Көрсетілген қызметтер актісі «Вчасно»-да: қалай рәсімдеу, қол қою және сақтау керек

Қызметтерді «Вчасно.ЕДО» электрондық құжат айналымы (ЭҚА) сервисі арқылы рәсімдеу үшін шарт талаптарын тексеріп, қызметтердің нақты мазмұнын, көлемін және кезеңін көрсететін акт жасаңыз да, оны қол қоюға уәкілетті тұлғаларға жіберіңіз. Егер шартта екі тараптың қол қоюы көзделсе, орындаушы мен тапсырыс берушінің қолтаңбаларын алып, оларды тексеріп, электрондық түпнұсқасын тексеру деректерімен бірге сақтаңыз. Файлды жүктеу, кабинетке кіру немесе жіберілгені туралы хабарлама қызметтердің орындалғанын және қабылданғанын өздігінен растамайды.

Бұл нұсқаулық Украина заңнамасына сәйкес кәсіпорындар мен жеке кәсіпкерлер (ФОП) арасындағы шаруашылық қатынастарға арналған. Кәдімгі екіжақты акт үшін әрбір уәкілетті қол қоюшының білікті электрондық қолтаңбасын (КЕП) пайдаланған жөн. Сонымен бірге заң тапсырыс берушінің деректемелерін көрсетпей құжаттаудың жеке тәртібіне жол береді: оны тек белгіленген талаптар орындалғанда және ерекшеліктер ескерілгенде қолдануға болады.

Акт жасамас бұрын нені келісу керек

Шартта орындаушы көрсетуге, ал тапсырыс беруші ақы төлеуге тиіс қызметтер айқындалады. Украина Азаматтық кодексінің 901 және 903-баптарына сәйкес төлем мөлшері, мерзімдері мен тәртібі шартқа байланысты. Сондықтан қызмет ақысын төлеу міндетін барлық жағдайда тек актіге қол қоюмен байланыстыруға болмайды: тараптар алдын ала төлемді, кезең-кезеңмен төлеуді немесе есеп айырысудың басқа тәртібін келіскен болуы мүмкін.

Акт жасалған операция туралы мәліметтерді тіркейді. № 996-XIV Заңының 9-бабына сәйкес кәсіпорындар үшін бастапқы құжаттар бухгалтерлік есепке негіз болады. Акт файлының өзі қызметтердің іс жүзінде көрсетілуін алмастырмайды. Нақты тапсырманың орындалуын көрсететін құжаттарды да сақтаңыз: келісілген тапсырысты, орындаушының есебін, өңделген материалдар тізімін немесе нәтиженің тапсырылғаны туралы хат алмасуды.

Практикалық ұсыным: актілермен алғаш рет алмаспас бұрын шартта немесе қосымша келісімде мына мәселелерді келісіңіз:

• тараптар қандай қызметтерді және қай кезең үшін бір актімен рәсімдейтінін;
• құжаттармен қай сервис арқылы алмасатынын және олардың алынғанын қалай растайтынын;
• әр тараптан кімнің актіге қол қоюға құқығы барын;
• тапсырыс берушіде тексеруге қанша уақыт барын және ескертулерді қалай жіберетінін;
• тараптар қателерді қалай түзететінін және даулы көлемді қалай келісетінін;
• төлем мерзімінің басталуына қандай оқиға негіз болатынын.

Жазбаша нысан электрондық түрде болуы мүмкін. Ақпараттық-коммуникациялық жүйелер арқылы мәмілеге қол қою және шарт жасасу қағидалары Украина Азаматтық кодексінің 207 және 639-баптарында белгіленген.

Екі тараптың қолтаңбасы қашан қажет

Егер тараптар екіжақты актіге келіскен болса, орындаушы құжатқа өз тарапынан қол қояды, ал тапсырыс беруші тексергеннен кейін қызметтерді қабылдағанын өзінің қолтаңбасымен растайды. Тек орындаушының қолтаңбасы тапсырыс берушінің актіге қол қойғанын немесе онда көрсетілген көлемді келіскенін растамайды.

