Видалення статистик закритих періодів — це додаткова опція Торгсофт, яка видаляє старі фінансові та складські документи в раніше закритих місяцях і залишає лише підсумки, потрібні для подальшого обліку. Потрібна, коли база за роки роботи стала великою та почала гальмувати програму.
Опція підходить магазинам і торговим мережам, у яких накопичилося багато реалізацій, прибуткових накладних, переміщень і повернень. Така база збільшується в обсязі, сповільнює відкриття форм і звітів та наближається до межі розміру безкоштовних редакцій сервера. Ще одна причина — небажання залишати у програмі повну історію товарообігу за минулі роки.
У результаті ви отримуєте очищену та швидшу базу, у якій збережено поточні залишки товарів, взаєморозрахунки з постачальниками й покупцями, стан кас і накопичені суми покупок клієнтів. Перед видаленням програма пропонує створити резервну копію, тож стару базу можна зберегти для перегляду.
Очистіть базу від старих документів без втрати поточних залишків
Опція видаляє дані за закритими місяцями помісячно та зберігає підсумки для коректного обліку.
Що таке видалення статистик закритих періодів
У програмі обліку Торгсофт фіксується кожна дія: продажі, приходи, витрати, фінансові операції, створення та зміна документів. З роками ці дані виконують своє завдання, але продовжують зберігатися в базі та впливати на швидкість роботи. Опція видаляє документи за обрані закриті місяці й залишає лише підсумки, на підставі яких ведеться поточний облік.
Базові поняття
Закритий період
Місяць, для якого виконано дію Закрити період. Видаляти можна лише закриті місяці.
Початкові борги
Записи, що фіксують стан взаєморозрахунків з контрагентами на кінець останнього закритого періоду.
Початкові залишки
Прибуткові накладні за останній день закритого періоду, що відображають стан складів у валюті останньої закупівлі.
Резервна копія
Архів бази, який програма пропонує зробити перед видаленням, щоб можна було повернутися назад.
Серійні номери
Для товарів із гарантійним обліком створюються окремі прибуткові накладні з ціною та постачальником кожного номера.
Лог видалення
Дія для кожного періоду, що показує розбіжності за касами, рахунками, клієнтами, товарами та контрагентами.
Для кого ця опція
Магазини з історією
Точки, що працюють кілька років і накопичили велику кількість документів.
Торгові мережі
Бізнеси з кількома точками та великим товарообігом, де база зростає швидко.
Безкоштовний сервер
Ті, хто працює на безкоштовній редакції SQL Server з обмеженням на розмір бази.
Захаращена номенклатура
Бази, у яких накопичилися товари, що давно вийшли з асортименту.
Кому не потрібна. Якщо ви працюєте недавно, база невелика й програма не гальмує, видаляти статистики передчасно. Опція корисна тоді, коли обсяг даних реально впливає на швидкодію або наближається до межі розміру сервера.
Коли підключати одразу
- програма помітно сповільнилася при відкритті реалізацій, стану складу та звітів;
- розмір бази наближається до межі безкоштовної редакції SQL Server;
- потрібно прибрати з номенклатури товари, що давно не продаються;
- ви не хочете зберігати у програмі детальний товарообіг за минулі роки.
Які задачі вирішує опція
Як це виглядає до і після
До
База зберігає всі документи за роки роботи. Реєстри відкриваються повільно, звіти оновлюються довго, а розмір бази наближається до межі сервера.
Після
Документи за старі закриті місяці видалено, у базі залишилися поточні залишки, борги та підсумки. Форми відкриваються швидше.
Як працює: 6 кроків
Активуйте опцію. Увімкніть функцію в пункті меню Налаштування — Перелік додаткових функцій. Після цього стане доступним розділ Налаштування — Параметри — Додаткові функції — Видалення статистики закритих періодів.
Закрийте потрібні місяці. Перейдіть у пункт меню Аналіз — Період і кнопкою Зміна стану виберіть Закрити період. Якщо за період є від’ємні залишки, програма повідомить і сформує звіт.
Збережіть резервну копію. Перед видаленням оновіть програму до останньої версії. Під час операції Торгсофт запропонує зробити архів бази, щоб можна було повернутися назад.
Запустіть видалення. Натисніть Видалити статистику закритих періодів, підтвердіть, що ви за серверним комп’ютером, і введіть номер ліцензії (його видно в пункті Допомога — Про програму). З клієнтського комп’ютера видалення заборонене.
Перегляньте, що збережено. Видалення йде помісячно, починаючи з найстарішого, по той період, на якому стоїть курсор. Останній закритий місяць залишається, щоб початкові залишки бралися з його останнього дня. Після видалення дата початку ведення обліку автоматично змінюється на перший день першого невидаленого періоду.
Звірте підсумки. Порівняйте кількість товару на складах, борги контрагентів, баланси кас і рахунків та суми бонусів до й після видалення. Якщо показники розійшлися більш ніж на одну одиницю, зверніться у службу технічної підтримки.
Важливо. Програма не видалить період, у якому є реалізація, а повернення за цим товаром було проведене в пізнішому, ще не видаленому періоді. Це захищає рух товару та розрахунок собівартості.
Для великих баз видалення краще запускати після створення архіву та завершення фонових завдань автоматичного розрахунку собівартості — програма повідомить про активні завдання й запропонує їх деактивувати. Очищення зручно планувати на час мінімального навантаження.
