкнути комп'ютер, закрити доступ до програми - достатньо підійти до комп'ютера.

Яку інформацію передавати в податкову - вирішує підприємець: звіти формуються вами або бухгалтером власноруч для експорту в бухгалтерські програми M.E.Doc або Арт-Звіт.

Як контролювати продажі та дії співробітників у магазині | Торгсофт

Страх №3. Втрата контролю над ситуацією

Неприємно, коли події у магазині розгортаються за непередбачуваним сценарієм та за спиною керівника: обман, шахрайство, спотворення інформації. Ми писали та розповідали про махінації продавців, та які заходи вжити для захисту бізнесу.

Як контролювати продажі та дії співробітників у магазині

Для контролю створені автоматизація та облік:

  1. Всі дії співробітників фіксуються;        
  2. При правильному налаштуванні ролей, змінити або видалити інформацію співробітники не зможуть;        
  3. У спірній ситуації програма обліку точно скаже, хто каже правду;        
  4. Програма контролює початок та кінець зміни продавців. Підприємець часто у від'їзді та не може особисто проконтролювати, що магазин відкрили вчасно. Кожен продавець після приходу на роботу повинен зареєструватися у програмі. Програма може автоматично друкувати на чековому принтері чек реєстрації приходу на роботу, в якому фіксується точний час приходу, прізвище співробітника, назва магазину. Такі чеки нескладно перевірити та врахувати цю інформацію, наприклад, при виплаті зарплати або премії.        
  5. Точковий контроль. Такий підхід дозволяє не стежити за кожним кроком продавця. Періодично аналізуйте звіти, витрати, розрахунки з постачальниками, розбіжність закупівельних цін. Ставте питання у разі розбіжностей або сумнівів.       

Як не втратити контроль над бізнесом | Торгсофт

Страх №4. Втрата управління над бізнесом

Під час тотальної диджиталізації право власності на бізнес - це не лише статутні документи або документи на право власності.

Як не втратити контроль над бізнесом

У власника бізнесу повинні бути:

  1. Доступ до адмінки сайту або інтернет-магазину (посилання, логін та пароль).        
  2. Зареєстрований домен на ім'я власника бізнесу.        
  3. Зареєстрована програма обліку на власника бізнесу.        
  4. Логін та пароль від Google Акаунта, де налаштована реклама, зареєстровано магазин в Google Мій Бізнес.        
  5. Повний доступ та права адміністратора від соціальних мереж.        
  6. Права адміністратора на сервері. При цьому права Адміністратора давати іншим користувачам сервера не потрібно.        
  7. Якщо Торгсофт знаходиться на віртуальному сервері Gigacloud або VPSNOW - доступ до адмінпанелі VPS.        
  8. Зареєстровані номери телефонів магазину на ім'я власника бізнесу.        
  9. Доступи до допоміжних сервісів для бізнесу, таким як Binotel, Bitrix24, TurboSMS, Unisender.        
  10. Фінансові номери телефонів та доступ до інтернет-банкінгу. Співробітників приєднайте як Довірених осіб. Якщо їм необхідно просто перевіряти оплати за товар у Приваті - увімкніть опцію Торгсофт “Банківські виписки по рахунках Приват24”.       

Як не дати себе  ошукати| Торгсофт

Страх №5. Втрата довіри

Розчаровуватися в людях доведеться все життя. Щоб розчаровуватися не так часто - краще перестрахуватися.

Як не дати себе ошукати

  1. Перед тим, як найняти співробітника, розпитайте про нього у колишнього роботодавця; подивіться активність потенційного працівника у соціальних мережах.        
  2. Перед тим, як підписувати рахунки, акти, накладні, довіреності, договори - уважно читайте документ. Перевіряйте контрагентів в документах, їх реквізити, дані в реєстрі, номери телефонів в пошуку Google.        
  3. Запитуйте клієнтів. Відгуки - точний показник стану бізнесу. Якщо клієнти нарікають на сервіс - треба вживати заходів, поки неправильні бізнес-процеси або недбайливий працівник не загубили репутацію бізнесу.        
  4. Навчайте співробітників. У персоналу повинні бути інструкції та розуміння, що робити в нестандартній ситуації, щоб не вдаватися самодіяльності.       

На тему інформаційної безпеки написано сотні книг, але застосування наших рекомендацій дозволить істотно знизити ризики та зробити бізнес практично невразливим.

Додати коментар

Додати коментар
Ваш відгук відправлено. Його опублікують після перевірки адміністратором