Сонымен бірге № 996-XIV Заңының 9-бабының екінші бөлігі тапсырыс беруші тарапынан жауапты тұлғалардың лауазымын, тегін және қолтаңбасын не өзге де сәйкестендіру деректерін көрсетпей бастапқы құжат рәсімдеудің арнайы мүмкіндігін қарастырады. Ол үшін мына талаптардың барлығы бір мезгілде орындалуы керек:

• құжатта қызмет көрсету немесе жұмыс орындау күні не кезеңі көрсетілген;
• құжаттаудың мұндай тәртібі жазбаша нысанда жасалған шартта көзделген;
• операция бухгалтерлік есепте ол жасалған кезеңде көрсетілген.

Бұл мүмкіндік жария қаражат есебінен төленген операцияларға, мемлекеттік немесе коммуналдық мүлікті жалға алуға, құрылыс мердігерлігі және жобалау-іздестіру жұмыстары шарттарына, сондай-ақ қайырмалдық жасау, қайырымдылық немесе гуманитарлық көмек көрсету туралы шарттарға қолданылмайды.

Демек, кәдімгі екіжақты актіден тапсырыс берушінің қолтаңбасын өз бетіңізше алып тастау жеткіліксіз. Алдымен шартты және барлық талаптың қолданылатынын тексеріңіз. Бұл ерекшелік бастапқы құжатты рәсімдеуге қатысты, бірақ даулы қызметтердің тиісінше орындалғанын автоматты түрде дәлелдемейді.

№ 996-XIV Заңы қолданылу аясы бойынша ең алдымен оның 2-бабында белгіленген заңды тұлғаларды қамтиды. Ондағы бухгалтерлік есеп міндеттерінің барлығын әрбір ФОП-қа қолдануға болмайды. Дегенмен кәсіпкер өзінің шартының талаптарын ескеріп, салық көрсеткіштерін растау үшін Украина Салық кодексінің 44.1-тармағындағы құжаттамалық растау талаптарын сақтауға тиіс.

Актіге қандай деректемелерді енгізу керек

Кәдімгі қызметтер үшін операцияның сипаты мен шартқа сай келетін өз үлгіңізді дайындауға болады. Оны № 996-XIV Заңының 9-бабында көрсетілген міндетті деректемелер бойынша тексеріңіз.

Тексеру мен есеп айырысуды жеңілдету үшін мыналарды қосуды ұсынамыз: акт нөмірі, шартқа немесе тапсырысқа сілтеме, қызметтер кезеңі, баға, жалпы сома және тараптардың сәйкестендіру деректері. Банк деректемелері, құжат нөмірі мен мөр 9-бапта берілген міндетті деректемелердің жалпы тізіміне кірмейді. Оларды операцияға және тараптардың келісіміне қарай енгізеді.

Егер орындаушы қосылған құн салығын (ҚҚС) төлеуші болса, құн мен салықты нақты операцияға және оның салық режиміне сәйкес көрсетіңіз. Орындаушының мәртебесіне қарап әр қызметке ҚҚС-ты автоматты түрде қоспаңыз. Сондай-ақ актіні тек КЕП қойылған күніне сүйеніп салық салдарын анықтау үшін пайдаланбаңыз: бухгалтер операцияның мән-жайын және қолданылатын салық қағидаларын бөлек тексеруі керек.

«Тараптардың бір-біріне қатысты шағымдары жоқ» деген сөйлемді келісілген мазмұнға сай болғанда ғана енгізген жөн. Егер тапсырыс беруші қызметтердің бір бөлігін қабылдаса немесе ескертулері болса, оны ашық көрсетіңіз.

Қызметтер кезеңін, жасалған күнді және қол қойылған күнді қалай ажырату керек

Бұл күндер әртүрлі болуы мүмкін. Шартты мысал: орындаушы қызметтерді қыркүйек айында көрсетті, актіні 1 қазанда жасап, 2 қазанда қол қойды, ал тапсырыс беруші актіге 5 қазанда қол қойды. Мұндай жағдайда актіде қызметтердің кезеңі мен жасалған күні шынайы көрсетілуі, ал қолтаңбалардың қойылған күндері электрондық деректерден тексерілуі керек.

