Автоматизація магазину мобільних телефонів: від 5 до 13 робочих місць
Магазин мобільного зв’язку поєднує кілька різних бізнесів: продаж телефонів за IMEI, широкий асортимент аксесуарів, стартові пакети, послуги, інтернет-замовлення, гарантію та інколи ремонт. У цьому кейсі облік розвивався від базових продажів і друку етикеток до термінальної конфігурації на 13 робочих місць із клієнтською базою, серійним обліком, синхронізацією з інтернет-магазином, розсилками та ПРРО.
Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
У 2015 році бізнес обрав термінальну ліцензію на п’ять робочих місць. Перші налаштування стосувалися реалізації товару, прав працівників, прайс-листів, шаблонів етикеток і друку штрихкодів. Уже на старті власник заклав основу для роботи кількох користувачів у спільному обліковому середовищі.
Перехід до повноцінної роботи відбувався поетапно. У 2019 році проєкт відновили, у 2020 році призначили внутрішнього відповідального за перенесення товарів і навчання, налаштували імпорт накладних постачальників та збільшили кількість робочих місць до восьми. Наступні розширення додавалися тоді, коли для них уже був сформований окремий бізнес-процес.
Як розвивалася система обліку
Термінальна версія на п’ять робочих місць
Налаштовано продажі, користувачів, прайс-листи та друк етикеток. Для короткої назви товару й штрихкоду створено компактний шаблон етикетки 30 × 20 мм.
Повернення до проєкту та перенесення номенклатури
Бізнес призначив співробітника, відповідального за перехід, імпорт товарів і внутрішній супровід. Кількість робочих місць послідовно збільшено до семи, а потім до восьми.
Дев’ять робочих місць і клієнтський контур
Підключено роботу з профілями клієнтів, верифікацію дисконтної картки через SMS та синхронізацію з інтернет-магазином.
Облік телефонів за серійними номерами
Активовано гарантійний облік за серійними номерами, друк гарантійних документів і контроль строків гарантії. Кількість робочих місць зросла до одинадцяти.
Тринадцять робочих місць, розсилки та ПРРО
До конфігурації додано ще два робочі місця, масові розсилки клієнтам і програмний РРО.
Закріплення конфігурації
У ліцензії підтверджено шість підключених опцій: серійний облік, інтернет-магазин, профіль клієнта, SMS-верифікація, розсилки та ПРРО.
Шість рішень власника, які зробили систему масштабованою
Одразу передбачити кілька робочих місць
Термінальна версія була обрана ще на першому етапі. Коли з’являлися нові користувачі, бізнес розширював кількість ліцензій без зміни облікової логіки.
Призначити внутрішнього відповідального
Окремий працівник координував перенесення номенклатури, навчання та внутрішні правила роботи.
Спочатку стандартизувати товарну базу
Імпорт накладних постачальників і власні шаблони етикеток стали частиною початкового контуру.
Відокремити серійну техніку від масового товару
Телефони потребують ідентифікації кожної одиниці, аксесуари переважно обліковуються за кількістю.
Підключати опції за готовим процесом
Клієнтська база, інтернет-магазин, серійні номери, розсилки та ПРРО додавалися послідовно.
Зберігати продаж і комунікацію в одному контексті
Клієнтський профіль, перевірка дисконтної картки та розсилки пов’язані з історією покупок.
Перевірте власний сценарій обліку на демоверсії
Завантажте приклад накладної постачальника, створіть телефон із IMEI, додайте аксесуари та проведіть комбінований продаж.
Шість контурів магазину мобільного зв’язку
Прихід і постачальники
Імпорт накладних з Excel, зіставлення кодів, закупівельні ціни, борги постачальникам і розподіл товару між точками.
IMEI і гарантія
Серійний номер під час приходу та продажу, строк гарантії, гарантійний талон, історія руху конкретного пристрою.
Каса і ПРРО
Один чек для телефону, аксесуарів і послуг, поділ способів оплати, повернення та передавання фіскальних чеків.
Клієнти й повторні продажі
Профіль клієнта, історія покупок, дисконтна картка, SMS-верифікація, інтереси та цільові повідомлення.
Інтернет-замовлення
Вивантаження каталогу, фото, цін і залишків, приймання замовлень та резервування товару.
Контроль мережі
Залишки за центрами обліку, внутрішні передачі, інвентаризації, продажі за товаром, точкою і працівником.
Як правильно побудувати номенклатуру
Найважливіше правило для цієї ніші: не змішувати в одному способі обліку телефони, аксесуари, стартові пакети, послуги та дилерську винагороду. У кожної групи своя одиниця контролю і свій момент виникнення доходу.
1. Телефони, планшети, годинники та інша серійна техніка
Створіть стабільне дерево: Смартфони → бренд → лінійка. Пам’ять, колір, тип SIM, стан і технічні параметри зберігайте у характеристиках товару.
Для виду товару увімкніть суворий облік за серійними номерами. Під час приходу відскануйте IMEI або S/N кожної одиниці та вкажіть строк гарантії.
Під час внутрішньої передачі переміщуйте конкретні серійні номери між центрами обліку.
На касі скануйте IMEI пристрою. Торгсофт не дозволить продати номер, якого немає на складі, або повторно оприбуткувати вже наявний номер.
Друкуйте гарантійний талон із чека. Під час повернення або сервісного звернення знаходьте пристрій за серійним номером і перевіряйте його історію.
2. Чохли, скло, кабелі, зарядні пристрої та інші аксесуари
Будуйте дерево за функцією товару: Чохли, Захисне скло, Кабелі, Зарядні пристрої, Power Bank, Навушники, Тримачі, Перехідники.
Задайте для кожного виду власні динамічні параметри: сумісність, роз’єм, потужність, протокол заряджання, довжина, місткість, матеріал і колір. Ці параметри можна вивести в колонки та використовувати у фільтрах.
Використовуйте єдину формулу назви: категорія + сумісність + ключова характеристика + колір + артикул. Наприклад: «Чохол Samsung A55 силікон прозорий CASE-A55-TR».
Зберігайте внутрішній код постачальника окремо від власного артикулу. Для артикула увімкніть перевірку унікальності, щоб імпорт не створював дублікати.
Якщо є штрихкод виробника, використовуйте його. Для товару без коду друкуйте власну етикетку. EAN-13 підходить для 12–13 цифр, для довших внутрішніх кодів використовуйте Code 128.
3. Стартові пакети та дилерські операції
Фізичний стартовий пакет обліковуйте як штучний товар: оператор, тарифна лінійка, формат SIM, закупівельна й роздрібна ціна, штрихкод.
Якщо договір вимагає поштучного контролю ICCID, використовуйте його як унікальний ідентифікатор після перевірки формату в тестовій базі. Активація абонента залишається в системі оператора.
Продаж пакета списує фізичну одиницю зі складу. Активаційну консультацію або налаштування оформлюйте окремою послугою, якщо вона має власну ціну.
Дилерську винагороду від оператора фіксуйте окремим фінансовим документом із контрагентом і статтею аналізу. Так продаж товару не змішується з доходом за дилерським договором.
Для поповнень та інших агентських операцій розділяйте у внутрішньому аналізі транзитну суму і власну винагороду. Податкове та фіскальне оформлення визначайте за договором з оператором разом із бухгалтером.
4. Наклеювання плівки, налаштування телефона та інші послуги
Створіть окремі картки типу Послуга: наклеювання скла, вирізання й наклеювання плівки, перенесення даних, початкове налаштування, діагностика, чистка роз’ємів.
Матеріал і роботу обліковуйте окремо. У чеку можуть бути «Захисне скло» та «Наклеювання захисного скла», що дає змогу окремо аналізувати товарну націнку і дохід від роботи.
Якщо матеріал включений у фіксовану ціну послуги, додайте його до складу послуги. Не списуйте той самий матеріал повторно окремою позицією.
Прив’язуйте продаж до працівника, щоб бачити кількість виконаних послуг і налаштовувати винагороду за результатом.
5. Ремонт телефонів як окремий контур
У режимі Документ → Ремонт створіть замовлення, виберіть клієнта, зафіксуйте телефон, серійний номер, комплектність, опис стану та відповідального майстра.
Додайте до документа фотографії пристрою, надрукуйте квитанцію і штрихкод ремонту.
Запчастини вибирайте зі складу. Торгсофт резервує матеріали для конкретного ремонту, а серійні комплектуючі можна записувати за S/N.
