Інтеграція з Укрпоштою — це додаткова опція Торгсофт, яка дозволяє формувати товарно-транспортні накладні (ТТН), друкувати ярлики та відстежувати статуси посилок Укрпошти прямо в програмі обліку, без переходу в окремий кабінет на сайті пошти.
Опція потрібна інтернет-магазинам і роздрібним точкам, які відправляють замовлення поштою по всій Україні, зокрема в населені пункти, де інші перевізники представлені слабо. Без інтеграції менеджер вручну переносить дані клієнта в кабінет пошти, створює ТТН і копіює її номер назад у програму. На кожному замовленні це зайві дії та ризик помилки в адресі чи сумі.
З опцією ТТН створюється за кілька кліків просто з видаткової накладної на основі вже наявних даних клієнта. Підтримуються відправлення типу Стандарт та Експрес, післяплата, оголошена вартість і коробки SmartBox. Статуси посилок можна оновлювати автоматично за розкладом, якщо налаштувати завдання масового оновлення ТТН Укрпошти. Якщо доставку або комісію післяплати оплачує відправник, Торгсофт може автоматично створити фінансову витрату за накладною. Ліцензія на 1 рік.
ТТН Укрпошти просто з програми обліку
Створення, друк і відстеження посилок Укрпошти в єдиному вікні Торгсофт.
Що таке інтеграція з Укрпоштою
Інтеграція з Укрпоштою — це обмін даними між Торгсофт і сервісом Укрпошти через API. Програма передає поштовому оператору параметри відправлення й отримує номер декларації, а статуси руху підтягує під час відстеження — після фактичного руху посилки в системі Укрпошти. Завдяки цьому всі дії з відправленнями ви виконуєте у звичному вікні видаткової накладної, а не в окремому кабінеті.
Базові поняття
ТТН
Товарно-транспортна накладна — електронний документ на відправлення, який створюється в Торгсофт і реєструється на сервері Укрпошти.
Накладений платіж
Сума, яку отримувач сплачує при отриманні посилки. Підтягується з видаткової накладної автоматично.
Ключі API
Набір ключів від Укрпошти (BEARER, StatusTracking, COUNTERPARTY TOKEN та COUNTERPARTY UUID), який дає програмі право працювати з сервісом.
SmartBox
Фірмові коробки Укрпошти з фіксованою оплатою. Достатньо ввести штрих-код — габарити й вага не потрібні.
Форма 103а
Супровідний бланк для групи відправлень, який друкується з програми при здачі посилок на відділення.
Переказ на рахунок
Зарахування накладеного платежу напряму на розрахунковий рахунок відправника. Доступно для Юрособи та ФОП.
Для кого ця опція
Інтернет-магазини
Багато замовлень на доставку щодня. ТТН створюється з накладної, дані клієнта не потрібно вводити повторно.
Роздрібні точки з доставкою
Магазини, що надсилають товар у регіони, де відділення Укрпошти ближче або зручніше за інших перевізників.
Продавці на маркетплейсах
Замовлення з Prom.ua та подібних майданчиків. Картка отримувача й адреса підтягуються автоматично.
Бізнес із поверненнями
Одяг, взуття, техніка. Зворотна доставка через Укрпошту нерідко обходиться дешевше, ніж в інших служб.
Кому не потрібна. Якщо ви працюєте лише в торговому залі без доставки поштою або відправляєте поодинокі посилки раз на місяць — вистачить кабінету Укрпошти на сайті. Опція виправдана там, де відправлень багато і важлива швидкість обробки.
Коли підключати одразу
- Ви відправляєте замовлення поштою регулярно і вручну створюєте ТТН у кабінеті.
- Часто працюєте з накладеним платежем і хочете, щоб суми підтягувалися самі.
- Вам потрібно бачити статуси всіх посилок в одному місці, не заходячи на сайт пошти.
- Ви як ФОП чи Юрособа хочете отримувати післяплату напряму на розрахунковий рахунок.
Які задачі вирішує опція
Як це виглядає до і після
До
Менеджер копіює ПІБ, телефон і адресу з програми, відкриває кабінет Укрпошти, вручну створює ТТН, друкує ярлик і вписує номер декларації назад у накладну. Статуси перевіряє по одному на сайті.
Після
ТТН формується з накладної кількома кліками, ярлик друкується одразу, номер декларації лягає в накладну сам. Статуси всіх посилок оновлюються за розкладом і видно прямо в списку.
Як працює: 5 кроків
Підключення ключів. Отримайте в менеджера Укрпошти ключі API і внесіть контрагента та відправника в меню «Налаштування — Параметри — Додаткові функції — Синхронізація з Укрпоштою».
Створення ТТН. У режимі «Торгівля з випискою рахунка» на формі накладної у вкладці «Параметри доставки» натисніть «Робота з ТТН» та оберіть «Укрпошта — Створити нову ТТН».
Параметри відправлення. Вкажіть тип доставки (Склад-Двері, Склад-Склад, Двері-Склад, Двері-Двері), тип накладної «Стандарт» або «Експрес», габарити й вагу. Для SmartBox достатньо штрих-коду коробки.
Фінанси й дії при неврученні. За потреби увімкніть накладений платіж, переказ післяплати на рахунок та сценарій при неврученні: «Повернути відправнику», «Повернути після безкоштовного зберігання» або «Не повертати».
Друк і відстеження. Програма надрукує ярлик і, для групи, форму 103а. Статус посилки видно у вікні «Відстеження Укрпошти», а масове оновлення налаштовується в «Завдання за розкладом».
