Понад 15 років розвитку роздрібної мережі разом з Торгсофт
Історія української мережі магазинів дитячих товарів і приклад поетапної автоматизації роздрібної мережі: від перших торгових точок з базовим обліком до багатоформатної системи з фіскалізацією, мобільним робочим місцем та інтеграцією з банківськими терміналами; на різних етапах мережа налічувала чотири магазини, кав'ярню і шість робочих місць. Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
У 2010 році клієнт вів облік у Торгсофт у перших магазинах. Базові задачі того періоду виглядали знайомо для будь-якого роздрібу: підключити сканер штрихкодів, налаштувати ролі продавців, надрукувати бейджі зі штрихкодом і навчитися розподіляти реалізації між продавцями. Уже тоді власниця отримала відповідь на головне питання магазину: хто, що і скільки продав за день.
Наприкінці 2011 року бізнес виріс до чотирьох торгових точок. Разом зі зростанням з'явилися нові запити: єдина дисконтна система для магазинів зі спільним асортиментом, перегляд продажів поза магазином, SMS-розсилки клієнтам та акції. Дисконтні картки, акції і розсилки запрацювали інструментами програми та підключених до неї сервісів, решта запитів лягла в план розвитку мережі.
Етапи розвитку: як мережа нарощувала можливості
Базовий облік і контроль продавців
Сканер штрихкодів, ролі та паролі для персоналу, бейджі продавців, звіти по чеках. Продавець бачить тільки те, що потрібно для роботи за касою.
Ліцензія Торгсофт Ультра і перші опції
Мережа перейшла на розширену ліцензію та підключила опції масових розсилок і видалення статистик закритих періодів. Запрацювали дисконтні картки, акції та автоматичні знижки до дня народження клієнта.
Порядок у касі, цінниках і документах
Налаштовані касові дні та інкасації, створені шаблони етикеток і цінників під потреби магазинів: з ціною, без ціни, зі знижкою для переоцінок. Закриття облікових періодів стало регулярною процедурою, а перенесення ліцензій при заміні техніки виконувала служба підтримки.
Регулярне обслуговування бази даних
Періодичне видалення статистик закритих періодів, планові оновлення програми, відновлення роботи після збоїв техніки та конфліктів з антивірусами. Архіви бази даних створюються автоматично.
Фіскалізація торгових точок
Підключений фіскальний реєстратор, згодом мережа перейшла на програмний РРО. Продажі, повернення, X- і Z-звіти проводяться з програми і автоматично передаються в податкову. Того ж року клієнт перейшов на Договір сервісного обслуговування з річним запасом годин підтримки.
Нова точка на мобільному додатку
Для кав'ярні створений окремий центр обліку і розгорнутий мобільний додаток Торгсофт: прихід товару, продаж, програмний РРО і закриття зміни виконуються з планшета або смартфона. Під час запуску фахівці перевірили нетипові сценарії приходу, фіскалізації та обліку робочих місць; за результатами команда розробки уточнила логіку мобільного додатка і ПРРО у трьох процесах, і зміни увійшли до оновлення 2022.0.22. Того ж року для покупців налаштована бонусна система.
Інтеграція з банківськими терміналами
На двох робочих місцях банківські термінали підключені до програми за протоколом JSON. Сума з чека передається на термінал автоматично, оплата і повернення проходять в один сценарій разом з фіскальним чеком.
Новий платіжний сценарій і планове обслуговування
Налаштований спосіб оплати «Платіж через інтегратора NovaPay», проведена повторна консультація щодо бонусної програми, програма оновлена до версії 2026.0.2. Планове обслуговування виконується в межах сервісних пакетів.
Що привело до успіху: шість рішень власниці
Шість управлінських рішень повторюються в цій історії з року в рік. Саме вони тримають мережу в робочому стані вже понад п'ятнадцять років — через карантинні обмеження і роки повномасштабної війни. Кожне з цих рішень можна застосувати у власному магазині.
Спочатку система, потім масштаб
Четверта торгова точка відкривалася вже на налаштованій програмі: за один виїзд фахівець встановив обладнання, переніс політику знижок і навчив нових продавців одразу в трьох магазинах.
