Політика конфіденційності

1

Ця Політика конфіденційності персональних даних (далі — Політика) визначає порядок збору, використання, зберігання, передачі та захисту персональних даних користувачів під час користування сервісами «Торгсофт», а також порядок реалізації прав суб’єктів персональних даних.

2

Політика розроблена та застосовується відповідно до вимог законодавства України, зокрема Закону України «Про захист персональних даних», а також, у випадках коли це застосовно, відповідно до Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR).

1

Володільцем персональних даних (контролером) є фізична особа-підприємець Лукашин Сергій Олегович (РНОКПП 2389414979) (далі — Правовласник або Ми).

2

Контакт для звернень з питань обробки персональних даних та реалізації прав суб’єкта персональних даних: info@torgsoft.ua

1

Ця Політика застосовується до обробки персональних даних користувачів у зв’язку з використанням сервісів «Торгсофт», зокрема:

2

Політика не застосовується до вебсайтів, сервісів та продуктів третіх осіб, на які користувач може перейти за посиланнями або взаємодіяти з ними під час оплати, доставки чи іншого користування сервісами «Торгсофт». Обробка персональних даних такими третіми особами здійснюється відповідно до їхніх власних документів та правил.

1

Ми обробляємо персональні дані у мінімально необхідному обсязі для надання сервісів «Торгсофт», виконання замовлень, надання підтримки та виконання вимог законодавства.

2

Дані, які ви надаєте
Ми можемо обробляти персональні дані, які ви надаєте нам під час оформлення замовлення, реєстрації/отримання демоверсії, оформлення доставки, звернення до служби підтримки або під час іншої взаємодії з нашими сервісами, зокрема:

3

Дані, що збираються автоматично (cookies, журнали/логи)
Під час використання вебсайтів та/або сервісів «Торгсофт» можуть автоматично оброблятися технічні дані, необхідні для роботи сервісів, безпеки та аналітики, зокрема:

4

Дозволи мобільних застосунків (камера, мікрофон, сховище)
У мобільних застосунках «Торгсофт» для Android та iOS може запитуватися доступ до функцій пристрою лише за дозволом користувача та лише для роботи відповідного функціоналу, зокрема:

5

Важливо щодо даних користувачів Google і Google Drive API

1

Ми обробляємо персональні дані користувачів лише для визначених, чітких та законних цілей, у межах, необхідних для надання сервісів «Торгсофт», виконання замовлень та дотримання вимог законодавства.

2

Реєстрація та обробка звернень/заявок
Для опрацювання ваших заявок, реєстраційних форм, запитів на демоверсію, підписок на розсилки та інших звернень, а також для ідентифікації вас як клієнта у наших системах обліку та підтримки.

3

Виконання договору, надання сервісів та ліцензування

4

Організація та виконання доставки
Для організації доставки замовлених товарів/обладнання та/або документів, у тому числі для передачі необхідних даних службам доставки (наприклад, ПІБ, телефон, адреса/відділення доставки) виключно в обсязі, потрібному для виконання доставки.

5

Бухгалтерський та податковий облік

6

Технічна підтримка та комунікація

7

Маркетингові повідомлення
Для надсилання новин, інформації про оновлення, акції та спеціальні пропозиції — лише за умови, що ви надали згоду на отримання таких повідомлень (наприклад, шляхом позначення відповідного чекбоксу або підписки на розсилку). Ви можете у будь-який момент відмовитися від маркетингових повідомлень у спосіб, зазначений у таких повідомленнях, або звернувшись на info@torgsoft.ua.

1

Ми обробляємо персональні дані користувачів лише за наявності законних підстав. Для користувачів з Європейської економічної зони (ЄЕЗ) правові підстави визначаються статтею 6 GDPR, а для користувачів в Україні — відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

2

Виконання договору / вчинення дій перед укладенням договору
Ми обробляємо персональні дані, якщо це необхідно для надання сервісів «Торгсофт», опрацювання замовлень, надання ліцензії, організації доставки, комунікації з користувачем та надання технічної підтримки.