Спробуйте опцію у своїй базі
Завантажте демоверсію на 30 днів і перевірте, як працює очищення на копії вашої бази. Дані залишаються на вашому комп’ютері.
Можливості опції
Сценарії за нішами
Магазин одягу з історією
За кілька сезонів накопичилися тисячі позицій, частина з яких давно не продається. Магазин видаляє старі періоди без переносу нульових товарів і чистить повний перелік товарів і послуг.
Мережа на безкоштовному сервері
Кілька точок дають великий товарообіг, і база наближається до межі редакції SQL Server. Видалення закритих періодів зменшує обсяг даних і дозволяє працювати далі.
Сервісний центр із гарантією
Бізнес веде серійний облік техніки. Опція зберігає окремі приходи серійних номерів із цінами та постачальниками, тож гарантійний облік залишається коректним.
Приклад
Приклад ілюстративний. Магазин працює в Торгсофт шість років, база виросла, а реєстри відкриваються повільно. Власник вирішує залишити дані лише за останній рік.
Перед видаленням він оновлює програму, закриває потрібні місяці й створює резервну копію. Після очищення старі періоди видалено, форми відкриваються швидше, а поточні залишки, борги та бонуси клієнтів збережені. Стару базу техпідтримка розгортає окремо для перегляду історії за потреби.
З якими опціями та обладнанням працює
- Облік гарантійних товарів за серійними номерами: для таких товарів під час видалення створюються окремі прибуткові накладні з валютою, підприємством, постачальником і закупівельною ціною кожного серійного номера.
- Прокат товарів.
- Ремонт та гарантійне обслуговування.
- Зарплата та мотивація персоналу.
- Облік товарних запасів.
Комплексна автоматизація. Опція не потребує окремого обладнання. Вона працює на сервері з базою даних і поєднується з рештою функцій Торгсофт, не порушуючи поточний облік. Якщо у видалених періодах були пов’язані операції інших модулів, перед очищенням варто уточнити наслідки у службі технічної підтримки на копії бази.
Ціна та умови підключення
- Ліцензії. Торгсофт Старт, Торгсофт Ультра, Торгсофт Термінал.
- Підключення. Ліцензія купується лише для сервера, на якому розміщена база.
- Демоверсія. Безкоштовно на 30 днів, усі функції активуються без коду.
Ліцензія купується лише для сервера, на якому розміщена база. Дана опція доступна, починаючи з версії Торгсофт® 7.6.4 (БД 354) і пізніших.
Як підключити
- Завантажте демоверсію та перевірте опцію на копії вашої бази.
- Оформіть опцію в інтернет-магазині або зверніться за консультацією.
- Активуйте функцію в пункті Налаштування — Перелік додаткових функцій і налаштуйте параметри видалення.
Часті питання
Чи буде видно старий товарообіг у робочій базі?
Після видалення статистик детальні документи за очищені періоди не відображаються в робочій базі, тож сторонні особи не визначать товарообіг за ці місяці. У програмі залишаються підсумки для поточного обліку: залишки, початкові борги, стан кас і суми покупок клієнтів. Якщо перед видаленням створено архів, стару базу можна зберігати окремо для перегляду.
Чи можна зберегти стару базу для перегляду?
Так. Перед видаленням програма пропонує створити резервну копію. Службі технічної підтримки можна доручити розгорнути цей архів окремо, щоб переглядати стару історію за потреби.
Як прибрати з номенклатури товари, що давно не продаються?
У налаштуваннях вимкніть перемикач переносу товарів з нульовою кількістю. Тоді такі товари не потраплять у накладну початкових залишків, і їх можна буде видалити з повного переліку товарів і послуг.
Що буде з боргами клієнтів і нашими боргами постачальникам?
Вони не обнуляться. Програма створює початкові борги, що відображають взаєморозрахунки на кінець закритого періоду. Суми покупок для знижок, бонуси та стан кас також зберігаються.
Як програма знатиме, від якого постачальника товар на складі?
Увімкніть перемикач збереження постачальника. Він зберігає прив’язку товару до постачальника й працює за методами розрахунку собівартості по партіях поставки.
Чи можна продавати товар під час видалення?
Так, у програмі можна проводити реалізації на касі, поки триває видалення. Масштабне видалення великої бази краще запускати в неробочий час.
Чому програма не дає видалити місяць?
Якщо в періоді є реалізація, а повернення за цим товаром було проведене в пізнішому невидаленому періоді, програма не видалить такий місяць. Це захищає рух товару та розрахунок собівартості.
На якому комп’ютері виконувати видалення?
Лише на серверному комп’ютері, де розміщена база. З клієнтського комп’ютера видалення статистик заборонене.
З якою ліцензією та версією працює опція?
Опція доступна в ліцензіях Торгсофт Старт, Ультра та Термінал, починаючи з версії Торгсофт® 7.6.4 (БД 354). Ліцензія купується лише для сервера, на якому розміщена база.
Що робити, якщо підсумки після видалення розійшлися?
Звірте кількість товару, борги, баланси кас і бонуси до й після операції. Якщо різниця більша за одну одиницю, зверніться у службу технічної підтримки та відновіть базу з резервної копії.
Повернутися до попереднього кроку