Порада: налагодьте облік на першій точці до відкриття другої. Нова точка тоді копіює готові процеси замість створення власних.
Одна платформа, окремі контури обліку
Точки з різною специфікою асортименту працювали в окремих облікових контурах однієї програми, а для нового формату бізнесу створили окремий центр обліку. Для магазинів зі спільним асортиментом розглядали єдину дисконтну систему.
Порада: розділяйте аналітику різних форматів з першого дня. Змішані цифри приховують реальну прибутковість кожного напряму.
Контроль без фізичної присутності
Ще у 2011 році власниця спланувала управління мережею на відстані і налаштувала точні ролі для продавців, готуючись до декретної відпустки. Мережа продовжила розвиватися в цей період.
Порада: обмежте доступи персоналу до необхідного мінімуму і виведіть ключові звіти на свій пристрій. Тоді щоденна присутність у залі перестане бути обов'язковою умовою роботи бізнесу.
Клієнтська база як довгостроковий актив
Дисконтні картки з 2011 року, SMS-кампанії перед святами, автоматичні знижки до дня народження і бонусні механіки з 2023 року. База накопичується з кожною продажею вже понад 15 років.
Порада: фіксуйте покупця при першій купівлі. Канали комунікації змінюються, накопичена база залишається з бізнесом.
Дисципліна даних за календарем
Закриття облікових періодів, періодичне видалення статистик і автоматичні архіви стали регулярними процедурами. Саме регулярність цих процедур підтримує базу в робочому стані після понад 15 років накопичення операцій, а перенесення на нову техніку проходить за відпрацьованим сценарієм.
Порада: призначте обслуговуванню даних фіксовану дату в календарі, як інвентаризації.
Законодавчі зміни у плановому режимі
Фіскалізація впроваджена в січні 2022 року, банківські термінали і платіжні інтегратори підключалися одразу після появи потреби. Кожна нова вимога закривалася штатною опцією програми.
Порада: обирайте систему обліку, де регуляторні зміни виходять оновленнями. Тоді нова вимога закону — це налаштування опції, без зміни програмного забезпечення.
Спільний знаменник цих рішень: власниця з першого року розглядала облік як управлінський інструмент, і кожна нова обставина — від відкриття точки до зміни законодавства — лягала на вже готову систему. Керованість, яку дає такий підхід, і дозволила мережі пройти найскладніші роки.
Пройдіть цей шлях швидше
Клієнт будував свою екосистему поступово, разом з розвитком продукту. Сьогодні всі ці інструменти доступні з першого дня роботи.
Які бізнес-процеси закриває програма обліку для мережі магазинів
Основні облікові операції мережі ведуться в Торгсофт, а фіскальні, платіжні та комунікаційні сервіси підключені до відповідних робочих сценаріїв програми.
Продажі й каса
- реалізація за штрихкодом і повернення товару
- касові дні, інкасації, звіт по касі за день
- змішаний режим оплати: готівка і безготівка
Товарний облік
- прихід товару і рух по складах
- етикетки і цінники за власними шаблонами
- інвентаризація і переоцінка
Персонал і доступи
- ролі з точним переліком дозволених дій
- бейджі продавців зі штрихкодом
- продажі в розрізі кожного продавця
Клієнти й маркетинг
- клієнтська база з історією покупок
- дисконтні картки, бонуси, акції
- масові SMS- і email-розсилки
Фіскалізація і платежі
- програмний РРО і фіскальний реєстратор
- банківський термінал в одному сценарії з чеком
- оплати через платіжного інтегратора
Дані й контроль
- закриття облікових періодів
- автоматичні архіви бази даних
- аналіз продажів і фінансовий результат за період
Підтримка як частина методології
Прозорий облік послуг
Після надання послуг техпідтримки клієнт отримує звіт: яке питання вирішували, які дії виконали, скільки часу списано з балансу. Історія обслуговування зберігається за всі роки.
Сервісний договір
У періоди інтенсивних налаштувань клієнт користувався Договором сервісного обслуговування з передплаченими годинами, для окремих задач — разовими пакетами послуг. Планові оновлення, обслуговування бази і консультації виконуються в межах обраного формату.