№ 851-IV Заңының 6-бабына сәйкес бірнеше қолтаңбасы бар электрондық құжатты жасау оның жасалу технологиясына қарай соңғы қолтаңба немесе мөр қойылғанда аяқталады. Бұл қызмет көрсетілген нақты кезеңді өзгертпейді. № 996-XIV Заңының 9-бабының бесінші бөлігі бойынша шаруашылық операциясы ол жасалған есепті кезеңде көрсетіледі.

Көрсетілген қызметтер актісін толтыру үлгісі

Шартты оқу үлгісі: барлық атаулар мен тұлғалар ойдан шығарылған. Сәйкестендіру нөмірлері әдейі көрсетілмеген. Үлгіде орындаушы ҚҚС төлеуші емес деп алынған.

Бұл үлгіні пайдаланбас бұрын шартты деректердің барлығын ауыстырып, толық күндерді енгізіп, шарт талаптарына сәйкестігін тексеріңіз. Қызметтер тізімі қосымшада болса, оның актімен нақты байланыстырылғанын қамтамасыз етіп, оны құжатпен бірге келісіңіз.

«Вчасно.ЕДО»-да актіні дайындау және жіберу жолы

Жеткізушінің ресми нұсқаулығы мына тәртіпті растайды: үлгі жасау немесе құжатты PDF не DOC форматында жүктеу, оған КЕП-пен қол қою және контрагентке жіберу. Сервис «Вчасно.КЕП» пен электрондық сенім қызметтерінің басқа білікті жеткізушілерінің КЕП қолтаңбаларын қолдайды. Барлық тарап қол қойғаннан кейін акт «Підписаний усіма» («Барлығы қол қойған») мәртебесін алады.

1. Қажетті кәсіпорынға қолжетімділікті дайындаңыз. «Вчасно.ЕДО» кабинетімен жұмыс істеу үшін қолжетімділігіңіз болмаса, тіркеліңіз. Жұмысқа кіріспес бұрын қажетті кәсіпорын немесе ФОП атынан әрекет етіп отырғаныңызды тексеріңіз. Құжатты қызметкер немесе өкіл ретінде дайындасаңыз, қолжетімділік құқықтарын, сондай-ақ қол қою құқығын бөлек тексеріңіз.
2. Алушыны келісіңіз. Заңды тұлғаның атауы мен Украинаның кәсіпорындар мен ұйымдардың бірыңғай мемлекеттік тізіліміндегі кодын (ЄДРПОУ), ал ФОП үшін салық төлеуші есептік картасының тіркеу нөмірін (РНОКПП) салыстырып тексеріңіз. Оларды шартпен салыстырыңыз. Алушының байланыс деректерін және актіге қол қоятын тұлғаны нақтылаңыз.
3. Соңғы файлды дайындаңыз. Келісілген мәтінді PDF форматында сақтау және жүктемес бұрын барлық беттерді, кестелер мен қосымшаларды қарап шығу ыңғайлы. Нұсқаулықта ресми расталған форматтар — PDF және DOC.
4. Актіні жүктеп, деректемелерді тексеріңіз. Дұрыс файлды, контрагентті және шартта көзделген қол қоюшылар құрамын таңдағаныңызға көз жеткізіңіз. Алушының сәйкестендіру кодын тексеріңіз, атауы ұқсас екеніне ғана сүйенбеңіз.
5. Қол қойып, жіберіңіз. Орындаушының уәкілетті тұлғасы өзінің КЕП қолтаңбасын қояды. Содан кейін актіні келісілген тәртіппен контрагентке қол қоюға жіберіңіз.
6. Алмасу аяқталғанын тексеріңіз. Екіжақты акт болса, тапсырыс берушінің қолтаңбасын және «Підписаний усіма» («Барлығы қол қойған») мәртебесін күтіңіз. Содан кейін қолтаңбалардың өзін, олардың иелерін және құжаттың тұтастығын тексеріңіз.

