Evidența financiară în Torgsoft este un sistem integrat de control al banilor magazinului, bazat pe o schemă simplă de venituri și cheltuieli, fără înregistrări contabile. Fiecare vânzare, plată către furnizor, cheltuială sau retragere a proprietarului este înregistrată la articolul corespunzător de analiză financiară, iar programul calculează automat încasările, costul, profitul și soldurile bănești.
Pagina este destinată proprietarilor de magazine și întreprinzătorilor individuali care vând zilnic, dar nu pot spune exact cât a câștigat afacerea într-o lună, unde s-au dus banii și de ce casa este goală în pofida unor încasări bune. Evidența într-un registru sau în Excel nu oferă aceste răspunsuri: datele sunt introduse manual, costul nu este calculat, iar cheltuielile mici se pierd.
Ca rezultat, proprietarul vede în program patru valori principale: profitul pentru perioadă pentru fiecare punct comercial, mișcarea banilor pe articole de cheltuieli, datoriile în ambele direcții — ale clienților și către furnizori — precum și valoarea totală a afacerii, inclusiv banii blocați în marfa din depozit. Costurile de acceptare a cardurilor și comisioanele bancare sunt scăzute automat, astfel încât soldurile din program coincid cu extrasul bancar. Pentru toate acestea nu sunt necesare studii de contabilitate, un serviciu financiar separat sau lucrul zilnic cu tabele.
Evidență financiară pentru întreprinzători individuali și magazine în programul Torgsoft
Încasările, costul și profitul sunt calculate automat din fiecare vânzare efectuată la casă. Cheltuielile, datoriile și retragerile proprietarului sunt înregistrate pe articole clare, iar soldurile reale coincid cu banca până la ultimul ban.
Ce vede proprietarul zilnic
Profitul lunii
Încasările, costul mărfii vândute și rezultatul net — separat pentru fiecare magazin sau direcție în raportul Analiză — Perioadă.
Unde s-au dus banii
Chirie, salarii, publicitate, comisioane bancare — fiecare cheltuială la articolul său de analiză financiară, cu detaliere pe ramuri.
Bani în marfă
Valoarea tuturor stocurilor la cost — suma care explică de ce există profit, dar nu sunt bani disponibili în casă.
Datorii în ambele direcții
Ce clienți datorează bani pentru marfa cu plată amânată, cât datorați și cui — în modul Plată — Balanță cu partenerii.
Solduri ca la bancă
Costurile de acceptare a cardurilor și comisioanele sunt scăzute automat, astfel încât soldul contului din program coincide cu extrasul bancar.
Banii proprietarului
Cheltuielile personale sunt înregistrate la articolul «Dividende» — se vede cât s-a retras din afacere și dacă suma depășește profitul.
Patru valori pe care antreprenorii le confundă cel mai des
Torgsoft separă aceste valori în rapoarte diferite, astfel încât formula «există profit, dar nu sunt bani» nu mai este un mister: se văd atât rezultatul afacerii, cât și mișcarea reală a banilor și suma blocată în marfă.
Cum funcționează: articolele de analiză financiară
Orice mișcare de bani în program este asociată unui articol de analiză financiară. Articolele de sistem funcționează automat: banii din vânzări sunt înregistrați la «Încasări din comerț», plățile pentru marfă — la «Decontări cu furnizorii», iar procentul bancar din plățile cu cardul — la «Acceptarea cardurilor». Cheltuielile proprii — chiria, utilitățile, publicitatea — sunt introduse de proprietar printr-un document financiar, iar acesta își construiește propriul arbore de articole cu orice nivel de detaliere.
Dacă un articol este marcat ca articol de cheltuieli, sumele sale sunt scăzute automat din încasările comerciale la calcularea profitului net. Astfel, cheltuielile «invizibile» nu mai rămân ascunse, iar evidența completă a veniturilor și cheltuielilor se formează automat din operațiunile zilnice.
Recomandare din practica serviciului de asistență. Înregistrați cheltuielile personale ale proprietarului la un articol separat «Dividende» — printr-un ordin de plată din casă în care dumneavoastră sunteți indicat drept contraparte. Dacă este necesar, împărțiți articolul în subarticole: automobil, locuință, studii. Astfel se vede dacă retragerile depășesc profitul real — în caz contrar, afacerea începe să consume capitalul circulant.
Înainte și după implementarea evidenței financiare
Fără evidență
Încasările sunt cunoscute «după casă», iar profitul — intuitiv. Cheltuielile mici și comisioanele nu sunt înregistrate nicăieri, datoriile există în memorie și în aplicațiile de mesagerie, iar întrebarea «unde sunt banii?» nu are răspuns la sfârșitul lunii.
