Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Облік і контроль бізнесу. Типові питання, помилки і розбір міфів

16.07.2019

Існує величезна кількість помилок, міфів і питань щодо організації обліку товару, знижок і контролю. Більшість підприємців в буквальному сенсі мріють налагодити товарний і грошовий облік, але не уявляють, з чого почати, і не розуміють — як можуть бути пов'язані штрихкодування товару, облік залишків на складі, накопичувальні знижки та контроль продавців.

Ми вирішили ґрунтовно відповісти на питання, які й у Вас теж напевно крутяться в голові, як тільки думка заходить про покупку програми для обліку в магазині. П'ять хвилин прочитання цієї статті допоможуть вам уникнути помилок і зрозуміти, з чого почати і що потрібно для повноцінного, всебічного комп'ютерного обліку товару і контролю над бізнесом.

Отже, поїхали:

Помилка № 1. (Технічна)

«Найголовніше - це купити сканер штрих-кодів і принтер для друку штрих-кодів»

Багато хто з цього і починають - купують якесь торгове обладнання та потім не знають як його з'єднати між собою і змусити працювати спільно. Це підхід «ні з того боку» - спочатку купити обладнання (сканер штрих-кодів або принтер штрих-кодів), а потім вирішувати що з ним робити. Найчастіше це призводить до додаткових складнощів і витрат часу та грошей. Головним в цій справі є все-таки програмне забезпечення для торгівлі, яке управляє обладнанням, змушує його робити корисні речі. Саме програма повинна відповідати завданням управління та обліку. А обладнання необхідно підбирати вже до програми, щоб воно було з нею максимально сумісним і оптимальним з точки зору потреб вашого бізнесу.

Помилка № 2. (Оманлива)

"Це складно. Мої продавці не зможуть робити з комп'ютером, бо вже у віці»

Ось це - другий привід, яким недбайливі продавці прикривають свою нечесність. (Перший - це "Без знижок не купують!". Знайоме?). Продавцям просто невигідний повний контроль магазину з вашого боку, який забезпечить програма. Яких тільки махінацій продавців ми не дізналися за час роботи! Звичайно, набагато легше ''поцупити'' який-небудь забутий товар або покласти знижку собі в кишеню, ніж працювати над технікою продажів, вивчати смаки споживача, щиро бажати обслуговувати покупців на відмінно ... Продавцям, (на щастя, не завжди так) за великим рахунком начхати - чи буде розвиватися ваш бізнес, зарплата є - і добре. І навіть відсоток від продажів не змусить ваших підлеглих думати про стратегічні плани розвитку вашого дітища.

Чи складно продавцеві працювати з програмою? Судіть самі. Ми рекомендуємо продавцям максимально обмежувати доступ до можливостей програми - тільки на рівні його компетенцій. Продавцю потрібно запам'ятати лише кілька дій - відсканувати обраний покупцем товар, натиснути кнопку Оплатити та вручити покупцеві роздрукований автоматично товарний чек. Так, і ще запам'ятати як оформити повернення товару і роздрукувати звіт по касі в кінці дня, щоб разом з виторгом власник зміг проконтролювати - що продалося, кому і за скільки. Ці елементарні дії освоюються за 5 хвилин навіть дитиною.

Помилка № 3 (Марнотратна)

«Покупці часто запитують знижки. Ми надрукували дисконтні картки ... »

А далі? Ви впевнені, що ця знижка не пішла в кишеню продавцеві? Адже немає ніяких даних про те, що сьогодні дійсно прийшло стільки-то покупців з картками й вони отримали знижки на загальну суму, скажімо, 300 гривень. І потім, просто дарувати знижки - недалекоглядно. Роботу з покупцями краще вести комплексно. Використання накопичувальних знижок і бонусних програм набагато краще стимулює купувати саме в цьому магазині та забезпечує постійних покупців. Відстежити вручну хто на яку знижку накупляв - нереально, програма ж зробить це автоматично. А можливість в програмі вести базу покупців і обробляти їх анкетні дані дозволить набагато ефективніше зрозуміти ваших споживачів і спланувати рекламні заходи.

Думка № 4 (Розрахункова)

«На все це доводиться виймати гроші з обороту»

Витрати на налагодження обліку - це безпрограшні інвестиції у власний бізнес. Так, з одного боку це витрати, які виймають гроші з обороту. З іншого боку - вони допомагають змінити бізнес і своє життя на краще. Налагодити роботу так, щоб не витрачати час і сили на контроль бізнесу, а лише точково аналізувати основні показники за допомогою програми. Все це вивільняє у вас багато часу, який можна витратити на розширення своєї справи: відкриття нових магазинів, освоєння нових товарних груп, пошук вигідних постачальників, вивчення законодавства ... Піти у відпустку, нарешті! Напевно, тому майже всі користувачі Торгсофт після впровадження програми відкривають нові магазини та докуповують програму для них.

