Азық-түлік дүкеніндегі тауарларды есепке алу: ол қалай жұмыс істейді

Азық-түлік дүкенінде тауар есебін қалай ұйымдастыруға болады

Азық-түлік дүкенінде даналап сатылатын және салмақпен сатылатын тауарлар қатар сатылады, сатып алу бағалары үнемі өзгеріп отырады, өнімдердің бір бөлігі тез бұзылады, ал бір күн ішінде жүздеген ұсақ сатылым өтеді. Мұндай жағдайда нақты қалдықты тек тауардың әрбір қозғалысы бағдарламада тіркелген кезде ғана алуға болады: кіріс, сату, қайтару, есептен шығару, орын ауыстыру және түгендеу нәтижесі.

Торгсофт бұл операцияларды бірыңғай есеп жүйесінде байланыстырады. Құжат рәсімделгеннен кейін бағдарлама тиісті қоймадағы тауар санын өзгертеді, бағаны және операция авторын сақтайды, сондай-ақ есептер үшін деректер қалыптастырады. Қызметкер нақты болған әрекетті тіркейді, ал басшы жинақталған нәтижемен жұмыс істейді.

Жұмыс істеп тұрған дүкенде есепті неден бастау керек

Алдымен тауар құрылымын жасау керек. Торгсофт әрбір позиция белгілі бір тауар түріне жатады. Тауар түрлері арқылы бакалеяны, сүт өнімдерін, сусындарды, көкөністерді, мұздатылған тауарларды және басқа топтарды бөлу ыңғайлы. Бұл құрылым іздеу, сүзгілер, есептер және топтық баптаулар үшін қажет. Тым егжей-тегжейлі құрылым жұмысты қиындатады, ал бір ғана жалпы топ ассортиментті дұрыс талдауға мүмкіндік бермейді.

Өндіруші штрихкодтары бар тауарларды бірден сол кодтарымен енгізген жөн. Жарамды штрихкоды жоқ позициялар үшін Торгсофт өзінің EAN-13 кодын қалыптастырып, этикетка басып шығара алады. Жаппай жүктеу алдында қайталанатын позицияларды тексеру керек: егер бірдей су немесе сары майдың бір қаптамасы екі тауар карточкасына түссе, сатылымдар мен қалдықтар сол екеуінің арасында бөлінеді.

Дүкенде қазірдің өзінде бар тауар үшін Бастапқы қалдықтар белгісімен кіріс жүкқұжаты жасалады. Номенклатураны қолмен енгізуге немесе Excel-ден импорттауға болады. Сатуды бастамас бұрын атауларды, штрихкодтарды, нақты санды және бөлшек бағаларды тексеру керек; сатып алу бағасы белгілі болса, ол да көрсетіледі. Бұл жеке бастапқы операция; кейін кәдімгі түгендеу компьютерлік есептегі бар деректерді нақты қалдықпен салыстыру үшін қолданылады.

Кіріс қалдыққа және өзіндік құнға қалай әсер етеді

Әрбір жаңа жеткізілім кіріс жүкқұжатымен рәсімделеді. Торгсофт таңдалған қоймадағы тауар санын көбейтеді, сатып алу бағасын сақтайды және тауарды жеткізушінің құжатымен байланыстырады. Егер позиция анықтамалықта бұрыннан болса, оны штрихкод немесе артикул бойынша табуға болады. Жаңа позиция алдымен тауар карточкасында сипатталады, сонда кейінгі жеткізілімдер мен сатылымдар сол бір есепке түседі.

Қабылдау кезінде қызметкер жүкқұжатты нақты жеткізіліммен салыстыруы тиіс. Бағдарлама қалдықты тек құжатқа енгізілген деректер бойынша дұрыс есептейді. Сан, баға немесе тауар карточкасын таңдаудағы қате қойма есебіне өтеді және кейін өзіндік құн мен пайдаға әсер етеді.

