Автоматизація мережі магазинів насіння та садових товарів
Історія переходу від обліку в зошиті до термінальної системи, де склад, магазини, фасування насіння, розподіл між точками, замовлення постачальникам, ПРРО, банківські термінали та мобільна робота ведуться за спільними правилами. Понад десять років система розвивалася разом із бізнесом. Кейс створено на основі реального досвіду використання Торгсофт без розкриття відомостей про клієнта.
З чого все починалося
Бізнес виріс із родинного захоплення садівництвом. Після першого магазину відкрилися наступні, а асортимент розширився від насіння до добрив, засобів догляду, поливу та садового інструменту. На момент переходу в Торгсофт мережа налічувала чотири магазини й окремий склад, з якого товар розподіляли по точках і відпускали гуртом.
Облік у зошиті та проста програма вже не давали власниці повної картини руху грошей, витрат, прибутковості й товарних залишків. Потрібно було звести приймання на складі, фасування насіння, розподіл між магазинами, гуртовий і роздрібний продаж в один керований процес, де кожна операція має документ і відповідального.
Як розвивалася система обліку
Склад, чотири магазини та шість робочих місць
Встановлено Торгсофт Термінал і налаштовано шість підключень. Окремо навчали власницю, двох товарознавців і продавців. На складі вели приймання, розподіл товару та гуртові продажі, у магазинах налаштували касові робочі місця й ваги з чекодруком.
Фасування насіння стало обліковою операцією
Насіння закуповували кілограмами та фасували у власні пакети. Для цього процесу обрали комплектацію товару, друк етикеток і опцію фасування вагового товару. Паралельно підключили мінімальні залишки за складами, синхронізацію з інтернет-магазином і сповіщення персоналу.
Зростання до десяти робочих місць і точні права доступу
Кількість термінальних місць послідовно збільшилася до десяти. Для обмежених ролей замовили розширення доступу: приховування роздрібних цін, гуртових підсумків і собівартості у визначених формах. Доопрацювання увійшло до версії 9.2.10.0.
Масштабування до чотирнадцяти місць
Ліцензію розширювали поетапно: одинадцять, дванадцять, потім чотирнадцять робочих місць. Для бази підключили видалення статистик закритих періодів, а складські норми та синхронізацію з інтернет-магазином поширювали на нові робочі сценарії.
Контроль касових дій як окремий процес
Власниця сформулювала вимоги до контролю знижок, видалення товарів із продажу та зменшення кількості позицій у чеку. Причиною стали конкретні способи використання касових операцій у власних інтересах працівника.
Розрахунок запасів і продажі без стабільного інтернету
Підключено автоматичний розрахунок складських запасів і Торгсофт-Гібрид. Розрахунок норм спирається на історію продажів і цикли постачання, а Hybrid дозволяє оформлювати продажі локально та синхронізувати їх після відновлення зв’язку.
П’ятнадцять місць, ПРРО і банківські термінали
Термінальну ліцензію розширено до п’ятнадцяти робочих місць. Підключено Програмний РРО та інтеграцію з банківськими терміналами, зокрема для п’яти касових місць. Окремо налаштовували шаблони фіскальних чеків і сценарії карткової оплати.
Мобільна робота і регулярне обслуговування обліку
Підключено мобільний додаток Торгсофт і проведено консультації щодо ПРРО на мобільному пристрої. У 2026 році підтримка продовжувала перевіряти складські та фінансові документи, перерахунок залишків і процедури інвентаризації.
Що привело до успіху: вісім рішень власниці
Автоматизувати вже сформовану мережу
На момент переходу в Торгсофт працювали чотири магазини. Власниця описала не перелік бажаних звітів, а весь рух товару від приймання на складі до продажу в точці.
Практичний висновок: починайте з карти документів і відповідальних осіб. Функції програми підбираються після цього.
Включити власне фасування в товарний облік
Закупівля насіння в кілограмах і продаж у пакетах потребують обліку перетворення. Комплектація пов’язала кількість вихідного товару з кількістю готових упаковок.