Cu evidență în Torgsoft
Profitul lunar este în raport, cheltuielile — pe articole, datoriile — în balanța cu partenerii, iar soldul contului coincide cu banca. Întrebarea «unde sunt banii?» are un răspuns exact, exprimat în sume.
Patru întrebări ale proprietarului — patru rapoarte
Controlul săptămânal al banilor magazinului se reduce la patru rapoarte: Analiză — Perioadă arată dacă afacerea este profitabilă; Balanța pe articole de analiză financiară — unde s-au dus banii; Extras pentru perioadă reconciliază mișcarea banilor cu banca pe zile; Balanța cu partenerii arată datoriile în ambele direcții. Pentru fiecare sunt suficiente câteva minute.
Al cincilea raport este destinat întrebării principale. Analiza valorii afacerii reunește într-o singură imagine costul tuturor stocurilor, numerarul din case, fondurile fără numerar din conturi, valoarea echipamentului și soldul final cu partenerii. Aceasta este capitalizarea reală a afacerii la momentul actual: se vede câți bani sunt blocați în marfă și câți sunt disponibili. Dinamica este afișată în grafice, iar balanța zilnică a antreprenorului arată situația pentru toate punctele comerciale.
Analizați cifrele propriului magazin
Instalați versiunea demonstrativă, recepționați marfa și efectuați primele vânzări — la sfârșitul lunii, Torgsoft va arăta profitul real, structura cheltuielilor și valoarea afacerii dumneavoastră.
Funcționalitățile evidenței financiare în Torgsoft
Scenarii pe nișe
Magazin de îmbrăcăminte cu marfă în consignație
O parte dintre colecții este primită de la furnizor în consignație. Raportul FIFO arată exact cât s-a vândut și ce sumă trebuie achitată — fără reconcilierea manuală a facturilor.
Vânzări prin dropshipperi
Marfa este expediată intermediarului fără plată. Programul îi ține evidența datoriei, calculează procentul de câștig și închide facturile pe măsura încasării plăților.
Rețea cu două puncte
Fiecare magazin este un centru de evidență separat. Analiză — Perioadă arată profitul fiecărui punct separat, astfel încât se vede care dintre ele generează efectiv profit.
Exemplu
Un magazin ipotetic de încălțăminte: raportul arată că luna este profitabilă, dar nu există bani disponibili în casă. Analiza valorii afacerii arată distribuția: 68% dintre fonduri — marfă în depozit la cost, 22% — bani în case și conturi, 10% — datorii ale clienților pentru plăți amânate. Profitul nu a dispărut — este investit în noua colecție. Decizia poate fi luată acum în mod conștient: vânzarea stocurilor din sezonul trecut și reducerea următoarei achiziții în locul unui credit urgent.
Cu ce opțiuni și versiuni funcționează
Nucleul evidenței financiare — articolele, documentele financiare, rapoartele, datoriile, încasarea, costul — funcționează în programul de bază. Sarcinile separate sunt acoperite de opțiuni suplimentare:
- Extrase bancare | Licență pentru 1 an — încărcarea automată a extraselor din Privat24 și monobank pentru înregistrarea rapidă a comisioanelor și reconcilierea plăților fără numerar;
- Aparat de marcat software | Licență pentru 1 an — fiscalizarea vânzărilor fără un aparat de marcat separat;
- Salarizarea și motivarea personalului — cheltuielile cu personalul sunt calculate transparent: salarii, KPI, prime;
- Aplicația mobilă Torgsoft — încasări, stocuri și starea rețelei comerciale pe smartphone-ul proprietarului.
Evidența financiară este disponibilă atât în versiunea desktop Torgsoft Ultra, cu plata unică a licenței, cât și în versiunea cloud Torgsoft Online. Versiunea desktop ține evidența în cadrul magazinului fără internet. Prezentarea licențelor vă va ajuta să comparați variantele.
Evidența financiară face parte din automatizarea completă a magazinului: evidența mărfii, casa, baza de clienți și banii funcționează într-un singur sistem, astfel încât nu trebuie reconciliate separat.
Întrebări frecvente despre evidența financiară
Cum se ține evidența cheltuielilor afacerii și a cheltuielilor personale ale proprietarului?
Toate mișcările bănești sunt clasificate prin articole de analiză financiară: creați propriul arbore de articole — «Chirie», «Utilități», «Salarii», «Dividende». Cheltuiala este introdusă printr-un document financiar cu indicarea articolului; articolele de cheltuieli sunt scăzute automat din încasări la calcularea profitului net. Înregistrați cheltuielile personale la un articol separat «Dividende» — astfel banii afacerii și cei personali nu se amestecă și se vede dacă retragerile depășesc profitul real.
Cum pot fi controlate datoriile către furnizori și marfa în consignație?
