ДСТУ 4163:2020: 2026 жылы кәсіпорын құжаттарын ресімдеуге қойылатын талаптар

ДСТУ 4163:2020 заңды тұлғалардың ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарын ресімдеу қағидаларын белгілейді: бұйрықтар, өкімдер, ережелер, нұсқаулықтар, актілер, анықтамалар, қызметтік және баяндау жазбалары, хаттар және басқа да басқару құжаттары. Стандарт қағаз және электрондық құжаттарға қолданылады. Заңды тұлғалар оның талаптарын қолданыстағы іс жүргізуді ұйымдастыру қағидаларымен бірге ескеруі тиіс; жеке кәсіпкерлер үшін стандарт жалпы міндет белгілемейді, алайда олар оны ерікті түрде немесе арнайы нормативтік, шарттық не ішкі талаптарды орындау үшін қолдана алады.

ДСТУ шарттарға, бастапқы бухгалтерлік құжаттарға, салық есептілігіне, РРО/ПРРО есеп айырысу құжаттарына, кадрлық құжаттарға және нысаны немесе міндетті деректемелері заңмен не жеке нормативтік актімен белгіленген басқа құжаттарға қойылатын арнайы талаптарды алмастырмайды. Қаріпке, шегініске немесе деректеменің орналасуына қатысты бұзушылық құжатты автоматты түрде жарамсыз етпейді және жеке әмбебап айыппұлға әкелмейді. Сонымен бірге қолтаңбаның, күннің, автор туралы мәліметтердің, қол қоюшының өкілеттігінің немесе арнайы заң бойынша міндетті басқа деректемелердің болмауы есепке алуды, тексеруді, құжатты орындауды немесе оның заңды күшін дәлелдеуді қиындатуы мүмкін.

ДСТУ 4163:2020 деген не және ол қашан қолданылады

ДСТУ 4163:2020 «Құжаттаманың мемлекеттік біріздендірілген жүйесі. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың біріздендірілген жүйесі. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандарты «УкрҒЗОҚ» мемлекеттік кәсіпорнының 2020 жылғы 1 шілдедегі № 144 бұйрығымен қабылданды. Стандарт 2021 жылғы 1 қыркүйектен бастап қолданылады және ДСТУ 4163-2003 стандартын алмастырды.

Украинаның «Стандарттау туралы» заңы ұлттық стандарттарды қолдану міндеттілігі нормативтік-құқықтық актімен тікелей белгіленбесе, оларды ерікті түрде қолдануды көздейді. Сонымен бірге Украина Әділет министрлігінің № 1000/5 бұйрығымен бекітілген іс жүргізуді ұйымдастыру және құжаттарды мұрағаттық сақтау қағидалары меншік нысанына қарамастан кәсіпорындар, мекемелер және ұйымдар үшін міндетті және ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың деректемелерін ДСТУ 4163:2020 талаптарын ескере отырып ресімдеуді тікелей көздейді.

Стандарт қандай құжаттарға қолданылады

ДСТУ 4163:2020 ақпарат тасымалдағышына қарамастан ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды қамтиды. Оларға мыналар жатады:

Стандарт мыналарды айқындайды:

• құжат деректемелерінің құрамын;
• деректемелердің мазмұны мен ресімделуіне қойылатын талаптарды;
• деректемелерді орналастыру қағидаларын;
• бланкілерге қойылатын талаптарды;
• құжаттарды дайындау қағидаларын;
• қағаз және электрондық даналарға қойылатын жекелеген талаптарды.

Бастапқы бухгалтерлік, банктік, қаржылық, статистикалық, ғылыми-техникалық және өзге де арнайы құжаттамаға қатысты іс жүргізудің жалпы қағидалары құжаттармен жұмыс істеудің жалпы қағидаттары және оларды мұрағаттық сақтауға дайындау бөлігінде ғана қолданылады. Арнайы нысандар мен деректемелер басымдыққа ие.

Заңды тұлға құжатының міндетті деректемелері

ДСТУ заңды тұлға жасайтын құжаттар үшін міндетті жеті деректемені белгілейді. Электрондық құжаттағы қолтаңба электрондық құжаттар және электрондық сенімгерлік қызметтер туралы заңнамаға сәйкес ресімделеді.

