Не сатып алу керегін, қай тауардың бағасын өзгерту керегін немесе сатып алушының неге көптен бері оралмағанын анықтау үшін нақты сұрақтан бастаңыз. Содан кейін құжаттарды салыстырып тексеріңіз, қажетті дүкен мен кезеңді таңдаңыз, Торгсофт жүйесіндегі тиісті талдауды қарап, әрекетті, жауапты қызметкерді және нәтижені бағалау мерзімін белгілеңіз.
Қор қалдығы, сатылым саны және сатып алулар тарихы шешімді негіздеуге көмектеседі. Сұраныстың төмен болу себебін дүкен иесі жеке анықтауы керек: тауардың бар-жоғын, бағасын, сөреге қойылуын және қайтарымдарды тексеріңіз. Сатып алу көлемін немесе сату шарттарын өзгерткеннен кейін, салыстыруға болатын кезең бойынша талдауды қайталап, күткен нәтижеге жеткен-жетпегеніңізді тексеріңіз.
Нақты әрекетке негіз болатын сұрақ қойыңыз
Алғашқы талдау үшін бір дүкен мен тауарлардың шағын тобын таңдаңыз. Торгсофт жүйесінде есеп орталығы — есеп жүргізілетін дүкен немесе қойма. Нақты нені шешу керегін жазып алыңыз:
- Келесі жеткізілімге дейін қандай тауарларға қосымша тапсырыс беру керек?
- Қоймада қалып қойған және сату шарттарын өзгертуді қажет ететін тауарлар қайсы?
- Тұрақты сатып алушылардың қайсысы көптен бері сатып алмаған және оларға орынды түрде хабарласуға негіз бар ма?
Тапсырманың шегін бірден белгілеңіз: дүкенді, тауарларды, талдау басталатын және аяқталатын күндерді таңдаңыз. Жекелеген дүкеннің жұмысын бағаласаңыз, алдымен сол нүктенің көрсеткіштерін қарап, кейін басқа дүкендермен салыстырыңыз. Желі бойынша жалпы қор қалдығы тауар сұралып жатқан дүкенде қажетті өлшемнің жоқ екенін жасыруы мүмкін.
Сатып алу көлемін немесе бағаны өзгертпес бұрын құжаттарды салыстырып тексеріңіз
Тауартанушыға таңдалған тауарлардың қозғалысын, ал сатушыға сұрақ тудыратын операцияларды тексеруді тапсырыңыз. Шағын дүкенде мұны иесі жасай алады. Күдік тудырған әр тауар бойынша бірдей реттілікті қолданыңыз:
- Кіріске алу. Нақты алынған санды құжатпен салыстырыңыз: тауар, өлшемі, өлшем бірлігі, күні мен дүкені дұрыс көрсетілген бе?
- Сатылымдар. Талдап отырған тауардың дәл өзі сатылғанын және операцияның қажетті кезеңге кіргенін тексеріңіз.
- Қайтарымдар. Қайтарылған тауарды, санын және күнін салыстырыңыз. Ақшаның сатып алушыға қайтарылғанын және тауардың қайта сатуға жарамдылығын бөлек анықтаңыз.
- Клиентпен байланыс. Сатып алушыларды талдағанда операцияларда клиенттің дұрыс картасы таңдалғанын тексеріңіз. Клиентпен байланыстырылмаған сатып алу белгілі бір адамның мінез-құлқы туралы қорытынды жасауға негіз болмайды.
- Салыстыру шектері. Барлық формада бір дүкен мен келісілген күндерді қолданыңыз. Әртүрлі кезеңдерді салыстырсаңыз, олардың ұзақтығы мен дүкеннің жұмыс күндерін ескеріңіз.
Анықталған қатені алдымен құжаттар мен тауардың нақты бар-жоғы бойынша тексеріңіз. Түзеткеннен кейін талдауды қайта ашыңыз. Осылайша дүкен иесі дүкен операцияларына сәйкес деректерге сүйеніп шешім қабылдайды.
