Програма для роздрібної торгівлі Торгсофт веде товарний і фінансовий облік магазину. У програмі працівники оформлюють прихід, продажі й повернення, друкують етикетки, контролюють залишки, готують замовлення постачальникам і обробляють онлайн-замовлення.
Торгсофт зберігає дані про товари, гроші та дії працівників в обліковій базі. Керівник бачить розбіжності, планує закупівлі та перевіряє роботу кожної торгової точки.
Які завдання власника роздрібного магазину вирішує Торгсофт
Власники магазинів найчастіше хочуть знати фактичні залишки, причини розбіжностей у касі, потребу в закупівлях і дії працівників. Торгсофт збирає дані для кожної з цих перевірок.
Як перенести облік із зошита або Excel
Підприємець створює довідник товарів у Торгсофт або імпортує його з Excel. Під час імпорту програма переносить заводські штрихкоди. Якщо виробник не наніс код, Торгсофт створює власний. Перед запуском працівники перераховують товар і вносять ціни, одиниці виміру, борги постачальникам та суму грошей у касі.
Результат для власника: облік починається з перевірених залишків і сум. Власник призначає працівників, які надалі оформлюватимуть кожну операцію.
Як Торгсофт враховує рух товару і грошей
Документ приходу збільшує залишок товару та суму боргу перед постачальником. Під час продажу Торгсофт списує товар із вибраного складу й реєструє оплату. Повернення змінює дані відповідного продажу або поставки. Документ переміщення фіксує, з якого магазину товар вибув і до якого надійшов.
Результат для власника: Торгсофт пов’язує кожну зміну залишку з документом, складом, касою та працівником. За цими даними власник знаходить помилкову операцію.
Як знайти причину нестачі, надлишку або пересортиці
Керівник може приховати від працівника облікову кількість на час інвентаризації. Працівник вносить фактичну кількість зі сканера, мобільного пристрою або відомості. Торгсофт порівнює фактичні та облікові залишки й показує відхилення. Після цього керівник перевіряє приходи, продажі, повернення, списання, переміщення та журнал змін.
Результат для власника: керівник спочатку встановлює причину розбіжності. Потім він коригує залишки та змінює порядок роботи, якщо працівники неправильно оформлювали операції.
Як перевірити знижки, повернення та зміни в чеках
Адміністратор визначає, чи може продавець надавати ручну знижку, оформлювати повернення, бачити закупівельну ціну та фінансові підсумки. За відповідних налаштувань Торгсофт реєструє видалення товарів із чека та зміни документів. Під час перевірки касир вносить фактичну суму грошей. Звіт про знижки показує змінений відсоток і продажі нижче собівартості.
Результат для власника: власник перевіряє операцію за часом, працівником, товаром і сумою. Первинний документ та пояснення працівника допомагають встановити причину.
Як визначити, що замовити постачальнику
Товарознавець формує замовлення за вибраними магазинами й товарами. Опція «Мінімальні та максимальні залишки за складами» задає окремі пороги для кожної точки. ABC-аналіз показує внесок товару в результат, а XYZ-аналіз показує стабільність продажів. Під час планування керівник також враховує сезонність, новинки й періоди, коли товару не було в наявності.
Результат для власника: власник бачить, які товари магазин має замовити, які залишки може перемістити між точками та для яких позицій він має змінити умови поставки.
Як розділити доступ між працівниками
Адміністратор налаштовує права для кожної ролі. Касир оформлює продажі та дозволені повернення. Товарознавець працює з приходами й замовленнями. Бухгалтер отримує доступ до потрібних фінансових даних. Керівник бачить підсумки й налаштування. Журнал змін документів і протокол дій показують, хто та коли виконав операцію.
Результат для власника: кожен працівник бачить лише потрібні йому режими. Керівник перевіряє нетипові операції та з’ясовує причину помилки за журналом.
Як поєднати магазин із сайтом
Опція синхронізації передає на сайт дані про товари: назви, ціни, характеристики, фотографії та наявність. Торгсофт завантажує онлайн-замовлення до облікової бази. Програма виконує обмін за налаштованим розкладом, тому магазин враховує інтервал синхронізації під час резервування товару та підтвердження замовлення.
Результат для власника: власник призначає відповідальних за каталог, резерв, перевірку оплати, комплектацію та відвантаження. Кожен етап замовлення має виконавця.
