Дүкенді персоналдың айла-әрекеттерінен қалай қорғау керек: Torgsoft баптаулары және бақылау ережелері
Персоналдан болатын шығындар көбіне бір адам операцияны орындап, оның нәтижесін өзгертіп және іздерін өз бетінше жасыра алатын жерде пайда болады. Қорғаныс өкілеттіктерді бөлуден, жеке есептік жазбалардан, әрекеттерді тіркеуден және ерекшеліктерді тұрақты тексеруден басталады.
Torgsoft техникалық қолдау тәжірибесінде ақша алынғаннан кейін жойылған сатылымдар, рұқсатсыз жеңілдіктер, жалған қайтарымдар, сату алдындағы баға өзгерістері, түгендеуді бұрмалау, ішкі орын ауыстырулар кезіндегі айырмашылықтар және ескі құжаттарды түзету кездескен. Жеке жағдай әлі ниетті дәлелдемейді: себебі қате, дұрыс емес баптау немесе процесті түсінбеу болуы мүмкін. Бірақ қайталанатын ауытқуларды тексеру керек.
Torgsoft қауіпті әрекеттерді шектейді, тексеруге арналған ақпаратты сақтайды және сәйкессіздіктерді табуға көмектеседі. Бағдарлама адамның ниетін анықтай алмайды, тауардың сөреде нақты бар екенін растай алмайды немесе бөгде бейджді кім физикалық қолданғанын анықтай алмайды.
Қорғанысты қалай құру керек: үш деңгей
| Деңгей | Не істеу керек | Қандай тәуекел азаяды |
|---|---|---|
| Алдын алу | Рөлдерді, баға мен жеңілдіктерді қолмен өзгертуді, тауарды сатылымнан жоюды, ескі құжаттарды түзетуді шектеу | Қызметкер қауіпті операцияны жалғыз өзі өткізе алмайды |
| Жеке жауапкершілік | Әр қызметкерге бөлек пайдаланушы және құпиясөз, жеке бейдж, ортақ есептік жазбаларға тыйым | Әрекетті нақты қызметкермен байланыстыруға болады |
| Анықтау | Жоюларды, қолмен берілген жеңілдіктерді, қайтарымдарды, есептен шығаруларды, орын ауыстыру айырмашылықтарын және құжат өзгерістерін тексеру | Ауытқулар айлар бойы жиналмайды |
Егер тек үшінші деңгей қалса, иесі үлкен деректер массивінен бұзушылықтарды үнемі іздеуге мәжбүр болады. Егер тек шектеулер қалса, қызметкерлер ортақ құпиясөздерді қолдана бастайды немесе «ыңғайлылық үшін» артық құқық сұрайды. Сондықтан үш деңгейдің барлығы бір уақытта жұмыс істеуі керек.
1. Касса: сатылымдарды жою, қолма-қол ақша және карталық төлемдер
Тәуекел қай жерде пайда болады
Кассир сатып алушыдан ақша алып, бірақ сатуды аяқтамауы мүмкін; жеке позицияларды немесе бүкіл чекті жоюы мүмкін; төлем тәсілін қате көрсетуі мүмкін; тиісті тексерусіз қайтарым жасауы мүмкін. Тәуекел белгілері — тауарды сканерлегеннен кейінгі жиі жоюлар, қайталанатын «кассир қатесі», Torgsoft, қолма-қол ақша, банк терминалының есебі және фискалдық чектер арасындағы айырмашылықтар.
Torgsoft-та не баптау керек
- Сатушы рөлі үшін тауарды сатылымнан жоюға тыйым салу. Бұл режимде қате қосылған тауарды жоюды әкімші орындайды.
- Егер толық тыйым жұмысқа кедергі келтірсе, міндетті себеппен және жауапты адаммен «Тауарды сатылымнан жоюды тіркеу» функциясын қосу. «Қойма → Сатылымдардан жойылған тауарлар» есебін тексеру.
- Төлемнен кейін чекті автоматты басып шығаруды баптау. Сатып алушы тауарлар тізімі, бағалар, жеңілдіктер және қайтаруға арналған штрихкоды бар құжат алуы керек.