Думка № 5 (Арифметична)

«Є програми і дешевше»

Проаналізуймо середню собівартість товару на складі (в торговому залі) середнього невеликого магазину. Погодьтеся, це не менш ніж 100-300 тисяч. Чи може система для контролю та управління таким обсягом товару коштувати 200 грн? Навряд чи. Вартість системи управління бізнесом знаходиться в залежності від вартості цього бізнесу. Чим дорожче бізнес, тим дорожче система управління - адже на неї покладається більше відповідальності за результат такого управління. Якщо ви вважаєте, що ваш торговий бізнес ще не «доріс» до спеціалізованої програми й вам цілком вистачає «екселя» або записів в зошиті - ми вам щиро бажаємо розвиватися! Задумайтесь, а може бути ваше розвиток стримує якраз те, що ви змушені направляти свої зусилля на рутину обліку, а не управління і стратегію розвитку?

Питання № 6 (Стереотипне)

«Навіщо ваша програма Торгсофт, якщо є 1С?»

У програмі «Торгсофт» зібрані необхідні для торгівлі режими та робота з торговим обладнанням. Торгсофт - це не "конструктор", а готове рішення для роздрібної та дрібногуртової торгівлі. Ця спеціалізація дає всі необхідні інструменти для повноцінного управління магазином (штрихкодування товару, ведення складу, контроль персоналу, системи знижок і методи стимулювання попиту, картина взаєморозрахунків з постачальниками та ін.). У Торгсофт не потрібно нічого дописувати та доробляти, платити гроші за обслуговування і доналаштування. Будь-який підприємець без спеціальних знань легко використовує програму Торгсофт для управління і контролю над своїм бізнесом. Про відмінності Торгсофт від 1с, ви можете прочитати у статті.

Побоювання № 7 (Життєве)

«А це безпечно? Зошит я можу в будь-який момент заховати, і крім мене в ньому ніхто не розбереться. А комп'ютер? .. »

Кілька рівнів захисту забезпечують надійне зберігання даних. Продавець працює з програмою під самою обмеженою роллю, яка не дає ні йому, ні іншим стороннім особам отримати комерційну інформацію (наявність і вартість товару на складі, фінансові підсумки та інших важливих даних). Тільки господар під своїм паролем може отримати доступ до всіх даних.

Помилка № 8 (Практична)

«Я далекий від комп'ютера і нічого не розумію в програмах. Все це напевно складно ... »

Торгсофт працює за зрозумілою прибутково-видатковою схемою обліку. В ній немає специфічних термінів (дебет, кредит, сальдо, конфігурація, відомість ...). Вам не потрібно володіти спеціальними знаннями - кожна кнопка підписана, всі режими та вікна наочні й зрозумілі. Не потрібно проходити навчальні курси - досить познайомитися з відеоуроками, які додаються до програми. Кожна дія має підказку, при наведенні на неї мишкою. Навіть недосвідчені користувачі «у віці» легко освоюють режими програми.

З огляду на тотальну зайнятість власника магазину, можна організувати все ''під ключ'' - приїзд, встановлення програми, підключення обладнання, і навчання - вас і всіх ваших співробітників. Як правило, для цього вистачає одного дня, при цьому закривати магазин і зупиняти торгівлю не треба - навчання на практиці навіть ефективніше. Перевірена методика навчання гарантує, що в кінці дня ви зможете користуватися програмою для обліку продажів і складського обліку. Надалі обов'язково виявляється наша допомога телефоном або через інтернет (після покупки першої програми користувачеві автоматично нараховується безкоштовний Пакет впровадження для нового клієнта).

 Помилка № 9 (Футуристична)

«А якщо я куплю вашу програму, а ви раптом виїдете в Америку. І що я буду робити? »

Розвиток і підтримка програми Торгсофт не залежить від одного програміста, який може куди-небудь виїхати. Над її розвитком працює протягом кількох років цілий штат фахівців. Тому «життєздатність» Торгсофт не залежить ні від бажання, ні від здоров'я тільки однієї людини. Програмний продукт зареєстрований в департаменті інтелектуальної власності України, компанія зареєструвала свою торгову марку, постійно вкладає ресурси у свій бренд. Все це ніяк не в'яжеться з фірмою-одноденкою. Якщо вже їхати в Америку - то тільки заради відкриття там штаб-квартири :)

Питання № 10 (Застережне)

«А якщо у програмі буде збій і у мене виникнуть питання?»

Служба підтримки Торгсофт надає всім користувачам технічну підтримку в робочий час з 9 до 18 годин понеділок - субота; з 18 до 21 години по буднях і з 9 до 18 - допомога по термінових питань. Відповідь на будь-яке питання і допомогу за програмою можна отримати за телефонами, електронною поштою, у telegram @torgsoft_help або шляхом віддаленого підключення через Інтернет безпосередньо до вашого монітора. Цей спосіб дозволяє розв'язувати всі питання, не витрачаючи час і гроші на приїзд фахівця. Втім, якщо необхідний приїзд фахівця - це теж організовується без проблем, - ми працюємо по всій Україні.