Практичний висновок: якщо товар змінює одиницю продажу всередині бізнесу, це має оформлюватися окремою складською операцією.
Нормувати запас для кожної точки
Одна позиція має різний попит у різних магазинах. Тому мінімальний і максимальний залишок задаються окремо для кожного центру обліку, а потреба розраховується за продажами та фактичною наявністю.
Практичний висновок: загальна норма для всієї мережі приховує локальний дефіцит і локальний надлишок.
Залишити ручне коригування після розрахунку
Власниця наполягала, щоб формула автоматично заповнювала кількість для переміщення, але комірник міг змінити результат для передзамовлення, сезонного сплеску чи іншого винятку.
Практичний висновок: хороший алгоритм прибирає повторювані розрахунки й залишає людині рішення щодо винятків.
Перетворити нестачу на замовлення постачальнику
Коли складу недостатньо для поповнення всіх точок, нерозподілена потреба не повинна зникати. Її потрібно показати за товарами та постачальниками й перенести в документи замовлення.
Практичний висновок: внутрішній розподіл і закупівля мають бути одним послідовним процесом.
Обмежувати доступ на рівні конкретних даних
Для продавців приховали закупівельні та гуртові показники у визначених формах, зберігши потрібні для роботи роздрібні операції. Контроль змін касових документів розглядався окремо від доступу до фінансових даних.
Практичний висновок: роль визначає дозволені дії, видимі поля та доступні звіти.
Будувати контроль навколо ризикової операції
Власниця окремо визначила касові дії, які потребують перевірки: знижки, зменшення кількості в чеку та видалення позицій. «Протокол дій користувачів» і «Журнал зміни документів» дають змогу перевіряти такі операції за часом і користувачем.
Практичний висновок: контроль точніший, коли спрямований на конкретні операції з реальним ризиком і цифровим слідом.
Підключати новий канал після опису його операцій
Торгсофт-Гібрид, ПРРО, банківські термінали й мобільний додаток додавалися поетапно. Для кожного каналу окремо визначали продаж, оплату, чек, повернення, синхронізацію та права користувача.
Практичний висновок: новий пристрій або застосунок повинен мати місце в загальному документообігу.
Послідовність розвитку обліку
Саме так програма обліку для мережі магазинів стає інструментом розвитку: нові рішення спираються на зафіксовані продажі, залишки, переміщення та оплати.
Описати свій процес до вибору конфігурації
Для консультації достатньо вказати кількість магазинів, складів і кас, спосіб фасування, порядок поповнення точок та фіскальні сценарії.
Які бізнес-процеси автоматизовано
Приймання й асортимент
Товар оприбутковується за постачальником і закупівельною ціною, після чого стає доступним для гуртового продажу, фасування або розподілу по магазинах.
Фасування насіння
Комплектація списує складові та оприбутковує готові пакети. Етикетка і штрихкод пов’язують фізичну упаковку з карткою товару.
Розрахунок запасів
Норми формуються за продажами, циклами постачання та параметрами конкретного магазину. Розрахункове значення можна перевірити й відредагувати.
Розподіл між точками
У формі розподілу видно наявність, продажі, мінімальні залишки та потребу одержувачів. Створені внутрішні передачі можна провести через склад «Товар у дорозі».
Каса, ПРРО та оплата
Продаж оформлюється в Торгсофт, фіскальний документ передається через ПРРО, а сума карткової оплати — на банківський термінал.
Управлінський контроль
Власник працює зі звітами, протоколами дій і журналом зміни документів. Права доступу визначають, які дані бачить кожна роль.
Підтримка як частина методології
Прозорий облік робіт
Кожна консультація фіксується за тривалістю та змістом. Після роботи клієнт отримує звіт, тому зміни в системі мають документовану історію.
Навчання за ролями
На старті окремо навчали власницю, товарознавців і продавців. Наступні консультації стосувалися конкретних операцій: приймання, комплектації, друку, ПРРО, оплат і переміщень.