Важливо. Для роботи опції потрібне інтернет-з'єднання. Відстеження статусу починає працювати лише після того, як ТТН фактично зареєстрована на відділенні і посилку передано оператору.
Спробуйте інтеграцію з Укрпоштою у себе
Завантажте демоверсію Торгсофт безкоштовно на 30 днів і перевірте, як ТТН створюються просто з накладної. Дані залишаються на вашому комп'ютері.
Можливості опції
Сценарії за нішами
Магазин одягу та взуття
Багато примірок означає багато повернень. Зворотна доставка через Укрпошту нерідко дешевша, тому продавець може запропонувати клієнту вигідні умови повернення, а всі ТТН формувати з накладної.
Магазин на Prom.ua
Замовлення приходять із майданчика, картка отримувача та адреса підтягуються автоматично. Менеджер лише перевіряє дані, створює ТТН і друкує ярлик — кабінет пошти не потрібен.
Доставка в малі населені пункти
Там, де інші перевізники представлені слабо, Укрпошта залишається основним каналом. Опція допомагає тримати такі відправлення під контролем разом з усіма іншими.
Приклад
Цей приклад ілюстративний. Інтернет-магазин відправляв близько сорока замовлень на день і вручну створював ТТН у кабінеті Укрпошти. На кожне відправлення йшло кілька хвилин копіювання даних, траплялися помилки в адресах.
Після підключення опції ТТН почали формуватися з видаткової накладної, накладений платіж проставлявся сам, а статуси посилок оновлювалися за розкладом щоранку. Менеджер перестав заходити на сайт пошти, а проблемні посилки став бачити одразу за іконками в списку накладних.
З якими опціями та обладнанням працює
- Інтеграція з Новою поштою. Друга поштова служба в тому самому вікні «Робота з ТТН».
- Синхронізація з Prom.ua. Підтягує замовлення та дані отримувачів з маркетплейса.
- Облік товарних запасів. Контроль залишків за тим самим товаром, який ви відправляєте.
- Принтер етикеток або звичайний принтер — для друку ярликів Укрпошти та форми 103а.
- Сканер штрих-коду — для швидкого введення штрих-коду коробки SmartBox.
Комплексна автоматизація. Разом з обліком замовлень, поштовими інтеграціями та фінансовим обліком Торгсофт тримає весь шлях замовлення — від продажу до відправлення й оплати — в одній базі.
Ціна та умови підключення
- Ліцензії. Опція доступна для Торгсофт Ультра та Торгсофт Термінал.
- Підключення. Опція купується на кожне робоче місце для окремих версій, або одна на локальну мережу, або одна на сервер термінальної ліцензії. Доступна з версії Торгсофт® 2020.0.0 і новіших.
- Демоверсія. Безкоштовно на 30 днів — можна активувати в меню «Налаштування — Перелік додаткових функцій».
Як підключити
- Залиште заявку або напишіть представнику Торгсофт у вашому регіоні.
- Отримайте код активації та активуйте опцію в меню «Налаштування — Перелік додаткових функцій».
- Внесіть ключі API від Укрпошти й відправника — і створюйте першу ТТН.
Часті питання
Що дає інтеграція з Укрпоштою в Торгсофт
Опція дозволяє формувати ТТН, друкувати ярлики та відстежувати статуси посилок Укрпошти прямо з програми обліку, без переходу в кабінет на сайті пошти.
Чи можна отримувати накладений платіж на банківський рахунок (IBAN)
Зарахування післяплати на розрахунковий рахунок доступне лише Юрособам і ФОП із договором з Укрпоштою. Для відправника зі статусом фізичної особи це поле приховане.
Чому статус ТТН не оновлюється одразу після створення
Трекінг починає працювати лише з моменту, коли ТТН фактично зареєстрована на відділенні і посилку передано оператору. Поки посилка лежить у вас на складі, статус від сервера пошти отримати неможливо. Дані трекінгу зберігаються в системі Укрпошти 6 місяців.
Чи потрібно вводити габарити для SmartBox
Ні. Для відправлень SmartBox достатньо ввести або відсканувати штрих-код коробки — параметри застосуються автоматично. Оголошена оцінкова вартість для SmartBox не повинна перевищувати 1000 грн.
Чи можна виправити ТТН після створення
Так. Програма дозволяє редагувати ще не відправлені (не передані на пошту) ТТН, зокрема SmartBox. Після фактичної передачі посилки редагування недоступне.
Як зробити, щоб менеджер не забував про накладений платіж
Це автоматизовано. Якщо в режимі «Торгівля з випискою рахунка» встановлено ознаку накладеного платежу, у відправленні Укрпошти галочка проставиться сама.
Чому виникає помилка при дії «Не повертати»
Для відправлень без повернення при врученні пересилку обов'язково має оплачувати відправник. Якщо в налаштуваннях вказано, що за доставку платить отримувач, програма не дасть застосувати «Не повертати».
Чи записуються витрати на доставку в облік
Так, якщо пересилку або комісію за післяплату оплачує ваш магазин. У цьому випадку ви вмикаєте «Створити витрату за накладною», і сума списується з обраної каси чи рахунку. Якщо все оплачує отримувач, витрата не створюється.
З якими ліцензіями працює опція
Опція доступна для ліцензій Торгсофт Ультра та Торгсофт Термінал. Доступна з версії Торгсофт® 2020.0.0 і новіших.
Чи складно заводити нового отримувача
Форми отримувача спрощені: створити клієнта та внести адресу доставки можна мінімальною кількістю дій з одного діалогового вікна, без зайвих переходів по меню.
Повернутися до попереднього кроку