Бөлшек баға өзгерген кезде Торгсофт қайта бағалау рәсімделіп, жаңа баға белгілері басып шығарылады. Бұл базадағы және сөредегі бағаны бір уақытта өзгертуге мүмкіндік береді. Кассада жаңа баға тұрғанда сөреде ескі баға белгісі қалса, сатып алушымен түсінбеушілік туындауы мүмкін, сондықтан бұл екі әрекетті бір процесс ретінде орындаған дұрыс.

Салмақпен сатылатын тауарды сатудың екі тәсілі

Салмақпен сатылатын тауар үшін карточкаға өлшем бірлігін қосу жеткіліксіз. Бағдарлама таразыдан келген деректерді килограмммен көрсетілетін санға дұрыс түрлендіруі керек. Ол үшін тауар түрінде Тауар штрихкодында саны бар белгісі қосылып, сандық коэффициент орнатылады. Мысалы, 0,001 коэффициенті штрихкодтағы грамдарды есептегі килограммға түрлендіреді.

Одан кейін екі сценарийдің бірі таңдалады.

1 Сату кезінде өлшеу

Таразы кассалық компьютерге қосылады. Кассир тауарды таңдап, оны платформаға қояды, ал Торгсофт салмақты қабылдап, соманы есептейді. Көрсеткішті қолмен енгізудің қажеті жоқ. Мұндай жұмыс орны үшін Кассадағы таразымен интеграция опциясы қолданылады.

2 Алдын ала орау немесе өзіне-өзі қызмет көрсету

Торгсофт тауарлар тізімін чек басып шығаратын таразыға жібереді. Өлшегеннен кейін таразы штрихкодында тауар саны кодталған этикетканы басып шығарады. Кассада бағдарлама бір рет сканерлегеннен кейін тауарды да, салмақты да таниды. Бұл процесс Салмақпен сатылатын тауарды орау және таңбалау опциясы арқылы қамтамасыз етіледі.

Торгсофт салмақтық штрихкод белгісі, оның құрылымы және коэффициенті таразы баптауларына сәйкес келуі тиіс. Егер олар сәйкес болмаса, касса тауарды таппауы немесе санын қате анықтауы мүмкін. Өнімнің бір бөлігі алдын ала оралатын, ал бір бөлігі кассада өлшенетін дүкенде екі тәсілді қатар қолдануға болады.

Сату кезінде не болады

Сканерлегеннен кейін Торгсофт тауарды табады, ағымдағы бағаны қояды және позицияны сатуға қосады. Төлемнен кейін бағдарлама қоймадағы қалдықты азайтады, түсімді және төлем тәсілін тіркейді. Осылайша кассадағы бір операция бірден тауарлық және қаржылық есепке түседі.

Қосымша жабдық деректерді қайта енгізуді азайтады. Банк терминалымен интеграция төлем терезесіндегі соманы POS-терминалға жібереді. Бағдарламалық ККМ есеп айырысу операцияларын тіркейді және фискалдық чек қалыптастырады. Бұл бөлек опциялар; олар негізгі кассалық операцияның құрамына автоматты түрде кірмейді.

Егер бір базада әртүрлі кәсіпорындардың тауарлары есепке алынатын болса, Торгсофт тауар түрін кәсіпорынмен байланыстыруға болады. Тауар түрін кәсіпорынмен байланыстыру параметрін қосып, сатуды соған қарай бөлу орнатылғаннан кейін бағдарлама төлем кезінде бастапқы сатуды кәсіпорындар бойынша бөледі. Мұндай схеманы іске қоспас бұрын кәсіпорындарды, кассаларды және фискализация құралдарын бөлек баптау қажет. Клиент тапсырысы үшін мұндай автоматты бөлу қолданылмайды.

Қайтару, есептен шығару және қалдықтардағы айырмашылықтар

Қайтару бөлек құжатпен рәсімделеді. Кассир чектің штрихкодын сканерлей алады, содан кейін Торгсофт осы сатып алудағы тауарларды көрсетеді. Қызметкер нақты қайтарылған позицияларды таңдайды, ал бағдарлама операцияны тіркеп, қалдықты түзетеді. Фискалдық қайтару ережелері бапталған ККМ немесе ПККМ-ге байланысты, сондықтан кассалық тәртіпті жұмысты бастамас бұрын тексеру керек.