Як підключити кілька кас і віддалені магазини
Якщо каси розташовані в одному приміщенні, адміністратор об’єднує комп’ютери в локальну мережу зі спільною базою. Для магазинів за різними адресами Торгсофт-Термінал підключає робочі місця через інтернет до бази на сервері. Торгсофт-Онлайн надає віддалений сервер за підпискою. Торгсофт-Гібрид дає віддаленій касі змогу оформлювати продажі під час перебоїв з інтернетом.
Результат для власника: до відкриття нової точки власник визначає, де зберігатиметься база, як підключатимуться каси та хто матиме віддалений доступ.
Які дані Торгсофт збирає для керівника
Продавці й товарознавці оформлюють у Торгсофт щоденні операції. Програма оновлює товарні залишки, суми в касі та стан розрахунків. Керівник використовує ці дані, щоб перевіряти роботу магазинів і приймати рішення.
- Торгсофт зберігає картки, характеристики й штрихкоди товарів
- Товарознавець оформлює прихід і друкує етикетки
- Касир оформлює продажі, повернення та змішані оплати
- Торгсофт рахує залишки за складами
- Товарознавець готує замовлення постачальникам
- Торгсофт обліковує касу, інкасації, витрати й виручку
- Адміністратор налаштовує ролі та права
- Керівник перевіряє знижки й продажі нижче мінімальної ціни
- Магазин веде облік клієнтів, бонусів, акцій і сертифікатів
- Керівник аналізує асортимент за ABC- і XYZ-методами
- Керівник порівнює результати магазинів і продавців
- Торгсофт обмінюється даними з онлайн-каналами
Що перевіряти щодня
- звірте підсумок каси, інкасації та фактичну суму грошей;
- перегляньте продажі, повернення й видалені товари в чеках;
- перевірте ручні знижки та продажі нижче мінімальної ціни;
- знайдіть товари, яких бракує для поточних продажів;
- перевірте резерви, оплати й відвантаження онлайн-замовлень.
Що перевіряти щотижня
- порівняйте продажі й залишки за магазинами та групами товарів;
- оцініть результати продавців і надані ними знижки;
- перевірте борги перед постачальниками та строки оплати;
- визначте, що замовити або перемістити між магазинами;
- з’ясуйте причини змін, які вплинули на залишки або гроші.
Що перевіряти періодично
- проведіть інвентаризацію та встановіть причини розбіжностей;
- проаналізуйте асортимент за ABC- і XYZ-методами;
- знайдіть залежані товари, надлишкові запаси та дефіцит;
- порівняйте доходи, витрати й результати торгових точок;
- перегляньте асортимент, ціни, права працівників і правила роботи.
Як обрати конфігурацію для роздрібного магазину
Спочатку власник обирає версію Торгсофт і спосіб підключення робочих місць. Потім він додає опції для потрібних операцій та обладнання для каси й складу.
1. Версія й архітектура
- Торгсофт-Старт підходить невеликому магазину з одним центром обліку та базовими операціями. Ціна: 8850 грн
- Торгсофт-Ультра підтримує внутрішні переміщення, замовлення постачальнику, кілька центрів обліку та повний набір основних функцій. Ціна: 17990 грн
- Локальна мережа об’єднує кілька комп’ютерів в одному приміщенні; кожне робоче місце потребує ліцензії
- Торгсофт-Термінал підключає віддалені магазини й користувачів через інтернет до бази на сервері. Ціна: 41000 грн
- Торгсофт-Онлайн надає програму на віддаленому сервері за підпискою
- Під час вибору врахуйте потрібні операції, розташування кас і спосіб доступу до бази
2. Опції за бізнес-завданнями
- Для фіскалізації оберіть опцію Програмний РРО або Інтеграція з фіскальним реєстратором
- Карткову оплату підключає опція Інтеграція з банківським терміналом
- Запасами за точками керують опції Мінімальні та максимальні залишки за складами та Автоматичний розрахунок складських запасів
- Для онлайн-продажів доступні опції Синхронізація з інтернет-магазином, Інтеграція з Prom.ua та Інтеграція з Rozetka.ua
- Для повторних продажів доступні Масові розсилки клієнтам, Дисконтний клуб і Подарункові сертифікати
- Керівник переглядає дані через Мобільний додаток Торгсофт. Опція Зарплата та мотивація персоналу розраховує оплату праці за заданими правилами
- Резервні копії створює Хмарний архів даних. Продажі віддаленої каси без інтернету підтримує Торгсофт-Гібрид: продажі без інтернету для віддаленого сервера
3. Обладнання за операціями
- Для робочого місця встановіть ПК або моноблок із Windows
- Для пошуку товару підключіть дротовий або бездротовий сканер штрихкодів
- Для маркування використовуйте принтер етикеток потрібного формату
- Для товарних чеків підключіть принтер чеків
- Для зберігання готівки додайте грошову скриньку
- Для вагового товару підключіть електронні ваги або ваги з друком етикеток
- Для великого складу використовуйте термінал збору даних або мобільний пристрій
- Для фіскальних чеків налаштуйте ПРРО з принтером або апаратний фіскальний реєстратор
Як розрахувати бюджет. До вартості основної ліцензії додайте ліцензії для інших робочих місць, потрібні опції, серверне рішення та обладнання. Умови ліцензування опцій залежать від робочого місця, пристрою, локальної мережі, сервера або строку дії. Менеджер може перевірити склад комплекту до виставлення рахунку.
