Впровадження Торгсофт: від першого запуску до готової системи обліку
Це маршрут впровадження для власника магазину: від підготовки даних і демоверсії до першого робочого дня, стабільного обліку та подальшого розвитку. На кожному кроці зазначено, що зробити, що перевірити, коли переходити далі та де знайти докладну інструкцію.
Що означає впровадити програму обліку
Впровадження Торгсофт — це послідовне перенесення товарів, залишків і правил роботи магазину в програму обліку. Завершене впровадження дає змогу проводити продажі й повернення, контролювати склад і касу, розмежовувати доступ працівників, отримувати звіти та зберігати резервні копії даних.
Спочатку налаштовують основу обліку: товари, залишки, користувачів і щоденні операції. Обладнання, інтернет-продажі та додаткові опції підключають за потребами конкретного бізнесу. Фіскалізація — це формування фіскального чека та передавання даних про розрахункову операцію до ДПС.
Товари й залишки відповідають фактичним даним
Кожен товар має зрозумілу категорію, назву, ціну, штрихкод і правильну кількість на складі.
Основні операції перевірені
Оприбуткування товару (прихід), продаж, повернення, переміщення та інвентаризація правильно змінюють залишки, касу й звіти.
Працівники мають потрібні права
Продавець працює на касі, товарознавець — із товарами, власник бачить управлінські дані.
Дані захищені
Резервні копії створюються регулярно й зберігаються окремо від робочого комп’ютера.
Що підготувати перед автоматизацією магазину
Короткий опис бізнесу допоможе правильно вибрати версію програми, обладнання й послідовність налаштування. Призначте одну відповідальну людину, яка збере вихідні дані, узгодить правила роботи та прийме результат кожного етапу.
Формат торгівлі
Роздріб, гурт, інтернет-продажі, склад, виробництво або поєднання кількох процесів.
Магазини й робочі місця
Кількість точок, кас, комп’ютерів, працівників і місць, з яких власник працюватиме з даними. Визначте схему роботи: один комп’ютер, локальна мережа, віддалений сервер або Торгсофт-Онлайн.
Товарні дані
Де зараз зберігаються назви, артикули, штрихкоди, ціни, характеристики й залишки.
Оплата й фіскалізація
Готівка, картки й перекази на кожній касі. Якщо потрібні фіскальні чеки, визначте ПРРО або фіскальний реєстратор і заздалегідь підготуйте реєстраційні дані.
Ролі працівників
Хто оприбутковує товар, змінює ціни, продає, оформлює повернення та переглядає фінанси.
Зовнішні сервіси
Інтернет-магазин, маркетплейси, служби доставки, банківський термінал та інші інтеграції.
Робота під час відключень
Визначте, чи потрібні резервне живлення для комп’ютера й роутера, запасний інтернет і окремий порядок продажів під час перебоїв.
Як впровадити Торгсофт крок за кроком
Виконуйте кроки послідовно. Якщо певний результат уже досягнуто, перевірте контрольний критерій і переходьте далі.
Опишіть поточний облік і майбутню схему роботи
Мета: зрозуміти, які процеси потрібно перенести в Торгсофт і як саме програма працюватиме у вашому магазині.
- призначте відповідального за впровадження та перевірку результатів;
- порахуйте магазини, каси, склади та робочі місця;
- визначте джерело товарів, цін, залишків і клієнтської бази;
- перелічіть типові операції: прихід, продаж, повернення, переміщення, гурт, виробництво;
- зафіксуйте потрібні способи оплати, фіскалізацію й зовнішні сервіси;
- визначте, як магазин працюватиме під час перебоїв зі світлом або інтернетом.
Порівняти версії Торгсофт · Обрати схему роботи: один комп’ютер, локальна мережа або сервер
Встановіть і активуйте демоверсію
Мета: перевірити Торгсофт на власних товарах і сценаріях до вибору комерційної версії.