- Сатушыдан кассада болуы тиіс соманы жасыру және кіру кезінде нақты қалдықты сұратуды, купюра бойынша тексеруді және «Төлем → Касса қорытындылары» режимін пайдалану.
- Карталық төлемдер үшін банк терминалымен интеграцияны қосу: сома Torgsoft-тан терминалға беріледі, ал операция нәтижесі бағдарламаға қайтарылады. Сатушы рөлі үшін «Банк терминалымен байланысты пайдаланбауға рұқсат етілген» құқығын өшіру.
Қандай регламент керек
- Ауысымның басында және соңында кассаны қайта санап, нәтижені бағдарламада тіркеу.
- Күн сайын қолма-қол ақшаны, карталық төлемдерді, қайтарымдарды, инкассацияларды, PRRO немесе RRO Z-есебін және банк терминалын салыстыру.
- Сатып алушыға сома айтылғаннан кейін жоюды және ақшаны қайтаруды тек белгіленген регламент бойынша орындау. Операцияны басқа уәкілетті қызметкер өзінің құпиясөзімен немесе бейджімен растайды.
- Кассалық компьютер мен бейнетіркеуіштің уақытын синхрондау. Сонда есептегі оқиғаны камера жазбасымен тез салыстыруға болады.
Жойылған тауарлар туралы есеп уақытты, тауарды, санын, бағасын, себебін, сатушыны және есеп орталығын көрсетеді. Бұл барлық сатылымдарды қатарынан қарамай, ерекшеліктерді тексеруге мүмкіндік береді.
Егер бір кассада бірнеше адам ортақ пайдаланушымен жұмыс істесе, операция авторын анықтау мүмкін емес. Әрбір сатылым, қайтарым, жою және инкассация нақты қызметкермен байланыстырылуы керек.
2. Жеңілдіктер, бонустар және дисконт карталары
Тәуекел қай жерде пайда болады
Қызметкер үлкен жеңілдігі бар картаны кәдімгі сатып алуға қолдануы, басқа клиенттің бонустарын пайдалануы, лоялдық параметрлерін уақытша өзгертуі немесе келісімсіз қолмен жеңілдік орнатуы мүмкін. Егер сатып алушы чек алмаса және акция туралы білмесе, айырмашылықты байқау қиынырақ.
Torgsoft-та не баптау керек
- Сатушыға толық тізімнен клиентті қолмен таңдауға және клиент карталарын, жеңілдік мөлшерін және бонус параметрлерін түзетуге тыйым салу.
- «Сатушыға дисконт картасының нөмірін пернетақтадан енгізуге тыйым салу (тек сканермен)» функциясын қосу.
- Құнды бонустары немесе елеулі жеке жеңілдіктері бар дүкендер үшін дисконт картасын SMS арқылы растауды пайдалану. Код карта иесінің телефонына келеді, сондықтан физикалық картаның болуы немесе оның нөмірін білу жеткіліксіз.
- Қолмен берілетін жеңілдіктерді тек лауазымы бойынша қажет рөлдерге қалдыру. Рұқсат етілген шекті белгілеу және әкімші келісімі қажет жағдайларды анықтау.
- «Талдау → Жеңілдіктерді пайдалану талдауы» бөлімін тексеру: тауар мен құжатқа қолмен жеңілдіктер, пайызды өзгерту, соманы сәйкестендіру, асыра жеңілдіктер, өзіндік құннан төмен немесе тауарлық жеңілдік бағасынан төмен сату.
Қандай регламент керек
- Акциялар шарттары мен бағаларды сатып алушы төлемге дейін көретіндей орналастыру.
- Әр сатып алушыға чек беру. Чекте ол нақты бағаны және қолданылған жеңілдікті көреді.
- Апта сайын қызметкерлерді қолмен берілген жеңілдіктер үлесі, орташа пайыз және белгіленген шектерден төмен сатылымдар бойынша салыстыру.
- Лоялдық ережелерін және үлкен бонус қалдықтары бар карталарды өзгерту кассада жұмыс істемейтін бөлек рөлге тапсырылуы керек.
Қызметкердің қолында бөтен карта болуы мүмкін. Тәуекелді операциялар үшін карта иесінің қосымша растауы немесе басқа бақылау қажет, мысалы телефон нөмірін тексеру.