Реті мен қол қоюдың қолжетімді тәсілдері «Вчасно»-ның электрондық актілер туралы ресми нұсқаулығында сипатталған. Осы жеткізушінің кілттерімен кабинетте қол қою нұсқаулығы «Вчасно.КЕП» анықтамалығында берілген.

«Вчасно.ЕДО» кабинетін және жылдам қол қоюды араластырмаңыз

Жоғарыда берілген реттілік «Вчасно.ЕДО»-ға қатысты. sign.vchasno.ua арқылы жылдам қол қоюдың бөлек сценарийін пайдалансаңыз, дәл сол сервиске арналған нұсқаулықты басшылыққа алыңыз. Оған «Вчасно.ЕДО» кабинетіндегі мәртебелердің атауларын, бағыттау ретін және мұрағаттау қағидаларын қолданбаңыз.

Жібермес бұрын алушымен алмасу тәсілін келісіңіз. Барлық қатысушының кабинетте тіркелуін талап ету электрондық қол қоюдың әр тәсіліне ортақ талап деп саналмауы керек.

Қолтаңбаны және тұлғаның өкілеттігін тексеру жолы

№ 2155-VIII Заңының 18-бабының алтыншы бөлігіне сәйкес КЕП-тің заңды күші өз қолымен қойылған қолтаңбамен бірдей. Құпиясөзбен кіру, файлды жүктеу немесе мәтіндегі қолтаңба бейнесі құжатқа КЕП қойылғанын білдірмейді.

Электрондық мөр деректердің шығу тегін және тұтастығын растайды. Оны келісілген екіжақты актіге уәкілетті өкілдің жеке қолтаңбасы ретінде қабылдауға болмайды.

Практикалық ұсыным: техникалық нәтижені және өкілеттікті бөлек тексеріңіз:

• қолтаңба дәл соңғы актіге қойылғанын және деректер тұтастығы бұзылмағанын;
• сертификат кімнің тұлғасын анықтайтынын және оның тиісті тарап атынан қол қойған тұлғамен сәйкес келетінін;
• қолтаңба жасалған сәтте сертификаттың жарамдылығы расталғанын;
• шарт пен келісілген алмасу тәртібінде көзделген барлық қолтаңбаның барын;
• өкілдің актіге қол қою негізін: құрылтай құжатын, сенімхатты немесе өзге де тиісті негізді.

КЕП қол қоюшыны сәйкестендіреді, бірақ оның кәсіпорын атынан әрекет ету құқығын тексеруді алмастырмайды. Бухгалтер немесе өзге өкіл қол қойса, оның өкілеттігі актілерге қол қоюды қамтитынын тексеріңіз. Өкіл өзінің КЕП қолтаңбасын пайдалануы керек. Басшының жеке кілтін және оған арналған құпиясөзді бермеңіз.

Сертификат мерзімінің аяқталуы немесе кейіннен күшін жою бұрын қол қойылған құжаттардың бәрі автоматты түрде жарамсыз болады дегенді білдірмейді. 18-бап сертификаттың қолтаңба жасалған сәтте жарамды болғанын тексеруді талап етеді. Сондықтан тексеру нәтижелерін және қолжетімді болса, қолтаңбаны болашақта тексеруге мүмкіндік беретін электрондық уақыт белгілері мен байланысты деректерді сақтаңыз.

Актіні алушы не істеуі керек

1. Жіберушіні және құжат деректемелерін шартпен салыстырыңыз.
2. Қызметтердің нақты кезеңін, тізімін, санын, бағасын, жалпы сомасын және қосымшаларды тексеріңіз.
3. Орындаушының қолтаңбасын және сол қолтаңбаны қойған тұлғаның өкілеттігін тексеріңіз.
4. Мазмұнмен келіссеңіз, тапсырыс берушінің уәкілетті өкілі ретінде актіге өз КЕП қолтаңбаңызды қойыңыз.
5. Қол қою аяқталғаннан кейін барлық қажетті қолтаңбаның барын тексеріп, электрондық құжаттар топтамасын толық сақтаңыз.