Бұл деректемелердің болуы арнайы заңнаманың қосымша талаптарын жоймайды. Мысалы, бастапқы бухгалтерлік құжат Украинаның «Украинадағы бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» заңының 9-бабында белгіленген деректемелерді қамтуы тиіс.

ДСТУ 4163:2020 бойынша деректемелердің толық тізбесі

Стандарт ықтимал 32 деректемені көздейді. Нақты құжатта тиісті құжат түрі үшін міндетті және қажетті деректемелер ғана пайдаланылады.

Кәсіпорынның, бөлімшенің атауы және тауар белгісін пайдалану

Құжаттағы заңды тұлғаның атауы құрылтай құжаттарында көрсетілген толық атауға сәйкес болуы тиіс. Ресми түрде көзделген қысқартылған атау толық атаудың төменгі жағына немесе оның жанына жақша ішінде орналастырылады. Заңды тұлғаның атауы мен құжат түрінің атауы бланкілерде бас әріптермен жазылады.

Мысалы:

Құрылымдық бөлімшенің атауы осы бөлімше құжаттың авторы болған және тиісті өкілеттіктерге ие болған жағдайда көрсетіледі.

Эмблеманы немесе тіркелген тауар белгісін құрылтай құжаттарына және ішкі қағидаларға сәйкес бланкіде орналастыруға болады. Тауар белгісінің бейнесі заңды тұлғаның ресми атауын алмастырмайды.

Кәсіпорынның анықтамалық деректері

Хат бланкісінде мыналар көрсетілуі мүмкін:

• пошталық мекенжай;
• телефон нөмірлері;
• электрондық пошта мекенжайы;
• веб-сайт мекенжайы;
• банктік деректемелер;
• байланыс үшін қажетті өзге мәліметтер.

Пошталық мекенжай мына ретпен ресімделеді: көше атауы, үй нөмірі, қажет болған жағдайда корпус, кеңсе немесе үй-жай нөмірі, елді мекен, аудан, облыс атауы және пошта индексі. Заңды және нақты мекенжайлар әртүрлі болса және хат алмасу үшін екеуі де қажет болса, екі мекенжай да көрсетілуі мүмкін.

Құжат түрінің атауы

Атау автордың құзыретіне және құжат мазмұнына сәйкес болуы тиіс:

Қызметтік хатта «құжат түрінің атауы» деректемесі көрсетілмейді.

Құжатты шығаратын адамның бұйрық шығаруға өкілеттігі болмаған жағдайда құжатты өз бетінше «бұйрық» деп атауға болмайды. Құжат түрлерін, қол қою құқығын және келісу тәртібін жарғыда, бөлімшелер туралы ережелерде, лауазымдық нұсқаулықтарда, сенімхаттарда, іс жүргізу жөніндегі ішкі нұсқаулықта және өкілеттіктер матрицасында айқындаған жөн.

Күнді қалай ресімдеу керек

Құжаттың күні сандық немесе сөздік-сандық тәсілмен ресімделуі мүмкін.

Сандық формат:

Күн мен ай екі цифрмен, ал жыл төрт цифрмен көрсетіледі. Күн немесе ай бір цифрдан тұрса, оның алдына нөл қойылады.

Сөздік-сандық формат:

Нормативтік-құқықтық актілердің мәтіндерінде, оларға жасалған сілтемелерде және қаржылық ақпараты бар құжаттарда стандарт талаптарын ескере отырып күннің сөздік-сандық ресімделуі қолданылады.

Құжат түріне қарай құжаттың күні мыналардың бірі болып табылады:

• қол қойылған күн;
• бекітілген күн;
• қабылданған күн;
• тіркелген күн;
• жасалған күн.

Құжаттағы қызметтік белгілерге де күн қойылады.

Құжатқа бірнеше заңды тұлға қол қойса, бірлескен құжаттың күні соңғы қолтаңба қойылған күн болып саналады.