Қосымша тапсырыс берер алдында Торгсофт жүйесінде қор қалдығын қалай тексеруге болады
«Склад → Стан складу» (Қойма → Қойма жағдайы) бөлімін ашыңыз. Мұнда тауар санын, бағасын және өзіндік құнын көруге болады. Желі үшін «Усі склади» (Барлық қоймалар) ауыстырғышы қоймаларды таңдауға мүмкіндік береді. Қажетті нүктелерді таңдап, тауардың сақталатын орнын дұрыс анықтау үшін «Склад» (Қойма) бағанын тексеріңіз.
«Стан на дату» (Белгілі бір күндегі жағдай) сүзгісі таңдалған күндегі санды көрсетеді. Алдымен талдаудың басындағы қор қалдығын белгілеп алыңыз, содан кейін ағымдағы жағдайды қайта қараңыз. Егер тауар ұзақ уақыт болмаған болса, сатылымның аз болуы өздігінен сұраныстың төмен екенін дәлелдемейді. Айырманы түсіну үшін «Рух товару» (Тауар қозғалысы) немесе «Картка складського обліку» (Қойма есебінің картасы) бөлімін ашыңыз: соңғысы ағымдағы қоймада кіріске алу, сатылым, қайтарым және орын ауыстырудан кейінгі қор қалдығын көрсетеді.
Саны нөлге тең немесе теріс болса, құжаттарды тексеріп, тауарды нақты санаңыз. «Перерахувати кількість» (Санын қайта есептеу) әрекеті қойма жағдайының «Статичний» (Статикалық) режимінде қолжетімді және есептік санды қайта есептеуге арналған. Оны орындағаннан кейін нәтижені құжаттармен және нақты бар тауармен қайта салыстырыңыз.
Сатып алынатын тауар санын қалай анықтауға болады
Дүкен иесі немесе сатып алу маманы қажеттілікті қолмен есептей алады: келесі жеткізілімге дейін күтілетін сатылымдарға өзі белгілеген сақтандыру қорын қосып, сатуға жарамды қор қалдығы мен расталған жеткізілімді шегеру керек. Сақтандыру қоры — жеткізілім кешіккен немесе сұраныс өзгерген жағдайда қажет болатын қосымша сан. Оның мөлшерін дүкен тәжірибесі мен жеткізу мерзіміне сүйеніп белгілеңіз.
Тапсырысты бекітпес бұрын жеткізушіден қандай мөлшер мен күндерді растағанын нақтылаңыз. Тауар келгеннен кейін жеткізілімнің тапсырысқа сәйкестігін тексеріңіз. Таңдалған кезеңнің соңында тауар келесі жеткізілімге дейін жеткілікті болғанын және артық қор жиналмағанын бағалаңыз.
Қоймада жатып қалған тауарды тауып, әрекетті таңдау
«Аналіз → Аналіз товару, що залежався» (Талдау → Қоймада жатып қалған тауарды талдау) бөлімін ашып, кезеңді, есеп орталығын және тауар сүзгісін белгілеңіз де, «Оновити» (Жаңарту) түймесін басыңыз. Дүкендерді салыстыру үшін есеп орталықтары бойынша топтастыруды қосуға болады. Талдау басындағы бар-жоғын көрсететін ауыстырғыш қоймада бұрыннан болған тауарларға назар аударуға көмектеседі; нөлдік қалдықты көрсету бөлек бапталады.
«Кількість реаліз. за період» (Кезеңдегі сатылған саны) көрсеткішінің шегі берілген мәннен қатаң түрде аз деген шартпен жұмыс істейді. Дана бойынша сатылатын тауарға 1 шегін қойсаңыз, сатылған данасы нөл болатын тауарлар іріктеледі. Егер тауар бөлшек санмен сатылса, нәтижеге 1-ден аз оң мәндер де кіреді. Сұраныс туралы өз қорытындыңыз үшін сатылған даналар мен қайтарымдарды құжаттар бойынша бөлек есептеңіз. Чектер саны тауар санын алмастырмайды: бір чекте бірдей тауардың бірнеше данасы болуы мүмкін. Сату көлемі де, сатып алу жиілігі де маңызды болса, екі көрсеткішті де белгілеп алыңыз.
