Облік гарантійних товарів за серійними номерами — це опція Торгсофт, яка веде облік кожної одиниці товару за унікальним серійним номером і друкує гарантійний талон при продажу.
Під час прийому товару на склад товарознавець вносить серійні номери одиниць. При продажу касир сканує або вводить номер, програма прив’язує цю одиницю до покупця, фіксує дату й друкує або пропонує надрукувати гарантійний талон відповідно до налаштувань. Коли клієнт звертається з гарантією, за серійним номером можна побачити дату продажу, покупця та строк дії гарантії.
Опція підходить для магазинів мобільних телефонів, побутової техніки, інструменту, годинників, оптики, велосипедів та інших товарів із гарантійним зобов'язанням. Умови підключення залежать від ліцензії та версії Торгсофт — перевірте їх у вимогах до опції нижче.
Гарантія під контролем за кожним серійним номером
Прив'язуйте одиницю товару до покупця, друкуйте гарантійний талон і бачте залишок гарантії за номером.
Що таке облік за серійними номерами
Потреба в обліку серійних номерів виникає, коли кожна одиниця товару має свій унікальний номер. Для такого товару треба бачити весь шлях окремої одиниці — від приходу на склад до продажу покупцеві, друкувати гарантійний талон, а після продажу зберігати дані й рахувати термін гарантійних зобов'язань.
Опція Торгсофт веде такий облік у трьох режимах: гарантійний, строгий гарантійний і гарантійний облік без серійних номерів. Для кожного товару ви обираєте свій режим і задаєте термін гарантії.
Базові поняття
Серійний номер
Унікальний номер окремої одиниці товару, за яким її відстежують у програмі.
Гарантійний талон
Документ, який друкується при продажу і підтверджує гарантію на товар.
Термін гарантії
Період гарантійних зобов'язань. Програма рахує залишок за кожним номером.
Гарантійний облік
Базовий режим: серійний номер вводять при приході й продажу без перевірки збігу.
Строгий облік
Програма перевіряє унікальність номера та його наявність на складі.
Без серійних номерів
Облік гарантії й друк талона для товарів, які не мають унікального номера.
Для кого ця опція
Мобільні телефони та гаджети
Кожен апарат має унікальний номер. За ним видно, коли товар проданий і чи діє гарантія.
Побутова техніка та електроніка
Гарантійні строки великі, тож потрібен контроль терміну й друк талонів.
Інструмент та обладнання
Серійні номери при приході й продажу плюс автоматичний гарантійний талон.
Годинники, оптика, велосипеди
Товари з гарантією, де важливо зберегти дату продажу й покупця.
Кому не потрібна. Магазинам, де товар не має гарантійних зобов'язань і не потребує талона — наприклад, продукти, дрібні витратні матеріали чи товари без строку гарантії.
Коли підключати одразу
- ви продаєте техніку чи інший товар із гарантійним строком;
- ви видаєте покупцеві гарантійний талон;
- ви ведете гарантійний ремонт і шукаєте товар за серійним номером;
- ви хочете бачити шлях кожної одиниці від приходу до продажу.
Які задачі вирішує опція
Як це виглядає до і після
До
Гарантійні дані ведуть у зошиті або Excel, талони пишуть від руки. При зверненні клієнта продавець довго шукає дату продажу й строк гарантії, а серійний номер на полиці не завжди збігається з документами.
Після
Кожна одиниця має серійний номер у базі, талон друкується при продажу. За номером видно покупця, дату продажу та залишок гарантії, а рух товару можна простежити від приходу до продажу.
Як працює: 6 кроків
Налаштування. Оберіть для товару тип обліку — гарантійний, строгий гарантійний або без серійних номерів — і задайте термін гарантії.
Прихід. Під час оприбуткування товарознавець вносить серійні номери одиниць. У строгому обліку програма перевіряє унікальність номера й шукає збіг у базі.
Продаж. Касир вводить або сканує серійний номер. Програма прив'язує одиницю до покупця та фіксує дату продажу.
Гарантійний талон. Залежно від налаштування талон друкується автоматично, пропонується до друку або не друкується.
Контроль строку. Торгсофт рахує залишок гарантії за кожним серійним номером.
Звернення з гарантією. За серійним номером видно дату продажу, покупця та залишок гарантії. У режимі ремонту товар знаходять за тим самим номером.
