Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Електронні документи: що оригінал, а що копія, виправлення помилок

15.04.2021

Електронні документи

З кожним роком все більше підприємств комерційного і державного сектора починають використовувати електронні документи та переходять на електронний документообіг. Це не дивно, адже електронні документи займають менше місця, ними простіше обмінюватися і швидше складати. Однак, до електронних документів, як і до паперових є свої вимоги, про них читайте в даній статті.

Що таке електронний документ?

Електронний документ - це документ, який містить обов'язкові реквізити (дані, без яких електронний документ не має юридичної сили та не є підставою для обліку) і інформацію у вигляді електронних даних (інформація, яку можна обробити електронними засобами).

Закон "Про електронні документи та електронний документообіг" № 851 від 22.05.2003 прирівнює електронні документи до паперових, тобто такі документи мають таку ж юридичну силу і не можуть бути оскаржені тільки тому, що не надруковані на папері. Те ж саме написано і в ст. 9 ч. 2 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", якщо електронний документ складений належним чином - він законний.

Які вимоги пред'являються до електронних документів?

Для того, щоб електронний документ мав юридичну силу, він повинен відповідати вимогам ст. 5 і ст. 6 Закону № 851:

  • Електронні документи повинні містити ті ж обов'язкові реквізити, що і паперові. До обов'язкових реквізитів відносяться:
  • назва документу;
  • дата складання документа;
  • назва компанії, яка поставляє товар чи послугу;
  • зміст, обсяг та одиницю виміру товару або послуги;
  • посада, ПІБ та підпис посадової особи.
  • Вимоги до реквізитів первинних документів закріплені в Законі № 996 і в п. 2.4 Положення № 88.
  • В електронних документах можуть бути додані реквізити, які не передбачені для паперових документів, порядок і особливості створення таких реквізитів затверджені Порядком № 1886.
  • Електронні документи повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
  • Електронний документ повинен бути зручним для перегляду, копіювання, передачі, збереження і т.д. Тобто він не повинен бути у вигляді програмного коду.

Коли електронний документ вважається оригіналом, а коли копією?

Якщо електронний документ містить обов'язкові реквізити, підписаний електронним підписом, дає можливість встановити його цілісність і справжність, тоді такий документ вважається оригіналом. Якщо електронний документ роздрукували - це копія.

До копій електронних документів не належать:

  • скан-копії паперових документів;
  • скріншоти електронного листування;
  • листи, роздруковані з електронної пошти.

Які є вимоги до електронного підпису?

Для того, щоб документ (паперовий або електронний) мав юридичну силу, він повинен містити підпис відповідальної особи. Паперові документи, ясна річ, підписує людина власноруч, а ось електронні документи завіряються електронним підписом, прирівняним до власноручного.

Накладення електронного підпису, при створенні електронного документа - це останній етап, поки документ не підписаний, він не має юридичної сили.

Електронний підпис містить дані посадової особи та потрібен для ідентифікації підписанта.

Електронний підпис може бути простим, вдосконаленим та кваліфікованим (КЕП). Для підписання електронних документів підходить тільки КЕП, його прирівнюють до власноручного підпису. КЕП за вимогами законодавства, вважається цілісним та містить достовірні електронні дані.

У своїх роз'ясненнях, податківці також дотримуються думки, що первинний електронний документ має рівну юридичну силу з паперовим документом тільки в тому випадку, якщо підписаний КЕП.

Як почати електронний документообіг з контрагентами?

Не можна просто так взяти та почати розсилати електронні документи своїм контрагентам. Для початку потрібно укласти договір або угода на електронний документообіг. Про це прямо говориться в ст. 207 ч. 3 ЦКУ: використовувати електронний підпис при здійсненні операцій можна тільки за письмовою згодою обох сторін.

Якщо ви укладаєте договір з новим контрагентом, ви можете додати пункт про електронний документообіг, а з контрагентами, з якими ви працюєте давно, можна підписати додаткову угоду. Тобто укладати окремий договір не потрібно.

Чи потрібно роздруковувати електронні документи?

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашої печаткою.

У разі проведення перевірки інспектор може затребувати роздрукувати документи не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення перевірки. Роздруковані документи інспектор приймає і складає опис. Вилучати оригінали документів - заборонено.

Чи можна виправляти помилки в електронних документах?

Можливість виправлення помилок, допущених в електронних документах, законодавством не визначено. Мінфін у своїх роз'ясненнях рекомендує виправляти помилки в електронних документах, допущених в минулому періоді, способом "червоне сторно".

При виправленні помилки потрібно скласти бухгалтерську довідку, вказати в ній зміст помилки та суму.

Якщо помилка була допущена в електронному документі в поточному періоді, тоді потрібно скласти новий, правильний документ і замінити їм неправильний.

Скільки зберігати електронні документи та які є вимоги?

Електронні документи повинні зберігатися стільки ж, скільки і їх паперові аналоги, тобто не менше 1095 днів з дня подання звітності, для складення якої вони використовувалися. Зберігатися вони повинні на електронних носіях, з можливістю перевірки цілісності документів.

При зберіганні електронних документів слід дотримуватись таких вимог:

  • інформація, яка зберігається в електронних документах повинна бути доступною для подальшого використання;
  • потрібно зберегти можливість відновлення електронного документа у тому вигляді, в якому він був отриманий або створений;
  • крім змісту самого електронного документа, потрібно зберігати інформацію про походження документа, дату і час створення документа або отримання.

Додати коментар

Додати коментар
Ваш відгук відправлено. Його опублікують після перевірки адміністратором