Видалення статистик закритих періодів — це опція Торгсофт, яка очищує старі фінансові та складські документи в закритих періодах, зберігаючи актуальні дані.
За роки роботи база даних накопичує велику кількість реалізацій, прибуткових накладних, переміщень і повернень. Це збільшує розмір бази та впливає на швидкість роботи програми. Опція видаляє документи за обрані закриті періоди, зберігаючи при цьому зведені підсумки, актуальні взаєморозрахунки з постачальниками й клієнтами та поточні залишки товарів.
Перед видаленням програма пропонує створити резервну копію. Опція потрібна магазинам і мережам, у яких база даних за роки роботи стала великою та почала впливати на швидкість роботи програми.
Коли видаляти інформацію з бази на сервері?
У програмі обліку Торгсофт накопичується багато інформації: реєструються усі продажі, кожна дія користувача, приходи та витрати, створення, зміна та видалення документів, фінансові операції. Це дані, які вже виконали своє завдання — дали власнику бізнесу інформацію про поточний стан справ та дозволили прийняти управлінські рішення.
Але накопичена інформація впливає на продуктивність сервера. Наприклад, якщо в реєстрі прибуткових накладних відкривати довгий період із великою кількістю старих документів, програма підтягуватиме більше даних. Це може сповільнювати роботу та потребувати більшої потужності комп’ютера.
Крім швидкості, у базі залишається повна історія товарообігу за попередні періоди. Після видалення статистик сторонні особи не зможуть визначити товарообіг за видалені періоди.
Торгсофт може скоротити обсяг накопичених даних без втрати важливої інформації, яка впливає на поточний управлінський та складський облік.
Як працює видалення статистик закритих періодів
Додаткова опція «Видалення статистик закритих періодів» видаляє дані за минулі місяці, але зберігає підсумки для правильного розрахунку поточної інформації та подальшого обліку.
Опція знаходиться в меню «Аналіз — Період». Дані видаляються за закритими періодами помісячно, починаючи з найстарішого.
Що видаляється з бази даних Торгсофт
Після очищення статистик закритих періодів буде повністю видалена така інформація:
- усі документи по руху товару: оприбуткування, реалізації, повернення, внутрішні переміщення, списання, повернення постачальнику та браку;
- усі фінансові документи: приходи та витрати по касі й рахунках, переміщення між касами та рахунками, взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями;
- інформація в режимі «Торгівля з випискою рахунку»: комерційні пропозиції, рахунки, видаткові накладні, оплати;
- дані режимів Прокат та Ремонт;
- дані режиму Зарплата: усі нарахування та виплати;
- інформація про замовлення клієнтів, виробничі акти та маршрутні листи.
У видалених періодах не залишається жодних даних — так, ніби в цей час облік не вівся.
Яка інформація про торгівлю збережеться?
Інформація про постачальників, клієнтів і номенклатуру товару залишається незмінною, так само як кількість товарів на складі, знижки, покупки клієнтів, стан кас і суми боргів контрагентів.
На початок періоду, що слідує за видаленим, переноситься:
- стан складу по товарах;
- початкові суми в касах та на розрахункових рахунках;
- початкові борги контрагентів.
Ці значення відповідають підсумкам видалених періодів.
Що важливо знати перед видаленням статистик закритих періодів
- перед видаленням обов’язково створіть резервну копію бази даних;
- перед початком оновіть Торгсофт до останньої версії;
- не рекомендується видаляти дані одразу після завершення місяця через можливі повернення та доопрацювання документів;
- після видалення аналітика за ці періоди буде недоступна — зберігаються лише підсумкові дані;
- після операції перевірте коректність даних до і після видалення:
- кількість товарів на складах;
- суми боргів контрагентів по кожній валюті;
- баланси кас і розрахункових рахунків;
- підсумкові суми для знижок і бонусів клієнтів.
Дані до та після видалення мають повністю збігатися.
Вимоги для роботи опції
- ліцензії Торгсофт Старт, Ультра або Термінал версії 7.6.4 і новіше;
- встановлена додаткова опція «Видалення статистик закритих періодів».
Повернутися до попереднього кроку