Торгсофт жүйесінде қоймадан тауар беру: төленген тауарды беру және берілмеген қалдықты тексеру

Сатып алушы дүкенде төлеп, тауарды қоймадан алса, сатушы мен қойма қызметкері төлем мен сатып алынған тауардың нақты берілуін бөлек бақылауы керек. Берер алдында қойма қызметкері Торгсофт жүйесінен сату жазбасын тауып, төлемді және бұрын берілген санды тексереді. Тауарды бергеннен кейін сатып алушының қанша бірлік алғанын бірден тіркейді.

Ол үшін Торгсофт жүйесінде «Відвантаження зі складу» (қоймадан жөнелту) режимі бар. Алдымен сатушы мен қойма қызметкерінің міндеттерін бөліңіз. Әкімші есеп орталықтарының — Торгсофт жүйесіндегі дүкендер мен қоймалардың — баптауларын тексеруі керек. Содан кейін сатушы мен қойма қызметкері оқу базасында — сынақ операцияларына арналған бөлек дерекқорда — тауарды ішінара беруді сынап, берілген сан мен әлі алынбаған қалдықты салыстыруы керек. Бұл тәртіп Украинада жұмыс істейтін бөлшек сауда кәсіпкерлеріне арналған.

Сатуды кім рәсімдейді, ал сатып алынған тауарды кім береді

Жұмысты бастамас бұрын әр әрекетке кім жауап беретінін белгілеңіз. Сатушы қоймаға қойма қызметкері тиісті сатылымды тауып, тауарды дайындай алатындай мәлімет береді. Қойма қызметкері тауарды берер алдында осы мәліметтерді салыстырады. Екі міндетті де бір адам атқарса, ол сатушы мен қойма қызметкерінің әрекеттерін кезекпен орындайды.

Сатып алушы тауарды бірнеше ауысым бойы бөліп алса, беруді кім жалғастыратынын да бөлек белгілеңіз. Әр келесі тапсыру алдында бұл қызметкер бұрынғы жазбаларды қарап, сатып алушы алып қойған тауарды қайта беріп қоймауы керек.

Торгсофт жүйесінде қоймадан жөнелтуді баптау

Әкімші, сынақ сатылымына дейін Налаштування → Параметри → Документи (баптаулар → параметрлер → құжаттар) тармағын ашып, құжат баптауларын орындаңыз:

1. Басқа есеп орталықтарынан сатуға қажетті рұқсатты қосыңыз: «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Реалізація”» («Реалізація» пішінінде барлық сауда нүктелерінен сатуға рұқсат беру) немесе «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Торгівля з випискою рахунка”» («Торгівля з випискою рахунка» пішінінде барлық сауда нүктелерінен сатуға рұқсат беру).
2. Осыдан кейін қолжетімді болатын «Друкувати накладні на відвантаження товару» (тауарды жөнелту жүкқұжаттарын басып шығару) ауыстырып-қосқышын қосыңыз: басқа орталықтағы тауар төленгеннен кейін жүкқұжат басып шығарылады.
3. Ағымдағы орталықтың кейінгі сатылымдары үшін «Фіксувати відвантаження зі складу для поточного центру обліку» (ағымдағы есеп орталығы үшін қоймадан жөнелтуді тіркеу) параметрін қосыңыз. Бірінші тармақтағы екі рұқсат та қосулы болса, бұл мүмкіндік автоматты түрде қосылады және ауыстырып-қосқыш қолжетімсіз болады.

Тауар бірнеше орталықта болса, бағдарлама оны қай орталықтан сату керегін сұрайды. «Реалізація» (сату) пішіні үшін рұқсат қосылса, «Склад реалізації» (сатылым құрамы) бөліміндегі санды өзгерту бұғатталады. Екі рұқсат та қосылған жағдайда «Вибір товару зі складу за видами товару» (қоймадан тауар түрлері бойынша тауар таңдау) батырмасымен ашылатын «Залишки товару на складі» (қоймадағы тауар қалдықтары) бөліміндегі «Види» (түрлер) белгісі қолжетімсіз болады.

Қойма қызметкері нақты берілген санды өзі тіркеуі керек.

Сатушы әртүрлі есеп орталықтарындағы тауарларды таңдау үшін «Стан складу» (қойма күйі) пішінінде «Усі склади» (барлық қоймалар) белгісін қоюы керек. «Відвантаження зі складу» (қоймадан жөнелту) режимінде қойма қызметкері тек ағымдағы есеп орталығының тауарларын береді. Басқа орталықтардың тауарларын тиісті қоймалардың қызметкерлері береді.

Қандай лицензия қажет

Торгсофт лицензиялары ақылы. «Старт» бір есеп орталығын қолдайды. Сатып алмас бұрын Торгсофттан «Відвантаження зі складу» (қоймадан жөнелту) режимінің осы лицензияда қолжетімді-қолжетімсіз екенін нақтылаңыз.

Бірнеше есеп орталығын, олардың арасында тауар ауыстыруды және «Торгівля з випискою рахунка» (шот жазып беру арқылы сауда) режимін «Ультра» қолдайды; «Старт» лицензиясында бұл мүмкіндіктер қолжетімсіз. Жергілікті желідегі әр компьютерге жеке лицензия қажет. Ортақ дерекқормен интернет арқылы қашықтағы нүктелерде бір мезгілде жұмыс істеу үшін Торгсофт-Термінал немесе Торгсофт-Онлайн таңдаңыз. Торгсофт-Термінал лицензиясына үш клиенттік қосылым — жұмыс орындарының сервердегі бағдарламаға қол жеткізуі — кіреді; қосымша қосылымдар бөлек төленеді. Торгсофт-Онлайн ақылы жазылыммен жұмыс істейді: бағдарлама мен дерекқор Торгсофт серверінде орналасады.

Дүкендер, қоймалар және компьютерлер санын лицензия мүмкіндіктерімен және қолданыстағы коммерциялық шарттармен салыстырыңыз. Төлем жасамас бұрын қажетті режимнің қолжетімділігін, лицензия құрамын және жұмыс орындарының санын нақтылаңыз.

Алғашқы берілімге дейін нені тексеру керек

Тауардың нақты орналасқан жерін бағдарламадағы есеп орталықтарымен салыстырыңыз. Егер орындықтар орталық қоймада тұрса, сатушы сатылымды осы орталықтан рәсімдеуі керек. Қойманы қате таңдау есептің дұрыс жүргізілмеуіне әкеледі, тіпті қойма қызметкері тауарға физикалық түрде қол жеткізе алса да.

Әкімшіге сатушымен және қойма қызметкерімен бірге оқу базасында мына сынақ сценарийін орындаған жөн:

1. Қажетті есеп орталығынан сатылым рәсімдеңіз.
2. Қоймадан жөнелту режимінде құжатты табыңыз.
3. Сатып алынған тауардың бір бөлігін беруді тіркеңіз.
4. Беруді аяқтап, жалпы санды салыстырыңыз.

Әр қызметкер өз әрекеттерін жеке есептік жазбасымен — өз қолжетімділік құқықтарымен бағдарламаға кіру арқылы — орындауы керек. Осылайша әкімші сатып алушыларға қызмет көрсету басталғанға дейін қолжетімділік мәселелерін анықтай алады.

Тауарды чек немесе жүкқұжат бойынша қалай беру керек

Қойма қызметкері әр берілімді бірден «Відвантаження зі складу» (қоймадан жөнелту) режимінде тіркеуі керек:

1. Склад → Відвантаження зі складу (қойма → қоймадан жөнелту) бөлімін ашыңыз.
2. Чектің немесе жүкқұжаттың штрихкодын сканерлеңіз не чек кодын енгізіңіз.
3. Төлемді, қойманы, тауарды және бұрынғы берілімдерді салыстырыңыз. Дайындалған тауарды сатып алушымен бірге санаңыз.
4. Тауарды беріңіз.
5. Жолды екі рет шерту немесе «Змінити» (өзгерту) батырмасын басу арқылы ашыңыз.
6. Әкімшінің нұсқауына сай «Кількість відвантаження» (жөнелту саны) өрісін толтырыңыз.
7. «Записати» (тіркеу) батырмасын басыңыз.
8. Санды салыстырыңыз. Көк жол ішінара беруді, жасыл жол толық беруді білдіреді.
9. Толық берілгеннен кейін «Закрити накладну» (жүкқұжатты жабу) батырмасын басыңыз.

Әкімші төмендегі бес орындық сценарийі негізінде ішінара беруді сынауға арналған нұсқаулық дайындауы керек.