3. Тауарды қайтару және сыйлық сертификаттары
Тәуекел қай жерде пайда болады
Қайтарым тауардың қоймаға кері қозғалысын жасайды және ақша төлеуді қамтуы мүмкін. Сондықтан бастапқы сатусыз қайтарымдар, бөтен бейджді пайдалану, қайталап төлеу, басқа тауарды қайтару және төлем тәсілін өзгерту қауіпті. Сертификаттар үшін қосымша тәуекел олардың қайтарылуы, қайта пайдаланылуы және қолма-қол төленуі бір процесспен реттелмесе пайда болады.
Torgsoft-та не баптау керек
- Қайтарымды чек штрихкоды бойынша жүргізу. Torgsoft дәл тиісті сатылымдағы тауарлар тізімін ашады және қайтаруға арналған позициялар мен санды таңдауға мүмкіндік береді.
- Рөлдерді шектеу: кассир стандартты қайтарымды рәсімдейді, ал чек жоқ стандартты емес қайтарым немесе төлемді өзгерту бөлек құқық пен келісімді қажет етеді.
- Құжат өзгерістері журналын қосу және қайтарымды тиісті сатылыммен және төлеммен бірге тексеру.
- Сыйлық сертификаттары үшін бірегей штрихкодтарды және Torgsoft-та сату мен пайдаланудың есебін қолдану. Сертификатты шығару, қайтару және параметрлерін өзгертуге қол жеткізуді рөлдер арасында бөлу.
Қандай регламент керек
- Егер заңнамада және дүкеннің бекітілген регламентінде басқа тәртіп көзделмесе, төлемді сатып алу төленген тәсілмен жүргізу.
- Қайтарымды растағанға дейін тауарды, толықтығын, сериялық нөмірін және қаптама жағдайын физикалық тексеру.
- Әкімші бейджін касса жанында қалдырмау және басқа қызметкерлерге бермеу. Бөтен бейджбен растау бақылау болып саналмайды.
- Сертификатты қайтару, оның күшін қалпына келтіру немесе қаражат төлеу — бөлек бақыланатын операциялар. Оларды сертификатты сатқан немесе қабылдаған сатушы жалғыз өзі орындамауы керек.
4. Тауарды алмастыру, бағаны өзгерту және есепке алынбаған тауарды сату
Тәуекел қай жерде пайда болады
Бұл топқа арзанырақ тауардың штрихкодын пайдалану, сату алдында бағаны қысқа уақытқа өзгерту, қоймадан басқа тауарды беру және кіріс құжаттарында жоқ тауарды сату жатады. Егер кассир тауар карточкасын түзете алса, штрихкодты қолмен енгізе алса, бағаны өзгерте алса және қоймадан тауарды өз бетінше бере алса, тәуекел артады.
Torgsoft-та не баптау керек
- Сатушы рөліне тауар карточкасын, штрихкодтарды, бөлшек бағаны, тауар түрін, кірісті және есептен шығару құжаттарын өзгертуге тыйым салу.
- Мүмкін болса, сату кезінде тауар штрихкодын қолмен енгізуді өшіру — тауар сканермен қосылады.
- «Құжат өзгерістері журналын жүргізу» функциясын қосу. Күдікті сатылым үшін пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасын және байланысты қойма және қаржы құжаттарындағы өзгерістерді тексеру.
- Жұмыс үшін қажет емес рөлдерден қоймадағы санды жасыру. Нөлдік және теріс қалдықтарды бөлек бақылау: физикалық бар тауар уақытында кіріске алынуы керек.
- Бөлек қоймасы бар саудада жүкқұжатты немесе қоймашы чегін басып шығару. Қойма қызметкері тауарды кассирдің ауызша өтініші бойынша емес, төленген құжат бойынша береді.
- Кіріс жүкқұжаттарын саны мен сомалары бойынша тексеру. Бақылаудан кейін тексерілген жүкқұжатты әрі қарай түзетуге тыйым салу үшін «Бақылау орындалды» белгісін қою.
Қандай регламент керек
- Ешбір тауар кіріс құжатынсыз және дүкенде қабылданған таңбалаусыз сөреге түспейді.