Құжатты алу мен қызметтерді қабылдау — екі бөлек ұғым. № 851-IV Заңының 11-бабына сәйкес заңнамада немесе тараптардың алдын ала келісімінде өзгеше белгіленбесе, жалпы қағида бойынша құжатты алу адресаттан авторға растау түскен кезде есептеледі. Сондықтан келісілген тәртіпке сай жеткізу мен алу деректерін сақтаңыз. Жеткізілгені туралы хабарлама тапсырыс берушінің актіге қойған қолтаңбасын өздігінен алмастырмайды.

Қате немесе қол қоюдан бас тарту жағдайында не істеу керек

Қате қол қойылғанға дейін анықталса, жобаға түзету енгізіп, қайта жібермес бұрын тексеріңіз. Қол қойылған актідегі қате қатысушыны сәйкестендіруге, операцияның мазмұнына немесе көлеміне әсер ететінін алдымен бағалаңыз. № 996-XIV Заңының 9-бабының екінші бөлігіне сәйкес, құжат операцияға қатысушыны сәйкестендіруге мүмкіндік берсе әрі жасалған күні, кәсіпорын, операцияның мазмұны мен көлемі туралы мәліметтерді қамтыса, елеусіз кемшіліктер операцияны мойындамауға негіз болмайды. Сондықтан әрбір қатені актіні ауыстыруды талап ететін мәселе деп қарауға болмайды. Түзету қажет болса, қол қойылған файлды өңдемеңіз: оның мазмұнын өзгерту қолтаңба байланысқан деректердің тұтастығын бұзады.

Түзетудің практикалық тәртібі: келісілген жаңа құжат дайындап, онда қай актіні және қандай мәліметтерді түзететініңізді немесе алмастыратыныңызды көрсетіп, қажетті қолтаңбаларды алыңыз. Алдыңғы актіні, жаңа құжатты және түзету себебіне қатысты хат алмасуды сақтаңыз. Тараптар соманы немесе көлемді өзгертсе, бухгалтер есепке әсерін бөлек анықтауы керек.

Тапсырыс беруші келіспесе, нақты ескертулерін жазбаша тіркеңіз: қандай қызметтер көрсетілмегені, қай көлем даулы екені немесе бағаның қай жері қате екені. Ескертулерді шартта белгіленген тәсілмен және мерзімде жіберіп, жіберілгенін растауды сақтаңыз. Содан кейін түзетуді немесе даусыз бөлікті рәсімдеуді келісіңіз.

Бірнеше күн үнсіз қалғандықтан акт автоматты түрде қабылданды деген қағиданы өз бетіңізше белгілемеңіз. Жауап болмауының салдарын шарт пен қолданылатын заңнамаға сәйкес бағалау керек. Сервис мәртебесі немесе өзіңіз белгілеген мерзімнің аяқталуы барлық қызметтерді қабылдау туралы жалпы қағида тудырмайды.

Электрондық түпнұсқа мен қолтаңбаларды сақтау жолы

№ 851-IV Заңының 5–8-баптарына сәйкес электрондық нысан құжатты заңды күшінен айырмайды. Электрондық түпнұсқада тиісті қолтаңбаны қоса алғанда, міндетті деректемелер болуы және оның тұтастығы мен түпнұсқалығын дәлелдеуге мүмкіндік беруі керек. Қол қойылған актінің қағазға шығарылған нұсқасы — оның көрнекі бейнесі, ол электрондық қолтаңбаларды өздігінен сақтамайды. Сонымен бірге № 996-XIV Заңының 9-бабының алтыншы бөлігі бойынша бастапқы құжаттарды электрондық тәсілмен жасап, сақтайтын кәсіпорын шаруашылық операциясының басқа қатысушылары, сондай-ақ құқық қорғау және тиісті органдар заңды өкілеттіктері шегінде талап еткенде, қағаз көшірмелерін өз есебінен дайындауға міндетті.

Қол қою аяқталғаннан кейін мына құжаттар топтамасын сақтауды ұйымдастырыңыз:

• актінің электрондық түпнұсқасын және қосымшаларын;
• бөлек сақталатын барлық қолтаңба файлдарын немесе контейнерлерін;
• қолжетімді болса, қолтаңбаларды, сертификаттарды және уақыт белгілерін тексеру нәтижелерін;
• жіберу мен алу туралы деректерді;
• өкілдердің өкілеттігі туралы құжаттарды және келісілген түзетулерді.