Важливо. Щоб увімкнути облік за серійними номерами для конкретного товару, його кількість на складі має дорівнювати 0. Якщо товар уже є в наявності, спочатку поверніть його постачальнику в програмі, увімкніть налаштування, а потім оприбуткуйте за новими правилами обліку.
Спробуйте у себе
Завантажте демоверсію на 30 днів і налаштуйте облік за серійними номерами на власному асортименті. Усі дані залишаються на вашому комп'ютері.
Можливості опції
Сценарії за нішами
Магазин мобільних телефонів
Строгий гарантійний облік: кожен серійний номер унікальний. При поверненні програма перевіряє, чи продавали саме цей апарат, тож чужий товар не оформити.
Магазин інструменту
Гарантійний облік: серійні номери вносять при приході й продажу, а гарантійний талон друкується автоматично за шаблоном.
Оптика та годинники
Облік без серійних номерів для товарів із гарантійним строком, але без унікального номера. Програма все одно друкує талон і рахує термін.
Приклад
Магазин електроінструменту веде строгий гарантійний облік. Клієнт приносить дриль із поломкою. Продавець вводить серійний номер, і програма показує: товар проданий три місяці тому, гарантія діє ще дев'ять. Заявку оформлюють у режимі ремонту за тим самим номером.
Раніше пошук дати продажу займав час і не завжди давав результат. Тепер уся історія одиниці доступна за серійним номером. Приклад ілюстративний.
З якими опціями та обладнанням працює
- Ремонт та гарантійне обслуговування — оформлення заявок на гарантійний ремонт із пошуком товару за серійним номером.
- Ліцензії Торгсофт — опція працює на Старт, Ультра та Термінал.
- Сканер штрих-кодів — швидке введення серійного номера при приході та продажу.
- Принтер — друк гарантійних талонів і документів руху товару.
Комплексна автоматизація. Облік за серійними номерами разом з опцією ремонту й гарантійного обслуговування дає повний цикл: від приходу товару й продажу з талоном до гарантійного ремонту за тим самим номером.
Ціна та умови підключення
Як підключити
- Завантажте демоверсію та протестуйте облік на своєму асортименті.
- Зверніться за консультацією, щоб підібрати потрібний режим обліку.
- Підключіть опцію до вашої ліцензії Торгсофт.
Часті питання
Що таке облік гарантійних товарів за серійними номерами?
Це додаткова опція Торгсофт, яка веде облік кожної одиниці товару за унікальним серійним номером, друкує гарантійний талон при продажу й рахує термін гарантії.
Чим відрізняються три режими обліку?
Гарантійний облік вимагає введення серійного номера без перевірки збігу. Строгий перевіряє унікальність і наявність номера на складі. Облік без серійних номерів веде гарантію й талон для товарів без унікального номера.
Чи можна вести гарантію без серійних номерів?
Так. Режим без серійних номерів підходить для товарів із гарантійним строком, але без унікального номера. Програма все одно друкує талон і контролює термін.
Чому не можна увімкнути облік для товару, який уже на складі?
Кількість товару на складі має дорівнювати 0. Якщо товар у наявності, спочатку поверніть його постачальнику в програмі, увімкніть налаштування, а потім оприбуткуйте за новими правилами.
Чи друкується гарантійний талон автоматично?
Це залежить від налаштування. Талон можна друкувати автоматично при продажу, пропонувати до друку або не друкувати.
Чи можна налаштувати шаблон гарантійного талона?
Так. Шаблон талона налаштовується окремо для кожного виду товару.
Як перевірити, скільки гарантії лишилось?
Торгсофт рахує залишок гарантії за кожним серійним номером, тож термін видно одразу при пошуку товару.
Що робить строгий гарантійний облік при поверненні?
Програма перевіряє, чи цей серійний номер справді був проданий, а також виявляє повторне надходження одиниці, яку вже повертали постачальнику.
Як проводиться інвентаризація за серійними номерами?
Для цього є окремий тип відомості. Вона не закриється, якщо знайдено серійний номер, якого немає на складі в програмі, тож помилку в документах руху видно одразу.
З якими ліцензіями працює опція?
Опція доступна на ліцензіях Торгсофт Старт, Ультра та Термінал.
Повернутися до попереднього кроку