Кассалық аппаратта немесе бағдарламалық кассалық аппаратта қызметтік ақшалай беруді ұмытып кеттіңіз: не істеу керек

Кассир есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараты (РРО) немесе есеп айырысу операцияларын тіркеудің бағдарламалық аппараты (ПРРО) арқылы қызметтік ақшалай беруді тіркеуді ұмытып кетсе, алдымен ақшаны қайта санап, ауысымның жабылған-жабылмағанын тексеріңіз. Қолма-қол ақша әлі орнында болса және сіз оны қазір ашық ауысымда алып жатсаңыз, нақты алынған соманы тіркеңіз. Ақша бұрын алынып қойса, мән-жайды және айырманы тіркеп, құжаттарды бухгалтерге беріңіз және тіркеу аппаратының ағымдағы күйіне қатысты жұмыс тәртібін техникалық қолдау қызметінен анықтаңыз.

Фискалдық есеп чегі — Z-есеп — қалыптастырылғаннан кейін қызметтік ақшалай беруді жабылған ауысымға қосуға немесе оны өткен күнмен өткізуге болмайды. Келесі күні қызметтік ақшалай енгізу есеп айырысу орнында іс жүзінде қалған қолма-қол ақшаны ғана көрсетуі керек. Ақшаның өзін алу сату сомасын өзгертпейді: ол үшін тауарды қайтаруды, қайта сатуды немесе ойдан шығарылған енгізу мен беруді рәсімдеудің қажеті жоқ.

Кассир қандай операцияны өткізіп алды

Украинадағы дүкендерге 06.07.1995 жылғы № 265/95-ВР Украина Заңының, РРО мен ПРРО қолдану тәртіптерінің, сондай-ақ Украинадағы ұлттық валютадағы кассалық операцияларды жүргізу туралы ереженің талаптары қолданылады. Қатені дұрыс талдау үшін мақсаты бөлек үш әрекетті ажыратыңыз.

Есеп айырысу операцияларына қатысы жоқ қолма-қол ақша енгізу мен беруді тіркеу талабы РРО қолдану тәртібінің III бөлімінің 6-тармағында және ПРРО қолдану тәртібінің IV бөлімінің 9-тармағында белгіленген. Екі құжатта да қызметтік ақшалай беру есеп айырысу орнынан алынатын сомаға қатысты.

Есеп айырысу орны № 265/95-ВР Заңының 2-бабында анықталған. Сондықтан тексергенде осы жердегі барлық қолма-қол ақшаны, соның ішінде қайтарым ақшаға арналған соманы есепке алыңыз. Ақшаны жәшіктен басқа сақтау орнына беру дүкен жұмысының нақты ұйымдастырылуына қарай бағалануы керек.

Қызметтік ақшалай беру сатудан түскен түсімді азайтпайды. Сатып алушылар тауардың ақысын төлеп, кассир алынған қолма-қол ақшаны орталық кассаға тапсырса, сатылым көлемі сол күйінде қалады. Ақшаның сақталатын орны мен оған жауапты тұлға ғана өзгереді.

Бағдарламада қандай да бір әрекет жасамас бұрын тексеріңіз

Дүкен иесіне немесе аға кассирге кассирмен бірге ақшаны келесі рет жылжытпас бұрын кассаның күйін тіркеп қоюды ұсынамыз. Бұл айырманың себебін анықтап, операцияны қайталамауға көмектеседі.

1. Қолма-қол ақшаны қайта санаңыз. Нақты соманы жазып алыңыз, қайтарымға қалатын ақшаны және тапсыру жоспарланған соманы бөлек белгілеңіз.
2. Ауысымды тексеріңіз. Оның ашық-жабық екенін, Z-есеп жасалған-жасалмағанын, қай күнге жасалғанын және келесі ауысым операцияларының басталған-басталмағанын анықтаңыз.
3. Тіркеу аппаратының құжаттарын қарап шығыңыз. Қызметтік енгізулерді, берулерді, сатуларды, қайтаруларды және төлем түрлерін тексеріңіз. Құжат басып шығарылмаса немесе бағдарлама қате көрсетсе, алдымен операцияның бәрібір тіркелген-тіркелмегенін анықтаңыз.
4. Ақшаның қайда екенін анықтаңыз. Ол кассирде қалуы, орталық кассаға не жауапты тұлғаға тапсырылуы немесе банкке өткізіліп қойған болуы мүмкін.
5. Растайтын құжаттарды жинаңыз. Тапсыру құжаттарын, кассалық ордерлерді, банк түбіртектерін және ішкі бағдарлама жазбаларын табыңыз. Сомаларын, күндері мен уақытын салыстырыңыз.