«Вчасно.ЕДО»-да құжатты қолтаңбаларымен бірге компьютерге жүктеуге болады. Құжат бетіндегі жоғарғы мәзірден PDF, ZIP және P7S форматтарында жүктеу, сондай-ақ қол қойылғаны мен келісілгені туралы түбіртекті бөлек жүктеу мүмкіндігі бар. Бұл мүмкіндіктер құжат беті туралы ресми анықтамада сипатталған.

1. Қол қойылған актінің ZIP архивін жүктеп, ішіндегісін сақтаңыз. «Вчасно»-ның қолтаңбаларды жүктеу және тексеру нұсқаулығына сәйкес топтамада құжаттың бастапқы файлы, .p7s кеңейтімі бар бөлек қолтаңба файлдары және мөр қойылған болса, сол кеңейтімдегі мөр файлдары, сондай-ақ түбіртек болады. Топтама құрамын барлық қажетті қолтаңбалармен және қосымшалармен салыстырыңыз. Осындай сақтау үшін байланысқан қолтаңбалары жоқ жеке PDF жеткіліксіз.
2. Архивтегі файлдарды шығарып алып, Орталық куәландыру органының қолтаңбаны тексеру сервисін ашыңыз. Актінің бастапқы файлын тиісті .p7s файлымен бірге жүктеп, тексеруді іске қосыңыз. Әрбір қолтаңба немесе мөр файлы үшін тексеруді қайталаңыз.
3. Әр қолтаңбаның нәтижесін тексеріңіз: құжаттың тұтастығын, қол қоюшының тұлғасын және қолтаңба жасалған кездегі сертификаттың жарамдылығын. Қолжетімді тексеру нәтижелерін актімен бірге сақтаңыз. Тексеру қолтаңбаны растамаса немесе қосымша деректерді қажет етсе, мұрағаттауды аяқтамас бұрын себебін анықтаңыз.

Архивтен тұтас бір қалтаны жүктесеңіз, қалталарды жүктеу шектеулерін ескеріңіз: пайдаланушының файлдарды жүктеуге құқығы болуы керек; ішкі қалталардың барлық деңгейіндегі файлдарды қоса есептегенде, бір уақытта 1000-ға дейін файл жүктеуге болады. Пайдаланушы қарай алмайтын құжаттар жүктелетін архивке кірмейді. Жүктеуді дайындағаннан кейін сервис электрондық пошта арқылы құжаттардың түпнұсқалары мен қолтаңбалары және қалталар құрылымы сақталған архивке сілтеме жібереді. Резервтік сақтау аяқталды деп есептемес бұрын алынған топтаманың толықтығын тексеріңіз.

№ 851-IV Заңының 13-бабы электрондық құжаттарды ақпарат қолжетімді болып қалатындай, құжат жасалған, жіберілген немесе алынған форматта қалпына келтірілетіндей және оның тұтастығын тексеруге болатындай сақтауды талап етеді. Құжаттың шығу тегі, кімге арналғаны, жіберілген немесе алынған күні мен уақыты туралы мәліметтер бар болса, оларды да сақтау қажет.

Егер заңда белгіленген бүкіл мерзім бойы электрондық түрде сақтауды қамтамасыз ету мүмкін болмаса, заң құжаттарды бірнеше электрондық тасымалдағышта қайталап сақтауды және оларды заңнамада белгіленген тәртіппен мерзімді көшіруді міндеттейді. Электрондық тасымалдағыштан көшіргенде деректердің тұтастығын міндетті түрде тексеру қажет. Бұл талаптарды орындау мүмкін болмаса және қағаз түпнұсқа болмаса, заң құжаттың қағаз көшірмесін сақтауды көздейді.

Практикалық ұсыным: толық электрондық топтаманың резервтік көшірмесін бөлек тасымалдағышта немесе жеке сақтау орнында сақтап, құжаттардың ашылатынын және қолтаңбалардың тексерілетінін мерзімді түрде тексеріңіз.