- Кірісті жасаған қызметкер оны жалғыз өзі тексеріп, бұғаттамауы керек.
- Қымбат немесе шағын тауар топтарында штрихкодтар бойынша күтпеген таңдаулы қайта санаулар жүргізу.
- Төлем мен беруді бөлек ұйымдастырғанда кассир дұрыс құжатқа, ал қоймашы — нақты берілген тауардың құжатқа сәйкестігіне жауап береді.
5. Қойма мен дүкендер арасындағы ішкі орын ауыстырулар
Тәуекел қай жерде пайда болады
Егер дүкен қабылдау кезінде санды өз бетінше өзгертсе, жетіспеушілік жіберуші қоймаға жатқызылуы мүмкін. Бөлек тексерусіз айырмашылық қай кезеңде пайда болғанын анықтау мүмкін емес.
Torgsoft-та не баптау керек
- Жіберу мен қабылдау бір бақыланбайтын әрекетке бірігіп кетпеуі үшін ішкі берілімдерді «Жолдағы тауар» режимі арқылы жүргізу.
- Алушы жағында «Жүкқұжатты тексеру» әрекетін орындау және нақты санды енгізу. Айырмашылықтар бойынша бағдарлама есеп қалыптастыруды ұсынады және қабылдау кезінде түзету құжаттарын жасайды.
- Берілім жасау, санды тексеру, нәтижелерді қолдану және жүкқұжат бақылауын жою құқықтарын бөлу.
- Құжат өзгерістері журналын қосу: тексеру нәтижелері және ішкі берілімге қолданылған өзгерістер журналда тіркеледі.
Қандай регламент керек
- Жіберуші мен алушы тауарды бір-бірінен тәуелсіз санайды.
- Айырмашылық ауызша келісіммен түзетілмейді. Ол есеппен рәсімделеді, қаптама, маршрут, видео және әр кезеңдегі жауаптылар тексеріледі.
- Қымбат тауарды, егер бұл тауар түріне сәйкес келсе, ыдысты пломбалаумен, фотофиксациямен немесе сериялық нөмірлермен беру.
6. Нәтижені бейімдеу мүмкіндігінсіз түгендеу
Тәуекел қай жерде пайда болады
Егер қызметкер санау кезінде есептік қалдықты көрсе, ол сөредегі нақты тексерусіз осы санды нақты санға көшіре алады. Осылайша жетіспеушілік түгендеу нәтижелеріне түспейді.
Torgsoft-та не баптау керек
- «Сатушы түгендеу жүргізуі үшін түгендеу ведомосін шектеу» функциясын қосу.
- Тиісті рөл үшін «Түгендеу кезінде тауар бойынша қоймадағы санды жасыру» функциясын белсендіру. Қызметкер тек санаудың нақты нәтижесін енгізеді.
- Санау комиссиясына ведомосты өз бетінше жабу және нәтижелерді тексерусіз қолдану құқығын бермеу.
- Түгендеу алдында тауар қозғалысын аяқтау немесе тоқтату, қалдықтарды бекіту сәтін анықтау және теріс қалдықтарды тексеру.
Қандай регламент керек
- Соқыр санауды пайдалану: бірінші қызметкер санайды, екіншісі тек айырмашылығы бар позицияларды тексереді.
- Бастапқы санау аяқталғанға дейін есептік қалдықты хабарламау.
- Жоспарлы түгендеулерді де, тәуекелді тауар топтарының қысқа күтпеген тексерулерін де жүргізу.
- Қателер жойылғаннан кейін кезеңді жабу, өткен кезең құжаттары бақыланатын ашусыз өзгертілмеуі үшін.
7. Бухгалтер, әкімші және кеңейтілген құқықтары бар қызметкерлер
Тәуекел қай жерде пайда болады
Артық құқықтары бар пайдаланушы ескі құжаттарды, күндерді, төлемдерді, бағаларды, бағдарлама параметрлерін өзгерте алады немесе жабылған кезеңдерді аша алады. Туыстық байланыс, ұзақ еңбек өтілі немесе лауазым қол жеткізуді техникалық бөлуді алмастырмайды.