Мерзімі өткен, бүлінген немесе зақымдалған тауарды жай ғана сөреден алып тастауға болмайды. Торгсофт бұл үшін нақты саны мен себебі көрсетілген есептен шығару құжаты жасалады. Сонда жүйеде тауардың қоймадан неге жоғалғаны туралы түсініктеме сақталады, ал есептен шығару сомасы шығындар талдауына түседі.

Теріс қалдықпен сатуды саналы түрде баптау керек. Егер оған рұқсат берілсе, бағдарлама есептегі саны жеткіліксіз болса да сатуды өткізеді және теріс қалдықты көрсетеді. Бұл енгізілмеген кіріс немесе қате тауар карточкасы туралы уақытша белгі болуы мүмкін. Жүйелі теріс қалдықтар қойма деректерін бұрмалайды және жетіспеушіліктің себебін анықтауды қиындатады.

Жарамдылық мерзімі мен сату жылдамдығы — әртүрлі міндеттер

Азық-түлік есебінде үш түрлі көрсеткішті шатастыру оңай:

• шығарылған күні — тауар үшін қосуға және есепте көрсетуге болатын сипаттама;

• жарамдылық мерзімі немесе этикеткадағы сату күні — орау опциясы қолдайтын таразы модельдеріне жіберетін деректер;

• партияны өткізу кезеңі — тауар кірістен кейін сатылатын уақыт.

Өткізу кезеңі бойынша қалдықтарды талдау есебі жеткізілімнің қандай бөлігі кірістен кейін белгіленген аралықтар ішінде сатылғанын көрсетеді. Ол баяу сатылатын тауарларды анықтауға және сатып алуды түзетуге көмектеседі. Бұл есеп нақты бір тауар бірлігінің жарамдылық мерзімі өтіп кеткенін анықтамайды.

Жарамдылық мерзімін бақылау дүкеннің бөлек тәртібін талап етеді: қабылдау кезінде күндерді тексеру, сөрелерді тұрақты қарау, тауарды уақытында сатудан алып тастау және есептен шығаруды рәсімдеу. Егер таразы тиісті өрістерді қолдаса, Торгсофт жарамдылық мерзімін немесе сату күнін этикеткаға басып шығару үшін таразыға жібере алады. Қолдау таразы моделіне байланысты.

Нәтижені бұрмаламай түгендеуді қалай жүргізуге болады

Торгсофт бүкіл қоймаға немесе таңдалған топтарға түгендеу тізімдемесін жасауға болады. Тауар сканермен, деректерді жинау терминалымен, мобильді құралмен немесе басып шығарылған тізімдеме бойынша саналады. Үлкен дүкен үшін бөлімдер немесе топтар бойынша ішінара түгендеу әдетте басқаруға ыңғайлырақ, өйткені әрбір тізімдеме нақты позициялар тізімін қамтиды.

Блоктау режимі санау кезінде сатылымдардың қалай есепке алынатынын анықтайды:

• тізімдемеге қосқанда блоктау — тауар бірден сатуға қолжетімсіз болады;

• бірінші сканерлеуден кейін блоктау — дүкен жұмысын жалғастырып тұрған кезде ыңғайлы; нақты позицияны санау басталғаннан кейін ол сатылмайды;

• блоктамау — позиция күйін «Санау аяқталды» күйіне өзгертуді және қозғалысты дәл есепке алуды талап етеді;

• қолмен есепке алу үшін блоктау — қағаз тізімдеме үшін қолданылады.

Торгсофт анықтамалығы алғашқы екі режимді дәлірек деп ұсынады. Жұмыс істеп тұрған дүкен үшін бірінші сканерлеуден кейін блоктау практикалық нұсқа болып табылады: басқа позицияларды сату жалғасады, ал саналып қойған тауар қозғалыссыз қалады.