3

Виконання юридичного обов’язку
Ми обробляємо персональні дані, якщо це необхідно для ведення бухгалтерського та податкового обліку, оформлення і зберігання документів, а також для виконання законних вимог державних органів у порядку, встановленому законодавством.

4

Законний інтерес
Ми можемо обробляти окремі дані, якщо це необхідно для забезпечення інформаційної та мережевої безпеки, запобігання зловживанням і шахрайству, діагностики збоїв та покращення якості сервісів, а також для захисту прав і законних інтересів Правовласника — за умови, що такі інтереси не переважають права і свободи користувача.

5

Згода користувача
Ми обробляємо персональні дані на підставі згоди користувача у випадках, коли така згода є необхідною або обрана нами як правова підстава, зокрема для маркетингових повідомлень та для використання тих категорій cookies/технологій, для яких потрібна згода. Користувач може відкликати згоду у будь-який момент; відкликання згоди не впливає на правомірність обробки, здійсненої до моменту відкликання.

1

Ми використовуємо файли cookies та подібні технології (далі разом — cookies) для забезпечення роботи вебсайтів «Торгсофт», підвищення безпеки, збереження налаштувань, а також для отримання статистики відвідуваності та покращення сервісів.

2

Типи cookies, які можуть використовуватися

3

Згода та керування cookies

1

Ми не продаємо і не передаємо за винагороду персональні дані користувачів третім особам. Передача персональних даних можлива лише у випадках, коли це необхідно для надання сервісів «Торгсофт», виконання замовлення користувача, проведення оплати, організації доставки, забезпечення підтримки або виконання вимог законодавства, і лише в мінімально необхідному обсязі.

2

Платіжні провайдери
Для приймання та обробки платежів ми залучаємо платіжних провайдерів (LiqPay, Platon). У разі здійснення оплати користувачем, платіжні реквізити (зокрема дані платіжної картки) вводяться та обробляються безпосередньо на стороні платіжного провайдера. Ми не отримуємо і не зберігаємо повні дані платіжних карток (номер картки, CVV/CVC тощо), а отримуємо від провайдера лише інформацію, необхідну для підтвердження факту та параметрів оплати (наприклад, статус платежу, ідентифікатор транзакції).

3

Служби доставки / логістичні партнери
Для доставки замовлених товарів/обладнання та/або документів ми можемо передавати службам доставки мінімально необхідні дані: ПІБ одержувача, номер телефону та адресу доставки (або іншу інформацію, необхідну для вручення/відправлення). Служби доставки обробляють дані відповідно до власних правил та документів.

4

Хостинг та інфраструктура
Наші вебресурси та інфраструктура, включно з базами даних, розміщені у дата-центрах Hetzner Online GmbH (Німеччина) та у провайдера Ukraine.com.ua (Україна) . Такі провайдери надають послуги хостингу/інфраструктури та можуть виступати як обробники даних у частині забезпечення зберігання та працездатності інфраструктури. Доступ до персональних даних надається лише в обсязі, необхідному для надання таких інфраструктурних послуг, із застосуванням організаційних та технічних заходів безпеки.

5

CRM та інструменти підтримки
Для обліку замовлень, ліцензій, історії взаємодії та звернень до підтримки ми використовуємо власну (внутрішню) CRM та внутрішні інструменти обслуговування. Доступ до таких систем мають лише уповноважені особи Правовласника в межах службової необхідності. Персональні дані зберігаються та обробляються в межах контрольованого середовища Правовласника.

6

Авторизовані партнери / дилери
Правовласник є володільцем (контролером) персональних даних, що обробляються в межах сервісів «Торгсофт».
Авторизовані партнери/дилери можуть залучатися для продажу, впровадження, навчання або надання локальної підтримки користувачам. У таких випадках: У випадках, коли користувач укладає окремі договори з дилером або надає дилеру дані поза межами сервісів «Торгсофт», така обробка здійснюється відповідно до умов і документів відповідного дилера.