Torgsoft-та не баптау керек
- Бухгалтер, басшы, әкімші, кассир және қоймашы үшін бөлек рөлдер жасау. Толық құқықтарды тек иесіне немесе белгіленген міндеттерді орындайтын жүйелік әкімшіге қалдыру.
- Әр қызметкерге танылатын аты бар бөлек пайдаланушы жасау. user, test сияқты есептік жазбалар немесе бүкіл ауысымға бір құпиясөз жеке жауапкершілікті мүмкін емес етеді.
- «Файл → Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы», «Түзету формалары үшін пайдаланушы әрекеттерінің хаттамасы» және «Құжат өзгерістері журналы» функцияларын қосу.
- Кезеңдерді тұрақты жабу. Өткен кезеңдерді ашу немесе бұғаттан шығару құқығын тек белгіленген рөлге беру.
- Егер бұл олардың тұрақты міндеттеріне кірмесе, қызметкерлерге қаржы, қойма құжаттарын және маңызды баптауларды жоюға немесе өзгертуге тыйым салу.
- Егер өткен күнмен операциялар жасалғанына күдік болса, құжат күнін тауар қозғалысында және хаттамаларда оның нақты жасалған уақытымен салыстыру. Қаржы құжаттарында нөмірлердің реттілігін қосымша тексеру.
Жабылған кезеңдердің статистикаларын тиісті кезең бойынша жойған кезде құжат өзгерістері журналы және пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы да тазартылады. Егер бұзушылыққа күдік болса, алдымен базаның резервтік көшірмесін сақтаңыз және тексеру тәртібін техникалық қолдаумен келісіңіз.
Иесі нені тексеруі керек
| Мерзімділік | Бақылау | Неге қарау керек |
|---|---|---|
| Күн сайын | Касса, карталық төлемдер, қайтарымдар, жоюлар | Сома айырмашылықтары, аяқталмаған сатылымдар, ауысым соңындағы көп жоюлар, типтік емес қайтарымдар |
| Апта сайын | Жеңілдіктер, есептен шығарулар, құжат өзгерістері, ішкі берілімдер | Қолмен және асыра берілген жеңілдіктер, шектен төмен сату, есептен шығару себептерінің қайталануы, бір қызметкер бойынша айырмашылықтар |
| Ай сайын | Түгендеу, кезеңді жабу, қол жеткізу құқықтары | Тауар топтары бойынша жетіспеушіліктер, теріс қалдықтар, артық құқықтар, жұмыстан шыққан қызметкерлердің пайдаланушылары |
| Тоқсан сайын | Рөлдер мен регламенттердің толық аудиті | Мәңгіге қалып қойған уақытша рұқсаттар, ортақ құпиясөздер, тәуелсіз тексерусіз операциялар |
Тексеру қысқа және тұрақты болуы керек. Иесіне әр әрекетті бақылау қажет емес. Тәуекелі жоғары операцияларды, қалыпты шектерді және ауытқуларды қарауға жауапты адамды анықтау керек.
Тексеруді қажет ететін белгілер
- Бір қызметкердің тауарды немесе сатылымды жиі жоюы.
- Қолмен берілген жеңілдіктер, соманы сәйкестендіру, өзіндік құннан немесе белгіленген шектен төмен сату.
- Чексіз қайтарымдар, қайталама қайтарымдар немесе басқа тәсілмен төлем жасау.
- Сатуға дейін аз уақыт бұрын немесе одан кейін бірден бағаны, клиент картасын немесе құжатты өзгерту.
- Реттік нөмірі бойынша кейінірек жасалған өткен күндердегі құжаттар немесе жабылған кезеңдерді қайталап ашу.
- Бір ауысыммен, маршрутпен немесе қызметкермен жүйелі түрде байланысты ішкі берілім айырмашылықтары.
- Бір тауарлар бойынша қайталанатын артықтар мен жетіспеушіліктер.
- Пайдаланушының тыйым салынған формаларды ашуға тырысуы немесе нақты жұмыс қажеттілігінсіз кеңірек құқықтарды жиі сұрауы.
Бірдей нәтиже теріс пайдалану, регламент қатесі, дұрыс емес құқықтар немесе жеткіліксіз оқыту салдарынан пайда болуы мүмкін. Қорытынды құжаттарды, журналдарды, нақты қалдықтарды, кассаны, банк операцияларын және видеоны салыстырғаннан кейін жасалады.
