Фінансовий облік у Торгсофт — це вбудована система контролю грошей магазину за простою прибутково-видатковою схемою, без бухгалтерських проводок. Кожен продаж, оплата постачальнику, витрата чи вилучення власника фіксується за своєю статтею фінансового аналізу, і програма автоматично рахує виручку, собівартість, прибуток і залишки коштів.
Сторінка для власників магазинів і ФОП, які продають щодня, але не можуть точно відповісти, скільки заробив бізнес за місяць, куди пішли гроші і чому при добрій виручці каса порожня. Облік у зошиті та Excel не дає цих відповідей: дані вносяться вручну, собівартість не рахується, а дрібні витрати губляться.
У результаті власник бачить у програмі чотири головні числа: прибуток за період по кожній торговій точці, рух грошей за статтями витрат, борги в обидва боки — клієнтів і постачальникам, а також повну вартість бізнесу, включно з коштами, замороженими в товарі на складі. Еквайринг списується автоматично за заданим відсотком, тож за регулярної фіксації комісій залишки в програмі сходяться з банківською випискою. Для всього цього не потрібні бухгалтерська освіта, окремий фінансовий сервіс чи щоденна робота з таблицями.
Фінансовий облік для ФОП і магазину в програмі Торгсофт
Виручка, собівартість і прибуток рахуються автоматично з кожного продажу на касі. Витрати, борги і власні вилучення — за зрозумілими статтями, а залишки грошей у програмі звіряються з банківською випискою за лічені хвилини.
Що бачить власник щодня
Прибуток місяця
Виручка, собівартість проданого і чистий результат — окремо по кожному магазину чи напряму в звіті Аналіз — Період.
Куди пішли гроші
Оренда, зарплата, реклама, комісії банку — кожна витрата за своєю статтею фінансового аналізу, з деталізацією по гілках.
Гроші в товарі
Вартість усіх залишків за собівартістю — сума, яка пояснює, чому прибуток є, а вільних коштів у касі немає.
Борги в обидва боки
Хто з клієнтів винен за товар з відстрочкою, скільки і кому винні ви — у режимі Оплата — Баланс з партнерами.
Залишки як у банку
Еквайринг списується автоматично за заданим відсотком, а звірка залишку з банківською випискою займає хвилини.
Гроші власника
Особисті витрати фіксуються за статтею «Дивіденди» — видно, скільки взято з бізнесу і чи не перевищує це прибуток.
Чотири числа, які підприємці плутають найчастіше
Торгсофт розводить ці числа по різних звітах, тож формула «прибуток є, а грошей немає» перестає бути загадкою: видно і результат бізнесу, і реальний рух коштів, і суму, заморожену в товарі.
Як влаштовано: статті фінансового аналізу
Будь-який рух грошей у програмі прив'язується до статті фінансового аналізу. Системні статті працюють автоматично: гроші від продажів лягають на «Торгову виручку», оплати за товар — на «Розрахунки з постачальниками», банківський відсоток з карткових оплат — на «Еквайринг». Власні витрати — оренду, комунальні, рекламу — власник вносить фінансовим документом і будує під себе дерево статей будь-якої деталізації.
Якщо стаття позначена як витратна, її суми автоматично віднімаються від торгової виручки при розрахунку прибутку. Так «невидимі» витрати перестають ховатися і повний облік доходів і витрат складається сам, з щоденних операцій.
Порада з практики підтримки. Особисті витрати власника фіксуйте за окремою статтею «Дивіденди» — видатковим касовим ордером, де ви вказані контрагентом. За потреби статтю ділять на підстатті: авто, житло, навчання. Тоді видно, чи не перевищують вилучення реальний прибуток — інакше бізнес починає проїдати обігові кошти.
До і після впровадження фінансового обліку
Без обліку
Виручка відома «по касі», прибуток — на відчуття. Дрібні витрати і комісії ніде не фіксуються, борги живуть у пам'яті та месенджерах, а питання «де гроші» наприкінці місяця не має відповіді.
З обліком у Торгсофт
Прибуток за місяць — у звіті, витрати — за статтями, борги — у балансі з партнерами, залишок на рахунку звіряється з банком за хвилини. Питання «де гроші» має точну відповідь із сумами.
