Дүкен деректерін соққылар мен жарық сөнуінен қорғау

рашистік соққылар дүкендерді, қоймаларды, дата-орталықтарды және энергетикалық инфрақұрылымды қиратады. Тауар мен жабдықты қалпына келтіруге едәуір қаражат пен уақыт қажет. Ал қорлар, сатылымдар, жеткізушілер алдындағы қарыздар, клиенттер мен бонустар туралы деректердің резервтік көшірмесі болмаса, оларды біржола жоғалтуға болады. Сауда нүктелерінің бірі зардап шеккен жағдайда Торгсофт базасын қалай қорғауға және жұмысты қалай жалғастыруға болатынын түсіндіреміз.

Киев облысындағы фулфилмент-орталық жойылғаннан кейін «Нова пошта» клиенттердің тауарларын бірнеше орынға бөліп орналастырып, бөлімшелерін жергілікті қоймалар ретінде пайдалана бастады. Дүкен де осы қағидамен әрекет ете алады: бүкіл базаны, тауарды және сату мүмкіндіктерін бір жерде сақтамау.

Негізгі тәуекелдерді қалай азайтуға болады

Қандай деректерді қорғау қажет

Торгсофт базасында тауарлар мен бағалар, қоймалардағы қорлар, жүкқұжаттар, сатылымдар, қайтарулар, кассалық операциялар, жеткізушілер алдындағы қарыздар, клиенттердің деректері, жеңілдіктер мен бонустар сақталады. Құжат үлгілері мен тауар фотосуреттері бағдарлама каталогында бөлек сақталуы мүмкін.

Егер база тек бір компьютерде болса, сол компьютерден айырылу бүкіл есептің жоғалуын білдіреді. Сіз нақты қорларды, жеткізушілер алдындағы қарыздарды және сатып алушылардың бонустарын білмей қаласыз.

Торгсофт базасын ең аз деңгейде қорғау: бес әрекет

Автоматты мұрағатты қолданыстағы компьютерде баптауға болады. Көшірмені дүкеннен тыс сақтау үшін Деректердің бұлттық мұрағаты опциясы немесе сыртқы тасымалдағыш қажет. Қалпына келтіруді тексеру үшін басқа компьютер керек.

1. Күнделікті мұрағаттауды баптаңыз

Баптаулар → Кесте бойынша тапсырмалар → «Мұрағаттау тапсырмасы» бөлімін ашып, «Қосу» түймесін басыңыз. Күн сайын белгіленген уақытта немесе бағдарламадан шыққан кезде іске қосуды таңдаңыз. Ескі мұрағаттар дискіні толтырып жібермеуі үшін сақтау мерзімін көрсетіңіз.

Баптағаннан кейін «Мұрағатты қазір жасау», содан кейін — «Мұрағаттардың бар-жоғын тексеру» түймесін басыңыз. Тізімде жасалған күні мен уақыты көрсетілген файл пайда болуы керек. Егер ол жоқ болса, мұрағат жасалмаған.

Компьютерде екінші физикалық диск болса, жергілікті мұрағаттарды сонда сақтаңыз. Баптаулар → Параметрлер → «Сервис» → «Қолданбалар серверін баптау» бөлімін ашып, «Деректер базасы мұрағаттарының каталогы» өрісін өзгертіңіз. Содан кейін компьютерді қайта іске қосыңыз немесе «Қолданбалар серверін қайта орнату» түймесін басыңыз.

2. Күнделікті көшірмені дүкеннен тыс сақтаңыз

Деректердің бұлттық мұрағаты опциясы кесте бойынша көшірмелер жасайды және оларды Google Drive-қа жібереді. Опцияны іске қосқаннан кейін кесте бойынша тапсырмаларда «Бұлттық қоймаға мұрағаттау» қойындысы пайда болады. Онда мыналарды баптауға болады:

• деректер базасының мұрағаты;
• бағдарлама каталогының мұрағаты;
• тауар фотосуреттерін синхрондау;
• іске қосу жиілігі және көшірмелерді сақтау мерзімі.

Мұрағат аз орын алуы үшін оны сығуды қосыңыз. Егер «Жоюдың орнына себетке салу» тармағын таңдасаңыз, ескі көшірмелерді Google Drive себетінен қалпына келтіруге болады.

Опциясыз көшірмені қолмен сақтауға болады: Файл → Мұрағаттау → «Деректер базасын сақтау». Флешканы немесе сыртқы дискіні таңдап, тасымалдағышты дүкеннен алып кетіңіз. Бұл тәсіл жауапты адам көшірмені кесте бойынша шынымен жасап отырғанда ғана жұмыс істейді.

3. Орта бейнесін жасаңыз

Кәдімгі мұрағатта деректер базасы болады. .tsimg форматындағы орта бейнесі бағдарлама каталогын, құжат үлгілерін және тауар фотосуреттерін де қосымша сақтайды.