Тіркеу индексі

Тіркеу индексі құжаттың реттік нөмірінен тұрады. Оған кәсіпорынның іс жүргізу жүйесінде қолданылатын индекстер: істің, бөлімшенің, құжат түрінің, корреспонденттің немесе лауазымды тұлғаның индексі қосылуы мүмкін. Индекс құрамдастары қиғаш сызықпен немесе ішкі нұсқаулықта көзделген басқа тәсілмен бөлінеді.

Мысалы:

Индекстеу жүйесі бірыңғай және түсінікті болуы тиіс. Ішкі нұсқаулықта түсіндірмей бірдей құжат түрлері үшін әртүрлі нөмірлеу қағидаларын қолданбаған жөн.

Құжат жасалған жер

Құжат жасалған жер хаттардан басқа барлық құжаттарда көрсетіледі. Елді мекеннің атауы қолданыстағы әкімшілік-аумақтық құрылымға және ресми атауға сәйкес берілуі тиіс. Елді мекеннің өзекті атауын тексеру үшін Әкімшілік-аумақтық бірліктер мен аумақтық қауымдастықтар аумақтарының кодификаторы, КАТОТТГ қолданылады.

Мысалы:

Киев атауында «қ.» қысқартуы қолданылмайды.

Адресат

Құжаттың адресаты мыналардың бірі болуы мүмкін:

• заңды тұлға;
• құрылымдық бөлімше;
• лауазымды тұлға;
• біртекті адресаттар тобы;
• жеке тұлға.

Құжат нақты лауазымды тұлғаны көрсетпей заңды тұлғаға немесе бөлімшеге жіберілсе, адресаттың атауы атау септігінде беріледі.

Құжат басшыға немесе басшының орынбасарына жолданса, заңды тұлғаның атауы лауазым атауына енгізіледі, ал лауазымы, аты және тегі барыс септігінде көрсетіледі.

Мысалы:

Құжат құрылымдық бөлімшенің басшысына жолданса, заңды тұлғаның атауы атау септігінде бөлек, ал адресаттың лауазымы мен аты барыс септігінде көрсетіледі.

Бір құжатта төрттен артық адресат болмауы тиіс. «Көшірме» сөзі екінші, үшінші немесе төртінші адресаттың алдына қойылмайды. Адресаттар саны төрттен көп болса, тарату тізімі жасалып, әр адресат үшін жеке дана ресімделеді.

Бекіту грифі

Құжатты лауазымды тұлға немесе басқа өкімдік құжат бекітуі мүмкін.

Құжатты лауазымды тұлға бекітсе:

Құжат бұйрықпен, шешіммен немесе басқа құжатпен бекітілсе:

Бекіту грифін құжат авторының қолтаңбасымен шатастырмау керек: бұлар заңдық мақсаты әртүрлі деректемелер.

Бұрыштама

Бұрыштама құжатқа қатысты басқарушылық тапсырманы тіркейді. Ол мыналарды қамтуы мүмкін:

• орындаушының немесе орындаушылардың тегі мен аты;
• тапсырманың мазмұны;
• орындау мерзімі;
• басшының қолтаңбасы;
• күні.

Негізгі орындаушы бірінші көрсетіледі. Тапсырма мәтіні нақты болып, күтілетін нәтижені түсінуге мүмкіндік беруі тиіс.

Мысалы:

Мәтіннің тақырыбы

Тақырып құжаттың мазмұнын қысқаша жеткізеді және оның атауымен грамматикалық тұрғыдан үйлесуі тиіс. Құжат түріне қарай ол «не туралы?», «ненің?» немесе «кімнің?» деген сұрақтарға жауап береді. Тақырыптың соңына нүкте қойылмайды.

Мысалы:

Тақырып құжаттың бүкіл мазмұнын қайталамауы немесе «Әртүрлі мәселелер туралы» тәрізді түсініксіз тұжырымдарды қамтымауы тиіс.

Мәтінге қойылатын талаптар

Құжат мәтіні анық, дәйекті, объективті және әртүрлі түсіндіруге жол бермейтін болуы тиіс. Заңды тұлғалардың құжаттары мемлекеттік тілде жасалады. Шетелдік адресаттармен хат алмасуда заңнамаға, тараптардың уағдаластығына және хат алмасу сипатына қарай украин тілі, адресаттың тілі немесе халықаралық қатынас тілі қолданылуы мүмкін.

