Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

15 помилок обліку, які призводять до втрат

Анна Приходько
Анна Приходько

Заступник начальника відділу програмування

Всі, хто продає програмне забезпечення для бізнесу, обіцяють своєму клієнтові розв'язання його проблем, зростання прибутку, скорочення витрат, оптимізацію процесів та інші вигоди.

Але чи може програма розв'язати всі проблеми бізнесу?

Якщо дивитися на визначення «автоматизації бізнесу» — то це зберігання та обробка бізнес-процесів компанії. Людина — невіддільна частина автоматизації, оскільки вона вводить у систему дані, управляє та вносить зміни.

Помилки облікової політики, непродумані бізнес-процеси, невірний розподіл обов'язків та посадових інструкцій, які вводяться в систему обліку призводять до серйозних фінансових втрат для магазину.

Нерідкі випадки, коли власник бізнесу, купуючи програму обліку, віддає все управління на відкуп системі. Хоча Торгсофт, як й будь-яке програмне забезпечення — це інструмент, який допомагає власнику управляти магазином, знімає з нього частину рутинних завдань і ефективно розподіляє витрати часу та ресурсів.

Торгсофт за допомогою гнучкої системи налаштувань дозволяє або забороняє дії, попереджає, підказує, фіксує, але, на жаль, не вміє автоматично виправляти помилки та «ловити за руку» на махінаціях.
За роки роботи ми зібрали перелік помилок, які роблять підприємці, встановлюючи систему обліку.

Помилка №1: доступ співробітників до всіх функцій програми

Повний доступ без обмежень повинен бути тільки у власника.
Обмеження — це збереження даних від несанкціонованих дій та контроль співробітників у програмі.

Власник може зберігати та завантажувати базу даних, отримати прямий доступ до бази, повертати товари без обмежень, видаляти статистики, бачити аналіз результатів торгівлі та фінансові документи. Ці функції не можна роздавати всім, а їх використання повинно бути жорстко регламентовано.
Якщо все ж таки потрібно дати широкі повноваження співробітнику або співвласнику, то правильним рішенням буде створити окремий обліковий запис та відкрити вручну доступ до потрібних пунктів меню та дій.

Де налаштувати: Налаштування → Налаштування ролей.
Після створення ролі, її треба привласнити співробітнику в меню Налаштування → Користувачі → Змінити → обрати Роль зі списку.
Не використовуйте параметр «Без рольових обмежень» для співробітників.

Помилка №2: пароль за замовчуванням або простий пароль

Після установки програми потрібно змінити стандартний пароль. Змінюйте паролі, якщо є підозра, що хтось може його знати.
Варто відзначити, що пароль для кожної програми, сервісу, облікового запису повинен бути унікальним — не використовуйте один й той самий пароль для всіх ресурсів.

Де налаштувати: Налаштування → Користувачі → Змінити → Змінити пароль.

Помилка №3: ​​один обліковий запис для всіх співробітників

У кожного співробітника має бути особистий обліковий запис.
Це необхідно, щоб Торгсофт, а згодом й власник бізнесу, чітко знали, хто які дії здійснює в програмі.

Якщо усі працюють під одним обліковим записом — входять в програму під одним логіном та паролем, то розібратися хто й коли зробив помилку або неправомірні дії буде неможливо, оскільки в протоколі дій та в документах завжди буде один й той самий користувач.

Де налаштувати: Налаштування → Користувачі → Додати — ця дія створює нового користувача.
Налаштування → Співробітники → Додати співробітника та привласнити йому в картці Реєстраційне ім'я для входу в програму — ця дія пов'язує співробітника з користувачем.

Помилка №4: співробітнику дозволено більше, ніж потрібно

Рольові обмеження повинні відповідати посадовим інструкціям. Для кожного співробітника відкривайте дише ті дії, які він регулярно виконує в рамках своїх посадових обов'язків. Відкривати функції програми «про всяк випадок» небезпечно, оскільки це дає співробітнику постійний доступ до інформації, яка йому буде зайвою.

Де налаштувати: Налаштування → Налаштування ролей → Ресурси

Помилка №5: постійний доступ для разової дії

Відкривайте нові функції в міру потреби, тобто тільки в тому випадку, якщо співробітник працює з режимом в Торгсофт не перший раз й надалі він має регулярно працювати з цим режимом в програмі обліку.

Де налаштувати: Налаштування → Налаштування ролей → Ресурси

Помилка №6: ігнорування повідомлень програми

Читайте попередження програми обліку. В ході роботи Торгсофт може повідомляти про нюанси або помилки. Якщо співробітник побачив повідомлення від програми та зміст повідомлення не зрозумів, то він повинен одразу повідомити про це власника бізнесу або, якщо необхідно, технічну підтримку Торгсофт.

Наприклад, якщо ігнорувати попередження системи про проблеми передачі даних у фіскальний реєстратор або програмний РРО, це може привести до штрафних санкцій з боку фіскальної служби.

Помилка №7: вибірковий облік

Інформація в програмі — це реальне документування того, що відбувається в бізнесі.