Окремо додайте послуги й операції майстра. Вартість ремонту формується із матеріалів, послуг і робіт.
Змінюйте етап: прийнято, у ремонті, є результат, завершено або відправлено в ремонт. Після оплати формується рахунок, а завершені неоплачені роботи видно за фільтрами.
Тонкі налаштування, які впливають на точність обліку
Залиште дерево видів стабільним, а сумісність, матеріал і колір винесіть у характеристики. Одна комбінація характеристик і артикулу має відповідати одній картці товару. Перед додаванням перевіряйте артикул, штрихкод і код постачальника.
Створіть окремий шаблон імпорту для кожного постачальника. Обов’язково зіставте колонки назви, артикулу, внутрішнього коду постачальника, штрихкоду, кількості, закупівельної ціни й характеристик. Перед проведенням приходу перегляньте, які рядки зіставлено з наявним товаром, а які створять нові картки.
Для чохлів, кабелів і дрібних аксесуарів достатньо короткої назви, ціни та штрихкоду. Правило формування короткої назви задається в параметрах товару. Після зміни правила старі назви потрібно оновити через діагностику назв товару.
Для кожного складу задайте власний мінімальний і максимальний залишок. Кабель USB-C, зарядний пристрій 20 W і популярне скло можуть мати різний норматив у центрі міста, торговому центрі та невеликій точці. Замовлення й внутрішні передачі формуйте за фактичним дефіцитом конкретного складу.
У параметрах обліку встановіть заборону продажу в мінус. Для серійної техніки використовуйте суворий гарантійний облік. Перед переміщенням перевіряйте залишок на відправнику, після отримання проводьте документ внутрішньої передачі.
Додайте циклічний контроль: телефони й дорогу серійну техніку перевіряйте за IMEI частіше, ходові аксесуари — за групами, повільні позиції — за окремим графіком. У Торгсофт створюйте відомість інвентаризації для вибраної групи та скануйте фактичний товар.
Телефон, чохол, скло і наклеювання проводьте окремими позиціями одного чека. Тоді звіти покажуть маржу техніки, націнку аксесуарів і дохід від послуг. Для товарів із низькою маржею встановіть максимальний допустимий відсоток знижки на рівні виду товару.
Замовлення з інтернет-магазину створює рахунок і резерв товару. Перед відвантаженням серійної техніки відкрийте товар рахунка та відскануйте конкретний IMEI. Після цього продаж буде пов’язаний із тією одиницею, яку фактично відправлено покупцю.
Підтримка як частина методології
Внутрішня відповідальність
За товарну базу, імпорти й правила роботи відповідає визначений працівник. Це зменшує кількість різних трактувань одного процесу.
Допомога за конкретним сценарієм
Налаштування перевіряються на реальному документі: приході, етикетці, продажу, гарантійному талоні або імпорті постачальника.
Поступове розширення
Нові робочі місця й опції додаються після того, як визначено порядок роботи, відповідального і спосіб контролю результату.
Екосистема рішення
Ядро: Торгсофт Термінал
Тринадцять робочих місць для продажів, складу, керування товарами, клієнтами й фінансовими документами.
Облік гарантійних товарів за серійними номерами
IMEI, S/N, строки гарантії та гарантійні талони.
Опис опціїВерифікація дисконтної картки через SMS
Підтвердження використання картки або списання бонусів.
Опис опціїКому підходить така автоматизація
Магазинам мобільних телефонів
Коли потрібно вести облік телефонів за IMEI, гарантію, аксесуари та комбіновані продажі.
Дилерським точкам операторів
Коли фізичний товар, стартові пакети, активаційні послуги та дилерські винагороди потребують окремого контролю.
Мережам магазинів і торгових острівців
Коли потрібні залишки за кожною точкою, внутрішні передачі, права працівників і централізовані звіти.
Магазинам із сервісною зоною
Коли продаж техніки доповнюють ремонтом, запчастинами, роботами майстрів і повідомленнями про стан замовлення.
Налаштуйте програму обліку для магазину телефонів під свій асортимент
Почніть із дерева товарів, імпорту одного постачальника і тестового продажу «телефон + аксесуари + послуга». Після цього можна підключати IMEI, інтернет-магазин, ПРРО та ремонт.
Повернутися до попереднього кроку