Өкімдік құжатта мыналарды нақты айқындаған жөн:

• нақты қандай әрекет орындалуы тиіс;
• кім жауапты;
• орындау мерзімі;
• қандай нәтиже алынуы тиіс;
• орындалуын кім бақылайды.

Бұйрықтардағы, тапсырмалардағы және ішкі регламенттердегі түсініксіз тұжырымдар қызметкерлердің міндеттері мен жауапкершілігінің көлеміне қатысты даулар қаупін тудырады.

Қосымшалар

Құжатқа басқа материалдар қоса берілсе, мәтіннен кейін қосымшалар туралы белгі ресімделеді. Онда негізгі құжаттың мәтінінен көрінбесе, құжаттың атауы, парақтар саны және даналар саны көрсетіледі.

Мысалы:

Қосымша мәтінде аталған болса:

Қосымшалар бірнешеу болса, олар нөмірленіп, тізімделеді. Қосымшалар барлық адресаттарға жіберілмесе, бұл тікелей көрсетілуі тиіс.

Өкімдік құжатпен бекітілетін немесе қолданысқа енгізілетін қосымша үшін оның негізгі құжатқа тиесілі екенін көрсететін тиісті белгі қолданылады.

Қолтаңба

Қағаз құжаттағы қолтаңба мыналарды қамтиды:

1. лауазым атауын;
2. жеке қолтаңбаны;
3. атын;
4. тегін.

Мысалы:

Құжат бланкіде ресімделмесе, лауазым атауында заңды тұлғаның толық атауы көрсетілуі мүмкін:

Құжатқа бірнеше адам қол қойса, қолтаңбалар қызметтік бағыныстылыққа сәйкес орналастырылады. Бір деңгейдегі лауазымды тұлғалардың қолтаңбалары бір деңгейде орналасады.

Қол қою құқығы жарғымен, ережемен, лауазымдық нұсқаулықпен, бұйрықпен, сенімхатпен немесе өкілеттіктер туралы басқа құжатпен расталуы тиіс. Графикалық қолтаңбаның болуы құжатқа өкілеттігі жоқ адам қол қойған жағдайда тәуекелді жоймайды.

Басшы болмаған кезде қол қою

Жобада қолтаңбасы дайындалған лауазымды тұлға болмаған жағдайда құжатқа оның міндеттерін нақты орындайтын немесе қол қою құқығы бар адам қол қояды. Құжатта қол қоюшының нақты лауазымы және нақты аты көрсетіледі.

Мына нұсқаларға жол берілмейді:

«Директордың міндетін атқарушы» тұжырымы міндеттерді орындау тиісті өкімдік құжатпен ресімделген кезде ғана қолданылады.

Мөр

Мөр кәсіпорынның әрбір құжаты үшін әмбебап міндетті деректеме болып табылмайды. Заңды тұлға заңды, арнайы нормативтік талаптарды және іс жүргізу жөніндегі ішкі нұсқаулықты ескере отырып мөр қолданылатын құжаттардың тізбесін айқындайды. Егер мұндай талап заңда белгіленбесе, заңнама мемлекеттік органдарға шаруашылық жүргізуші субъектіден құжатты қабылдаудың жалпы міндетті шарты ретінде мөр талап етуге мүмкіндік бермейді.

Мөр қолданылса, оның бедері жеке қолтаңбаны жаппауы тиіс. Стандарт бойынша бедер қол қоюшының лауазым атауының соңғы әріптерін қамтуы немесе арнайы белгіленген жерге қойылуы мүмкін.

Мөр уәкілетті адамның қолтаңбасын алмастырмайды.

Визалау және келісу

Виза құжатты ішкі келісу үшін қолданылады. Ол мыналарды қамтуы мүмкін:

• лауазым атауын;
• жеке қолтаңбаны;
• аты мен тегін;
• күнін.