Чотири питання власника — чотири звіти
Щотижневий контроль грошей магазину зводиться до чотирьох звітів: Аналіз — Період відповідає, чи заробляє бізнес; Баланс за статтями фінансового аналізу — куди пішли гроші; Витяг за період звіряє стан каси і розрахункового рахунку з банком по днях; Баланс з партнерами показує борги в обидва боки. На кожен достатньо кількох хвилин.
П'ятий звіт — для головного питання. Аналіз вартості бізнесу збирає в одну картину собівартість усіх залишків товару, готівку в касах, безготівкові кошти на рахунках, вартість обладнання і підсумковий баланс з партнерами. Це реальна капіталізація бізнесу на сьогодні: видно, скільки грошей заморожено в товарі, а скільки у вільному доступі. Динаміка відображається графіками, а щоденний баланс підприємця показує стан за всіма торговими точками.
Подивіться на цифри свого магазину
Встановіть демоверсію, оприбуткуйте товар і проведіть перші продажі — наприкінці місяця Торгсофт покаже реальний прибуток, структуру витрат і вартість вашого бізнесу.
Можливості фінансового обліку в Торгсофт
Сценарії за нішами
Магазин одягу з реалізацією
Частина колекцій береться в постачальника під реалізацію. Звіт за FIFO показує, скільки саме продано і яку суму час сплатити — без ручних звірок накладних.
Продажі через дропшиперів
Товар відвантажується посереднику без оплати. Програма веде його борг, рахує відсоток заробітку і закриває накладні в міру надходження оплат.
Мережа з двох точок
Кожен магазин — окремий центр обліку. Аналіз — Період показує прибуток кожної точки окремо, і видно, яка з них реально заробляє.
Приклад
Умовний магазин взуття: за звітом місяць прибутковий, а вільних грошей у касі немає. Аналіз вартості бізнесу показує розклад: 68% коштів — товар на складі за собівартістю, 22% — гроші в касах і на рахунках, 10% — борги клієнтів за відстрочками. Прибуток не зник — він лежить у новій колекції. Рішення тепер приймається свідомо: розпродати залишки минулого сезону і зменшити наступну закупівлю замість термінового кредиту.
З якими опціями та версіями працює
Ядро фінансового обліку — статті, фінансові документи для витрат і дивідендів, звіти, борги, собівартість — працює в базовій програмі. Окремі задачі закривають додаткові опції:
- Банківські виписки | Ліцензія на 1 рік — автоматичне завантаження виписок з Приват24 і monobank для швидкої фіксації комісій та звірки безготівкових оплат;
- Програмний РРО | Ліцензія на 1 рік — фіскалізація продажів без окремого касового апарата;
- Зарплата та мотивація персоналу — витрати на персонал рахуються прозоро: ставки, KPI, премії;
- Мобільний додаток Торгсофт — виручка, залишки і стан торгової мережі на смартфоні власника.
Фінансовий облік доступний і в десктопній версії Торгсофт Ультра з разовою оплатою ліцензії, і в хмарній Торгсофт-Онлайн. Десктопна версія веде облік у межах магазину без інтернету. Порівняти варіанти допоможе огляд ліцензій.
Фінансовий облік — частина комплексної автоматизації магазину: товарний облік, каса, клієнтська база і гроші працюють в одній системі, тож окремо зводити їх не доводиться.
Часті питання про фінансовий облік
Як вести облік витрат бізнесу і особистих трат власника?
Будь-які грошові рухи класифікуються статтями фінансового аналізу: створіть власне дерево статей — «Оренда», «Комунальні», «Зарплата», «Дивіденди». Витрата вноситься фінансовим документом із зазначенням статті; витратні статті автоматично віднімаються від торгової виручки при розрахунку прибутку. Особисті трати фіксуйте за окремою статтею «Дивіденди» — так гроші бізнесу і власні не змішуються, і видно, чи не перевищують вилучення реальний прибуток.
Як контролювати борги постачальникам і товар під реалізацію?
