Bulk loading of products: Excel template, column mapping, check before recording

Excel арқылы Torgsoft жүйесіне тауарларды жаппай жүктеу — файлды дайындау және импортты баптау кезеңдерінде мұқияттылықты талап ететін процесс. Төменде үлгіні дұрыс дайындау, бағандарды сәйкестендіру және соңғы жазу алдында деректерді тексеру жолдары егжей-тегжейлі түсіндірілген.

1. Excel үлгісі: файлды қалай дайындау керек 

Torgsoft-та өзгертуге болмайтын бір ғана қатаң «үлгі» жоқ. Жеткізушілердің прайс-парақтарын пайдалануға болады, бірақ файл белгілі бір стандартқа келтірілуі керек:

• Файл пішімі: құжатты .xls (Excel 97-2003) немесе .xlsx форматында сақтаңыз.

• Кесте құрылымы: ұяшықтарды біріктіруден аулақ болыңыз, себебі бағдарлама ақпаратты қай бағанға жүктеу керегін түсінбеуі мүмкін. Баған атауларын (кесте тақырыбын) міндетті түрде ерекшелеу керек — олар сәйкестендіру үшін қажет болады.

• Деректерді бөлу: егер тауар атауында сипаттама, тауар түрі, түсі және материалы болса және мұның бәрі бір ұяшықта тұрса, оларды әртүрлі ұяшықтарға (жеке бағандарға) бөлу қажет. Бұл бағдарлама ақпаратты тауар картасының тиісті өрістеріне дұрыс импорттап, кейін сүзгілердің дұрыс жұмыс істеуі үшін керек.

• Ұяшықтардың мәтіндік пішімі (өте маңызды): барлық мәндер, әсіресе штрих-кодтар мен артикулдар, мәтіндік пішімде болуы тиіс. Әйтпесе Excel штрих-кодтың басындағы нөлдерді алып тастауы немесе санды ғылыми форматқа айналдыруы мүмкін. Мәтіндік пішімді жылдам орнату жолы: Excel-дегі барлық жолдарды белгілеп, мына макросты қолданыңыз: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Ол санның алдына апостроф қосып, оны мәтінге айналдырады.

• Қандай деректерді жүктеуге болады: штрих-код, артикул, атауы, сипаттамасы, материалы, түсі, өлшемі, тауар түрі, өндіруші, саны, сатып алу бағасы (ұлттық валютада немесе жеткізуші валютасында), бөлшек/көтерме баға, жеңілдік пайызы, фотосуретке жол.

2. Бағандарды сәйкестендіру («Тауар» қойындысы) 

Файлды «Импорт» режимінде қосқаннан кейін (файл жолын көрсетіп, парақты немесе ауқымды таңдаған соң), «Тауар» қойындысына өту қажет. Деректерді беру дәл осы жерде жүзеге асады:

• Сәйкестіктерді таңдау: Torgsoft бағдарламасындағы әрбір өрістің қарсысында (мысалы, «Штрих-код», «Артикул», «Тауар атауы») Excel-файлыңыздағы сәйкес бағанның атауын тізімнен таңдау керек. Егер файлда кейбір өрістер болмаса (мысалы, түсі немесе өлшемі), оларды жай ғана бос қалдырыңыз — кейін оларды қолмен толтыра аласыз.

• Бағаларды есептеу: Егер файлда тек сатып алу бағасы болса, импорт баптауларында үстеме пайызын тікелей көрсетуге болады, сонда бағдарлама бөлшек бағаны өзі есептейді. Сондай-ақ мұнда «Дөңгелектеу» ауыстырғыштары бар, олар бағаларды автоматты түрде бүтін санға дейін дөңгелектейді.

• Ата-аналық түйін (Санатты/өндірушіні жаппай тағайындау): Егер файлыңызда «Тауар түрі» немесе «Өндіруші» бағандары болмаса, бірақ файлдағы барлық тауарлар бір санатқа (мысалы, тек «Аяқ киім») немесе бір жеткізушіге жатса, оларды «Тауар түрінің ата-аналық түйіні» және «Өндірушінің ата-аналық түйіні» өрістерінде көрсетуге болады. Файлдағы барлық тауарлар оларға автоматты түрде жатқызылады. Назар аударыңыз: бұл тек файл түгелдей біртекті тауарлардан тұрған жағдайда ғана жұмыс істейді.

3. Жазу алдындағы тексеру және қателерді диагностикалау 

Импорт баптауларындағы «Жазу» батырмасын баспас бұрын, маңызды белгілерге назар аударыңыз:

• Егер штрих-кодтар жоқ болса, жеке штрих-кодтарды жасау: егер файлда штрих-кодтар болмаса, Torgsoft жаңа тауарлар үшін оларды автоматты түрде жасайды.

• Тауар параметрлерін жаңарту: егер тауар базаңызда бұрыннан бар болса, бірақ файлда оның сипаттамасы немесе бағасы өзгерген болса, бағдарлама тауар картасындағы ақпаратты жаңартады.

Импорттан кейінгі бақылау: Кіріс құжаты жазылғаннан кейін тауарлар бірден қалдықтарда көрінеді және жеткізуші алдындағы берешек тіркеледі. Тауар карталарының дұрыс толтырылғанын тексеру үшін төлемдердің жүргізілуін күтудің қажеті жоқ — мұны бірден жасауға болады.

4. Импорттан кейінгі бақылау

Импорттың шынымен өткенін тексеру (құжаттың жасалғанын тексеру)

«Тауар кірісі» терезесіндегі барлық қажетті өрістерді толтырғаннан кейін «Жазу» батырмасын басыңыз. Егер импорт сәтті өтсе, онда осы терезеде «Кіріс жүкқұжаты жүктелмеген» деген жазудың орнына жасалған жүкқұжаттың нөмірі және оның жасалған күні көрсетіледі.

Тауарлар: кіріске қабылдау (қоймаға кіріске қою)

Excel-ден импорттау тауарлары бар кіріс жүкқұжатын жасайды, бірақ одан кейін тауарды тікелей кіріске қою (қоймаға қабылдау) қажет. Torgsoft жағдайға қарай кіріске қоюдың бірнеше тәсілін ұсынады: тауардың штрих-кодын сканерлеу арқылы; бағдарламада бірегей штрих-код жасау арқылы; артикул арқылы; немесе деректер жинау терминалының көмегімен жүктеу арқылы).

Тауарларды жіктеу (егер позициялардың бір бөлігі «тауар түрі/өндіруші/маусымы жоқ» болса)

Егер импорт кезінде кейбір тауарлар үшін «Тауар түрі», «Өндіруші» немесе «Маусым» көрсетілмесе, олар жіктелмеген күйде қалады. Мұндай тауарларды жаппай тексеріп, түзету үшін арнайы құрал бар:

1. Тауартану ➔ Қателерді диагностикалау бөліміне өтіңіз.

2. «Анықтамалықтарды белгілеу» қойындысын ашыңыз.

3. Сүзгілердің көмегімен тауар түрі немесе өндіруші үшін «Белгіленбеген» мәнін таңдаңыз. Бағдарлама санатсыз «ілініп қалған» барлық тауарларды көрсетеді.

4. Қажетті тауарларды таңдаңыз (жаппай да таңдауға болады), «Өзгерту» батырмасын басып, анықтамалықтан дұрыс Тауар түрін немесе Өндірушіні таңдаңыз.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва