Ескі құжаттарды жойып, ағымдағы қорытындыларды сақтаңыз
Дүкен күн сайын сатылымдарды, кірістерді, қайтарымдарды, орын ауыстыруларды және төлемдерді рәсімдейді. Жылдар бойы құжаттардың үлкен тарихы жиналады. Егер база көлемі ұлғайып, онымен жұмыс баяуласа, ағымдағы есепте қандай тарихты сақтау керегін қайта қарастырған жөн.
Торгсофттың «Жабық кезеңдер статистикасын жою» қосымша опциясы жабық айлардағы ескі қаржылық және қойма құжаттарын жояды. Бұл деректер көлемін азайтып, бағдарламаның жұмысын жылдамдатуға көмектеседі. Кейінгі есепке қажет қорытындылар сақталады.
Тазалауды қашан жоспарлау керек
Ескі айлар жабылып, олар бойынша егжей-тегжейлі құжаттар жұмыс базасында енді қажет болмаса, тазалауды қарастырыңыз. Алдымен тарихты қай шекке дейін жойғыңыз келетінін және тексеруге немесе бұрынғы операцияларды талдауға қандай құжаттар әлі қажет болатынын анықтаңыз.
Мысалы, дүкенде бірнеше маусымның тарихы жиналды. Иесіне ағымдағы қалдықтар, жеткізушілер алдындағы берешек және клиенттердің сатып алу сомалары қажет, ал ескі құжаттарды архивте сақтағысы келеді. Мұндай жағдайда дайындықты қорытындыларды салыстырудан және резервтік көшірме жасаудан бастаған жөн.
Жойғаннан кейін не сақталады
Торгсофт соңғы жабық кезеңнің соңындағы жеткізушілермен және сатып алушылармен өзара есеп айырысуларды көрсететін бастапқы берешектерді жасайды. Қоймалардың жай-күйі сол кезеңнің соңғы күніндегі кіріс жүкқұжаттарына тауар соңғы рет сатып алынған валютада көшіріледі. Help бойынша, жоюға дейінгі және кейінгі қойма қорытындылары сәйкес келуі керек, бірақ жою күні жекелеген есеп орталығында теріс қалдығы болған тауарлар бұған кірмейді. Осылайша ағымдағы есеп ескі құжаттардың толық тарихына емес, бастапқы деректерге сүйенеді.
Клиенттердің жинақталған сатып алу сомалары мен кассалардың жай-күйі де сақталады. Сонымен бірге жойылған кезеңдегі құжаттарды өзгерту журналы мен пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы тазартылады. Help бойынша, жойылатын қойма құжатымен байланысты тауарды қамтитын жиынтық салық шот-фактурасы басқа кезеңдердің операцияларын қамтыған күннің өзінде толық жойылуы мүмкін. Жағдайларды талдау үшін ескі өзгерістер қажет болуы мүмкін болса, іске қоспас бұрын мұны ескеріңіз.
Бөлек сақтап қою маңызды
Базаның архиві және тазалауға дейін жазып алынған қорытындылар: олар нәтижені тексеру және қажет болса қалпына келтіру үшін керек.
Қалай дайындалып, нәтижені тексеруге болады
Қажетті айларды анықтаңыз
Тарихын жоюды жоспарлаған ескі кезеңдерді таңдаңыз. Жою жабық айлар бойынша орындалады, сондықтан тиісті кезеңдер алдын ала жабылуы керек. Статистика ең ескі айдан бастап таңдалған жабық кезеңге дейін ретімен жойылады; бастапқы тауар қалдықтарын қалыптастыру үшін соңғы жабық ай көрініп тұрады. Егер сатылымға қатысты қайтарым кейінгі, әлі жойылмаған кезеңде рәсімделсе, сол сатылым бар кезең жойылмайды.
Қорытындыларды жазып алыңыз
Қоймалардағы тауар санын, жеткізушілер мен сатып алушылардың берешегін, кассалар мен шоттардағы ақшаны, сатып алу сомаларын және клиенттердің ағымдағы бонустарын тіркеңіз. Валюталық есеп айырысулар үшін көрсеткіштерді әр валюта бойынша бөлек жазып алған ыңғайлы.
Архивті сақтаңыз
Жою алдында бағдарлама базаның резервтік көшірмесін жасауды ұсынады. Тазалауды бастамай тұрып оны сақтаңыз. Жоюды базасы орналасқан сервер компьютерінде орындау қажет.
Тазалаудан кейін деректерді салыстырыңыз
Дәл сол көрсеткіштерді жоюға дейінгі жазбалармен салыстырыңыз. Көрсеткіштер бір бірліктен артық айырмашылық көрсетсе, техникалық қолдау қызметіне хабарласып, базаны архивтен қалпына келтіруді келісіңіз.
Тазалауды дүкенге қолайлы уақытқа жоспарлаңыз. Архивті кім сақтайтынын және аяқталғаннан кейін қалдықтар мен өзара есеп айырысуларды кім тексеретінін алдын ала келісіңіз.
Опцияны қосу жайын нақтылаңыз
Қосу бойынша кеңес алу үшін тапсырыстар бөліміне Telegram арқылы @torgsoft_sale немесе +38 (067) 558 37 84 телефоны бойынша хабарласыңыз.
Алдыңғы қадамға оралу