Файл → Мұрағаттау → «Орта бейнесін жасау» бөлімін ашып, барлық құрамдастарды белгілеңіз. Баптауларды, чек немесе заттаңба үлгілерін өзгерткеннен кейін жаңа бейне жасаңыз. Оны дүкеннен тыс жерде сыртқы дискіде сақтаңыз.

4. Базаны қалпына келтіруге болатынын тексеріңіз

Мұрағаттың болуының өзі жеткіліксіз. Көшірменің зақымдануы көбіне база жоғалып кеткеннен кейін ғана анықталады. Сондықтан қалпына келтіруді алдын ала тексеру қажет.

Торгсофтты резервтік компьютерге орнатыңыз. «Деректер базасын баптау» қадамында «Бейненен немесе бұлттан қалпына келтіру» тармағын таңдаңыз. Бағдарлама .tsimg бейнелерін және .zip, .mir және .mirz мұрағаттарын қабылдайды. Google Drive-тан қалпына келтіру үшін қажетті есептік жазбаға кіріп, мұрағатты таңдаңыз.

Қалпына келтіруге қанша уақыт кеткенін және касса мен лицензияны іске қосу үшін тағы не қажет екенін жазып қойыңыз. Сонда апаттан кейін шын мәнінде қанша уақыт керегін білесіз.

5. Компьютер жоғалғаннан кейінгі әрекеттер тәртібін жазып қойыңыз

Қысқа нұсқаулықта мыналарды көрсетіңіз:

• мұрағаттар мен орта бейнесі қайда сақталатынын;
• олар қай Google есептік жазбасына жіберілетінін;
• базаны кім қалпына келтіретінін;
• техникалық қолдаумен қалай байланысуға болатынын;
• жауапты адам қолжетімсіз болса, қолжетімділікті қалай қалпына келтіру керегін.

Нұсқаулықты тек дүкенде сақтамаңыз. Google есептік жазбасында екі сатылы растауды қосыңыз.

Резервтік көшіру кестесі

3-2-1-1-0 резервтік көшіру ережесі

Ақау, соққы немесе кибершабуыл салдарынан есепті жоғалтпау үшін бір көшірме жеткіліксіз. 3-2-1-1-0 ережесі әртүрлі жерлерде бірнеше көшірме сақтауды және қалпына келтіруді міндетті түрде тексеруді көздейді.

Есеп пен сауданы бірнеше нүкте арасында қалай бөлуге болады

Орталықсыздандырудың міндеті — бір ғимараттың, компьютердің немесе байланыс арнасының жоғалуы бүкіл бизнесті тоқтатпайтындай ету. Ол үшін база, резервтік көшірмелер, тауар және сату арналары бір ғана орынға тәуелді болмауы керек.

Базаны дүкеннен тыс орналастырыңыз

Базасы бар серверді, жұмыс компьютерлерін және резервтік көшірмелерді әртүрлі ғимараттарға, мүмкіндігінше — әртүрлі өңірлерге орналастырған дұрыс. Сонда бір нүктенің зақымдануы жұмыс базасын да, оның барлық көшірмелерін де бірден жоймайды.

Торгсофт-Онлайн: бағдарлама мен база қашықтағы серверде

Торгсофт-Онлайн жұмыс істеуі үшін интернет қажет. База қай жерде орналасқанына қарамастан, резервтік көшірмелерді тұрақты жасап отырыңыз. 

Кассаны интернетсіз жұмыс істеуге дайындаңыз

Егер база қашықтағы серверде орналасса, касса интернетке тәуелді болады. Торгсофт Терминал үшін Торгсофт-Гибрид опциясы бар. Ол кассалық компьютерге орнатылады.

Сервермен байланыс жоғалғанда кассир сатылымдарды офлайн режимде жалғастырады. Операциялар компьютерде сақталып, интернет қалпына келгеннен кейін негізгі базаға жіберіледі. Есептегіш әлі қанша пакет жіберуді күтіп тұрғанын көрсетеді.

Бағдарламалық РРО-ның офлайн режимін тексеріңіз

Бағдарламалық РРО фискалдық сервермен байланыс болмаса, автоматты түрде офлайн режимге өтеді. Интернет қалпына келгеннен кейін чектер серверге жіберіледі. Бір офлайн сессия 36 сағатқа дейін, ал жалпы лимит — айына 168 сағатқа дейін созылуы мүмкін. Лимит таусылғаннан кейін фискалдық чектермен сатылымды байланыс қалпына келген соң ғана жалғастыруға болады.

Тауарды бірнеше қоймаға бөліңіз

Егер бүкіл тауар бір жерде болса, қойманың жоғалуы сатылымды тоқтатады. Қорды бірнеше орынға бөліп, олардың әрқайсысы үшін қалдықтарды бөлек есепке алыңыз.

Егер тауарды басқа нүктеден сату қажет болса, «Барлық сауда нүктелерінен сатуға рұқсат беру» параметрін «Сату» және «Шот жазып сауда жасау» нысандары үшін қосыңыз. Рәсімдеу алдында бағдарлама тауарды қай қоймадан есептен шығаратынын тексеріңіз.

Егер бір тапсырыс бірнеше бөлікпен жөнелтілсе, «Ішінара жөнелту» мүмкіндігін пайдаланыңыз. Бір шот бойынша бірнеше шығыс жүкқұжатын жасауға болады.

Тауарды нақты тұрған қоймаға кірістеңіз және есептегі қалдықтарды нақты қалдықтармен тұрақты салыстырыңыз. Әйтпесе бағдарлама іс жүзінде жоқ тауарды көрсетеді.

Дүкен жұмысын қашықтан тексеріңіз

Торгсофт мобильді қосымшасы смартфон немесе планшетте сатылымдарды, қалдықтарды және есептерді көрсетеді. Қосымшада түгендеумен және тауар фотосуреттерімен де жұмыс істеуге болады. Әр пайдаланушының құқықтары бөлек бапталады. Қосылу үшін серверде интернет және статикалық IP-мекенжай қажет.

Бірнеше сату арнасын дайындаңыз

Тек физикалық дүкенге сүйенбеңіз. Өз сайтыңыз, маркетплейстер және телефон арқылы тапсырыстар сауда нүктесін уақытша жабуға тура келсе де тапсырыстар қабылдауға мүмкіндік береді.

Бұл арналарды алдын ала дайындаңыз. Әрқайсысы үшін мыналарды анықтаңыз:

• тапсырысты кім қабылдап, растайды;
• тауар қай қоймадан жөнелтіледі;
• тауардың бар-жоғын кім тексереді;
• сатып алушыға жеткізу мерзімін кім хабарлайды.

Интернет-дүкенмен синхрондау, Торгсофт Онлайн Маркет, Prom.ua-мен интеграция және Rozetka.ua-мен интеграция Торгсофттағы тауар деректерін сайт пен маркетплейстерге жібереді.

Егер қойма қолжетімсіз болса, синхрондау объектісіндегі белгісін алып тастап, әр сату арнасындағы деректерді жаңартыңыз. Телефон арқылы түскен тапсырыстарды да Торгсофтқа енгізіп, резервтеңіз. Бұл бір тауарды екі рет сатудан қорғайды.

Төлемге дейін кешігетіні туралы ескертіңіз

Егер іркілістер салдарынан жеткізу екі аптаға дейін созылуы мүмкін болса, бұл туралы төлемге дейін айтыңыз. Мерзімді тауар карточкасында, себетте және маркетплейсте көрсетіңіз. Тапсырысты растау кезінде оны тағы қайталаңыз.

Мерзім қай күннен есептелетінін түсіндіріңіз: рәсімдеу, растау немесе төлеу күнінен бастап. Егер тапсырыс қабылданып қойған болса, сатып алушыға жаңа болжамды күнді хабарлап, күтуді, тапсырысты өзгертуді немесе одан бас тартуды ұсыныңыз. Жөнелтілгеннен кейін жүкқұжат нөмірін жіберіңіз.

Барлық клиенттік базаға хабарлау үшін Клиенттерге жаппай хабарлама жіберу опциясын пайдаланыңыз. Ол Маркетинг → «Жаппай хабарлама жіберу» арқылы таңдалған клиенттерге SMS, Viber және e-mail жібереді. Хабарлама үлгілерін алдын ала дайындаңыз.

Тапсырыстары қазірдің өзінде кешігіп жатқан сатып алушыларға қоңырау шалыңыз немесе жеке жазыңыз. Базаға қолжетімділік жоғалған жағдайда Торгсофтсыз қолжетімді болатын резервтік байланыс тізімін де дайындаңыз.

Электр қуаты кенет өшкеннен кейін не істеу керек

Торгсофтты іске қосқаннан кейін аяқталмаған сатылымдардың қалған-қалмағанын тексеріңіз.

Егер Баптаулар → Параметрлер → «Құжат» бөлімінде «Тауарды „Сату“ нысанына қосқан кезде қоймадан есептен шығару» өшірулі болса, Файл → «Сатылымдар жобалары» бөлімін ашып, «Сатылымды қалпына келтіру» түймесін басыңыз.

Егер бұл ауыстырғыш қосулы болса, операцияны Төлем → «Қарапайым клиенттердің төленбеген сатылымдары» бөлімінен іздеңіз.

