Аймақтық басып шығару параметрлері: шот-фактуралар мен жеткізу жазбалары үшін үлгі тілін автоматты түрде таңдау

Бизнесін кеңейтіп, бір өңірдің немесе елдің шегінен тыс сауда жасайтын кәсіпкерлерге клиенттерге ілеспе құжаттарды (шоттар, шығыс жүкқұжаттары, коммерциялық ұсыныстар) клиенттің тілінде ұсыну қажеттілігі туындайды. Әр тапсырыс үшін баспа үлгілерін қолмен өзгерту қызметкерлердің көп уақытын алады және процестердің стандартталуын бұзады. Бағдарлама клиенттің еліне байланысты қажетті құжат үлгісін автоматты түрде таңдайтындай қалай баптауға болады? Шоттарды электрондық пошта арқылы әртүрлі тілдегі хат мәтінімен және тақырыбымен автоматты түрде жіберуді баптауға бола ма? Жаңа өңір үшін бар үлгіні нөлден бастап қайта баптамай-ақ қалай жылдам көшіруге болады? Осы міндеттерді шешу үшін Torgsoft басып шығарудың өңірлік баптаулары режимі әзірленген.

Негізгі ұғымдар және мәселенің қазіргі жағдайы

Басып шығару мен жіберудің өңірлік баптаулары — нақты баспа құжатының үлгісін (шот, коммерциялық ұсыныс, шығыс жүкқұжаты) клиенттің географиялық өңірімен немесе сіздің кәсіпорныңызбен автоматты түрде байланыстыруға мүмкіндік беретін Torgsoft бағдарламасының құралы.

Құжат үлгісі — қажетті тілдегі статикалық мәтінді және тауарлар, бағалар мен контрагенттер туралы деректерді шығаруға арналған бағдарламалық айнымалыларды қамтитын бапталған баспа нысанының файлы (әдетте FastReport форматында).

Кәсіпорын — атынан сауда жүргізіліп, құжат рәсімделетін заңды тұлға немесе ИП.

Қазіргі уақытта Torgsoft бағдарламасы баспа үлгілерін тек өңірлер бойынша ғана емес, кәсіпорындар бойынша да баптауға мүмкіндік береді. Бұл жүйе ағымдағы құжаттың деректерін автоматты түрде талдап, сәйкес үлгі файлын таңдайтынын білдіреді, соның арқасында кассирге немесе менеджерге оны қолмен таңдаудың қажеті болмайды.

Үлгіні автоматты таңдау механизмі

Опцияның жұмыс логикасы нақты басымдық алгоритміне негізделген. Шотты (немесе шығыс жүкқұжатын) басып шығару немесе жіберу батырмасын басқан кезде бағдарлама дұрыс үлгіні анықтау үшін бірнеше қадамнан өтеді:

1. Толық сәйкестік (Өңір + Кәсіпорын). Алдымен жүйе "Өңір" және "Кәсіпорын" өрістерінің мәндері ағымдағы шотта көрсетілген деректермен толық сәйкес келетін баптауды іздейді.

2. Кәсіпорын бойынша сәйкестік. Егер толық сәйкестік табылмаса, бағдарлама өңір көрсетілмеген ("бос"), бірақ кәсіпорын шоттағы кәсіпорынмен сәйкес келетін үлгіні іздейді.

3. Өңір бойынша сәйкестік. Егер алдыңғы нұсқа іске аспаса, жүйе кәсіпорын өрісі "бос", бірақ өңірі шоттағы өңірге немесе клиент картасында көрсетілген өңірге сәйкес келетін үлгіні іздейді.

4. Әдепкі үлгі. Егер параметрлердің ешқайсысы сәйкес келмесе, бағдарлама "бос" өңір мен кәсіпорынға арналған баптауды (әдепкі үлгіні) пайдаланады.

5. Стандартты алгоритм. Егер дерекқорда өңірлік баптаулар ешқашан жасалмаған болса, бағдарлама жүйелік тізілімдегі базалық деректерді және тиісті мәтіндік файлдарды пайдаланады.

Шығыс жүкқұжаты үшін ол жасалған шоттың деректері пайдаланылатынын атап өткен жөн.

Баптау бойынша қадамдық нұсқаулық

Үлгі тілін автоматты таңдауды баптау үшін келесі қадамдарды орындаңыз:

1. Құжат -> Шот рәсімдеу арқылы сауда мәзір тармағына өтіңіз.

2. Басып шығару -> Шотты басып шығару және жіберу баптаулары әрекеттер тобын таңдаңыз.

3. Ашылған терезеде Үлгілерді баптау батырмасын басыңыз.

4. Басып шығару және жіберу баптаулары жұмыс нысаны ашылады, онда жаңа баптау жасауға немесе барын өңдеуге болады.

5. Өңдеу нысанында мыналарды көрсету қажет:

•    Өңір (өңірлер анықтамалығынан таңдалады).

•    Кәсіпорын (сіздің кәсіпорындарыңыздың тізімінен таңдалады).

•    Құжат үлгісі файлының атауы (аударылған үлгісі бар fr3 файлына жолды көрсетіңіз).