Электрондық құжаттар жоғалса не істеу керек

Украина Салық кодексінің 44.1 және 44.3-тармақтары бойынша сақталуы тиіс құжаттар жоғалса, бүлінсе немесе мерзімінен бұрын жойылса, 44.5-тармақтың жалпы тәртібі бойынша салық төлеуші бұл оқиға болған күннен бастап бес күн ішінде есепте тұрған жеріндегі салық органына салық есептілігін тапсыру тәртібімен жазбаша хабарлауға тиіс. Хабарламаға жоғалуға, бүлінуге немесе жойылуға себеп болған оқиғаны растайтын, заңнамаға сәйкес рәсімделген құжаттарды қосу керек. Тиісті кеден құжаттары туралы болса, хабарлама кедендік ресімдеуді жүзеге асырған, авторизация немесе арнайы жеңілдетулерді қолдануға рұқсат берген кеден органына да беріледі.

Украина Салық кодексінің 44.5-тармағына сәйкес салық төлеуші жоғалған құжаттарды хабарлама бақылаушы органға түскен күннен кейінгі күннен бастап 90 күнтізбелік күн ішінде қалпына келтіруі керек. Құжаттар қалпына келтірілмесе немесе осы тәртіпті қолданғаннан кейін қайта жоғалса, бүлінсе не мерзімінен бұрын жойылса, салықтық бақылау мақсатында олар тиісті есептілікті жасау немесе заңда белгіленген өзге талаптарды орындау кезінде жоқ деп есептеледі.

Сақтау мерзімін қалай анықтау керек

Барлық актіге соңғы қол қойылған күннен бастап бірдей мерзім белгілемеңіз. Украина Салық кодексінің 44.3-тармағына сәйкес ең аз мерзім құжат санаты мен салық төлеушіге байланысты:

• 1825 күн — 44.3.2-тармақшада аталған тұлғалардың, соның ішінде жеңілдетілген жүйедегі заңды тұлғалардың бастапқы және заңнамада белгіленген өзге де салық құжаттары үшін;
• 1095 күн — 44.3.1 және 44.3.2-тармақшаларға жатпайтын басқа құжаттар үшін. Атап айтқанда, заңнама ұзағырақ сақтау мерзімін талап етпесе, салық заңнамасында белгіленген бұл ең аз сақтау мерзімі ФОП-тың кәдімгі актілеріне қолданылады;
• 2555 күн — 44.3.1-тармақшада белгіленген салықтық бақылаудың арнайы санатындағы құжаттар үшін.

Салық есептілігінде пайдаланылған құжаттардың мерзімі есептілікті тапсырған күннен, ал ол тапсырылмаса, тапсырудың белгіленген соңғы мерзімінен есептеледі. Сондай-ақ заңнамада белгіленген ұзағырақ мерзімдерді және 102.3-тармақта көзделген жағдайларда ескіру мерзімінің есептелуі тоқтатыла тұрған кезеңге сақтау мерзімінің ұзартылуын ескеру керек. Тексеру нысанасына, әкімшілік шағымға немесе сот қарауына қатысты құжаттарды тексеру аяқталып, оның нәтижелеріне шағымданудың заңда көзделген мерзімі өткенге дейін және/немесе сот істі шешкенге дейін, бірақ 44.3-тармақта белгіленген мерзімдерден кем емес уақыт сақтаңыз.

Салық органы 86.14-тармақ бойынша шет мемлекеттің лауазымды тұлғасына заңсыз артықшылық беру үшін жасалған операцияларға нұсқауы мүмкін мән-жайлар туралы хабарлаған жағдайда, осы мән-жайларды растайтын немесе тиісті операцияларды есепте көрсетуге негіз болатын құжаттарды 44.3-тармақтағы мерзімге қосымша 1095 күн қосып сақтау керек. Салық төлеуші таратылған кезде 44.1-тармақ бойынша қызмет кезеңіндегі, таратуға дейінгі кемінде 1825 күнге қатысты құжаттар заңнамада белгіленген тәртіппен архивке тапсырылады; 39, 39-2-баптар және 141.4-тармақ бойынша арнайы салықтық бақылау құжаттары үшін бұл кезең 2555 күнді құрайды.