Ескертулер болған жағдайда олар бөлек баяндалады немесе ішкі іс жүргізу қағидалары бойынша тікелей визада көрсетіледі.

Келісу грифі басқа заңды тұлғамен немесе лауазымды тұлғамен сыртқы келісу үшін қолданылады. Келісу мен бекітудің мақсаты әртүрлі: келісу қолдауды немесе қарсылықтардың болмауын растайды, ал бекіту заңнамада немесе ішкі қағидаларда көзделген жағдайларда құжатқа күш береді.

Көшірмені куәландыру

Қағаз көшірмені куәландыру белгісі мыналарды қамтиды:

«Түпнұсқаға сәйкес» сөздері тырнақшаға алынбайды.

Мөр заңда, арнайы тәртіпте немесе кәсіпорын бекіткен нұсқаулықта талап етілген жағдайда ғана қосылады.

Көшірмелерді тиісті құқық берілген адам куәландыруы тиіс. Ішкі нұсқаулықта мыналарды айқындаған жөн:

• көшірмелерді кім куәландыра алады;
• қандай құжаттарды көшіруге болады;
• мөр қашан қажет;
• көп бетті құжаттар қалай куәландырылады;
• көшірменің түпнұсқаға сәйкестігі қалай тексеріледі.

Орындаушы туралы мәліметтер

Орындаушы туралы мәліметтер құжатты дайындаған қызметкердің тегі мен атын және оның қызметтік телефон нөмірін қамтиды. Ішкі құжаттар үшін тегі мен телефон нөмірі көрсетілген қысқартылған нұсқаға жол беріледі. Құжатты бірнеше орындаушы дайындаса, екі немесе үш адам көрсетілуі мүмкін.

Мысалы:

Бұл деректеме құжат мазмұны бойынша түсініктемені жылдам алуға көмектеседі, алайда орындаушының құжатқа қол қою құқығы бар екенін немесе қол қоюшының орнына жауап беретінін білдірмейді.

Қызметкерді құжатпен таныстыру

Танысу туралы белгі «Құжатпен таныстым» деген сөздерді, қызметкердің жеке қолтаңбасын, аты мен тегін және күнін қамтуы мүмкін. Жалпы атаудың орнына құжаттың нақты түрін көрсетуге болады.

Мысалы:

Әрбір қызметкер өз қолтаңбасы мен күнін жеке қояды. Электрондық таныстыру үшін кәсіпорын қызметкердің жеке басын, құжат мазмұнын және танысу күнін анықтауға мүмкіндік беретін тәсілді қолдануы тиіс.

Бланкілерге, қағазға және беттерге қойылатын талаптар

Құжаттар үшін мына негізгі форматтар қолданылады:

Ұсынылатын жиектер:

Сол жақ жиек үлкенірек, өйткені құжат іске тігілуі мүмкін.

Кәсіпорын мыналарды пайдалана алады:

• жалпы бланк;
• хат бланкісі;
• құжаттың нақты түріне арналған бланк.

Құрылымдық бөлімшенің немесе нақты лауазымды тұлғаның бланкілері тиісті бөлімшенің немесе лауазымды тұлғаның осындай құжаттарды жасауға және оларға қол қоюға құқығы болған жағдайда ғана пайдаланылады.

Құжаттың нақты түріне арналған жеке бланкті осындай құжаттар көлемі елеулі болған кезде енгізген жөн; стандарт оны, соның ішінде бір жыл ішінде осы түрдегі 2000-нан астам құжат жасалған жағдайда пайдалануға мүмкіндік береді.

Қаріп, аралықтар және ерекшелеу

Құжаттарды дайындау үшін стандарт Times New Roman қарпін 12–14 типографиялық пункт мөлшерінде қолдануды көздейді. Кейбір көмекші деректемелер үшін кіші өлшемге жол беріледі, ал құжат түрінің атауын үлкенірек қаріппен ресімдеуге болады.

A4 форматындағы құжаттар үшін 1–1,5 жоларалық интервал, ал A5 үшін бір интервал ұсынылады. Көп жолды деректемелердің құрамдастары стандарт қағидаларына сәйкес бөлінеді.