Әрекетті таңдағаннан кейін бұл формада тауарға жеңілдік беруге, оны қайта бағалау немесе жеткізушіге қайтару актісіне қосуға болады. Тауарға берілетін жеңілдік клиенттің басқа жеңілдіктерінен басым болады. Тауарды бөлу тізіміне қосу нақты есеп орталығы таңдалғанда қолжетімді. «Встановити ознаку необхідності замовлення товару» (Тауарға тапсырыс беру қажеттігі белгісін орнату) әрекеті тауарға жалпы тапсырыс беруге тыйым салуға немесе рұқсат етуге мүмкіндік береді. «Заборонити до замовлення у постачальника» (Жеткізушіге тапсырыс беруге тыйым салу) әрекеті осы тауарға таңдалған жеткізушіден тапсырыс беруге тыйым салады: тауар оған тапсырыс беру үшін «Формування замовлення постачальнику» (Жеткізушіге тапсырыс қалыптастыру) формасына түспейді.
Бағаны өзгертуді, тауарды ауыстыруды немесе сатып алуды тоқтата тұруды қалай таңдауға болады
Алдымен тауардың сатып алушыға қолжетімді екенін тексеріңіз: баға белгісі бар ма, қажетті өлшемі қойылған ба, тауар жарамды ма. Содан кейін басқа нүктелердегі сатылымдарды салыстырып, жеткізушіге қайтару шарттарын анықтаңыз. Нәтижесіне қарай дүкен иесі мына әрекеттердің бірін тапсыра алады:
- сатып алушылар тауарды сөреден нашар көрсе, орналасуын өзгерту;
- расталған сұраныс бар дүкенге қордың бір бөлігін ауыстыру;
- келісілген баға немесе жеңілдік белгілеп, жапсырмаларды жаңарту;
- қайта сатып алуды уақытша тоқтату;
- жеткізушімен қайтаруды келісіп, содан кейін ғана рәсімдеу.
Белгілі бір топ үшін бір негізгі өзгерісті таңдап, басталатын күнін жазыңыз. Баға, сөреге қою және ассортимент бір мезгілде өзгерсе, нәтижеге ненің әсер еткенін түсіну қиындайды. Келесі талдауда сатылған даналарды, қайтарымдарды және қор қалдығын ұзақтығы бірдей кезең бойынша салыстырыңыз.
Торгсофт жүйесінде сатып алушылардың белсенді еместігін қалай бағалауға болады
«Аналіз → Аналіз активності покупців» (Талдау → Сатып алушылардың белсенділігін талдау) бөлімінде белсенділік кезеңі мен есеп орталығын белгілеңіз. Екі өріс те бос болса, талдау есеп жүргізілген бүкіл уақытты және барлық дүкендер желісін қамтиды. Үміткерлерді табу үшін сатып алу саны бойынша «не більше» (аспайды) іріктеуін қажетті мәнге қоюға болады.
Тізімде чектер саны, соңғы сатып алу күні және басқа көрсеткіштер көрсетіледі. «Виручка реалізацій» (Сатылымнан түскен түсім) бағанында қайтарымдар есепке алынбайды. Нақты адамға қатысты шешім қабылдау үшін клиент картасын ашыңыз: «Придбання» (Сатып алулар) қойындысында сатып алулар мен қайтарымдар жинақталады. Қолжетімді бүкіл тарихтағы соңғы нақты сатып алуды тауып, қайтарымдарды бөлек қарастырыңыз. Сатып алудан кейін тауар қайтарылса, клиенттің белсенділігін бағалағанда оны ескеріңіз.
Дүкен басшысы соңғы сатып алуынан бері осы тауарға тән әдеттегі сатып алу аралығы өтіп кеткен клиенттердің шағын тобын қолмен құра алады. Хабарласпас бұрын желідегі соңғы сатып алуды, қайтарымдарды және ұсыныстың орынды екенін тексеріңіз. Бір дүкенде сатып алудың болмауы бүкіл желі бойынша сатып алу тоқтады дегенді білдірмейді. Деректер жауап бермесе, белсенді болмау себебін ашық сұрақ ретінде қалдырыңыз.