7

Запити державних органів та правоохоронних органів
Ми можемо розкривати персональні дані користувача державним органам та/або правоохоронним органам лише у випадках і порядку, прямо передбачених законодавством, зокрема на підставі належним чином оформленого та обов’язкового до виконання запиту, рішення суду або іншого документа, передбаченого законом. Обсяг розкриття обмежується даними, які необхідні для виконання відповідної законної вимоги.

1

Персональні дані, що обробляються в межах сервісів «Торгсофт», зберігаються та обробляються на інфраструктурі, яка може бути розміщена у різних юрисдикціях залежно від конкретного сервісу та його технічної архітектури.

2

Фізичне/юридичне розміщення інфраструктури
Наші сервери та/або вебресурси (зокрема вебсайт та інтернет-магазин) можуть розміщуватися на хостингу та/або у дата-центрах:

3

Доступ та обробка між країнами
Правовласник, його працівники та/або уповноважені особи можуть здійснювати доступ до персональних даних з території України та/або інших країн у межах, необхідних для надання сервісів, адміністрування, забезпечення безпеки та надання технічної підтримки. Такий доступ здійснюється з використанням організаційних та технічних заходів безпеки і за принципом мінімально необхідного доступу.

4

Міжнародні передачі для користувачів з ЄЕЗ
Якщо користувач перебуває у Європейській економічній зоні (ЄЕЗ), то доступ до персональних даних з території України та/або обробка даних поза межами ЄЕЗ може розглядатися як міжнародна передача. У таких випадках, де це застосовно, ми забезпечуємо належний рівень захисту персональних даних шляхом застосування передбачених GDPR механізмів (зокрема відповідних договірних та/або організаційних заходів), з урахуванням характеру обробки та ризиків для прав і свобод користувачів.

1

Ми зберігаємо персональні дані у формі, що дозволяє ідентифікувати користувача, не довше, ніж це необхідно для досягнення цілей обробки та/або виконання вимог законодавства.

2

Дані в CRM та історія взаємодії (замовлення/ліцензії/звернення)
Контактні дані, історія замовлень, інформація про ліцензії та звернення до підтримки можуть зберігатися у нашій CRM та пов’язаних внутрішніх системах протягом строку користування сервісами та надалі — настільки, наскільки це необхідно для підтримки користувача, відновлення обслуговування/історії замовлень та захисту наших прав і законних інтересів (наприклад, у разі претензій чи спорів), якщо інший строк не встановлений законом.

3

Бухгалтерські та податкові документи
Документи та інформація, що пов’язані з виконанням податкових/облікових вимог (зокрема первинні документи), зберігаються у строки, передбачені Податковим кодексом України. Зокрема, Податковий кодекс встановлює строки зберігання документів і прямо передбачає строк 1095 днів, відповідно до Податкового кодексу України (зокрема ст. 44), для окремих категорій документів (залежно від виду документів та обставин, визначених Кодексом).
Якщо користувач звертається із запитом на видалення, ми можемо видалити/знеособити дані, крім тих, що підлягають обов’язковому зберіганню відповідно до законодавства.

4

Технічні журнали (логи)
Технічні журнали (логи) подій та доступу, які можуть містити технічні ідентифікатори (наприклад, IP-адресу, дату/час події, технічні параметри), зберігаються протягом обмеженого строку, необхідного для забезпечення безпеки, діагностики збоїв та адміністрування сервісів, після чого видаляються або знеособлюються.

5

Резервні копії (бекапи)
Для забезпечення відновлення працездатності сервісів та захисту від втрати даних ми створюємо резервні копії. Дані можуть зберігатися у резервних копіях протягом строку, визначеного нашими внутрішніми процедурами безпеки, і видаляються/перезаписуються циклічно. Видалення даних на підставі запиту користувача здійснюється в активних (робочих) системах; при цьому дані можуть певний час залишатися в резервних копіях до їх планового перезапису.