Салыстыру үшін мына есептеу ретін қолданыңыз: бастапқы қолма-қол ақшаға нақты енгізулер мен сатып алушылардан қолма-қол түскен ақшаны қосыңыз, одан қолма-қол ақшамен жасалған қайтарулар мен нақты алынған соманы шегеріңіз. Карта төлемдері кассадағы физикалық қолма-қол ақшаны көбейтпейді. Әр соманы бір рет қана есепке алыңыз.

Ауысым мен ақшаның күйіне қарай қалай әрекет ету керек

Ауысым ашық, ақша әлі алынбаған

Егер ақшаны алуды тек жоспарлап, әлі орнында қалдырсаңыз, қазір іс жүзінде тапсырып жатқан сомаға қызметтік ақшалай беруді тіркеңіз. Ақшаны тапсыруды кәсіпорныңыздың ережелеріне сай рәсімдеп, операциядан кейінгі қалдықты тексеріңіз. Қажет болса, қайтарымға ақша қалдырыңыз.

Шартты мысал. Кассада 9 800 грн бар, оның 800 грн-ы қайтарымға қалуы керек. Кассир қазір орталық кассаға 9 000 грн тапсырып, осы сомаға қызметтік ақшалай беруді тіркейді. Нақты қалдық 9 800 − 9 000 = 800 грн болады. Сату сомасы өзгермейді.

Егер ақша бұған дейін алынып қойса, тіпті ауысым әлі ашық болса да, алдымен өткізіп алған ақша қозғалысын құжаттау тәртібін қолданыңыз. Сол соманы қайтадан физикалық түрде алмаңыз.

Z-есеп жасалған, қолма-қол ақша орнында қалған

Z-есептің жасалуы кассирдің ақша тапсырғанын растамайды. Қолма-қол ақша есеп айырысу орнында қалса, қызметтік ақшалай берудің жоқтығы болмаған ақшалай алуды тіркеу керек дегенді білдірмейді.

Z-есептен кейінгі алғашқы есеп айырысу операциясына дейін РРО тәртібінің III бөлімінің 6-тармағына немесе ПРРО тәртібінің IV бөлімінің 9-тармағына сәйкес есеп айырысу орнында іс жүзінде сақталған қолма-қол ақша сомасын қызметтік енгізу ретінде тіркеңіз. Кейін ақшаны тапсыруға шешім қабылдасаңыз, нақты тапсыру кезінде қызметтік ақшалай беруді тіркеңіз.

Шартты мысал. Ауысым жабылғаннан кейін есеп айырысу орнында 7 500 грн қалды. Келесі күні кассир алғашқы сатылымға дейін нақты қалдықты қызметтік енгізу ретінде тіркейді. Содан соң ол 7 000 грн тапсырып, осы сомаға қызметтік ақшалай беруді өткізеді. Қайтарымға 7 500 − 7 000 = 500 грн қалады.

Егер келесі ауысымның алғашқы сатылымы қажетті қызметтік енгізусіз өтіп кетсе, осы мән-жайды бөлек тіркеңіз. Кейінгі операция өтіп қойған сатылым уақытын өзгертпейді. Нақты қалдыққа қатысты келесі әрекеттерді бухгалтермен және техникалық қолдау қызметімен келісіңіз.

Ақша алынып қойды, ал қызметтік ақшалай беру тіркелмеген

Есеп айырысу орнында қанша ақша жоқ екенін, оны кім алғанын және қазір қайда екенін тіркеңіз. Тапсыру құжаты немесе банк түбіртегі болса, оны салыстыру материалдарына қосыңыз. Қызметтік ақшалай берудің болмауы мен ақшаны тапсыру құжаттарының болмауы — бөлек талдануға тиіс мән-жайлар.