Сатып алушы чекті жоғалтса не істеу керек

Қойма қызметкері «Реалізація товару» (тауарды сату) батырмасын басып, бағдарламада анықтауға болатын алушы, сатушы, тауар немесе кезең бойынша сатылымды табуы керек. Қажетті жазбаны «Вибрати» (таңдау) батырмасымен ашыңыз.

Алдымен сатып алудың болжалды күні мен сатылған орынды анықтап, содан кейін қалған мәліметтерді салыстырыңыз. Бірнеше сатылымда тауар атауы бірдей болса, құжатты бірмәнді таңдау мүмкін емес. Күмән қалса, сатушы немесе ауысым жетекшісі төлемді тексеріп, сатып алынған тауарды алуға тиіс адам келгенін анықтауы керек.

Қойма қызметкері қағаз чек болмаса да сатылымды іздеуді жалғастыруы керек. Сатып алынған тауарды басқа адам алатын болса, сатушы мұны сатып алушымен алдын ала келісіп, алушы мен сатылым туралы мәліметті қоймаға беруі керек. Ауысым жетекшісі чек жоғалғаны үшін қосымша анықтамалар не құжат көшірмелерін ұсыну жөнінде негізсіз талаптар енгізбей, төлемді, бұрынғы берілімдерді және келісілген алушыны салыстыруды ұйымдастыруы керек. Тауарды бермес бұрын қойма қызметкері қай сатылым бойынша, кімге және әлі берілмеген тауардың қанша бірлігін беру керегі туралы растау алуы тиіс.

Бес орындықты екі рет бөліп беру

Шартты мысал. Сатып алушы бес орындыққа төледі, бірақ алдымен біреуін алып кетеді. Бірінші берілімнен кейін нәтиже мынадай болуы керек: сатылғаны — 5, берілгені — 1, берілмегені — 5 − 1 = 4. Осы алғашқы берілім үшін «Кількість відвантаження» (жөнелту саны) өрісіне «1» енгізіңіз.

Келесі жолы қойма қызметкері алдымен бұрынғы берілімді салыстырып, содан кейін қалған төрт орындықты береді. Жазғаннан кейін жалпы берілген сан 1 + 4 = 5, ал берілетін қалдық 0 болуы керек.

Қайта бермес бұрын әкімші санды енгізу тәртібін Торгсофт техникалық қолдау қызметінен нақтылауы керек:

1. Мысалды түсіндіріңіз: бес орындық сатылған, бір орындықтың алғашқы берілімі тіркелген, енді тағы төртеуін беру қажет.
2. «Кількість відвантаження» (жөнелту саны) өрісіне осы жолғы берілімнің саны немесе жалпы берілген сан енгізілетінін және осы жағдайда қандай мән енгізу керегін нақтылаңыз.
3. Түсіндірілген тәртіпті оқу базасында орындаңыз: алдымен бір орындықтың берілімін, содан кейін қалған төрт орындықтың берілімін тіркеңіз. Нәтижені тексеріңіз: барлығы бес орындық берілген, берілетін қалдық — нөл.
4. Өрісті толтыру тәртібін қойма қызметкерлеріне арналған нұсқаулыққа жазыңыз.

Әр тіркеуден кейін қойма қызметкері жалпы берілген сан мен қалдықты сатып алушыға нақты тапсырылған тауармен салыстыруы керек.

Шот бойынша беруді қалай бақылау керек

«Торгівля з випискою рахунка» (шот жазып беру арқылы сауда) режимінде ішінара жөнелту бір шот бойынша бірнеше шығыс жүкқұжатын жасауға мүмкіндік береді. Шығыс жүкқұжаты — жөнелтілетін тауарлар мен олардың саны көрсетілген құжат. «Повністю відвантажені» (толық жөнелтілген) күйі шоттағы барлық тауар оның шығыс жүкқұжаттарына бөлінгенін білдіреді. Жүкқұжаттарды рәсімдейтін қызметкер әр жүкқұжат үшін тауарлар мен олардың санын таңдай алуы үшін «Часткове відвантаження» (ішінара жөнелту) параметрін қосуы керек.

Қойма қызметкері сатып алушының нақты қанша тауар алғанын бөлек салыстыруы керек. Жоғарыдағы шартты мысалда жүкқұжат бес орындықтың бәрін қамтуы мүмкін, бірақ біреуі берілгеннен кейін тағы төртеуін беру қалады.