Акт кабинетте бар екеніне ғана сүйенбеңіз. Құжатқа қол жеткізу мен қолтаңбаларды тексеру мүмкіндігі сервиске ағымдағы қолжетімділікке ғана тәуелді болмауы үшін толық топтаманы өзіңіз сақтауды ұйымдастырыңыз. Ескі актілерді жоймас бұрын бухгалтерге өтпелі қағидалар мен мерзімдердің заңнамалық тоқтатылған кезеңдерін де тексертуді тапсырыңыз: көрсетілген ең аз мерзімдер мен есептілікті тапсыру күні жою күнін анықтауға жеткіліксіз болуы мүмкін.

Жіберер алдындағы бақылау тізімі

• Қызметтер нақты көрсетілді, ал сипаттамасы шарт пен растайтын материалдарға сәйкес.
• Тараптар, олардың сәйкестендіру деректері мен рөлдері дұрыс көрсетілді.
• Міндетті деректемелер, нақты жасалған күн және қызметтердің дәл кезеңі бар.
• Саны, бағасы, сомасы және ҚҚС көрсетілімі тексерілді.
• Барлық қосымша енгізіліп, актімен нақты байланыстырылды.
• Алушы мен қол қою тәртібі келісімге сәйкес.
• Әр қол қоюшының тиісті өкілеттігі бар және өз КЕП қолтаңбасын пайдаланады.

Қол қойылғаннан кейінгі бақылау тізімі

• Екіжақты актіге келісілген барлық қолтаңба алынып, «Підписаний усіма» («Барлығы қол қойған») мәртебесі тексерілді.
• Тексеру құжаттың тұтастығын және тиісті қолтаңбаларды растайды.
• Қол қоюшылардың тұлғалары мен өкілеттігі акт тараптарына сәйкес.
• Операция туралы мәліметтер оның жасалған кезеңі дұрыс көрсетіліп, бухгалтерлік есепке алу үшін берілді.
• Түпнұсқа, қосымшалар, барлық қолтаңбалар және қолжетімді тексеру деректері сақталды.
• Резервтік көшірме жасалып, сақтау мерзімі белгіленді.

Ресми заңдар мен «Вчасно» нұсқаулықтары

• Украинаның «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» № 851-IV Заңы — электрондық құжат, қолтаңба, түпнұсқа және заңды күш туралы 5–8-баптар; жіберу, алу, тұтастықты тексеру және сақтау туралы 10–13-баптар.
• Украинаның «Электрондық сәйкестендіру және электрондық сенім қызметтері туралы» № 2155-VIII Заңы — КЕП пен электрондық мөрді тексеру және олардың заңды күші туралы 18-бап.
• Украинаның «Бухгалтерлік есеп және Украинадағы қаржылық есептілік туралы» № 996-XIV Заңы — қолданылу аясы туралы 2-бап; бастапқы құжаттардың деректемелері, құжаттаудың арнайы талаптары және есеп кезеңі туралы 9-бап.
• Украина Азаматтық кодексі № 435-IV — жазбаша және электрондық нысан туралы 207 және 639-баптар; қызмет көрсету және оған ақы төлеу туралы 901 және 903-баптар.
• Украина Салық кодексі № 2755-VI — салық көрсеткіштерін құжатпен растау және құжаттарды сақтау туралы 44.1, 44.3 және 44.4-тармақтар.
• «Вчасно»-ның жұмыстарды орындау және қызметтерді көрсету актілері туралы ресми нұсқаулығы — үлгі дайындау немесе PDF не DOC жүктеу, КЕП-пен қол қою, контрагентке жіберу және барлық тарап қол қойғаннан кейінгі мәртебе.
• «Құжаттарға “Вчасно.КЕП” арқылы қалай қол қою керек?» анықтамалығы — «Вчасно.ЕДО» кабинетінде жеткізуші кілттерін пайдалану нұсқаулығы.