- встановіть програму на комп’ютер з Windows;
- активуйте демоверсію на 30 днів;
- зареєструйте демоверсію на майбутнього власника ліцензії та вкажіть актуальні контактні дані;
- для першого входу використайте логін sa і пароль 2009;
- вкажіть мову програми, назву магазину та основну валюту обліку;
- після початку роботи зі своїми даними змініть пароль власника;
- активуйте на 30 днів лише ті додаткові опції, які потрібно перевірити у вашому сценарії; виняток — «Видалення статистик закритих періодів»;
- за потреби використайте до 2 годин безкоштовної підтримки протягом перших 30 днів.
Як завантажити, встановити й активувати демоверсію · Як активувати додаткові опції на 30 днів
Підготуйте каталог товарів
Мета: створити структуру, у якій товари легко знаходити, оприбутковувати, переоцінювати й аналізувати.
- створіть дерево видів товару — категорії та підкатегорії;
- визначте обов’язкові поля картки товару для вашої ніші;
- визначте, як обліковувати розміри, кольори, серійні номери, ваговий або метричний товар, якщо це потрібно;
- приберіть дублікати назв, артикулів і штрихкодів у вихідних даних;
- внесіть кілька товарів вручну або підготуйте файл Excel для імпорту;
- перевірте одиниці виміру, закупівельні та роздрібні ціни.
Як створити види товару · Перенесення даних з Excel, 1С/BAS або іншої системи
Перевірте перенесення даних на тестовій копії
Мета: перевірити структуру каталогу та спосіб перенесення даних до остаточного переходу на Торгсофт.
- імпортуйте невелику тестову частину каталогу або копію актуальних даних;
- перевірте назви, категорії, штрихкоди, одиниці виміру та ціни;
- внесіть тестові початкові залишки й звірте кількість та вартість за основними категоріями;
- визначте, які дані потрібно перенести додатково: клієнтів, дисконтні картки, бонуси, резерви, борги, сертифікати або відкриті замовлення;
- зафіксуйте порядок остаточного перенесення та дату, після якої нові операції проводитимуться тільки в Торгсофт.
Як внести початкові залишки без боргу постачальнику
Налаштуйте магазини, каси, користувачів і права
Мета: відтворити організаційну структуру бізнесу та обмежити доступ до даних за ролями.
- створіть або перейменуйте центри обліку — окремі магазини та склади в програмі;
- налаштуйте каси та доступні способи оплати;
- створіть окремого користувача для кожного працівника;
- надайте продавцям, товарознавцям, адміністраторам і власнику потрібні права;
- перевірте обмеження на зміну цін, видалення документів і перегляд фінансів.
Налаштування ролей, користувачів і працівників
Підключіть потрібне обладнання, оплату й фіскалізацію
Мета: підготувати робоче місце до реального обслуговування покупців.
- підключіть сканер штрихкодів, якщо товари продаються за штрихкодами;
- налаштуйте принтер етикеток або чеків, якщо він потрібен у вашому процесі;
- для вагового товару перевірте сумісність ваг із програмою;
- якщо потрібна фіскалізація, оберіть програмний РРО (ПРРО) або фіскальний реєстратор;
- для ПРРО підготуйте чинний КЕП, реєстраційні дані господарської одиниці, касирів, ставки податків і реквізити чека;
- перевірте ПРРО в тестовому режимі до формування першого реального фіскального чека;
- за потреби підключіть банківський термінал для автоматичного передавання суми;
- перевірте резервне живлення, запасний інтернет і порядок роботи каси під час відключень.
Торговельне обладнання для Торгсофт · Програмний РРО · Інтеграція з фіскальним реєстратором · Інтеграція з банківським терміналом · Інтеграція з вагами на касі
Перевірте повний цикл і приберіть тестові операції
Мета: знайти помилки в налаштуваннях до початку щоденної роботи.
- проведіть прихід товару від постачальника;
- оформіть продаж із кожним способом оплати;
- перевірте повне та часткове повернення;
- для кількох складів проведіть внутрішнє переміщення;
- виконайте тестову інвентаризацію;
- перегляньте звіти про продажі, залишки, касу та фінансовий результат;
- попросіть продавця провести продаж, повернення й закриття дня під власним обліковим записом;
- після перевірки скасуйте або видаліть тестові документи та повторно звірте касу й залишки.
Перший тестовий продаж: що перевірити до запуску
Оберіть версію Торгсофт та склад додаткових опцій
Мета: обрати спосіб роботи програми, який відповідає фактичній структурі бізнесу.