Әкімші «Автоматично закривати повністю оплачені видаткові накладні в Торгівлі з випискою рахунка» («Торгівля з випискою рахунка» режимінде толық төленген шығыс жүкқұжаттарын автоматты түрде жабу) параметрін қосса, бағдарлама толық төленген жүкқұжаттарды мәжбүрлеп ашқанға дейін оларды өңдеуді бұғаттайды.

Жүкқұжаттың төлемін немесе шот бойынша алдын ала төлемді — сатып алушы алдын ала енгізген ақшаны — бөлу кезінде де толық төленген жүкқұжаттар автоматты түрде жабылады. Бұл ереже төлем сомасы құнынан асатын, артық төленген жүкқұжаттарға қолданылмайды.

Сандағы қатенің себебін қалай анықтау керек

Тіркелген сан нақты берілген санға сәйкес келмесе, қойма қызметкері осы жол бойынша келесі берілімді тоқтатып, ауысым жетекшісін тартуы керек. Себебін бірге анықтаңыз: қызметкер басқа сатылымды таңдады ма, санды қате тіркеді ме, әлде артық тауар берді ме. Түзету тәсілі себепке байланысты.

1. Құжатты, тауарды, есеп орталығын және сатып алушы алғанын растайтын санды салыстырыңыз.
2. Дайындалған және әлі берілмеген бірліктерді санаңыз. Басқа қызметкер беруді жалғастырған-жалғастырмағанын анықтаңыз.
3. Айырмашылықтың мән-жайын ішкі жазбаға тіркеп, осындай қателерді түзету тапсырылған қызметкермен түзету тәсілін келісіңіз.
4. Түзеткеннен кейін берілген сан мен әлі алынбаған қалдықты қайта салыстырыңыз.

Қате жөнелтуді түзету тәсілі белгісіз болса, түзетуге жауапты қызметкер оны Торгсофт техникалық қолдау қызметінен нақтылауы керек. Оған дейін қоймадағы жазбаны сәйкестендіру үшін қайталама сатылым жасамаңыз және төлемді өзгертпеңіз.

Берілмеген сатып алуларды күн сайын қалай бақылау керек

Ауысым жетекшісі «Аналіз відвантажень» (жөнелтулерді талдау) қойындысынан берілген және берілмеген тауарларды қарап шығуы керек. Пішіннің төменгі жағындағы «Історія відвантаження» (жөнелту тарихы) өрісінен өзгерістер енгізілген күн мен уақытты және өзгерістерді енгізген пайдаланушыны тексеріңіз.

Ауысым соңында аяқталмаған берілімдерді қарап шығуды енгізіңіз. Әр берілім бойынша жетекші себебін анықтауы керек: сатып алушы әлі келмеді, тауардың бір бөлігін алды, тасымалды күтіп отыр немесе айырмашылық пайда болды. Содан кейін келесі әрекетті белгілеп, оны орындайтын қызметкерді тағайындаңыз және бұл ақпаратты келесі ауысымға беріңіз.

Қызметкерлердің қолжетімділігін қалай баптау керек

Жеке есептік жазбаларды пайдаланып, қызметкерлерге жұмысына қажетті құқықтарды ғана беріңіз. Әкімші мына әрекеттерді орындауы керек:

1. Қойма қызметкері қажетті сатылымдарды таба алатынын, берілімді тіркеп, оның тарихын қарай алатынын тексеріңіз.
2. Сатылымдарды, төлемді және баптауларды кім өзгерте алатынын анықтаңыз. Бұл қолжетімділікті жетекшімен келісіңіз.
3. Берілген құқықтардың жеткілікті екеніне көз жеткізу үшін әр қызметкерден өз берілім сценарийін өзінің есептік жазбасымен толық орындауды сұраңыз.

Алдымен сатылымға, тауар беруге және айырмашылықтарға жауаптыларды белгілеңіз. Содан кейін әкімші қажетті есеп орталықтарын баптап, қызметкерлермен бірге оқу базасында сатылымды, тауарды ішінара беруді және беруді аяқтауды орындауы керек. Соңында әр қызметкер өз міндеттерін білуі, ал берілген тауардың тіркелген саны мен алынбаған қалдық нақты тапсырылған тауарға сәйкес келуі керек.