Есеп айырысу орнында жоқ ақшаға қызметтік енгізу жасап, кейін дәл сол соманы беруді тіркемеңіз. Мұндай реттілік шын мәнінде болмаған ақша қозғалысын көрсетеді. Сондай-ақ кеше ақша алынғандай көрініс жасау үшін ғана жаңа ауысым ашпаңыз.

Қайта санау нәтижесін, кассирдің түсініктемесін, Z-есепті және нақты тапсыру құжаттарын бухгалтерге беріңіз. Бухгалтер кассалық және бухгалтерлік есепте қандай әрекеттер қажет екенін анықтауы керек. РРО техникалық қызмет көрсету орталығына немесе ПРРО жеткізушісіне тіркеу аппаратының ағымдағы күйіне қатысты хабарласыңыз: моделін не бағдарламалық шешімді, күн мен ауысым нөмірін, айырма сомасын және тіркелген операциялар тізімін айтыңыз. Техникалық әрекеттер ақшаның іс жүзіндегі орналасуын ескеруі керек.

Шартты мысал. Тіркеу аппаратының құжаттары бойынша алуға дейін кассада 12 000 грн болған. Кассир 11 000 грн-ды орталық кассаға тапсырған, бірақ қызметтік ақшалай беруді өткізіп алған. Орнында 1 000 грн қалды, айырма 12 000 − 1 000 = 11 000 грн болды. Бұл мән-жайларды құжатпен растау керек. Келесі күні іс жүзінде тек 1 000 грн бар кезде 12 000 грн-ның бәрін енгізу ретінде рәсімдеуге болмайды.

Жабылған Z-есепті неге түзетуге болмайды

№ 265/95-ВР Заңының 2-бабына сәйкес, фискалдық функциялар есеп айырысу операциялары көлемі туралы қорытынды ақпаратты өзгерту мүмкін болмауын көздейді. ПРРО бойынша тиісті тәртіптің IV бөлімінің 5-тармағы бір ауысымға бір фискалдық есеп чегін қарастырады; ауысымды жабу үшін кассир оны қалыптастырып, фискалдық серверге тіркеуге жібереді.

Келесі ауысымда жасалған құжат алдыңғы Z-есепті толықтырмайды. Ішкі сауда бағдарламасындағы құжат күнін өзгерту де бұрын тіркелген фискалдық деректерді өзгертпейді.

Тіркелмей қалған қызметтік ақшалай беру тауарды қайтару немесе қате сату болып саналмайды. Сондықтан қолма-қол ақша қалдығын өзгерту үшін жалған қайтаруды, сатуды немесе есеп айырысуды жоюды рәсімдемеңіз. Мұндай әрекеттер сатып алушылармен есеп айырысу туралы шындыққа жанаспайтын мәліметтер қосып, бастапқы қатені ушықтырады.

Z-есеп қолма-қол ақша қалдығын нөлге түсіре ме

Барлық РРО мен ПРРО Z-есептен кейінгі қалдықты бірдей көрсетеді деп есептемеңіз. Дәл өз моделіңіздің немесе бағдарламалық шешіміңіздің құжаттамасын тексеріп, көріп тұрған көрсеткіштің не екенін анықтаңыз: тіркеу аппаратындағы қалдық па, ағымдағы ауысым сомасы ма, әлде ішкі есеп бағдарламасындағы қалдық па.

Есептегіштің техникалық жұмысы нақты ақша сомасын және қызметтік операцияларға қойылатын талаптарды өзгертпейді. Бағдарлама қалдықты келесі ауысымға көшірсе, Z-есептен кейінгі алғашқы есеп айырысуға дейін қолма-қол ақшаны қалай тіркейтінін және тиісті құжатты қалай тексеруге болатынын жеткізушіден нақтылаңыз. Бұл бір соманы қайта есепке алудан сақтайды.

Егер дүкен есеп айырысу орнында қолма-қол ақшаны мүлде қабылдамаса, бермесе және сақтамаса, қызметтік ақша енгізуге немесе беруге негіз жоқ. Ағымдағы сатып алушылар тауарды карта арқылы төлесе де, қайтарым ақшасын ескеру қажет.