6

Маркетингові контакти
Дані для маркетингових повідомлень (наприклад, e-mail) зберігаються до моменту відкликання згоди користувача або відмови від розсилки (через механізм відписки або звернення на info@torgsoft.ua), якщо інше не вимагається законом.

1

Ви можете звернутися до Правовласника щодо доступу, виправлення, видалення або інших дій із вашими персональними даними, надіславши запит на info@torgsoft.ua.

2

Права за законодавством України
Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право, зокрема, отримувати інформацію про обробку ваших даних, доступ до них, вимагати виправлення неточних даних, заперечувати проти обробки у випадках, передбачених законом, а також звертатися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.
Закон України «Про захист персональних даних» №2297-VI.

3

Права за GDPR
Якщо обробка підпадає під дію GDPR, ви маєте права, передбачені статтями 15–22 GDPR (зокрема право доступу, виправлення, видалення, обмеження обробки, перенесення даних та право заперечення — у випадках і межах, визначених GDPR).
GDPR (Regulation (EU) 2016/679)

4

Перевірка особи та обмеження
З метою захисту персональних даних ми можемо запросити додаткову інформацію для ідентифікації заявника та/або підтвердження повноважень. Ми можемо відмовити у виконанні запиту або обмежити його виконання у випадках, передбачених законом, зокрема якщо запит є неідентифікованим, явно необґрунтованим/надмірним або якщо виконання запиту суперечить вимогам законодавства (наприклад, щодо обов’язкового зберігання окремих документів).

1

Користувач може подати запит на видалення персональних даних, надіславши лист на info@torgsoft.ua з темою «Видалення персональних даних».

2

У запиті необхідно вказати мінімум інформації для ідентифікації користувача в наших системах (наприклад: ПІБ, номер телефону та/або e-mail, які використовувалися при замовленні/зверненні). За потреби Правовласник може запросити додаткове підтвердження, щоб запобігти несанкціонованому видаленню даних.

3

Після підтвердження особи ми виконуємо видалення персональних даних з активних (робочих) систем у розумний строк. Видалення не поширюється на дані, які Правовласник зобов’язаний зберігати відповідно до законодавства (зокрема бухгалтерські/податкові документи), а також на дані, які тимчасово можуть зберігатися в резервних копіях до їх планового перезапису.

1

Ми застосовуємо організаційні та технічні заходи безпеки, спрямовані на захист персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати, знищення, зміни, розкриття або іншої неправомірної обробки.

2

Зокрема, залежно від сервісу та характеру обробки, можуть застосовуватися такі заходи:

3

Разом із тим, жодні заходи безпеки не можуть гарантувати абсолютного захисту від усіх можливих загроз, у тому числі внаслідок дій третіх осіб або обставин, що не залежать від Правовласника.

1

У разі виявлення інциденту інформаційної безпеки, що може призвести до несанкціонованого доступу, втрати, зміни або розкриття персональних даних, ми вживаємо розумних та необхідних заходів для:

2

виконання вимог законодавства щодо повідомлення уповноважених органів у випадках, коли таке повідомлення є обов’язковим.

1

Сервіси та продукти «Торгсофт» призначені для професійного використання та не орієнтовані на дітей. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей.

2

Якщо нам стане відомо, що персональні дані дитини були надані нам помилково або без належних підстав, ми вживемо розумних заходів для припинення обробки та видалення таких даних (у межах, дозволених і передбачених законодавством). Звернення можна надіслати на info@torgsoft.ua.

1

Правовласник може час від часу оновлювати цю Політику для відображення змін у роботі сервісів, вимогах законодавства або внутрішніх процедурах обробки персональних даних.

2

Нова редакція Політики набирає чинності з дати її оприлюднення на відповідному вебресурсі Правовласника, якщо у новій редакції не зазначено інше. Дата останнього оновлення зазначається у тексті Політики.