Облік 50 000 позицій у магазинах канцтоварів
Кейс про роздрібний бізнес із канцтоварами, дитячою навчальною літературою, іграшками та комплектуючими для ПК. Власник рано автоматизував товарний облік, побудував роботу за штрихкодами та перейшов до поповнення асортименту за фактичними залишками. Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
На момент інтерв’ю 2014 року бізнес працював уже 4–5 років, а Торгсофт використовував 3–4 роки. Отже, автоматизацію впровадили на ранньому етапі, коли асортимент уже зростав, але правила товарної бази ще можна було сформувати послідовно.
Магазини орієнтувалися на середній ціновий сегмент і три основні аудиторії: студентів, молодих батьків та офісних працівників. Постійне оновлення асортименту стало способом утримувати покупців, а своєчасне замовлення за залишками підтримувало наявність потрібних позицій.
Як розвивалася система обліку
Ранній перехід до автоматизації
За словами власника, Торгсофт почали використовувати приблизно через рік після старту бізнесу. Причиною став асортимент, який згодом сягнув близько 50 000 найменувань.
Поповнення за залишками
Власник використовував дані про наявність товару для своєчасного замовлення, вів документи в програмі та регулярно оновлював асортимент для різних груп покупців.
Три робочі місця та обслуговування великої бази
Конфігурацію зафіксовано на трьох робочих місцях Торгсофт Ультра. Додатково підключили опцію «Видалення статистик закритих періодів».
Фокус на товарах із нульовим залишком
Власник описав потребу бачити у «Складі за видами товару» весь асортимент, включно з позиціями без залишку. Для бази з десятками тисяч найменувань це критично під час підготовки замовлення.
Локальна мережа, друк і керування цінами
Налаштували роботу трьох робочих місць у локальній мережі, чековий принтер і шаблон чека. Команда опрацювала націнку в картці виду товару, багаторядковий вибір та експорт даних в Excel.
Фіскалізація через ПРРО
До робочого місця підключили Програмний РРО. Окремо налаштовували чеки, знижки, округлення, інкасацію, ціни в приході та баланс розрахункового рахунку.
Перенесення робочої системи на ноутбук
Програму перенесли на ноутбук, підключили базу, ПРРО, чековий принтер HPRT PPTII-A, принтер етикеток Zebra LP2824 та офісний принтер HP M1120. Налаштували драйвери, шаблони й тестовий друк.
Що привело до успіху: сім рішень власника
Автоматизувати до втрати керованості
Облік запровадили на ранньому етапі. До моменту, коли асортимент виріс до десятків тисяч позицій, базові правила вже діяли.
Поєднати суміжні категорії та різні аудиторії
Середній ціновий сегмент доповнили навчальною літературою, іграшками, комп’ютерними аксесуарами та послугами. Покупцями стали студенти, молоді батьки й офісні працівники.
Керувати кожною товарною позицією
Штрихкод став основним ідентифікатором товару. Це особливо важливо для ручок, зошитів, паперу й папок, де назви схожі, а колір, формат або виробник змінюють SKU.
Замовляти за залишками й рухом
Власник використовував залишки для своєчасного поповнення. Пізніше в робочих сценаріях з’явилися фільтри нульової, від’ємної та мінімальної кількості.
Фіксувати ціну документом
Для зміни роздрібної ціни використовували акт переоцінки, а націнку визначали в картці виду товару. Так зберігається причина та дата зміни.
Закривати операційні цикли
Прихід, резерв, інвентаризація, продаж і повернення впливають на один залишок. Кожна відомість має завершуватися до переходу до наступної складської дії.
Обслуговувати робочий сценарій цілком
Під час перенесення на ноутбук відновили базу, користувачів, ПРРО, драйвери, принтери та шаблони друку. Окреме налаштування кожного елемента завершили перевіркою операції.
Формула успіху магазину канцтоварів
Від асортименту до повторної закупівлі
Широкий асортимент працює за умови, що кожна SKU має визначене місце в товарному дереві, однозначний ідентифікатор і достовірний залишок. Дисципліну підтримують переоцінка документом, завершені інвентаризації, облік резерву та регулярне обслуговування бази.
Перевірте облік на своєму асортименті
У демоверсії можна створити дерево канцтоварів, додати штрихкоди, провести прихід, продаж та сформувати перелік товарів для замовлення.
Шість процесів, які тримають асортимент керованим
Товарна структура
Дерево видів розділяє папір, письмове приладдя, офісні товари, творчість, навчальну літературу, іграшки та супутні групи. Характеристики уточнюють формат, колір, виробника й пакування.
Прихід і маркування
Заводський штрихкод зберігається в картці. Для товару без придатного коду програма може сформувати власний EAN-13, а етикетку друкують одразу після приймання.
Залишки й закупівля
Фільтри показують наявні, нульові, від’ємні та ходові позиції. Колонки «Треба замовити» й «Моє замовлення» переводять аналіз залишків у документ постачальнику.