Қандай құжаттар дайындап, бухгалтерге нені тапсыру керек

Кассирдің жазбасын немесе нақты мән-жайлар көрсетілген салыстыру актісін жасауды ұсынамыз. Қатенің анықталған күні мен уақытын, тіркеу аппаратын, ауысымды, нақты қалдықты, күтілген соманы, айырманы, ақшаның тапсырылған уақытын және алушыны көрсетіңіз. Себеп туралы түсініктеме мен растаушы құжаттар тізімін қосыңыз. Мұндай құжат оқиғаларды қалпына келтіруге көмектеседі, бірақ өздігінен жіберілген бұзушылықты жоймайды.

Заңды тұлға үшін бухгалтер қолма-қол ақшаны кіріске алу тәсілін және кассалық кітап жүргізу міндетін тексеруі керек. Украина Ұлттық банкінің № 148 ережесінің 11 және 39-тармақтары кәсіпорын кассаларын, кассалық кітабы бар бөлімшелерді және онсыз жұмыс істейтін бөлімшелерді ажыратады. Қызметтік операция нақты есеп тәсіліне қажет барлық құжаттың орнын баспайды.

• Егер ақшаны кәсіпорынның орталық кассасы қабылдаса, кірістің тиісінше рәсімделгенін және оның кассалық кітапқа жазылғанын тексеріңіз.
• Егер қолма-қол ақша банкке тапсырылса, № 148 ереженің 29-тармағында көзделген құжатты сақтаңыз: тапсыру тәсіліне қарай, мысалы, банк түбіртегін, өзіне-өзі қызмет көрсету құрылғысының түбіртегін не чегін немесе құндылық салынған сөмкеге арналған ілеспе кассалық ордерді.
• Егер кәсіпорында аға кассирмен бірге бірнеше кассир жұмыс істесе, № 148 ереженің 43-тармағына сәйкес қолма-қол ақшаның тапсырылғанын тиісті кітапта қол қойдыру арқылы тіркеңіз.
• Нақты кем шығу немесе артық шығу анықталса, басшы мен бухгалтер себептерді анықтау және нәтижелерді рәсімдеу жұмыстарын ұйымдастыруы керек. № 148 ереженің 46-тармағы кәсіпорын кассасын түгендеу тәртібін белгілейді.

Ағымдағы кірістер мен берулерді кассалық кітапты жүргізу міндетті болса, нақты ақша қозғалған күні тиісті құжаттар бойынша көрсетіңіз. № 148 ереженің 32 және 40-тармақтарына сәйкес кассалық ордерлер бойынша қабылдау мен беру олар жасалған күні өткізіледі, ал жазбалар ақша түскен немесе берілген күні жасалады. Бұрын есепке алынбай қалған ақша қозғалысы туралы мәліметтерді есепті тиісінше түзету үшін бухгалтерге беріңіз; бүгін болмаған жаңа тапсыру ретінде рәсімдемеңіз.

Жеке кәсіпкер мен заңды тұлға үшін қандай айырмашылық бар

Жеке кәсіпкер (ФОП) кассалық кітап жүргізбейді. № 148 ереженің 14-тармағына сәйкес кәсіпкерге касса лимиті мен қолма-қол түсімді тапсыру мерзімдері де белгіленбейді. Бұл ережелер кәсіпкердің оңайлатылған салық салу жүйесін қолданатынына не қолданбайтынына қарамастан қолданылады. Кәсіпкер алынған кірістерді есепке алуды № 148 ереженің 11-тармағында сілтеме жасалған қағидалар бойынша жүргізеді.

Сонымен қатар РРО немесе ПРРО қолданатын кәсіпкер қызметтік ақша енгізу мен беру тәртібін орындауы керек. Кассалық кітап пен лимиттен босатылу ақша нақты алынғанда оны тіркеу міндетін жоймайды.

Заңды тұлға касса лимитін бөлек тексеруі керек. № 148 ереженің 14–15 және 50-тармақтары оны белгілеуді көздейді, ал 53-тармақ бойынша белгіленбеген лимит нөлге тең деп есептеледі. Тіркеу аппараты арқылы қызметтік ақшалай беру ақшаның банкке тапсырылғанын және лимиттің сақталғанын өздігінен дәлелдемейді.