Всі дії повинні бути зображені в програмі. Якщо гроші при інкасації передаються між декількома співробітниками, то в програмі це повинно бути враховано.
Фіксація кожної дії дозволить відновити картину подій навіть через кілька місяців або років, допоможе виявити помилки, неточності та махінації.

Інша крайність — неповна інформація. Якщо спочатку не приділити увагу правильно заповненій картці товару, то це позначиться на масштабуванні бізнесу — буде складно швидко вивантажити товари в інтернет-магазин. Правильне формування дерева видів товару — це база товаро-облікової системи, на якій будується не лише правильний аналіз результатів торгівлі, але й коректна структура зображення товарів в інтернет-магазині.

Помилка №8: нерозуміння реального стану справ

Власник бізнесу повинен знати та розбиратися у всіх бізнес-процесах компанії. В такому випадку він може оцінити якість роботи персоналу, ефективність та результативність дій.

Якщо кількість реалізацій знизилася, то можливо тому що новий менеджер не передзвонює клієнтам після замовлення? Або може тому що продавець не дотримується умов системи лояльності та не роздає покупцям дисконтні картки? А може продавець просто раніше закриває магазин? Тоді варто проконтролювати прихід і завершення роботи співробітників.

Якщо ви встановили правила та чіткий порядок їх виконання, то зможете проконтролювати результати в Торгсофт.

Помилка №9: «програмою займається мій адміністратор»

Торгсофт — програма інтуїтивно зрозуміла. Суть роботи з системою обліку в тому, що користувач вводить вхідні дані — продажі, повернення, списання, брак, результати переобліку, а програма інтерпретує ці дані та дає готову інформацію для управлінських рішень.

Власнику важливо знати принципи роботи програми, мати уявлення про те, для чого співробітники роблять ті чи інші дії, розуміти загальну структуру бізнес-процесів кожної посади, щоб орієнтуватися в правильності дій співробітників в програмі та відстежити помилки або неправомірні дії.

Не варто адміністратору або старшому продавцю віддавати на відкуп управління бізнесом.

Помилка №10: багато зайвих дій

Кожен бізнес-процес в магазині повинен бути продуманий та спрощений. Виконання зайвих дій призводить до помилок та нераціонального використання часу.
Поширені помилки:

відсутність маркування товару,
створення окремого виду товару для кожного товару,
додавання клієнта в реалізацію за допомогою копіювання штрихкоду з меню Маркетинг → Клієнти, коли у клієнта є дисконтна карта,
надлишковий паперовий документообіг: друк та підшивання видаткових накладних, хоча накладні зберігаються в програмі.

Помилка №11: відкриті періоди

Закривайте доступ до минулих періодів. Інформація про результати торгівлі в минулих місяцях має бути захищена від навмисного або випадкового редагування. Кожен документ руху товару після перевірки треба закрити, після закінчення календарного періоду заблокуйте редагування інформації.

Де налаштувати: Аналіз → Період → Зміна стану → Закрити період

Помилка №12: відсутність контролю

Взаємний контроль та перевірка на всіх етапах.

Співробітникам варто перевіряти один одного. Якщо накладну на передачу створює один співробітник, то той, що приймає повинен перевірити та підтвердити правильність введених даних.
Якщо в бізнес-процесі беруть участь кілька співробітників, то кожен — відповідальний за вірогідність інформації в програмі.

Власнику бізнесу варто запланувати контрольні точки — аналіз результатів торгівлі, проведених акцій, взаєморозрахунки з постачальниками — хто, що і кому повинен, перевірка націнки на товар, документи видалення товарів з реалізації, інкасації.

Помилка №13: робити вручну те, що автоматизовано

Максимальна автоматизація та мінімум рішень на розсуд співробітника. Людський фактор завжди буде основним джерело проблем та помилок в обліку. Якщо є можливість перекласти прийняття рішень на програму обліку, то варто це зробити.

Наприклад, товар або клієнт система ідентифікує по штрихкоду, тому не варто дозволяти продавцеві використовувати ручний пошук за назвою без необхідності.

Помилка №14: облік безладу

Хаос неможливо автоматизувати. Якщо в бізнес-процесах в магазині відсутня логіка, структура і порядок, то програма обліку не допоможе їх вирішити тільки своєю наявністю.

Несвоєчасне внесення документів, зміна інформації заднім числом без необхідності, коригування даних без причин погіршать безлад. Дійте від зворотного: внесіть документи в момент їх появи, забороніть редагування даних заднім числом.
Проводьте регулярні інвентаризації та не «підганяйте» її результати. Інакше сенсу в обліку немає й програма стане акумулятором хаосу, що накопичився.

Помилка №15: винахід рішень, які вже реалізовані

Кожне налаштування в Торгсофт — досвід, результат розв'язання проблем та складних ситуацій тисяч підприємців.
Використовувати чи не використовувати обмеження — право власника бізнесу. Але варто розуміти, що обмеження створені не для ускладнення життя підприємця, а для запобігання проблем.

Автоматизація — це інструмент підвищення продуктивності, поліпшення якості послуг та продукції, ефективності процесів управління бізнесом.
Автоматизація торгівлі вимагає комплексного та системного підходу для контролю бізнес-процесів в магазині.

Google News Google Podcast Apple Podcast Twitter YouTube Facebook Instagram SounCloud