Для яких форматів роздрібної торгівлі підходить
Торгсофт використовують для автоматизації понад 120 видів бізнесу. Програма веде облік приходу, зберігання, продажу, повернення та інвентаризації товару. Власник налаштовує характеристики товару, обладнання й додаткові опції відповідно до формату магазину.
Як Торгсофт працює в роздрібних магазинах
У цих кейсах підприємці використовують Торгсофт у магазинах із різним асортиментом, кількістю робочих місць і каналами продажу. У кожному матеріалі описано фактичну конфігурацію та завдання, які вирішує програма.
Магазин мобільного зв’язку
Працівники використовують 13 робочих місць для обліку телефонів за IMEI, аксесуарів, стартових пакетів, послуг і ремонтів. Магазин також використовує ПРРО та обробляє інтернет-замовлення.
Мережа дитячих магазинів
Мережа об’єднала магазини й кав’ярню на термінальному сервері. У Торгсофт працівники оформлюють продажі, використовують ПРРО й банківські термінали, а керівник контролює роботу через мобільне робоче місце.
Мережа магазинів насіння
Компанія починала з чотирьох магазинів і понад десять років розвивала облік у Торгсофт. Кейс показує, як мережа організувала товари, продажі та роботу торгових точок.
Автоматизація обліку в мережі магазинів насіння та садових товарів
Магазин канцтоварів
Магазин веде в Торгсофт облік понад 50 000 товарних позицій. Працівники знаходять товари за штрихкодом, оформлюють продажі та контролюють залишки великого асортименту.
Як відбувається запуск Торгсофт у магазині
Спочатку перевірте програму на кількох реальних товарах. Потім перенесіть довідник, внесіть фактичні залишки, налаштуйте права й обладнання та проведіть тестовий продаж. Дані з демоверсії залишаються на комп’ютері після активації ліцензії.
Допомога під час запуску. Після завантаження демоверсії або першої купівлі клієнт отримує дві години безкоштовної технічної підтримки, які можна використати протягом 30 днів. Фахівець може віддалено допомогти з налаштуванням і пояснити роботу програми. Подальші послуги техпідтримки оплачуються окремо; безплатні інструкції та відеоуроки залишаються доступними.
Часті запитання перед автоматизацією магазину
Яку версію обрати для одного магазину, кількох кас або мережі?
Торгсофт-Старт підходить магазину з одним центром обліку та базовими операціями. Торгсофт-Ультра підтримує внутрішні переміщення, замовлення постачальнику, кілька центрів обліку та повний набір основних функцій. В одному приміщенні адміністратор об’єднує комп’ютери в локальну мережу. Для віддалених магазинів Торгсофт-Термінал підключає каси до бази на сервері. Торгсофт-Онлайн надає віддалений сервер за підпискою.
Чи можна почати з Торгсофт-Старт і змінити версію після розвитку магазину?
Так, власник може змінити тип ліцензії. Заплануйте перехід до відкриття нових центрів обліку, підключення віддалених кас або запуску операцій, яких немає у Торгсофт-Старт. Для вибору нової версії складіть перелік операцій, які магазин планує додати.