Сатып алу тарихы мен байланыс деректерін заңды түрде пайдалану
Украинадағы дүкен үшін клиентті анықтауға мүмкіндік беретін сатып алу тарихы мен байланыс мәліметтерін өңдеудің заңды негізі болуы керек. «Жеке деректерді қорғау туралы» Украина Заңының 6 және 11-баптары деректерді өңдеу мақсатына, көлеміне және негіздеріне қойылатын талаптарды белгілейді. Келісім — негіздердің бірі; заң сондай-ақ, соның ішінде, мәмілені орындауды немесе заңда белгіленген міндетті орындауды қарастырады. Деректерді пайдаланудың нақты мақсатына сәйкес заңды негізді анықтаңыз.
Дүкен иесі сатып алу тарихын өңдеу мақсатын дүкен жұмысын реттейтін құжаттарда бекітіп, қажетті деректерді және оларға қол жеткізе алатын қызметкерлерді анықтауы керек. Сондай-ақ осы мақсатқа сай сақтау мерзімін белгілеңіз: 6-бапқа сәйкес, клиентті анықтауға мүмкіндік беретін тарихты деректерді өңдеудің заңды мақсаттарына қажет уақыттан артық сақтауға болмайды. 12-бап бойынша, деректер клиенттің өзінен тікелей жиналғанда, оған сол сәтте деректер иесі, деректер құрамы, жинау мақсаты, құқықтары және деректер берілетін тұлғалар туралы хабарланады. Деректер клиенттің өзінен тікелей жиналмаса, заңда белгіленген жағдайларды қоспағанда, ол деректер жиналған күннен бастап 30 жұмыс күні ішінде хабардар етіледі.
Қайталама сатып алуларды талдау үшін қажетті деректермен шектеліңіз. Жарнамалық хабарлама жібермес бұрын байланыс деректерін осы мақсатта пайдаланудың заңдылығын бөлек тексеріңіз. Жаңа мақсат бұрынғы мақсатпен үйлеспесе, 6-бап заңда өзгеше көзделмеген жағдайда өзгерген мақсатқа келісім алуды талап етеді. Клиенттердің өтініштерін қабылдайтын қызметкерді белгілеңіз: 8-бапта, соның ішінде, келісімді қайтарып алу және заңсыз өңделіп жатқан немесе шындыққа сай емес деректерді өзгертуді не жоюды талап ету құқығы қарастырылған.
Фактіні, болжамды және шешімді бөлек көрсетіңіз
Әр тауар бойынша үш қысқа жазба жасаңыз. Факт — белгіленген дүкен мен кезеңдегі нақты операциялар мен қор қалдығы. Болжам ықтимал себепті түсіндіреді: мысалы, сатып алушылар тауарды сөреден көрмейді. Шешім әрекетті, орындаушыны және мерзімді атайды: сатушы тауардың орналасуын өзгертеді, ал дүкен басшысы келісілген уақыттан кейін сатылымдар мен қайтарымдарды қайта есептейді.
Себепті жеке бақылаулар арқылы растаңыз. Сатылымы жоқ тауарлардың тізімі мәселе бағаға, тауардың қолжетімділігіне, маусымға немесе орналасуына байланысты екенін түсіндірмейді. Қандай нәтиже болжамыңызды растайтынын және қандай жағдайда оны қайта қарау керегін жазып алыңыз.