Робочі сценарії стають оновленнями
Запит на точніше розмежування даних був оформлений як технічне завдання, реалізований і доданий до версії 9.2.10.0. Це підтверджений приклад переходу від правила бізнесу до функції програми.
Тонке налаштування бізнес-процесів
У картці готового товару задається склад комплекту. Під час комплектації програма списує визначену кількість насіння та оприбутковує пакети. Для вагового продажу й маркування використовується окрема опція з підтримкою ваг і друком штрихкоду.
Мінімальні та максимальні залишки задаються за центрами обліку. У формулі розподілу можна використовувати продажі за період, фактичну кількість у відправника й одержувача та встановлені норми. Результат залишається доступним для ручного коригування.
Під час автоматичного розрахунку програма розподіляє наявну кількість пропорційно потребі одержувачів. Окрема колонка показує повну розраховану потребу кожної точки, тому незакритий дефіцит не губиться.
Для товару вказується кількість в упаковці. Умови розподілу можуть попереджати про некратну кількість або забороняти таку внутрішню передачу. Це зберігає відповідність між документом і фактично переданими коробками.
Товари, для яких розрахована потреба перевищує наявність у відправника, переходять у «Замовлення за розподілом». Форма показує постачальників останніх партій; кількість замовлення можна редагувати, після чого сформувати документ замовлення постачальнику.
Внутрішню передачу проводять через центр обліку «Товар у дорозі». Магазин бачить накладну до приймання, а система окремо враховує товар у дорозі під час наступних розрахунків розподілу.
Для ролі налаштовуються доступні форми, дії та видимі показники. У цьому кейсі окремо обмежили перегляд роздрібних цін у картці товару, гуртових підсумків у «Товарі в дорозі» та собівартості у списку витрат.
«Протокол дій користувачів» показує дії за типами подій, а «Журнал зміни документів» реєструє зміни приходів, реалізацій, повернень, внутрішніх передач та фінансових документів. Контроль налаштовується навколо конкретних операцій.
Екосистема рішення
Основа: Торгсофт Термінал
Шість робочих місць на старті та п’ятнадцять у 2024 році. Склад, магазини й управлінські ролі працюють у термінальній конфігурації.
Фасування та маркування вагового товару | Ліцензія на 1 рік
Ваги з чекодруком і штрихкоди для фасованого товару.
Переглянути опціюМінімальні та максимальні залишки за складами
Окремі норми запасу для кожної торгової точки.
Переглянути опціюАвтоматичний розрахунок складських запасів
Розрахунок норм за продажами та циклами постачання.
Переглянути опціюТоргсофт-Гібрид: продажі без інтернету для віддаленого сервера
Локальне оформлення продажів із подальшою синхронізацією.
Переглянути опціюІнтеграція з банківським терміналом | Ліцензія на 1 рік
Передавання суми покупки з програми на POS-термінал.
Переглянути опціюМобільний додаток Торгсофт
Продажі, складські операції та звіти зі смартфона або планшета.
Переглянути опціюСинхронізація з інтернет-магазином
Обмін товарами, цінами, залишками й замовленнями.
Переглянути опціюКому підходить така автоматизація роздрібної мережі
Облік у магазині насіння та садових товарів потребує цієї архітектури, якщо бізнес має центральний склад, кілька торгових точок, сезонний попит, власне фасування, гуртові й роздрібні операції або великий асортимент дрібного товару.
Модель також підходить агромаркетам, садовим центрам, магазинам добрив, засобів захисту рослин, поливу та садового інструменту. Найбільшу користь вона дає там, де поповнення магазинів, замовлення постачальникам і контроль касових операцій виконуються щодня різними працівниками.
Перевірити свій сценарій обліку
Демоверсія дозволяє змоделювати приймання, фасування, розподіл товару, продаж і звітність на власному асортименті.
Повернутися до попереднього кроку