Қызметкер нәтижені бағдарламадағы санға сәйкестендірмеуі үшін оның рөліне Түгендеу кезіндегі тауардың қоймадағы санын жасыру параметрін қосуға болады. Тізімдеме жабылғаннан кейін Торгсофт артық тауар үшін автоматты түрде кіріс, ал жетіспеушілік үшін есептен шығару құжатын жасайды. Есептік сан нақты санға тең болады.

Бағдарлама айырмашылықты көрсетеді, бірақ оның себебін анықтамайды. Жетіспеушілік енгізілмеген кірістен, қате карточка бойынша сатудан, қате есептен шығарудан, бүлінуден немесе ұрлықтан туындауы мүмкін. Бір тауардың жетіспеушілігі мен ұқсас тауардың артық шығуы көбіне тауарлардың шатастырылғанын көрсетеді. Қорытынды жасау үшін басшы тізімдемені тауар қозғалысы және пайдаланушылар әрекеттерімен салыстырады.

Бағдарлама деректері бойынша сатып алуды қалай жоспарлауға болады

Минималды қалдық қалыпты қорды тапсырыс беретін уақыт жеткен тауардан ажыратуға мүмкіндік береді. Жеткізушіге тапсырыс қалыптастыру режимінде Торгсофт саны нөлге тең, теріс немесе минимумнан төмен позицияларды таңдайды. Бағдарлама тізімді дайындайды, ал қызметкер қажеттілікті тексеріп, тапсырыстың соңғы санын анықтайды.

Қор нормасы сауда нүктелері арасында әртүрлі болатын желі үшін Қоймалар бойынша минималды және максималды қалдықтар опциясы әрбір қоймаға жеке шектер орнатады. Қойма қорларын автоматты есептеу опциясы сатылымдар мен жеткізу шарттары бойынша ұсынылатын шектерді есептейді. Екі құрал да шешім дайындауға көмектеседі, бірақ жеткізушіге тапсырысты адам тексеруі қажет.

Белгілі бір жеткізушіден бұдан былай сатып алынбауы тиіс тауарды тапсырыс беруге тыйым салынғандар тізіміне енгізуге болады. Ол осы контрагентке келесі тапсырыс қалыптастыруға түспейді. Сатылғаннан кейін төленетін өнім үшін кірісте Өткізуге төлем тәсілі қарастырылған, ал бөлек талдау сатылған тауарды және жеткізуші алдындағы берешекті көрсетеді.

Бағдарлама қызметкерлердің әрекеттерін тексеруге қалай көмектеседі

Пайдаланушы рөлдері кассирге, тауар маманына немесе әкімшіге қандай деректер мен операциялар қолжетімді екенін анықтайды. Көтерме бағалар мен қаржылық көрсеткіштерді көруді жабуға, құжаттармен жұмысты шектеуге және белгілі бір тауар топтарына максималды жеңілдік орнатуға болады. Шектеулер қызметкердің нақты міндеттеріне сәйкес болуы тиіс, әйтпесе кассир артық құқықтарға ие болады немесе кәдімгі операцияны орындай алмайды.

Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы жүйедегі оқиғаларды автоматты түрде тіркейді. Ондағы жазбаларды бағдарлама құралдарымен өзгертуге болмайды. Құжаттарды өзгерту журналы тиісті параметр қосылғаннан кейін жүргізіледі және қоймалық әрі қаржылық құжаттардағы өзгерістерді көрсетеді. Сатудан жойылған позицияларды да бөлек қарауға болады.

Бұл деректер оқиғалардың ретін көрсетеді: құжатты кім жасады немесе өзгертті, тауарды қашан алып тастады, қайтаруды рәсімдеді немесе жеңілдік қолданды. Себеп пен жауапкершілік туралы шешімді басшы хаттамаларды кассалық ауысыммен, түгендеумен және бастапқы құжаттармен салыстырғаннан кейін қабылдайды.