Жартылай қалың қаріп мыналарды ерекшелеу үшін қолданылуы мүмкін:

• заңды тұлғаның атауын;
• құрылымдық бөлімшенің атауын;
• құжат түрінің атауын;
• мәтін тақырыбын.

Қызметтік құжат функционалды болып қалуы тиіс: қаріптердің, түстердің, сәндік элементтердің және еркін ерекшелеулердің шамадан тыс көп болуы қабылдауды нашарлатады және құжаттарды біріздендіріп өңдеуді қиындатады.

Беттерді нөмірлеу

Құжаттың екінші және кейінгі беттері жоғарғы жиектің ортасында араб цифрларымен нөмірленеді. Бірінші бетте нөмір көрсетілмейді. Нөмірдің жанына «бет» сөзі, нүктелер, жақшалар немесе басқа белгілер жазылмайды.

Негізгі құжат пен әрбір қосымшаның беттері бөлек нөмірленеді.

Тұрақты және 10 жылдан ұзақ мерзім сақталатын құжаттар парақтың бір бетіне басылады. 10 жылға дейін уақытша сақталатын құжаттар кәсіпорынның іс жүргізу қағидаларына сәйкес келсе, парақтың екі бетіне ресімделуі мүмкін.

Электрондық құжаттар

Электрондық құжат — ақпараты электрондық деректер түрінде тіркелген және міндетті деректемелерді қамтитын құжат. Ол экранда немесе қағазда қабылдауға жарамды нысанда көрсетілуі мүмкін.

Электрондық құжатты жасау заңда көзделген жағдайларда электрондық қолтаңба немесе электрондық мөр қоюмен аяқталады. Түпнұсқа міндетті деректемелері және автордың электрондық қолтаңбасы немесе заңнамада көзделген басқа тең мәнді құралы бар электрондық дана болып табылады.

Білікті электрондық қолтаңба қолмен қойылған қолтаңбамен бірдей заңды күшке ие және заң талаптарына сәйкестік презумпциясын пайдаланады. Білікті электрондық мөр заңда белгіленген шектерде деректердің тұтастығын және құжаттың шығу тегін растайды.

PDF немесе мәтіндік файлға енгізілген қолмен қойылған қолтаңбаның бейнесі өздігінен білікті электрондық қолтаңба болып табылмайды және қол қоюшыны сәйкестендіруге әрі құжаттың тұтастығына қатысты бірдей заңдық кепілдіктерді автоматты түрде жасамайды.

Электрондық құжаттың заңды күші тек оның электрондық нысанына байланысты жоққа шығарылмайды. Сонымен бірге заң бір ғана түпнұсқада болуы тиіс немесе арнайы нысаны белгіленген құжаттар үшін жекелеген ерекшеліктерді көздейді.

Кәсіпорын электрондық құжат айналымы үшін нені айқындауы тиіс

Ішкі қағидаларда мыналарды белгілеу орынды:

• қандай құжаттар тек электрондық нысанда жасалатынын;
• электрондық қолтаңбаның қандай түрі қолданылатынын;
• кімнің қол қою құқығы бар екенін;
• келісу және бекіту тәртібін;
• күн мен тіркеу индексін беру қағидаларын;
• электрондық қолтаңбаларды тексеру тәртібін;
• сақтау форматын;
• резервтік көшіру қағидаларын;
• қолжетімділік беру тәртібін;
• сақтау мерзімдерін;
• қағаз көшірмелерді немесе көрнекі бейнелерді қалыптастыру тәсілін.

Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі

Электрондық құжаттың қағаз данасы оның көрнекі бейнесі болып табылады. Мұндай көшірмені куәландыру тәртібі заңмен, арнайы қағидалармен және кәсіпорынның ішкі рәсімдерімен айқындалады.

ДСТУ электрондық немесе қағаз дананың бар екенін белгілеуге мүмкіндік беретін деректемені көздейді. Құжатты сәйкестендіру үшін құжат айналымы жүйесінде көзделсе, штрихкод, QR-код немесе басқа құралдар қолданылуы мүмкін.