Күдік пайда болса не істеу керек
- Деректерді сақтаңыз. Базаның резервтік көшірмесін жасаңыз. Құжаттарды, журналдарды және статистикаларды жоймаңыз, тексеруге дейін күдікті операцияларды «түзетпеңіз».
- Кезеңді тарылтыңыз. Күнді, шамамен уақытты, есеп орталығын, кассаны, пайдаланушыны, тауарды, соманы, чек немесе құжат нөмірін жазып алыңыз.
- Дереккөздерді салыстырыңыз. Чекті, қаржы және қойма құжаттарын, әрекеттер хаттамасын, өзгерістер журналын, банк терминалын, PRRO немесе RRO және видеоны тексеріңіз.
- Іздерді жоймай тәуекелді шектеңіз. Артық құқықтарды немесе тәуекелді операцияға қол жеткізуді уақытша алып тастаңыз. Жағдайды «түзету» үшін күдікті адамға иесінің құпиясөзін бермеңіз.
- Түсініктемені тіркеңіз. Қызметкерден әрекеттерді ретімен сипаттауды сұраңыз. Түсініктемені уақытпен және бағдарлама жазбаларымен салыстырыңыз.
- Torgsoft техникалық қолдауына жүгініңіз. Нақты идентификаторларды және уақыт аралығын беріңіз. Мамандар базадағы оқиғалар ретін қалпына келтіруге көмектеседі, бірақ басқарушылық немесе құқықтық шешімді иесі қабылдайды.
Баптаудың базалық чек-листі
- Әр қызметкердің жеке пайдаланушысы, құпиясөзі және қажет болса бейджі бар.
- Рөл лауазымға сәйкес келеді; артық мәзірлер, формалар, бағандар және әрекеттер жабылған.
- Жұмыстан шыққан қызметкерлердің белсенді қол жеткізуі жоқ.
- Сатушы тауарды сатылымнан жоя алмайды немесе әр жою себеппен және жауапты адаммен тіркеледі.
- Чек әр төлемнен кейін басып шығарылады.
- Клиентті қолмен таңдау, дисконт картасын енгізу және лоялдық ережелерін өзгерту шектелген.
- Қолмен жеңілдіктер және бағаны өзгерту тек уәкілетті рөлдерге қолжетімді.
- Карталық төлем интеграцияланған терминалға беріледі; сатушы байланысты өшіре алмайды.
- Қайтарымдар чек бойынша жүргізіледі және бөлек тексеріледі.
- Кіріс жүкқұжаттарын оларды жасаған қызметкер емес, басқа қызметкер тексереді.
- Ішкі берілімдер «Жолдағы тауар» арқылы және алушының тәуелсіз санауымен өтеді.
- Санау комиссиясы үшін түгендеу есептік қалдықты көрсетпейді.
- Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы және құжат өзгерістері журналы қосылған.
- Кезеңдер тұрақты жабылады; олардың ашылуы бақыланады.
- Күнделікті, апталық және айлық тексерулердің жауаптылары және тіркелген нәтижесі бар.
- Torgsoft-тағы, кассадағы, терминалдағы және бейнетіркеуіштегі уақыт синхрондалған.
- Резервтік көшірмелер автоматты түрде жасалады және қалпына келтіру мүмкіндігі тексеріледі.
Бақылауды баптауға арналған Torgsoft нұсқаулықтары
- Рөлдерді баптау — бағдарламаның мәзірлеріне, формаларына және әрекеттеріне қол жеткізу.
- Қол жеткізуді баптау — сатушыға, кассаға, дисконт карталарына және түгендеуге арналған шектеулер.
- Сатылымдардан жойылған тауарлар — себепті, жауапты адамды тіркеу және иеге арналған есеп.
- Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы және Құжат өзгерістері журналы.
- Жолдағы тауар — ішкі берілімді тексеру және айырмашылықтарды рәсімдеу.
- Компьютер арқылы түгендеу — тауарды санайтын қызметкерден есептік санды жасыру.
- Тауарды чек бойынша қайтару — тиісті сатылымнан тауарларды таңдау.
Алдыңғы қадамға оралу