Егер дүкен онлайн сатса немесе қашықтағы сервер арқылы жұмыс істесе

Физикалық дүкен мен интернет-дүкен бір қойманы пайдаланса, кассадағы сату алдымен Торгсофт базасындағы қалдықты өзгертеді. Жаңартылған деректер сайтқа келесі алмасу кезінде жіберіледі. Интернет-дүкенмен синхрондау опциясы тауарларды, бағаларды және қалдықтарды жібереді, сондай-ақ бапталған алмасу тәсілі бойынша тапсырыстарды жүктейді. Жиілік конфигурацияға байланысты; нақты схеманы тексермей мұндай синхрондауды лезде деп атауға болмайды.

Қашықтағы сервердегі базаға қосылған касса үшін интернеттің жоғалуы сервермен алмасуды тоқтатады. Торгсофт-Гибрид жергілікті сатуды жалғастыруға және байланыс қалпына келгеннен кейін жиналған деректерді жіберуге мүмкіндік береді. Ақау кезінде қолма-қол емес төлем және фискализация мүмкіндігі бөлек жабдыққа, сервистерге және олардың автономды режимдеріне байланысты.

Алдын ала ескеру қажет стандартты емес операциялар

Кейбір азық-түлік дүкендері жиынтықтар сатады, комплектілерді құрамдас бөліктерге бөледі немесе қызмет көрсетеді. Әрбір осындай сценарий үшін дұрыс карточка мен құжат қажет.

Жинақтау кезінде Торгсофт құрамдас бөліктерді есептен шығарып, дайын комплектіні есепке қояды. Жинақтан шығару кері операцияны орындайды. Қызметтің өзінің қоймалық қалдығы және сатып алу бағасы болмайды, бірақ оның құрамына материалдар қосуға болады; сонда сату кезінде олар қоймадан есептен шығарылады. Сондықтан жеткізуді, кофені ұнтақтауды немесе өнімді өңдеуді кездейсоқ тауар позициясы арқылы өткізуге болмайды.

Жаңа процесті іске қоспас бұрын қандай құжат қалдықты өзгертетінін және оны кім жасауға құқылы екенін анықтау керек. Осыдан кейін Торгсофт сатылымдарды, қалдықтарды, есептен шығаруды және қаржылық нәтижені кестелер арасында сандарды қолмен тасымалдамай біріктіре алады.

Жұмысты бастамас бұрын нені тексеру керек

1. Әрбір тауар үшін бір өзекті карточка және дұрыс штрихкод бар.

2. Бастапқы қалдықтар сөрелер мен қоймадағы нақты санға сәйкес келеді.

3. Салмақпен сатылатын тауар түрлерінде штрихкод белгісі мен коэффициент дұрыс орнатылған.

4. Кіріс, қайтару, есептен шығару және қайта бағалау бөлек құжаттармен рәсімделеді.

5. Теріс қалдықпен сату үшін режим саналы түрде таңдалған.

6. Түгендеу үшін тауарды блоктау тәсілі және қызметкерлердің құқықтары анықталған.

7. Жауапты қызметкер жарамдылық мерзімдерін тұрақты тексеріп, есептен шығаруды рәсімдейді.

8. Минималды қалдықтар және тапсырыс қалыптастыру тәртібі нақты жеткізу мерзімдеріне сәйкес келеді.

9. Ішкі бақылау үшін қажет болса, құжаттарды өзгерту журналы қосылған.

10. Онлайн сатылымдар мен қашықтағы кассалар үшін нақты алмасу жиілігі және байланыссыз жұмыс сценарийі белгілі.

Лицензия, опциялар және кассалық жабдық конфигурациясы сауда нүктелерінің санына, салмақпен сатылатын тауармен жұмыс істеу тәсіліне, фискализацияға және онлайн арналарға байланысты. Бұл нұсқалар азық-түлік дүкеніне арналған бағдарлама бетінде жинақталған.