- Торгсофт-Старт — один невеликий магазин, одна каса та базові операції;
- Торгсофт-Ультра — один магазин із кількома касами й розширеними можливостями;
- Термінальна версія — віддалені магазини, що працюють з єдиною базою через інтернет;
- Торгсофт-Онлайн — оренда програми та сервера для віддаленої роботи без власного серверного обладнання;
- додаткові опції обирайте за конкретним завданням: фіскалізація, сайт, доставка, резервне копіювання або інша інтеграція;
- врахуйте, що додаткові опції оплачуються окремо; майже всі потрібні опції можна попередньо перевірити протягом 30 днів;
- після оформлення активуйте комерційну ліцензію та обрані опції на потрібних робочих місцях.
Старт, Ультра, Термінал і Онлайн: порівняння версій · Як активувати ліцензію та додаткові опції
Перейдіть до реального обліку
Мета: перейти зі старої системи або тестової бази на перевірені дані без подвійного обліку.
- зафіксуйте дату й час, після яких усі нові операції проводяться тільки в Торгсофт;
- зупиніть внесення нових операцій у стару систему та зробіть фінальну інвентаризацію або контрольне вивантаження;
- перенесіть актуальні товари, ціни й залишки станом на дату запуску;
- за потреби перенесіть клієнтів, бонуси, резерви, борги, сертифікати, відкриті замовлення та початкові суми в касах;
- створіть резервну копію бази перед першим робочим днем;
- проведіть перший реальний продаж і перевірте чек, оплату та списання товару;
- наприкінці дня звірте касу, продажі, повернення й фактичну кількість кількох обраних товарів.
Закріпіть порядок роботи й захистіть базу
Мета: зробити облік стабільним після запуску.
- призначте відповідальних за товари, ціни, касу, інвентаризацію й резервні копії;
- зафіксуйте короткі інструкції для продавця, товарознавця й адміністратора;
- налаштуйте регулярне архівування бази;
- зберігайте зовнішню копію окремо від робочого комп’ютера;
- перевіряйте журнал архівування та можливість відновлення;
- навчіть нового працівника виконувати його операції без доступу до функцій власника;
- складні налаштування передавайте технічній підтримці; після вичерпання 2 годин або завершення перших 30 днів підтримка надається за чинними платними умовами.
Хмарний архів даних · Контакти технічної підтримки
Розвивайте автоматизацію за потребами бізнесу
Мета: підключати нові можливості після стабілізації базового обліку.
- для роботи з покупцями — профіль клієнта та дзвінки Binotel, масові розсилки клієнтам і подарункові сертифікати;
- для онлайн-торгівлі — Торгсофт Онлайн Маркет, синхронізація з інтернет-магазином, Prom.ua, Rozetka.ua, Нова пошта та Укрпошта;
- для контролю власником і мобільної роботи — Мобільний додаток Торгсофт та потрібні управлінські звіти;
- для складу — мінімальні та максимальні залишки за складами, автоматичний розрахунок складських запасів і місце зберігання товару;
- для персоналу — зарплата та мотивація персоналу, сповіщення персоналу та зв’язування продажу кожного товару з продавцем;
- для торгової мережі — Термінальна версія та Торгсофт-Гібрид за нестабільного зв’язку.
Переглянути всі додаткові опції Торгсофт
Як змінюється впровадження для різних бізнесів
Новий магазин без попереднього обліку
- створіть категорії та правила назв товарів;
- маркуйте товар під час першого оприбуткування;
- налаштуйте касу й права до відкриття;
- внесіть залишки за фактичним прийманням товару.
Перехід з Excel або іншої програми
- очистьте дублікати та неактуальні записи;
- узгодьте поля для імпорту;
- перенесіть тестову частину каталогу;
- звірте кількість, вартість і загальну суму залишків;
- визначте момент зупинки старої системи та фінального перенесення.
Продажі в магазині, на сайті й маркетплейсах
- визначте головне джерело товарних даних;
- узгодьте категорії, характеристики, фото й ціни;
- перевірте резервування та обробку замовлень;
- окремо протестуйте оплату, доставку й повернення.