Лимиттен асатын қалдық туралы қорытынды жасамас бұрын бухгалтер қолданылатын ерекшеліктерді тексеруі керек. Атап айтқанда, 54-тармақ артық соманы банктің келесі жұмыс күні банкке тапсыруға немесе оны келесі күні кәсіпорын қажеттілігіне жұмсауға қатысты шарттарды белгілейді; демалыс және мереке күндері түскен ақша үшін бөлек мерзімдер қолданылады. 49-тармақ инкассация орындаушысының кінәсінен оның жасалмауын, ал 18-тармақ жалақы төлеу сияқты нақты төлемдер үшін ақшаны сақтаудың арнайы мерзімдерін ескереді. Әр ерекшелік мән-жайлармен және құжаттармен расталуы керек.

Қызметтік ақшалай беруді өткізіп алсаңыз, айыппұл салына ма

Нақты бұзушылық пен жауапкершілік нормасын анықтау керек. № 265/95-ВР Заңының 17-бабының 1-тармағы есеп айырысуды толық емес сомаға жүргізу, фискалдық тіркеу аппараты арқылы есеп айырысуды өткізбеу, тиісті есеп айырысу құжатын бермеу және онда тікелей көрсетілген өзге де әрекеттер үшін санкциялар көздейді. Алғашқы бұзушылық үшін санкция мөлшері — бұзушылықпен жасалған сату сомасының 100%-ы, әрбір келесі бұзушылық үшін — 150%-ы.

Бұл пайыздарды өткізіп алынған қызметтік ақшалай беру сомасына автоматты түрде қолдануға болмайды. Ақшаны алудың өзі сату болып саналмайды. 17-бапта қызметтік ақшалай беруді тіркемеу үшін айыппұл деп тікелей аталатын жеке қаржылық санкция жоқ. Алайда 26-бап Заң талаптарын бұзғаны үшін лауазымды тұлғалар мен қызметкерлердің әкімшілік жауапкершілігін көздейді, әрі жағдайды талдау кезінде кассалық есептің бөлек бұзушылықтары анықталуы мүмкін. Сондықтан түсініктеме жазбасы бар болғаны үшін жауапкершілік мүлде болмайды деп уәде етуге болмайды.

Аумақтық босатуларға қатысты № 265/95-ВР Заңының II бөлімінің 14-тармағын тексеріңіз. Ол уақытша басып алынған аумақтарда, белсенді ұрыс қимылдары жүріп жатқан немесе ұрыс қимылдары болуы мүмкін аумақтарда тауар сату және қызмет көрсету кезінде 2023 жылғы 1 қазаннан бастап ресми тізімдегі тиісті күндерге дейін жасалған, нақты белгіленген бұзушылықтарға қолданылады. Бұл босату акцизделетін тауарларды сату кезіндегі есеп айырысу тәртібін бұзуға жүрмейді. Жауапкершіліктен босату үшін соғыс жағдайына ғана сілтеме жасау жеткіліксіз.

Torgsoft бағдарламасында қызметтік ақшалай беру және қолма-қол ақшаны салыстыру

Torgsoft-та ПРРО-мен жұмыс істеу үшін «Програмний РРО» (бағдарламалық РРО) қосымша функциясын жұмыс орындарының тиісті санына белсенді етіп, тіркеу аппараты мен кассир кілтін баптау қажет. ПРРО қосу жөніндегі ресми нұсқаулықта чектермен жұмыс істеу операциялары арасында «Внесення готівки» (қолма-қол ақша енгізу) және «Вилучення готівки» (қолма-қол ақшаны алу), сондай-ақ есептерді қалыптастыру қарастырылған. Нұсқаулықтағы «Операції з чеками» (чектермен операциялар) бөлімі ПРРО мәселелерін шешу кезінде жүйелік әкімшілерге арналған жүйелік әрекеттер қатарына жатады. Кассирдің жұмыс орнында қолма-қол ақша енгізу мен нақты ақшалай алуды тіркеу тәртібін әкімшімен немесе техникалық қолдау қызметімен келісуді ұсынамыз.