Арнайы құжаттар: ДСТУ жеткіліксіз болатын жағдайлар

Құжатты ресімдеу алдында оған жеке нысан немесе деректемелердің арнайы тізбесі белгіленгенін тексеру қажет.

Бастапқы бухгалтерлік құжаттар

Украинаның «Украинадағы бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» заңының 9-бабы бастапқы құжаттың арнайы міндетті деректемелерін белгілейді. Оларға мыналар жатады:

• құжаттың атауы;
• жасалған күні;
• атынан құжат жасалған кәсіпорынның атауы;
• шаруашылық операцияның мазмұны мен көлемі;
• өлшем бірлігі;
• операцияны жүзеге асыруға және дұрыс ресімдеуге жауапты адамдардың лауазымдары мен тектері;
• жеке қолтаңба немесе адамды сәйкестендіруге мүмкіндік беретін өзге деректер.

ДСТУ бұл деректемелерді алмастыра алмайды. Бастапқы құжат бухгалтерлік заңнама талаптарына сәйкес келмесе, деректемелердің стандарт бойынша дұрыс орналасуы кемшілікті жоймайды.

Шарттар

Шарттар үшін Украина Азаматтық кодексінің, арнайы заңдардың нормалары және тараптар келіскен талаптар айқындаушы болып табылады. Мәміленің мазмұны бір немесе бірнеше құжатта, оның ішінде электрондық құжаттарда тіркеліп, құжатқа тарап немесе тараптар қол қойған жағдайда жазбаша нысан сақталған болып саналады.

Шарттың нөмірі, қаріп, жиектер немесе тақырыптың орналасуы әдетте оның жарамдылығын өздігінен айқындамайды. Тиісті нысан, келісілген елеулі талаптар, тараптардың өкілеттіктері және тиісті қол қою маңызды.

Салықтық, есеп айырысу және арнайы нысандағы басқа құжаттар

Салық есептілігі, салық жүкқұжаттары, РРО/ПРРО есеп айырысу құжаттары, банк құжаттары, статистикалық есептілік және басқа реттелетін нысандар арнайы нормативтік актілерге сәйкес ресімделеді. ДСТУ арнайы нысанға қайшы келмейтін шамада ғана қолданылады.

Нормативтік акт нақты нысанды қолдануды талап етсе, кәсіпорын міндетті деректемелердің бекітілген құрамын немесе құжат құрылымын өз бетінше өзгертпеуі тиіс.

Құжаттарды сақтау

Кәсіпорын құжаттарды сақтауды іс жүргізу қағидаларына, істер номенклатурасына және белгіленген сақтау мерзімдеріне сәйкес ұйымдастыруы тиіс. Мерзім құжат түріне байланысты және Украина Әділет министрлігінің № 578/5 бұйрығымен бекітілген үлгілік құжаттар тізбесімен, сондай-ақ арнайы нормативтік актілермен айқындалады.

Электрондық құжаттар үшін мыналарды қамтамасыз ету қажет:

• ақпараттың бүкіл сақтау мерзімі бойы қолжетімді болуын;
• құжатты бастапқы форматында қайта көрсету мүмкіндігін;
• тұтастықты тексеруді;
• шығу тегі, жіберілген немесе алынған күні мен уақыты туралы деректерді сақтауды;
• рұқсатсыз өзгертуден немесе жоюдан қорғауды.

Электрондық құжатты сақтау мерзімі тиісті қағаз құжат үшін белгіленген мерзімнен қысқа болмауы тиіс.

ДСТУ 4163:2020 талаптарын бұзғаны үшін айыппұл бар ма

ДСТУ 4163:2020 дұрыс емес қаріп, шегініс, күн форматы, деректеменің орналасуы немесе ресімдеу қағидаларының басқа бұзушылығы үшін жеке әмбебап айыппұл белгілемейді. Стандарт лицензияларды, рұқсаттарды немесе оларды жою негіздерін де белгілемейді.