•    Хат тақырыбы, Хат мәтіні, Хат қосымшасы файлының атауы — бұл параметрлер құжатты клиенттің электрондық поштасына қажетті тілде автоматты түрде жіберу үшін қолданылады.

•    Хатты жіберу әдісі (мысалы, Outlook немесе SMTP).

Хат тақырыбы, мәтіні және қосымша файлының атауы параметрлерінде айнымалыларды қолдануға болады (мысалы, <клиент> үшін шот №<шот нөмірі> <шот күні>), бұл әрбір клиентке арналған хаттарды шет тілінде жекелендіруге мүмкіндік береді.

Әртүрлі тілдер үшін практикалық қолдану мысалдары

Украинада, Қазақстанда және Румынияда тауар сататын кәсіпорын мысалында практикалық қолдануды қарастырайық.

• Украин тілі (негізгі нарық). Сіз "Әдепкі үлгі" жасайсыз (өңір мен кәсіпорын өрістерін бос қалдырасыз). Үлгі файлы украин тіліндегі мәтінді қамтиды. Ілеспе хат мәтіні де украин тілінде толтырылады. Бағдарлама бұл үлгіні нақты өңірі көрсетілмеген барлық ішкі клиенттерге автоматты түрде қолданады.

• Қазақ тілі. Өңірлер анықтамалығында "Қазақстан" өңірін жасаңыз. Стандартты шот үлгісінің көшірмесін жасап, кірістірілген FastReport редакторы арқылы статикалық мәтінді (баған атаулары, жазулар, шарт талаптары) қазақ тіліне аударыңыз. "Басып шығару және жіберу баптаулары" нысанында жаңа жазба жасап, "Қазақстан" өңірін көрсетіңіз, аударылған үлгі файлын байланыстырыңыз және электрондық хат мәтінін қазақ тілінде жазыңыз. Қазақстандағы клиент үшін шот қалыптастырылған кезде бағдарлама құжатты осы тілде автоматты түрде жасайды.

• Румын тілі. Алдыңғы қадамдағыдай, румын тіліндегі үлгі жасалады. Torgsoft интерфейс деңгейінде румын тіліндегі локализацияны қолдайды, алайда баспа құжаттарына арналған үлгіні өзіңіз жасайсыз. Өңірлік баптауларда "Румыния" өңірін таңдап, румын тіліндегі үлгіні қосып, ілеспе хат мәтінін румын тілінде енгізесіз.

Кәсіпкерлердің жиі қойылатын сұрақтарына жауаптар

?Барлық айнымалыларды нөлден қоспай, жаңа өңір үшін бар үлгіні қалай жылдам көшіруге болады?

Ол үшін "Басып шығару мен жіберудің өңірлік баптаулары" жұмыс нысанында Көшіру батырмасы қарастырылған. Оның көмегімен бар баптауға негізделген жаңа өңірлік баптау жасауға болады. Толтырылған өрістері бар өңдеу нысаны ашылады, онда тек өңірді өзгертіп, басқа құжат үлгісі файлын таңдау жеткілікті. Бұл әкімшінің жұмысын айтарлықтай жылдамдатады.

?Басып шығарылатын құжаттың тілі бағдарлама интерфейсінің тіліне байланысты ма?

Басып шығарылатын құжаттың тілі тек үлгі файлына (FastReport редакторында) енгізілген статикалық мәтінмен және жүйелік айнымалылармен анықталады. Басып шығарудың өңірлік баптаулары сатушы дәл қазір қандай интерфейс тілін (украин немесе румын) пайдаланып отырғанына қарамастан, бағдарламаға дұрыс үлгі файлын таңдауға мүмкіндік береді. Егер сіз Румынияға арналған үлгіні румын тілінде баптасаңыз, Torgsoft интерфейсі украин тілінде болса да, ол румын тілінде басып шығарылады.

?Егер кәсіпорын бірнеше ИП атынан жұмыс істесе және бір өңірге арналған құжаттар ИП-ға байланысты әртүрлі болуы тиіс болса, не істеу керек?

Torgsoft үлгілерді тек өңірге ғана емес, нақты Кәсіпорынға да байланыстырып баптауға мүмкіндік береді. Баптауларда нақты ИП және нақты өңір үшін жеке үлгі жасауға болады. Бағдарлама алгоритмі алдымен екі параметр бойынша толық сәйкестікті іздейді.

?Шетелдік клиенттерге сыртқы пошта клиенттерін (мысалы, Outlook) қолданбай-ақ, олардың тілінде электрондық хат жіберуді баптауға бола ма?

Иә, басып шығарудың өңірлік баптауларында жіберу әдісін таңдауға болады. Егер Outlook-тан өзгеше әдісті (мысалы, SMTP арқылы тікелей жіберуді) таңдасаңыз, бағдарлама хатты жіберу үшін сіз көрсеткен баптауларды пайдаланады. Хат тақырыбы, мәтіні (HTML форматында) және тіркелген файлдың атауы да осы өңірге арналған баптауларда көрсетілген тілде қалыптастырылады.