Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Від'ємні залишки: як знайти та виправити

30.08.2021
Анна Приходько
Анна Приходько

Заступник начальника відділу програмування

Від'ємні залишки: як знайти та виправити

Від'ємні залишки в програмі обліку — сигнал про безлад у бізнес-процесах на складі, в документах з постачальниками або покупцями. Поява від'ємних і неіснуючих залишків (коли у програмі товар є, а на складі його немає) — ознака того, що треба реорганізувати бізнес-процеси та посилити контроль.

Причини появи від'ємних залишків

Забули внести прихід товару в програму обліку, а продаж в мінус дозволений. Ця проблема вирішується оприбуткуванням товару заднім числом. Щоб вчасно виявити подібну ситуацію, увімкніть налаштування «попереджати про продаж в мінус». У такому випадку продавці повідомлять про спірну ситуацію, а товарознавець зможе швидко знайти причину та прийняти рішення, як продати товар.

Оприбутковували не той товар. Помилково на прихід поставили не той товар, а продавець продає неоприбутковані позиції. У такій ситуації треба проаналізувати рух товару, створити відсутній прихід, а також знайти товар, який оприбутковували випадково, та відкоригувати його рух.

Забули ввести накладну в дію. Документ приходу був створений заздалегідь, але в момент фактичного приходу товару його забули зробити активним. Рішення: в меню Склад — Реєстр прибуткових накладних знайдіть прибутковий документ, відкрийте його і встановіть ознаку «Діюча накладна».

Пересорт: продано або переміщено не той товар. Якщо продавець помилився при продажу, то такі від'ємні залишки вирівнюються при інвентаризації. Якщо помилка в документах списання, повернення постачальнику або внутрішнього переміщення, то необхідно внести правки в документ. Врахуйте, що редагування повернення постачальнику може вплинути на взаєморозрахунки.

Вносили зміни заднім числом у прибуткові документи. Від такої ситуації не врятує навіть повна заборона продажу в мінус. Якщо хтось навмисно або помилково виправив кількість в прибутковій накладній, то від'ємні залишки можуть з'явитися не одразу, оскільки наступних оприбуткувань може бути багато, а витрат мало. Коригування документів заднім числом має бути строго вивірене. Пишіть коментар до товару накладної — це допоможе швидше згадати, що ви робили, і виправити розбіжності оптимальним шляхом.

Недотримання технологічних карт. Помилки обліку в технологічних картах можуть бути в режимах виробництво готової продукції, продаж складних послуг або комплектів, та якщо в складі є ваговий або дробовий товар.
Якщо за технологічною картою треба було списати N одиниць, а фактично при виробництві використали менше, то на складі з'являється матеріал на виготовлення ще однієї одиниці, але при її виробництві в обліку складові йдуть в мінус. У такій ситуації контролюйте дотримання персоналом технічних норм.

Ваговий товар. Ваговий товар завжди приносить масу клопоту в обліку — усушка, утрушування, дірки в мішках та пакетах, крадіжки, обважування. Це розсинхронізує реальний склад з обліком товару в програмі.
Основна причина від'ємних залишків — фасування меншої кількості товару із зазначенням більшої ваги. Надлишок вагового товару компенсується вищезгаданими усушкою та утрушуванням.
Виправляти від'ємні та неіснуючі залишки тільки за допомогою відомості інвентаризації не зовсім коректно, оскільки переоблік не усуває причину помилок і може впливати на взаєморозрахунки з постачальниками — у вас і у постачальника будуть різні дані про постачання. Якщо у вас в магазині кожен місяць «всихає» 5-10 кілограм фруктів, то спершу треба з'ясувати причину такого «мікроклімату».

Як контролювати від'ємні та неіснуючі залишки

Забороніть продаж в мінус для всіх товарів, крім вагового. Продавець не зможе продати товар, який забули поставити на прихід або переплутали в обліку, а товарознавець оперативно виправить ситуацію.


Щодня або щотижня переглядайте стан складу з фільтром за від'ємними залишками, щоб своєчасно виявляти помилки та не накопичувати їх.

Як виправити від'ємні залишки: порядок дій

  1. З'ясуйте який з бізнес-процесів привів до помилки: прихід товару, переміщення між складами та торговими точками, розкрадання або втрати товару. Найпростіше відстежувати шлях товару в режимі «Рух товару». Якщо самостійно не виходить — зверніться до служби технічної підтримки Торгсофт.
  2. Перед будь-якими правками збережіть базу даних.
  3. Дійте поетапно, залишайте коментарі, контролюйте результат після кожної дії.
  4. Якщо причина в несвоєчасному внесенні документів — застосуйте адміністративні заходи. Внесіть відсутні складські документи та обов'язково залиште коментар.
  5. Якщо причина в пересорті, то проведіть переоблік по виду товару.
  6. Ситуації з правками кількості товару заднім числом не має бути в принципі. Але якщо є підозра, що документ редагували, то всі дії можна відстежити в «Журналі зміни документів».
  7. Недотримання технології виробництва або обважування виправляється за допомогою інвентаризації. Ручне створення прибуткових накладних спотворить взаєморозрахунки з постачальниками.

Як запобігти появі від'ємних залишків?

  • Забороніть продаж в мінус. Жорстка заборона продажу в мінус дозволить одразу й на місці розібратися з причинами та не накопичувати помилки.
  • Адміністративно забороніть вибір товару зі складу і пошук за назвою. Ці способи можна використовувати у деяких випадках, коли потрібно ідентифікувати товар. Але постійний вибір товару зі складу вручну збільшує кількість помилок через неуважність продавця.
  • Створюйте зрозумілий унікальний опис, прикріплюйте фото товару, коли додаєте його в систему обліку, щоб співробітник візуально міг проконтролювати, який товар він додає в реалізацію або складський документ.
  • Закривайте документи, робота з якими завершена. Це страхує від випадкових або навмисних змін.
  • Мінімізуйте ручне введення, автоматизуйте процеси. Для продажу вагового товару активуйте функцію «Підключення електронних ваг для зважування товару при продажу», щоб продавці не вводили вагу товару вручну.
  • Напишіть інструкції для співробітників. Якщо підприємець допускає порушення порядку в складських документах, то це неминуче призводить до помилок та зловживань. Контролюйте і мотивуйте виконання правил. Призначте та навчіть матеріально-відповідальних осіб.

Додати коментар

Додати коментар
Ваш відгук відправлено. Його опублікують після перевірки адміністратором