Питання № 11 (Шкурне)

«Скільки я повинен буду платити вам щомісяця?»

Обов'язкових і будь-яких регулярних оплат не потрібно. Ліцензія належить користувачеві безстроково - тобто ви купуєте програму один раз і більше за неї не платите. Вона може бути безкоштовно перенесена на інший комп'ютер. Ви можете безкоштовно завантажити оновлення програми з нашого сайту. Оплачується лише технічна підтримка - при фактичному зверненні користувача за консультаціями.

Питання № 12 (Стратегічне)

«А якщо програму потрібно налаштувати під мене?»

До нас надходять побажання щодо розвитку програми. Ми їх записуємо і ретельно аналізуємо, систематизуємо - вони дають основну інформацію для подальшого розвитку програми. В першу чергу, в розробку потрапляють ті побажання, які будуть корисні найбільшій кількості наших користувачів. Однак, ми йдемо назустріч і тим, хто хоче зробити щось унікальне. У цьому випадку ми уважно заглиблюємося в потреби таких клієнтів, не вимагаємо від них формальної постановки технічного завдання, яке, як правило, дуже складно самому сформулювати. В ході обговорення ми разом із замовником шукаємо шляхи найбільш ефективного вирішення і пропонуємо що для цього можна зробити. Результат такої роботи завжди хороший - замовник отримує те, що він хотів. Ми вдячні нашим користувачам, які розуміють, який обсяг інформації доводиться переробляти нашим фахівцям, і терпляче чекають вирішення своїх завдань.

Питання № 13 (Системно-адміністраторське)

«В мене кілька магазинів, як зв'язати їх в єдину систему?»

Програма «Торгсофт» відмінно пристосована для роботи в мережі магазинів. Завдяки клієнт-серверній технології програми Торгсофт, можливо використовувати єдину базу даних для всіх магазинів (на основі термінального сервера). Такий спосіб дозволяє стабільно працювати з однією базою даних навіть великій кількості магазинів, що знаходяться як завгодно далеко один від одного. Детальніше про те, як це працює в статті Управління бізнесом onlinе в програмі Торгсофт.

Питання № 14 (Актуальне)

«Як захистити дані? Адже вся інформація знаходиться в комп'ютері і якщо його заберуть, то можна дізнатися про мої обороти »

Навіть якщо таке трапиться і комп'ютер буде винесений конкурентами або іншими зловмисниками, то дістатися до даних буде далеко не просто. У цьому плані використання термінального сервера і єдиної бази даних через Інтернет дає практично ідеальний варіант безпеки, тому що сервер може знаходитися де завгодно, і найкраще місце для нього - найбільш надійне з усіх точок зору. Також ми можемо запропонувати вам цілий комплекс заходів з інформаційної безпеки - Torgsoft InfoProtect, задля того, щоб ваші дані були у безпеці та лише під вашим контролем.

Питання № 15 (Управлінське)

«Як зробити так, щоб продавці не грали на роботі в ігри?»

При установці програми є так званий комплекс безпеки, виконання якого значно ускладнює відволікання співробітників і встановлення ігор. 

Питання № 16 (Логістичне)

«У мене багато дрібного товару. Мені що, клеїти штрих код на кожен ґудзик? »

Дрібний товар розміщується в коробочках, в упаковці або стелажах. Досить сформувати в програмі тільки один штрих-код для дрібного товару і наклеїти його на коробку (вітрину). При продажу цей штрих-код можна просканувати стільки раз, скільки купується штук, або ввести кількість з клавіатури. Іноді трапляється такий товар, на який не зручно клеїти штрих-код або незручно сканувати (наприклад, дуже важкі або високо розташовані на вітрині товари). Тоді можна роздрукувати весь перелік таких товарів зі штрих-кодом і прикріпити біля каси. При покупці такого товару - продавець сканує ''черговий'' штрих-код і відпускає товар.

Історія № 17 (На закуску) 

Екзотичний випадок нестандартного обліку і фантастичного терпіння.

Ми спостерігали його на виставці. Ситуація: підприємець торгує взуттям в роздріб і гуртом. Облік товару ведеться наступним чином. База товарів міститься в програмі 1С (версія невідома). Щоб надрукувати цінник, запускається окрема програма для генерації штрих-коду, де вручну задається діапазон (перша й остання цифра коду). Друкуються цінники, товар маркується. Щоб занести ці штрих-коди в 1С, відкривається лист Excel, в нього скануються товари. Потім цей лист з кодами "затягується" в 1С. Перелік постійних покупців ведеться вручну в зошиті ...

І дуже багато підприємців, які мучаться в трьох програмах або зошитах. Ми за те, щоб цю енергію і наполегливість направити в конструктив.

 

А які питання є у вас?

 

Додати коментар

Додати коментар
Ваш відгук відправлено. Його опублікують після перевірки адміністратором