Егер база кешегі мұрағаттан қалпына келтіріліп, бүгінгі құжаттар басқа көшірмеде қалған болса, оларды Файл → «Қойма құжаттарымен алмасу» арқылы көшіріңіз. Содан кейін Файл → «Қоймаларды салыстыру» бөлімін ашып, барлық құжаттардың орнында екенін тексеріңіз.

Резервтік қуатты базасы бар компьютердің, кассаның және роутердің тұтынуына қарай таңдаңыз. Тек жұмыс уақытын ғана емес, кассирдің сатылымды дұрыс аяқтап, бағдарламаны жауып үлгеретінін де тексеріңіз.

Базаға қолжетімділікті шектеңіз

Базада тауар, ақша, жеткізушілер және клиенттер туралы маңызды ақпарат сақталады. Қызметкерлерге тек жұмысына қажет қолжетімділікті беріңіз.

Торгсофтта құқықтар рөлдер бойынша бапталады. Мысалы, сатушыға кассадағы соманы, қалдықтарды немесе сатылымдар тарихын көруді жабуға болады. Қызметкерлердің әрекеттерін Файл → «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы» бөлімінен тексеруге болады.

CERT-UA сондай-ақ операциялық жүйе мен бағдарламаларды жаңартып отыруды, көшірмелерді бөлек қоймада сақтауды, оқиғалар журналдарын жүргізуді және қашықтан қолжетімділігі бар қызметкерлер тізімін тексеруді ұсынады. Торгсофт Терминал үшін серверге қосылуды IP-мекенжайлар, рұқсат етілген хаттамалар және жұмыс уақыты бойынша шектеңіз.

Тағы нені дайындау қажет

Резервтік қуат және интернет

Ең алдымен базасы бар компьютерді, роутерді, кассаны және төлем терминалын қуатпен қамтамасыз етіңіз. Тоңазытқыштар мен басқа маңызды жабдықтарды бөлек есептеңіз: олардың қуаты мен жұмыс ұзақтығы басқа.

Басқа провайдерден екінші интернет арнасын немесе мобильді интернетті дайындаңыз. Ол қашықтағы сервермен, бұлттық көшірмелермен, бағдарламалық РРО-мен және онлайн тапсырыстармен жұмыс істеу үшін қажет.

Соғыс тәуекелдерін сақтандыру

2026 жылғы қыркүйекте үкімет зақымданған мүлікке өтемақы беру және соғыс тәуекелдерінен сақтандыру төлемдерін ішінара өтеу бағдарламаларын кеңейтті. Жоғары тәуекелді аумақтар тізіміне Киев пен Киев облысы қосылды, ал бағдарлама жалға алынған мүлікке де таратылды. Актуалды шарттарды Экономика министрлігінің сайтынан тексеріңіз.

Мүліктің бар екенін және құнын растайтын жүкқұжаттарды, қалдықтар туралы есептерді және басқа құжаттарды сақтаңыз. Олар шығынды тіркеу үшін қажет болады.

Қаржылық резерв

Басқа ғимаратты жалға алу, тауарды тасымалдау, жаңа жабдық және резервтік қоймадан жеткізу шығындарын алдын ала есептеңіз. Зақымданған нүктеден тыс орналасқан база есепті сақтап қалады, бірақ ғимаратты, тауарды және логистиканы бөлек қалпына келтіруге тура келеді.

Жиі қойылатын сұрақтар

C дискісіндегі автоматты мұрағат жеткілікті ме?

Жоқ. Ол база зақымданған жағдайда көмектеседі. Бірақ компьютер жойылса немесе ұрланса, мұрағат та онымен бірге жоғалады. Дүкеннен тыс жерде кемінде бір көшірме болуы керек.

Компьютер жоғалды, бірақ Google Drive-та көшірме бар. Не істеу керек?

Торгсофтты басқа компьютерге орнатыңыз. «Деректер базасын баптау» қадамында «Бейненен немесе бұлттан қалпына келтіру» тармағын таңдап, қажетті Google есептік жазбасына кіріп, мұрағатты таңдаңыз. Лицензияны көшіру үшін техникалық қолдауға хабарласыңыз.

Касса интернетсіз жұмыс істей ме?

Егер база дүкендегі компьютерде сақталса, есеп жүргізу үшін интернет қажет емес. Қашықтағы сервермен жұмыс істейтін касса үшін Торгсофт-Гибридті баптаңыз. Торгсофт-Онлайнға интернет қажет. Бағдарламалық РРО заңда белгіленген лимиттер шегінде офлайн жұмыс істей алады.

Орта бейнесін қаншалықты жиі жасау керек?

Баптауларды, чек, заттаңба немесе құжат үлгілерін өзгерткеннен кейін жаңа бейне жасаңыз. Ағымдағы сатылымдар мен басқа күнделікті өзгерістерді базаның тұрақты мұрағаттары арқылы сақтаңыз.