| Кім жауапты | Міндет | Қандай дерек жинау керек | Torgsoft формасы | Қолмен қабылданатын шешім | Әрекеттен кейін нені бағалау керек |
|---|---|---|---|---|---|
| Сатып алу маманы немесе дүкен иесі | Қосымша тапсырысты дайындау | Ағымдағы қор қалдығы, тауар қозғалысы, жеткізу мерзімі, расталған тауар түсімі | «Стан складу» (Қойма жағдайы), «Рух товару» (Тауар қозғалысы) | Саны мен жеткізілім күнін бекіту | Қордың жеткілікті болғаны және келесі жеткізілім алдындағы қалдық |
| Тауартанушы | Қате санның себебін анықтау | Нақты санау, кіріске алу, сатылым, қайтарым және ауыстыру құжаттары | «Стан складу» (Қойма жағдайы), «Картка складського обліку» (Қойма есебінің картасы) | Себебін анықтап, есеп қатесін түзету | Санның құжаттар мен нақты бар тауарға сәйкестігі |
| Дүкен иесі және дүкен басшысы | Сатылымы аз тауардың қорын қысқарту | Кезең басындағы бар-жоғы, сатылған дана, қайтарым, баға мен өзіндік құн | «Аналіз товару, що залежався» (Қоймада жатып қалған тауарды талдау) | Тауардың сөреге қойылуын өзгертуді, бағасын өзгертуді, басқа дүкенге ауыстыруды немесе сатып алуды уақытша тоқтатуды таңдау | Салыстыруға болатын кезеңдегі сатылымдар, қайтарымдар мен қалдық |
| Дүкен басшысы | Клиенттің белсенді еместігін бағалау | Соңғы нақты сатып алу, қайтарымдар, желідегі тарих, байланыс деректерін пайдаланудың заңдылығы | «Аналіз активності покупців» (Сатып алушылардың белсенділігін талдау), клиент картасы | Жеке хабарласудың орынды екенін анықтау | Клиент жауабы және қайтарымдар ескерілген келесі сатып алулар |
Сатылымнан түскен ақшаны бағалағанда қайтарымдарды ескеріңіз
Қолмен есептеудің шартты мысалы. Дүкен әрқайсысын 1 000 грн-нан 10 дана сатып, 10 000 грн нақты алды. Сол кезеңде сатып алушылар екі дананы қайтарды, ал дүкен оларға 2 000 грн қайтарды. Сатылған күйінде қалған сегіз дана үшін сол кезеңде жеткізушіге 4 800 грн төленді. Төлем қабылдау комиссиясы 160 грн, дүкен есебінен қаптау мен жеткізу 240 грн болды. Осы кезеңде бұл тауарлар тобы бойынша басқа төлемдер болмаған деп алайық.
Осы шектеулі бағалауда топтың ақшаға қосқан үлесі: 10 000 − 2 000 − 4 800 − 160 − 240 = 2 800 грн. Сатып алушыларға қайтарылған ақшаны есепке алмаса, нәтиже 2 000 грн-ға артық болар еді. Егер дүкен қайтарылған екі дана үшін жеткізушіге де қосымша төлем жасаса, оны да шегеру керек; тауардың өзі жеке қор болып қалады.
Бұл 2 800 грн тек тізімде көрсетілген түсімдер мен төлемдердің айырмасын көрсетеді. Қолда бар ақшаны анықтау үшін дүкен иесі жалдау ақысын, жалақыны, салықтарды, басқа сатып алуларды және төлем мерзімдерін де ескеруі керек. Түсім мен сатылған тауардың өзіндік құны бойынша есептелетін жалпы пайда ақша қалдығына тең емес. Бұл қолмен есептеу салық салынатын пайданы да анықтамайды.
Шешімді тіркеп, келесі талдау күнін белгілеңіз
Қысқаша жазбаны сақтаңыз: сұрақ, дүкен, кезең, фактілер, болжамдар, бекітілген әрекет, жауапты адам және бағалау күні. Сол күні іріктеудің бірдей ережелерін қолданып талдауды қайталаңыз. Осы аралықта тауар болмаған, жұмыс кестесі өзгерген немесе басқа елеулі оқиға болған болса, салыстыру кезінде оны ескеріңіз.
Бірнеше есеп орталығымен жұмыс істеуді, қоймалар арасындағы тауар ауыстыруды немесе бағдарламада жеткізушілерге тапсырыс қалыптастыруды жоспарласаңыз, осы міндеттерді лицензиямен салыстырыңыз. Торгсофт-Старт нұсқасы бір есеп орталығымен шектеледі және қоймалар арасында тауар ауыстыру мен жеткізушілерге тапсырыс беруді қолдамайды. Бұл лицензияда сатып алу қажеттілігін қолмен есептеп, тапсырысты жеткізушіге бағдарламадан тыс жіберуге болады. Жұмысқа қолжетімді форматтар мен төлем шарттары Torgsoft лицензиялары мен бағалары бетінде берілген.
Клиент деректерімен жұмыс істеудің ресми құқықтық негізі
«Жеке деректерді қорғау туралы» Украина Заңы, 01.06.2010 жылғы № 2297-VI: 6-бап — деректерді өңдеу мақсаты, көлемі, дәлдігі және мерзімі; 8-бап — клиенттің құқықтары; 11-бап — деректерді өңдеу негіздері; 12-бап — деректерді жинау кезінде хабарлау.
Алдыңғы қадамға оралу