Кілька магазинів або складна мережа
- спочатку спроєктуйте центри обліку й сервер;
- визначте центральні правила цін та асортименту;
- перевірте якість зв’язку на кожній точці;
- сплануйте перенесення даних і запуск поетапно.
Що потрібно для запуску, а що підключається за потреби
Обов’язкова основа
Комп’ютер з Windows або Торгсофт-Онлайн, програма Торгсофт, каталог товарів, перевірені залишки, користувачі, резервне копіювання та правила щоденної роботи.
Обладнання за процесом
Сканер, принтер етикеток, принтер чеків, ваги, грошова скринька або термінал збору даних потрібні не кожному бізнесу.
Фіскалізація й карткові оплати
ПРРО, фіскальний реєстратор та інтеграція з банківським терміналом підключаються відповідно до способів розрахунку й вимог законодавства для конкретного бізнесу. Потребу у фіскалізації та податкові налаштування потрібно перевірити з бухгалтером або податковим консультантом.
Розширення після запуску
Інтернет-магазин, маркетплейси, доставка, клієнтські інструменти, мобільна робота та автоматизація мережі додаються до стабільного обліку.
Яка версія Торгсофт підходить для вашої схеми роботи
Торгсофт-Старт
Для одного невеликого магазину з однією касою та базовими операціями товарного обліку.
Торгсофт-Ультра
Для одного магазину з кількома касами, працівниками й розширеними можливостями програми.
Термінальна версія
Для віддалених магазинів, які працюють через інтернет з єдиною базою даних.
Торгсофт-Онлайн
Для віддаленої роботи з орендованою програмою та сервером без придбання й обслуговування власного серверного обладнання.
Які завдання можна автоматизувати далі
Основа обліку Торгсофт
Товари, залишки, продажі, повернення, склад, каса, фінанси, працівники та управлінські звіти.
Карткові оплати
Автоматичне передавання суми на банківський термінал.
Інтеграція з банківським терміналомМобільна робота
Продажі, склад, інвентаризація, фінанси й звіти зі смартфона.
Мобільний додаток ТоргсофтКлієнти та комунікація
Профілі клієнтів, дзвінки й повідомлення за згодою отримувачів.
Профіль клієнта та дзвінки Binotel · Масові розсилки клієнтамЗапаси й адресне зберігання
Розрахунок потреби в товарі та фіксація місця на складі.
Автоматичний розрахунок складських запасів · Місце зберігання товаруПерсонал
Розрахунок зарплати, мотивація та контроль особистих продажів.
Зарплата та мотивація персоналу · Зв’язування продажу кожного товару з продавцемДоставка
Створення відправлень і робота з даними служб доставки.
Інтеграція з Новою поштою · Інтеграція з УкрпоштоюМаркетплейси
Обмін товарами й замовленнями з торговельними майданчиками.
Інтеграція з Prom.ua · Інтеграція з Rozetka.uaРобота без стабільного інтернету
Автономні продажі віддаленої каси з подальшою синхронізацією.
Торгсофт-ГібридЛояльність покупців
Сертифікати, бонуси, дисконтні програми та рекомендації клієнтів.
Подарункові сертифікати · Бонуси з обмеженим строком дії · Дисконтний клубТовар зі спеціальним обліком
Ваговий, метричний або гарантійний товар із серійними номерами.
Фасування та маркування вагового товару · Облік гарантійних товарів за серійними номерами · Калькулятор метричних товарівВиробництво, ремонт і прокат
Окремі процеси для матеріалів, готової продукції, сервісу та тимчасової видачі товару.
Виробництво: облік матеріалів і готової продукції · Ремонт та гарантійне обслуговування · Прокат товарівЯкий порядок контролю підтримує точний облік
Щодня
- контролюйте відкриття й закриття кас;
- перевіряйте повернення та скасування;
- звіряйте оплату й підсумок продажів;
- контролюйте створення резервної копії.
Щотижня
- аналізуйте товари без руху й дефіцит;
- перевіряйте помилки інтеграцій;
- переглядайте історію дій працівників і права доступу;
- розбирайте розбіжності за кількома обраними товарами.