Робочі сценарії стають оновленнями
Під час запуску мобільної точки фахівці перевірили нетипові сценарії роботи додатка і ПРРО. Команда розробки уточнила логіку у трьох процесах, зміни увійшли до оновлення 2022.0.22, і клієнт отримав повідомлення про реалізацію кожної своєї задачі. Так продукт розвивається на реальних сценаріях користувачів.
Тонке налаштування бізнес-процесів разом із сервісом
Супровід у Торгсофт триває після впровадження. Значна частина звернень клієнта за роки співпраці стосувалася тонкого налаштування процесів під зміни бізнесу: нові формати цінників, нова техніка, нові канали оплат. Так це працює на практиці.
Одна з найчастіших тем звернень за всі роки. Підтримка створює шаблони етикеток під конкретні сценарії: з ціною і без, зі старою ціною та відсотком знижки для розпродажів, під різні формати паперу. Готовий шаблон переноситься між комп'ютерами копіюванням одного файлу.
Касові дні, інкасації та перерахунок залишків налаштовані так, що залишок на кінець дня відповідає фактичному стану каси. За потреби підтримка коригує документи разом з клієнтом і закриває день з точним підсумком.
Ознака фіскальності товарів, синхронізація часу на комп'ютері, стан зміни ПРРО і передача чеків у податкову перевіряються в межах сервісного супроводу. Фахівці перевіряють статуси чеків і супроводжують проведення операцій через програмний РРО.
При заміні комп'ютера, роутера або принтера підтримка переносить програму і базу даних, перевипускає ліцензію, встановлює драйвери і повторно прив'язує банківський термінал. Підтримка супроводжує процес від початку робіт до відновлення продажів на точці.
Підтримка супроводжує підключення до сервісу розсилок, оновлює налаштування шлюзу після зміни облікових даних і виконує тестову відправку разом з клієнтом перед кожною великою кампанією.
Для стабільної роботи планшета фахівці резервують адреси в роутері, налаштовують сервер додатків, порти і брандмауер. Кав'ярня веде облік у власному центрі обліку тієї самої програми.
Ролі налаштовуються під політику власника: доступ до складу, знижок, повернень або кількості товару відкривається і закривається окремо для кожного співробітника. Продавець бачить рівно стільки, скільки потрібно для роботи за касою.
Екосистема рішення: що потрібно для автоматизації мережі магазинів
Основа: ліцензії Торгсофт Ультра
Повний функціонал обліку. Кожне робоче місце ліцензується окремо; на одному з етапів у мережі клієнта працювало 6 робочих місць.
Інтеграція з фіскальним реєстратором
Робота з апаратними РРО, ліцензія на 1 рік.
Детальніше про опціюІнтеграція з банківським терміналом
Автоматична передача суми чека на термінал, ліцензія на 1 рік.
Детальніше про опціюМобільний додаток Торгсофт
Робоче місце на планшеті або смартфоні у власному обліковому контурі.
Детальніше про опціюМасові розсилки клієнтам
SMS- і email-комунікація з клієнтською базою, ліцензія на 1 рік.
Детальніше про опціюВидалення статистик закритих періодів
Обслуговування бази даних для стабільної швидкості роботи.
Детальніше про опціюКому підходить така модель автоматизації
Автоматизація мережі дитячих магазинів за цим сценарієм підходить бізнесам із кількома форматами торгівлі: коли частина точок працює зі спільним асортиментом і клієнтською базою, частина — з власною специфікою, а нові формати на кшталт кав'ярні запускаються на мобільних робочих місцях. Архітектура з окремими обліковими контурами дозволяє впроваджувати систему поетапно, точка за точкою, без перебудови вже працюючих процесів.
Хочете таку саму автоматизацію у своєму магазині
Розкажіть про свій бізнес, і фахівці Торгсофт підберуть ліцензію та опції для автоматизації магазину дитячих товарів або іншого роздрібу: від першої торгової точки до мережі з мобільними робочими місцями.
Повернутися до попереднього кроку