Чи можна перевіряти ручні знижки, повернення та дії продавця?
Так. Адміністратор визначає доступ продавця до знижок, повернень, закупівельних цін, складів і фінансових підсумків. За відповідних налаштувань Торгсофт реєструє видалення товарів із чека та зміни документів. Під час перевірки касир вносить фактичну суму грошей. Керівник порівнює ці дані з документами та поясненням працівника.
Як почати облік, якщо магазин не знає фактичних залишків?
Спочатку створіть у Торгсофт довідник товарів або імпортуйте його з Excel. Потім працівники перераховують товар і вносять початкову кількість. До запуску продажів перевірте ціни, одиниці виміру, штрихкоди, борги постачальникам і суму грошей у касі. Надалі працівники мають вчасно оформлювати кожен прихід, продаж, повернення, списання та переміщення.
Які опції та обладнання потрібні на початку роботи?
Склад комплекту залежить від операцій магазину. Для роботи Торгсофт потрібен комп’ютер із Windows. Сканер прискорює пошук товару за штрихкодом, принтер етикеток друкує власне маркування, а принтер чеків друкує товарні чеки. ПРРО або фіскальний реєстратор, банківську інтеграцію, ваги, мобільний додаток та онлайн-синхронізацію підключайте лише тоді, коли магазин виконує відповідні операції.
Як поєднати касу магазину, власний сайт і маркетплейси?
Опція «Синхронізація з інтернет-магазином» передає дані між Торгсофт і власним сайтом. Окремі інтеграції працюють із Prom.ua та Rozetka.ua. Торгсофт передає дані каталогу й завантажує замовлення за налаштованим розкладом. Власник визначає, хто резервує товар, підтверджує наявність і оплату, комплектує та відвантажує замовлення.
Чи збережуться дані, які магазин внесе в демоверсії?
Так. Торгсофт зберігає базу демоверсії на комп’ютері. Після завершення 30 днів товари, залишки, документи й налаштування не видаляються. Після купівлі та активації ліцензії магазин може продовжити роботу з уже внесеними даними. Якщо ви використовували вигадані дані для тесту, перед запуском очистьте базу або створіть робочу базу.
Де зберігається база і як захистити її від втрати?
Місце зберігання залежить від архітектури: база може бути на комп’ютері магазину, власному сервері або віддаленому сервері Торгсофт-Онлайн. Відповідальна особа має регулярно створювати резервні копії та перевіряти, чи можна їх відновити. Опція Хмарний архів даних автоматично створює копії бази й зберігає їх у Google Drive.
Чи працює Торгсофт без інтернету?
Програма на одному комп’ютері та робочі місця в локальній мережі виконують основні облікові операції без доступу до інтернету. Інтернет потрібен для віддаленого підключення до термінального сервера, Торгсофт-Онлайн, обміну із сайтами й маркетплейсами та інших онлайн-сервісів. Для віддаленої каси з нестабільним зв’язком доступна опція Торгсофт-Гібрид, яка дає змогу оформлювати продажі під час перебою.
Чи можна підключити обладнання, яке вже є в магазині?
Торгсофт може працювати з частиною обладнання, яке вже є в магазині. Сумісність залежить від моделі, способу підключення та драйверів. До купівлі надайте менеджеру точні моделі сканера, принтера, ваг, фіскального реєстратора й банківського термінала. Фахівець перевірить, яке обладнання Торгсофт підтримує без додаткових змін і для якого потрібна окрема інтеграція.
Що входить у технічну підтримку під час першого запуску?
Після завантаження демоверсії або першої купівлі клієнт отримує дві години безкоштовної технічної підтримки на 30 днів. Цей час можна використати для віддаленого налаштування та консультацій. Якщо магазину потрібне тривале впровадження, додаткове навчання, налаштування сервера або інші роботи, їх замовляють окремо.
Перевірте облік, контроль і конфігурацію на даних вашого магазину
Завантажте демоверсію на 30 днів і виконайте кілька реальних операцій. Дані збережуться після активації ліцензії. Для точного розрахунку підготуйте кількість магазинів і кас, перелік потрібних операцій, канали продажу та моделі наявного обладнання.
Повернутися до попереднього кроку