Щомісяця
- перевіряйте виконання встановленого графіка інвентаризацій;
- аналізуйте прибуток, витрати й оборотність;
- перевіряйте асортимент і правила закупівель;
- переглядайте ролі звільнених і нових працівників.
Що найчастіше ускладнює автоматизацію
Дублікати, неактуальні картки й різні правила назв переходять у нову систему. Спочатку очистьте тестову частину каталогу та погодьте єдиний стандарт.
Сумісність пристрою не означає, що він потрібен конкретному магазину. Визначте товар, формат етикеток, вид чека, навантаження на касу й спосіб оплати.
Кожна роль має отримати мінімально необхідний доступ. Окремі облікові записи також дають змогу встановити, хто створив або змінив операцію.
Продаж перевіряє лише частину процесу. До запуску проведіть повернення, зміну способу оплати, скасування помилкової дії та закриття касового дня.
Тестові продажі, приходи й повернення змінюють залишки, касу та звіти. Перед запуском скасуйте або видаліть тестові операції, а потім повторно звірте дані.
Визначте точну дату й час переходу. Після фінального перенесення всі нові продажі, приходи, повернення та переміщення потрібно проводити в одній робочій системі.
Поломка або шифрування диска знищить робочу базу разом із копією. Зберігайте зовнішні архіви окремо й перевіряйте відновлення.
Спочатку стабілізуйте товари, залишки, касу та щоденні операції. Наступну функцію додавайте після визначення завдання, відповідального й контрольного результату.
Часті запитання про впровадження Торгсофт
Тривалість залежить від кількості товарів, якості вихідних даних, торгових точок, обладнання та інтеграцій. Базове налаштування невеликого магазину можна почати в день встановлення, а перенесення великої бази або мережі потребує окремого плану.
Так. Товари, залишки, клієнти, налаштування й створені документи залишаються в базі на комп’ютері. Після активації комерційної ліцензії можна продовжити роботу без повторного введення інформації. Перед запуском перевірте, щоб тестові операції не впливали на реальні залишки, касу та звіти.
Так, у Торгсофт передбачено імпорт даних з Excel. Перед перенесенням потрібно узгодити структуру колонок, прибрати дублікати, перевірити тестову частину файлу та окремо визначити дату фінального перенесення актуальних залишків.
Основна програма працює на комп’ютері з Windows. Сканер, принтери, ваги, грошова скринька та інші пристрої обираються за товаром і процесом продажу. Перед купівлею перевірте сумісність конкретної моделі.
Спочатку перевірте з бухгалтером або податковим консультантом, чи потрібна фіскалізація для вашої діяльності. Для Програмного РРО потрібні чинний КЕП, зареєстрована господарська одиниця, ПРРО та касири, правильні податкові ставки й реквізити чека.
Основна програма Торгсофт працює у Windows. Для Android та iOS є окрема опція «Мобільний додаток Торгсофт», яка підключає смартфон або планшет до основної облікової системи.
Локально встановлена програма може виконувати основні облікові операції без доступу до інтернету. Каса Термінальної версії працює з віддаленим сервером; для продажів під час розриву з’єднання передбачено окрему опцію «Торгсофт-Гібрид». Відключення електроенергії потребує окремого резервного живлення для комп’ютера, касового обладнання та роутера.
Ні. Для кожної опції має бути конкретне завдання. Спочатку налаштуйте базовий облік, потім підключайте фіскалізацію, сайт, доставку, клієнтські інструменти або інші інтеграції. Додаткові опції переважно оплачуються окремо, але майже всі потрібні можливості можна попередньо активувати на 30 днів для перевірки. Виняток — «Видалення статистик закритих періодів».
Використовуйте уроки для початківців, інструкцію користувача та технічну підтримку. Під час першої активації демоверсії доступно до 2 годин безкоштовної підтримки протягом 30 днів. Після вичерпання цього часу або завершення 30-денного періоду підтримка надається за чинними платними умовами.
Почніть із демоверсії та власного плану впровадження
Перевірте Торгсофт на своїх товарах, сформуйте перелік потрібних робочих місць і пройдіть маршрут від підготовки даних до першого контрольного дня.
Повернутися до попереднього кроку