Torgsoft ішкі есебінде «Інкасація» (инкассация) әрекеті кассадағы қалдықты көрсетілген сомаға азайтады, ал «Здати виручку» (түсімді тапсыру) ақшаны кейінгі есеп үшін басқа кассаға өткізеді. Қаржылық құжатта «Провести операцію через фіскальний реєстратор» (операцияны фискалдық тіркеу аппараты арқылы өткізу) ауыстырып-қосқышы қарастырылған; ол жұмыс орнында фискалдық тіркеу аппараты бапталған жағдайда көрінеді. Ауыстырып-қосқыш қосулы болса, құжат жасалған кезде енгізу немесе алу орындалып, тиісті чек басып шығарылады — бұл шарттар «Фінансовий документ» (қаржылық құжат) анықтамасында сипатталған. Салыстыру кезінде ішкі құжатты да, тіркеу аппаратындағы операция нәтижесін де тексеріңіз.

Айырманы табу үшін қажетті касса мен кезең бойынша құжаттарды нақты қолма-қол ақшамен салыстырыңыз. «Реалізація» (сату) нысанында купюра бойынша тексеріп, нәтижелерін сақтауға болады; сатушыға қорытынды соманы және айырманы көрсету қолжетімділік баптауларына байланысты. Тәртібі «Реалізація» (сату) анықтамасында сипатталған. Дүкен нұсқаулығында қалдықты тексеруді, ақшаны нақты тапсыруды рәсімдеуді және жұмысты аяқтар алдында қызметтік ақшалай беру құжатын тексеруді келісіп белгілеңіз.

Кассаны күнделікті бақылауға нені қосу керек

1. Нақты қолма-қол ақша мен тапсыру құжаттарын тексеретін қызметкерді тағайындаңыз.
2. Әр алу алдында соманы, алушыны және қайтарымға қалатын ақшаны анықтаңыз.
3. Нақты алынған ақшаны қызметтік ақшалай беру арқылы тіркеп, нәтижесін тіркеу аппаратынан тексеріңіз.
4. Ақшаны тапсыруды және бизнесіңіз жүргізуге міндетті кітаптардағы ағымдағы жазбаларды рәсімдеңіз.
5. Z-есепке дейін қолма-қол ақшаны, қызметтік операцияларды және ішкі құжаттарды салыстырыңыз; есеп айырысу операциялары болса, фискалдық есеп чегінің күн сайын қалыптастырылуын қамтамасыз етіңіз.
6. Z-есептен кейінгі алғашқы сатылымға дейін нақты қалдықты және оның қызметтік енгізу ретінде тіркелгенін тексеріңіз.
7. Анықталған әрбір айырма туралы мәліметті құжаттармен және мән-жайлар туралы түсініктемемен бірге жауапты тұлғаға беріңіз.

Ресми нормативтік дереккөздер

• «Сауда, қоғамдық тамақтану және қызмет көрсету саласында есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараттарын қолдану туралы» 06.07.1995 жылғы № 265/95-ВР Украина Заңы: 2-бап, 3-баптың 1–3 және 9-тармақтары, 17-баптың 1-тармағы, 26-бап, II бөлімнің 14-тармағы.
• «Есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараттары мен есеп айырысу операцияларының есеп кітаптарын тіркеуге қатысты тәртіптерді бекіту туралы» Украина Қаржы министрлігінің 14.06.2016 жылғы № 547 бұйрығы: тауарлар мен қызметтер үшін есеп айырысу кезіндегі РРО-ны тіркеу және қолдану тәртібінің III бөлімінің 4–6-тармақтары.
• «Украина Қаржы министрлігінің 2016 жылғы 14 маусымдағы № 547 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы» Украина Қаржы министрлігінің 23.06.2020 жылғы № 317 бұйрығы: ПРРО-ны тіркеу, тізілімін жүргізу және қолдану тәртібінің IV бөлімінің 1, 3, 5 және 9-тармақтары.
• «Украинадағы ұлттық валютадағы кассалық операцияларды жүргізу туралы ережені бекіту туралы» Украина Ұлттық банкі басқармасының 29.12.2017 жылғы № 148 қаулысы: ереженің 11–15, 18, 23–29, 32, 39–43, 46, 49–50 және 53–54-тармақтары.