În modul Plată — Balanță cu partenerii este vizibilă balanța marfă-bani pentru fiecare furnizor: valoarea mărfii primite și suma deja achitată; datoria se achită printr-un ordin de plată direct din această fereastră. Pentru marfa în consignație există raportul «Analiza vânzărilor de marfă în consignație»: după principiul FIFO, acesta calculează câtă marfă a furnizorului a fost deja vândută cumpărătorilor și formează suma exactă de plată pentru cantitatea vândută.
De ce încasările din raportul zilnic al casei nu coincid cu raportul de marfă?
Raportul zilnic al casei este generat numai din documente financiare la articolul de sistem «Încasări din comerț». Dacă la înregistrarea plății pentru vânzare a fost selectat din greșeală un alt articol, vânzarea apare în rapoartele de marfă, dar nu este inclusă ca încasare în raportul casei. Retururile sunt o altă cauză a diferențelor: în unele rapoarte suma lor este scăzută din încasări, iar în altele este afișată într-o coloană separată. Verificați articolele documentelor financiare pentru ziua respectivă — diferența este găsită rapid.
Cum se iau în considerare costurile de acceptare a cardurilor și comisioanele bancare pentru ca soldurile să coincidă cu banca?
Procentul pentru acceptarea cardurilor este stabilit în setările contului curent — la fiecare plată fără numerar, programul calculează singur comisionul, îl scade și îl atribuie articolului «Acceptarea cardurilor». Costurile lunare de administrare a contului sunt introduse manual printr-un document financiar la articolul «Comision bancar» sau sunt importate automat prin opțiunea Extrase bancare din Privat24 și monobank. Prin înregistrarea periodică, soldul din program coincide cu extrasul bancar până la ultimul ban.
De ce costul este calculat incorect și cum poate fi corectat?
Costul este calculat prin una dintre cele două metode alese: «Ultimul preț de achiziție» sau «Pe loturi de livrare» (FIFO). Cauze tipice ale erorilor: vânzarea mărfii pe stoc negativ înainte de recepție, documente retroactive, preț de achiziție necompletat în documentul de intrare. Pentru corectare, deschideți modul Analiză — Perioadă și apăsați butonul de recalculare a costului — programul va reconstrui cronologia mișcării mărfii și va corecta valorile.
Rapoartele arată profit, dar nu sunt bani disponibili. Unde sunt?
Deschideți Analiza valorii afacerii. Raportul însumează costul tuturor stocurilor de marfă, numerarul din casele rețelei, fondurile din conturile curente și soldul final cu partenerii. Astfel se vede capitalizarea reală a afacerii și, cel mai important, câți bani sunt blocați în marfă. De cele mai multe ori, răspunsul se află acolo: profitul s-a transformat în stocuri. Balanța zilnică a antreprenorului arată această imagine pentru toate punctele comerciale.
Cum se ține evidența atunci când se lucrează cu dropshipperi și dealeri?
Pentru modelul «marfa a fost expediată fără plată, intermediarul a vândut-o și a plătit după scăderea comisionului propriu», programul include funcția «Intermediar». Se creează fișa intermediarului, iar la emiterea facturii sau înregistrarea vânzării se indică vânzarea prin acesta. Programul ține în paralel evidența datoriei sale pentru marfa expediată, calculează procentul de câștig din vânzări și distribuie plățile cu asociere la facturile de ieșire.
Sunt necesare studii de contabilitate pentru a lucra cu evidența financiară?
Nu. Evidența este construită pe o schemă simplă de venituri și cheltuieli, fără înregistrări contabile. Încasările și costul sunt calculate automat din vânzări, iar introducerea manuală este necesară doar pentru cheltuieli precum chiria — acest lucru durează câteva minute pe săptămână. Evidența managerială pentru proprietar nu înlocuiește raportarea fiscală, care se ține după propriile reguli.
Prin ce diferă evidența financiară din Torgsoft de serviciile online de evidență a banilor?
Serviciile de evidență a plăților văd doar mișcarea fondurilor în conturi. Torgsoft leagă banii de marfă și de casă: programul cunoaște costul fiecărui articol, valoarea stocurilor din depozit, profitul pe produs și punct comercial și funcționează cu scanerul, terminalul și aparatul de marcat. În plus, versiunea desktop se cumpără o singură dată, fără abonament lunar.
Cât costă programul și cum poate fi testat?
Prețul depinde de licența și formatul alese — desktop sau cloud; prețurile actuale sunt prezentate în prezentarea licențelor. Programul poate fi testat gratuit: versiunea demonstrativă pentru 30 de zile include funcționalitatea completă, instalarea durează aproximativ zece minute, iar serviciul de asistență tehnică ajută cu configurarea șapte zile pe săptămână.
Reveniți la pasul anterior