Продаж і повернення
Сканування скорочує ручний пошук серед схожих товарів. Продаж, оплата, повернення й друк документа фіксуються в пов’язаному сценарії.
Фіскалізація
Програмний РРО передає фіскальні чеки та підтримує роботу з ключем, зміною, оплатою і поверненням. Шаблон чека налаштовують під фактичний принтер.
Інвентаризація й документи
Переоблік можна проводити за групами товарів зі сканером, вручну або з терміналом збору даних. Результат оформлюється документами руху залишків.
Підтримка як частина методології
Прозорий облік робіт
Після звернень власник отримував звіт із переліком виконаних дій і витраченим часом. Це дає змогу відокремлювати консультації від технічних налаштувань.
Повний робочий сценарій
Під час перенесення програми фахівець перевірив базу, користувачів, ПРРО, три принтери, драйвери та шаблони. Завершальним критерієм став пробний друк.
Сценарій став функцією
Потребу бачити нульові залишки клієнт сформулював ще у 2016 році. У версії 2022.0.34 форма «Склад за видами товару» отримала фільтри «Весь товар», «Тільки з нульовою кількістю» та окремі режими для від’ємних залишків.
Тонке налаштування обліку канцтоварів
У формі «Склад за видами товару» використовуйте режими «Весь товар», «Тільки з нульовою кількістю», «Тільки з від’ємною кількістю» та «Тільки з нульовою та від’ємною кількістю». Потрібну позицію можна одразу додати до замовлення постачальнику.
Зберігайте одну товарну картку для однакової SKU, а постачальника, закупівельну ціну та номер його накладної фіксуйте в документах поставки. Під час замовлення можна орієнтуватися на останню поставку або мінімальну ціну за вибраний період.
Заводський код доцільно зберігати як основний. Для товару без коду або з форматом, відмінним від EAN-13, Торгсофт може згенерувати власний EAN-13. Правило повного зберігання коду визначають до масового наповнення бази.
Для набору, пачки або коробки задайте окремий товарний сценарій із комплектацією та розукомплектацією. Штрихкод упаковки й штрихкод одиниці мають однозначно визначати, яку кількість списує продаж.
Формуйте акт переоцінки на вибрані товари або групи. Після застосування документа нова ціна діє в продажу, а протокол переоцінки зберігає перелік змін за датою та центром обліку.
Заздалегідь визначте спосіб резервування. Товар на окремому складі тимчасового зберігання не входить до залишку основного складу, а номінально зарезервований товар залишається в його обороті. Межі відомості інвентаризації мають відповідати цьому правилу.
Відберіть нульові, від’ємні, ходові або такі, що закінчуються, позиції. Перевірте «Треба замовити», перенесіть потрібну кількість у «Моє замовлення», оберіть постачальника та збережіть документ. Для кількох постачальників замовлення можна вивести окремими файлами.
Автоматизація магазинів канцтоварів: архітектура обліку
Основа: Торгсофт Ультра
Три робочі місця для товарної бази, касових операцій, документів, закупівель і аналізу.
Штрихкоди й етикетки
Заводські та власні EAN-13, шаблони цінників, друк на Zebra LP2824.
Фіскалізація
Опція для електронних чеків, зміни, повернень і роботи з КЕП.
Програмний РРО | Ліцензія на 1 рікОбслуговування бази
Очищення старих документів у закритих періодах зі збереженням актуальних взаєморозрахунків.
Видалення статистик закритих періодівКасове обладнання
Сканер, HPRT PPTII-A, Zebra LP2824, HP M1120 і платіжний термінал.
Поповнення для мережі
Якщо норматив запасу різниться за точками, мінімум і максимум задають окремо для кожного складу.
Мінімальні та максимальні залишки за складамиУмови стабільної роботи
Комп’ютер із базою, локальна мережа, чинний КЕП для ПРРО, актуальні драйвери та перевірені резервні копії.
Кому підходить така програма обліку для магазину канцтоварів
Великий різнорідний асортимент
Канцтовари, офісне приладдя, навчальна література, товари для творчості, іграшки, комп’ютерні аксесуари та послуги в одній товарній структурі.
Схожі позиції з різними параметрами
Однакові назви відрізняються кольором, форматом, виробником, кількістю в упаковці, штрихкодом або закупівельною ціною.
Кілька постачальників
Потрібно порівнювати останню поставку, мінімальну ціну, актуальну наявність і формувати окремі документи замовлення.
Кілька робочих місць
Каса, товарознавець і власник працюють з узгодженими товарами, залишками, цінами, документами та фіскальними операціями.
Налаштуйте облік канцтоварів на реальному асортименті
Демоверсія дає змогу перевірити структуру товарів, штрихкоди, прихід, продаж, інвентаризацію та формування замовлення постачальнику.
Повернутися до попереднього кроку