У режимі Оплата — Баланс з партнерами видно товарно-грошовий баланс за кожним постачальником: на яку суму отримано товар і скільки вже сплачено; борг гаситься видатковим ордером просто з цього вікна. Для товару під реалізацію є звіт «Аналіз продажів товару на реалізації»: за принципом FIFO він рахує, скільки товару постачальника вже продано покупцям, і формує точну суму до сплати за реалізований обсяг.
Чому виручка в касовому звіті за день не збігається з товарним звітом?
Звіт по касі за день будується лише з фінансових документів за системною статтею «Торгова виручка». Якщо при оплаті реалізації помилково обрано іншу статтю, продаж є в товарних звітах, але в касовий як виручка не потрапляє. Ще одна причина розбіжностей — повернення: в одних звітах їх сума віднімається від виручки, в інших виводиться окремою колонкою. Перевірте статті фінансових документів за день — розбіжність знаходиться швидко.
Як врахувати еквайринг і комісії банку, щоб залишки збігалися з банком?
Відсоток еквайрингу задається в налаштуваннях розрахункового рахунку — при кожній безготівковій оплаті програма сама рахує комісію, списує її і відносить на статтю «Еквайринг». Щомісячні списання за обслуговування рахунку вносяться фінансовим документом на статтю «Комісія банку» вручну або підтягуються автоматично опцією Банківські виписки з Приват24 і monobank. За регулярної фіксації комісій залишок у програмі сходиться з банківською випискою, а розбіжності знаходяться звіркою за хвилини.
Чому неправильно рахується собівартість і як її виправити?
Собівартість рахується одним з двох методів на вибір: «Остання закупівельна ціна» або «За партіями поставки» (FIFO). Типові причини збоїв: продаж товару в мінус до його оприбуткування, документи заднім числом, незаповнена закупівельна ціна в приході. Для виправлення зайдіть у режим Аналіз — Період і натисніть кнопку перерахунку собівартості — програма заново вибудує хронологію руху товарів і виправить цифри.
Прибуток за звітами є, а вільних грошей немає. Де вони?
Відкрийте Аналіз вартості бізнесу. Звіт сумує собівартість усіх залишків товару, готівку в касах мережі, кошти на розрахункових рахунках і підсумковий баланс з партнерами. Так видно реальну капіталізацію бізнесу і головне — скільки грошей заморожено в товарі. Найчастіше відповідь саме там: прибуток перетворився на запаси. Щоденний баланс підприємця показує цю картину за всіма торговими точками.
Як вести облік при роботі з дропшиперами і дилерами?
Для схеми «відвантажили без оплати, посередник продав і сплатив за мінусом своєї комісії» у програмі є функція «Посередник». Створюється картка посередника, при виписці рахунку чи реалізації вказується продаж через нього. Програма паралельно веде його борг за відвантажений товар, рахує відсоток заробітку з продажів і списує оплати з прив'язкою до видаткових накладних.
Чи потрібна бухгалтерська освіта для роботи з фінансовим обліком?
Ні. Облік побудований за простою прибутково-видатковою схемою без бухгалтерських проводок. Виручка і собівартість рахуються автоматично з продажів, ручного внесення потребують лише витрати на кшталт оренди — це кілька хвилин на тиждень. Управлінський облік для власника не замінює податкову звітність, яка ведеться за своїми правилами.
Чим фінансовий облік у Торгсофт відрізняється від онлайн-сервісів обліку грошей?
Сервіси обліку платежів бачать лише рух коштів за рахунками. Торгсофт поєднує гроші з товаром і касою: програма знає собівартість кожної позиції, вартість залишків на складі, прибуток за товаром і точкою, працює зі сканером, терміналом і РРО. Додатково десктопна версія купується один раз, без щомісячної підписки.
Скільки коштує програма і як спробувати?
Вартість залежить від обраної ліцензії та формату — десктопного чи хмарного; актуальні ціни наведені в огляді ліцензій. Спробувати можна безплатно: демоверсія на 30 днів має повний функціонал, встановлення займає близько десяти хвилин, а з налаштуванням допомагає служба техпідтримки сім днів на тиждень.
Повернутися до попереднього кроку