Жауапкершілік арнайы заңнаманы бұзу салдарынан туындауы мүмкін, мысалы:

• бастапқы құжатта міндетті деректемелер болмаса;
• жалған мәліметтер берілсе;
• бухгалтерлік немесе салықтық есеп жүргізу тәртібі бұзылса;
• құжатқа тиісті өкілеттігі жоқ адам қол қойса;
• құжаттарды сақтау қамтамасыз етілмесе;
• ақпаратты немесе дербес деректерді қорғау талаптары бұзылса;
• жұмыс берушінің міндетін орындауды растау үшін қажет жағдайда қызметкер құжатпен таныстырылмаса;
• заң тікелей талап ететін нысаннан басқа нысандағы құжат пайдаланылса.

Сондықтан кәсіпорын сыртқы ресімдеумен бірге мазмұнды, автордың өкілеттіктерін, құжатты қабылдау, келісу, қол қою, тіркеу және сақтау тәртібін бағалауы тиіс.

Стандарт талаптарының бұзылуына байланысты құжат жарамсыз бола ма

Құжат мына себептерге байланысты автоматты түрде жарамсыз болмайды:

• басқа қаріп қолданылған;
• жиек дұрыс белгіленбеген;
• тақырып ауытқумен орналастырылған;
• тегі бас әріптермен жазылмаған;
• күн немесе индекс ұсынылған орында орналастырылмаған.

Заңды күшті бағалау құжат түріне және арнайы нормаларға байланысты. Шарт үшін нысан, мазмұн, ерік білдіру және тараптардың қолтаңбалары маңызды; бастапқы құжат үшін бухгалтерлік заңнамада белгіленген деректемелер маңызды; бұйрық үшін автордың құзыреті, мазмұны, қолтаңбасы, күні, тіркелуі және қызметкерлерге тиісті түрде жеткізілуі маңызды.

Сонымен бірге стандартты жүйелі түрде елемеу мына тәуекелдерді арттырады:

• құжаттарды әртүрлі түсіндіру;
• құжаттарды жоғалту немесе қайталау;
• тіркеу кезіндегі қателер;
• іздеу және мұрағаттық сақтау қиындықтары;
• күнге, авторға, өкілеттіктерге немесе танысу фактісіне қатысты даулар;
• клиенттермен, серіктестермен және мемлекеттік органдармен хат алмасуда беделдік шығындар.

Іс жүргізу жөніндегі ішкі нұсқаулықта нені бекіткен жөн

Кәсіпорынның активтерін, дәлелдемелік базасын және іскерлік беделін қорғау үшін ішкі нұсқаулық кемінде мыналарды айқындауы тиіс:

1. кәсіпорын жасайтын құжаттардың тізбесін;
2. бланкілердің түрлері мен бекітілген үлгілерді;
3. нөмірлеу және тіркеу қағидаларын;
4. қол қою құқығы бар лауазымды тұлғаларды;
5. басшыны алмастыру тәртібін;
6. келісу және бекіту тәртібін;
7. мөр қолданылатын құжаттардың тізбесін;
8. көшірмелерді куәландыру қағидаларын;
9. электрондық құжаттармен және электрондық қолтаңбалармен жұмыс істеу тәртібін;
10. жіберу және жеткізуді растау тәртібін;
11. қолжетімділігі шектеулі құжаттармен жұмыс істеу қағидаларын;
12. қызметкерлерді таныстыру тәртібін;
13. орындау мерзімдері мен бақылауды;
14. істерді қалыптастыру қағидаларын;
15. сақтау мерзімдері мен шарттарын;
16. құжаттарды мұрағатқа беру тәртібін;
17. сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін құжаттарды жою тәртібін;
18. іс жүргізу және мұрағат үшін жауапты адамдарды.

Заңды тұлғаның басшысы іс жүргізуді ұйымдастыруға жауап береді, ал тікелей жүргізу іс жүргізу қызметіне немесе белгіленген қызметкерге жүктелуі мүмкін.

Бұйрықты ресімдеу мысалы

Бұл құрылымның бағдарлық мысалы. Бұйрықтың нақты мазмұны, қол қоюшының өкілеттіктері, келісу тәртібі және қосымша деректемелер заңнама мен кәсіпорынның ішкі құжаттарында айқындалады.

Құжатты қол қою алдында тексеру

Қол қою алдында мыналарды тексерген жөн: