Саудадағы электрондық құжаттар: жасау, қол қою және сақтау тәртібі

Украиналық кәсіпкерлер мен компаниялар шаруашылық қызметінде электрондық құжаттарды пайдалана алады. Құжат өз міндетін атқаруы үшін оның деректемелерін дұрыс рәсімдеп, тиісті қол қою тәсілін қолданып, тұтастығын тексеріп, электрондық түпнұсқасын сақтау қажет. Жеткізушімен немесе сатып алушымен құжат алмасар алдында файл пішімін, қол қоюшыларды, жіберу арнасын және алынғанын растау тәсілін келісіп алыңыз.

Құжатпен бірге оған қатысты қолтаңбаларды, оларды тексеру нәтижелерін және жеткізілгенін растайтын мәліметтерді сақтаңыз. Сақтау мерзімін құжат түрі мен салық төлеуші мәртебесіне қарай белгілеңіз: заңды тұлғалардың көптеген құжаттары үшін салық заңнамасындағы ең төменгі мерзім — 1825 күн, ал жекелеген санаттар үшін — 2555 күн. Тексерулер, шағымдану және заңда көзделген өзге жағдайлар ұзағырақ сақтауды талап етуі мүмкін.

Операцияға қандай құжат қажет екенін анықтаңыз

Украинаның «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» заңының 5-бабына сәйкес, электрондық құжат электрондық деректер түріндегі ақпарат пен міндетті деректемелерді қамтиды. 8-бап оның заңды күшін немесе дәлел ретінде жарамдылығын тек электрондық нысанына байланысты жоққа шығаруға тыйым салады. Сонымен бірге деректемелер құрамы мен рәсімдеу тәртібі құжаттың мақсатына байланысты.

Құжат алмасуды баптамас бұрын бухгалтермен бірге дүкен құжаттарының тізімін жасаңыз: шарттар, шоттар, тауарды босату жүкқұжаттары, қызмет көрсету құжаттары және кассалық құжаттар. Әрқайсысы қандай әрекетті растайтынын, оны кім жасайтынын және кім қол қоюы керегін анықтаңыз. Файлды «жүкқұжат» деп атау операцияның дұрыс рәсімделгенін өздігінен растамайды.

Компаниялардың бастапқы бухгалтерлік құжаттарына қойылатын талаптарды Украинаның «Украинадағы бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» заңы белгілейді. Оның қолданылу аясын 2-бап айқындайды. Жеке кәсіпкер (ФОП) өзінің салық есебіне қажетті құжаттарды бөлек анықтауы керек: Украина Салық кодексінің 44.1-тармағы салық төлеушілерден есеп көрсеткіштерін тиісті құжаттармен растауды талап етеді.

Практикалық ұсыным: бухгалтерден әр типтік операция бойынша негіз болатын құжатты, қажетті деректемелерді, қол қоюшыларды және есепке тапсыру мерзімін жазбаша көрсетуді сұраңыз. Бұл сатушылар мен менеджерлерге қажетті құжаттарды бірден жинауға көмектеседі.

Электрондық бастапқы құжаттың деректемелерін тексеріңіз

№ 996-XIV заңның 9-бабының бірінші және екінші бөліктеріне сәйкес, шаруашылық операцияларын есепке алуға бастапқы құжаттар негіз болады. Оларды қағаз немесе электрондық нысанда жасауға болады. Міндетті деректемелердің жалпы тізімі мыналарды қамтиды:

• құжаттың немесе нысанның атауы;
• жасалған күні;
• құжат қай кәсіпорынның атынан жасалса, сол кәсіпорынның атауы;
• шаруашылық операциясының мазмұны мен көлемі, оның өлшем бірлігі;
• операцияға және оның дұрыс рәсімделуіне жауапты адамдардың лауазымы мен тегі; заңда көзделген ерекшелік — талаптарын Украина Ұлттық банкі белгілейтін құжаттар;
• жеке қолтаңба немесе операцияға қатысушыны сәйкестендіруге мүмкіндік беретін өзге деректер.

Құжат нөмірі, операцияның негізі және мөр операцияның сипаты мен ақпаратты өңдеу технологиясына қарай қосымша деректемелер болуы мүмкін. 9-баптағы тізім бастапқы құжаттарға қатысты; оны кез келген шарттың немесе арнайы нысанның барлық талаптарын қамтитын тізім деп автоматты түрде қабылдамаңыз.

Электрондық бастапқы құжаттарды бухгалтерлік есепте электрондық құжаттар туралы заңнаманы сақтай отырып қолданады. Бағдарлама автоматты түрде жасайтын бастапқы құжаттарға қатысты 9-бап электрондық қолтаңбаның немесе мөрдің қойылуын тікелей талап етеді.

Елеусіз кемшіліктер операцияға қатысушыны анықтауға кедергі келтірмесе және құжатта оның жасалған күні, кәсіпорын, операцияның мазмұны мен көлемі туралы қажетті мәліметтер болса, олар операцияны мойындамауға өздігінен негіз болмайды. Алайда тауар санының көрсетілмеуін немесе операцияға қатысушының белгісіз болуын алдын ала елеусіз кемшілік деп санауға болмайды. Мұндай құжатты бағалап, түзетуді келісу үшін бухгалтерге жіберіңіз.

Қызмет көрсету құжатында тапсырыс берушінің деректемелері болмауы мүмкін жағдайлар

№ 996-XIV заңның 9-бабының екінші бөлігі белгілі шарттар орындалғанда қызметтерге немесе жұмыстарға тапсырыс беруші не жалдаушы тарапқа қатысты лауазымдарды, тектерді және қолтаңбаны не өзге сәйкестендіру деректерін көрсетпеуге рұқсат береді. Ол үшін құжатта қызмет көрсету, жұмыс орындау немесе жалдау күні не кезеңі көрсетілуі керек; жазбаша шартта осындай құжаттау тәртібі көзделуге тиіс; операция есепте жасалған кезеңінде көрсетілуі қажет.

Бұл ерекшелік жария қаражатпен төленген операцияларға, мемлекеттік немесе коммуналдық мүлікті жалдауға, құрылыс мердігерлігіне, жобалау-іздестіру жұмыстарына, қайырмалдықтарға, қайырымдылық және гуманитарлық көмекке қолданылмайды. Ол сатып алушының деректемелерінсіз тауар беруді рәсімдеуге жалпы рұқсат та бермейді. Дүкен қызметті осындай тәртіппен алса, бухгалтер шарт пен құжаттың барлық талапқа сәйкестігін тексеруі керек.

Бұл талаптардың негізі — № 996-XIV заңның 9-бабы.

Құжат пен тараптар келісіміне сай қолтаңба түрін таңдаңыз

№ 851-IV заңның 6-бабына сәйкес, тараптар электрондық қолтаңбалар мен мөрлерді заңнамада көзделген жағдайларда немесе өзара келісім бойынша пайдаланады. Сондықтан білікті электрондық қолтаңба (КЕП) әр коммерциялық хатқа қойылатын әмбебап талап емес. Нақты заңдық немесе есептік міндет атқаратын құжат үшін заң талаптары мен шарт ережелерін тексеру қажет.

КЕП пен УЕП-ті «бұлт немесе флешка» деген қағида бойынша ажыратпайды. Қолтаңба түрі қолданылған құралға, сертификатқа және заң талаптарының орындалуына байланысты. № 2155-VIII заңның 15-бабының үшінші бөлігі білікті қолтаңбаларды пайдалану үшін электрондық сәйкестендіру құралдары мен схемаларына деген сенімнің жоғары деңгейін, ал білікті сертификаттарға негізделген жетілдірілген қолтаңбалар үшін орташа деңгейін белгілейді. Бұл барлық қолтаңбаның құқықтық салдары бірдей дегенді білдірмейді.

Файлға енгізілген қолмен қойылған қолтаңбаның суреті немесе қол қойылған қағаз құжаттың сканы өздігінен КЕП жасалғанын растамайды. Файл пішімі де оның мәртебесін анықтамайды: онда тиісті электрондық қолтаңба болуы мүмкін немесе ол тек құжаттың суреті болуы мүмкін.

Заңда көзделген жағдайда нотариаттық куәландыруға және/немесе мемлекеттік тіркеуге жататын мәмілелер үшін № 2155-VIII заңның 17-бабының алтыншы бөлігі электрондық нысанды тек білікті электрондық сенім қызметтерін қолдана отырып рәсімдеуді көздейді. Банктік, төлем және арнайы реттелетін өзге операцияларға қатысты тиісті арнайы ережелерді ескеру керек.

Электрондық мөр деректердің қайдан шыққанын және тұтастығын растайды. Құжатқа нақты уәкілетті тұлғаның қолтаңбасы қажет болса, мөрді сол қолтаңбаның автоматты баламасы деп санамаңыз. Қағидалар мен құқықтық салдар № 2155-VIII заңның 15, 17, 17-1 және 18-баптарында белгіленген.

Түпнұсқаны жасап, алынған құжатты тексеріңіз

№ 851-IV заңның 7-бабына сәйкес, түпнұсқа — автордың электрондық қолтаңбасын немесе заң бойынша өз қолымен қойылған қолтаңбаға тең қолтаңбаны қоса алғанда, міндетті деректемелері бар электрондық дана. Түпнұсқа оның тұтастығы мен шынайылығын дәлелдеуге мүмкіндік беруі керек. Құжат бірнеше алушыға жіберілсе немесе бірнеше электрондық тасымалдағышта сақталса, әр тиісті электрондық дана түпнұсқа болып саналады. Сонымен бірге 8-бап мұрагерлік құқығы туралы куәліктің электрондық құжатын түпнұсқа ретінде пайдалануға тыйым салады. Заң бойынша тек бір түпнұсқа данада жасалуы мүмкін құжатқа қатысты жеке тыйым да бар; орталықтандырылған электрондық құжаттар түпнұсқаларының қоймасы болғанда осы санатқа ерекшелік көзделген. Заңда басқа тыйымдар да белгіленуі мүмкін. Арнайы құжатты электрондық нысанға көшірмес бұрын, оған осындай шектеу қойылмағанын тексеріңіз.

6-бап электрондық құжатты жасаудың аяқталуын қолтаңба және/немесе мөр қоюмен байланыстырады. Технология бірнеше қолтаңба немесе мөр қоюды көздесе, құжат солардың соңғысы қойылғанда жасалып бітеді. Сондықтан құжатты барлық қатысушымен келіскеннен кейін файлдардың соңғы жиынтығын сақтаңыз.

Тауарды босату жүкқұжатымен жұмыс істеудің ұсынылатын тәртібі:

1. Менеджер сатып алушыны, тауарлар тізімін, санын, өлшем бірліктерін, бағаларды және қорытынды соманы нақты операциямен салыстырып тексереді.
2. Жауапты тұлға деректемелерді тексеріп, соңғы файлды уәкілетті қол қоюшыға береді.
3. Қол қоюшы келісілген нұсқаға қол қояды. Қолтаңба бөлек файлда сақталса, қызметкер оны құжатпен бірге жібереді.
4. Алушы тұтастықты, қолтаңба түрін, қол қоюшы туралы деректерді және алынған құжаттың өз операциясына сәйкестігін тексереді.
5. Тараптар екі жақ та қол қояды деп келіскен болса, алушы өз қолтаңбасын қосып, соңғы жиынтықты қайтарады.
6. Әр тарап құжатты, оған қатысты барлық қолтаңбаны, тексеру нәтижелерін және жіберу мен алу дәлелдерін сақтайды.

№ 851-IV заңның 12-бабына сәйкес, тұтастықты жетілдірілген немесе білікті қолтаңбаны не мөрді растау арқылы тексереді. Өзге түрлер үшін заңнаманы сақтай отырып, ақпаратты қорғаудың басқа құралдары мен әдістері қолданылады.

КЕП-ті растау кезінде, соның ішінде, қолтаңба жасалған сәтте білікті сертификаттың жарамдылығы, кілттің сәйкестігі, қол қоюшының деректері, білікті құралдың қолданылғаны және тұтастықтың бұзылмағаны ескеріледі. Бұл шарттарды № 2155-VIII заңның 18-бабының екінші бөлігі белгілейді. Қызметкер қолжетімді тексеру нәтижесін сақтап, тиісті құжатқа қол қою өкілеттігін де бөлек тексеруі керек.

Тексеру кезінде мәселе анықталса, жіберушіден файлдардың толық жиынтығын сұрап, құжатты есепке қабылдамас бұрын себебін анықтаңыз. Қолтаңба деректердің өзгергенін анықтауға көмектеседі; ол файлды техникалық тұрғыдан өзгерту мүмкін емес дегенді білдірмейді және мазмұнының құпиялығын өздігінен қамтамасыз етпейді.

Контрагентпен құжат алмасу тәртібін келісіңіз

№ 851-IV заңның 10, 11 және 14-баптары тараптарға заңнама шегінде электрондық құжат айналымының тәртібін белгілеуге мүмкіндік береді. Құжатты алған уақыт төлемге, ескерту мерзіміне немесе өзге әрекетке әсер етсе, алдын ала келісім әсіресе қажет.

Шартқа немесе құжат алмасу туралы бөлек келісімге мыналарды енгізген жөн:

• тараптар электрондық түрде алмасатын құжат түрлері;
• құжат пен қолтаңбаның пішімдері, қосымшаларды жіберу тәртібі;
• рұқсат етілген қолтаңба түрлері және қол қоюшылар өкілеттігін тексеру тәртібі;
• келісілген электрондық мекенжайлар немесе сервистегі есептік жазбалар;
• жіберу мен алу сәті, алынғанын растайтын хабарламаның мазмұны;
• қол қою, ескертулер жіберу және қайта жіберу мерзімдері;
• техникалық ақау, мекенжайдың немесе уәкілетті тұлғаның өзгеруі кезіндегі әрекеттер;
• түзетулерді рәсімдеу және файлдардың өз данасын алу тәртібі.

Егер заңнамада немесе алдын ала келісімде өзгеше белгіленбесе, адресаттан құжатты алғаны туралы электрондық хабарлама авторға түскен сәттен бастап құжат алынған болып саналады. Растаудың келісілген тәртібі болмаса, онда алу фактісі мен уақыты және растауды жіберуші туралы деректер болуы керек. 11-баптың жалпы қағидасы бойынша растау келмесе, құжат алынбаған болып саналады.

Жіберілген хаттар папкасындағы белгі бұл шарттардың орындалғанын өздігінен растамайды. Қабылдаушының хабарламасын немесе келісімде көзделген, растаманы нақты құжатпен байланыстыруға мүмкіндік беретін сервис түбіртегін сақтаңыз. Файлды алғанын және оның мазмұнымен келіскенін шартта бөлек анықтаған жөн.

Шартты мысал: жеткізуші қол қойылған жүкқұжатты жіберді, ал дүкен дәл осы жүкқұжатты алғанын оның нөмірі мен күнін көрсетіп жауап берді. Мұндай жауап растаудың қай құжатқа қатысты екенін анықтауға көмектеседі. Тауар саны сәйкес болмаса, дүкен келісілген рәсім бойынша сәйкессіздік туралы бөлек хабарлайды.

Тараптарға жеткізілгенін растайтын қосымша дәлелдер қажет болса, тіркелген электрондық жеткізу жөніндегі білікті электрондық сенім қызметін қарастыруына болады. № 2155-VIII заңның 27-бабының төртінші бөлігіне сәйкес, бұл қызмет деректердің тұтастығына, жіберуші мен алушыны сәйкестендіруге және жіберу мен алу уақытының дәлдігіне қатысты заңда көзделген презумпцияларды қамтамасыз етеді.

Мұрағатты, қолжетімділікті және резервтік көшірмелерді ұйымдастырыңыз

№ 851-IV заңның 13-бабы электрондық құжаттарды тұтастығын тексеруге мүмкіндік беретін түрде сақтауды талап етеді. Ақпарат кейін пайдалануға қолжетімді болуы, ал құжат жасалған, жіберілген немесе алынған пішімінде қалпына келтірілуі керек. Бар болса, оның шығу тегі, мақсаты, жіберілген немесе алынған күні мен уақыты туралы мәліметтер де сақталуға тиіс.

Практикалық ұсыным: әр операция бойынша мұрағатқа арналған бөлек құжаттар жиынтығын жасаңыз:

• бастапқы пішімдегі соңғы электрондық құжат;
• бөлек қолтаңба файлдары немесе олар сақталған контейнер;
• қол қойылған қосымшалар мен қатысты құжаттар;
• қолтаңбаларды тексеру нәтижелері, қолжетімді сертификаттар мен уақыт белгілері;
• жіберілгені мен алынғанын растайтын мәліметтер;
• ескертулер, түзетулер немесе алмастыру туралы құжаттар мен хат алмасу;
• қарауға және басып шығаруға арналған оқылатын нұсқа.

Жиынтықты контрагент, құжат түрі, нөмірі, күні және операция бойынша табуға болатын тізілім жүргізіңіз. Жою құқығын шектеп, мұрағатқа жауапты адамды тағайындаңыз және ол болмаған кезде басқа уәкілетті қызметкердің қолжетімділігін қарастырыңыз. Қол қоюшылардың жеке кілттері мен құпиясөздерін ортақ мұрағатқа қоспаңыз: № 2155-VIII заңның 12-бабы жеке кілттің құпиялығын қамтамасыз етуді және басқа тұлғалардың оған қол жеткізуіне жол бермеуді талап етеді.

Бөлек тасымалдағышта немесе бөлек қоймада резервтік көшірме ұстау және құжаттарды қалпына келтіруді мезгіл-мезгіл тексеру ұсынылады. Электрондық құжаттарды белгіленген мерзім бойы тасымалдағышта сақтау мүмкін болмаса, № 851-IV заңның 13-бабы оларды бірнеше электрондық тасымалдағышқа көшіріп, заңнамада белгіленген тәртіппен кезең-кезеңімен көшіруді талап етеді. Бұл талаптарды да орындау мүмкін болмаса және қағаз түпнұсқа жоқ болса, құжаттарды қағаз көшірме ретінде сақтау керек. Бұл — электрондық түрде сақтау мүмкін болмайтын жағдайға арналған арнайы тәртіп. Көшіру кезінде деректердің тұтастығын міндетті түрде тексеріңіз. Қалпына келтіргеннен кейін қолтаңбалар, қосымшалар және алынғанын растайтын мәліметтер қолжетімді екенін бөлек сынап көріңіз.

Сыртқы сервисті пайдалансаңыз, шарт жасамас бұрын нені жүктеп алуға болатынын, төлем тоқтағаннан кейін толық жиынтықты қалай алатыныңызды және қажетті мерзім бойы қолтаңбаларды қалай тексеруге болатынын анықтаңыз. Заң қолтаңбаларды, мөрлерді, уақыт белгілері мен сертификаттарды сақтау сенім қызметін пайдалануға рұқсат етеді. Тұрақты сақтауға арналған электрондық деректер үшін № 2155-VIII заңның 26-бабының төртінші бөлігі білікті электрондық уақыт белгісін міндетті етеді.

Әр құжат санаты үшін сақтау мерзімін белгілеңіз

Электрондық құжаттарды тиісті қағаз құжаттарға заңнамада белгіленген мерзімнен кем сақтауға болмайды. Салық саласындағы ең төменгі мерзімдерді Украина Салық кодексінің 44.3-тармағы белгілейді. Жұмыс барысында нормада көрсетілген күн санын дәл қолданыңыз.

Салық құжаттары бойынша мерзім олар пайдаланылған есептілікті тапсырған күннен басталады. Есептілік тапсырылмаса, оны тапсырудың белгіленген соңғы мерзімінен есептеледі. Бақыланатын өзге заңнамаға қатысты құжаттар үшін мерзім тиісті шаруашылық операциясы жасалған күннен, ал рұқсат құжаттары үшін олардың қолданылу мерзімі аяқталған күннен басталады.

ФОП құжаттың тиісті санатына қарай мерзімді белгілеп, өзге қолданылатын талаптарды да ескеруі керек. 44.3.2-тармақшаның бес жылдық ережесін барлық кәсіпкерге автоматты түрде қолдануға болмайды. Сол сияқты № 996-XIV заңның 8-бабының үшінші бөлігінде үш жыл аталуы компанияға салық немесе өзге заңнама белгілеген ұзағырақ мерзімді қысқартуға рұқсат бермейді.

44.4-тармақ бойынша тексеру нысанасына, әкімшілік шағымға немесе сот қарауына қатысты құжаттар тиісті рәсімдер мен заңда көзделген шағымдану мерзімдері аяқталғанша, бірақ кемінде 44.3-тармақтағы мерзім бойы сақталады. Құқық қорғау органдары құжаттарды алып қойса немесе олар іс жүргізуге қажет болса, жоймас бұрын әрі қарай сақтау тәртібін заңгермен келісіңіз.

44.3-тармақ сондай-ақ 102.3-тармақта көрсетілген жағдайларда ескіру мерзімінің өтуі тоқтатылған уақытқа сақтау мерзімін ұзартуды көздейді. 86.14-тармақ бойынша шет мемлекет лауазымды тұлғасына заңсыз сыйақы берілген жағдайлар туралы ақпарат алынған жекелеген жағдайда 44.4-тармақ тиісті құжаттарды сақтау мерзімін 1095 күнге ұзартады.

Мұрағатты жоймас бұрын бухгалтер құжат санатын, мерзімнің басталуын, арнайы ұзағырақ мерзімдерді және аяқталмаған рәсімдерді анықтауы керек. Украина Салық кодексінің 102.3-тармағы бойынша салық төлеушінің Украинадан тыс жерде кемінде 183 күн үздіксіз болуы; заңнамалық немесе сот арқылы тексеруге тыйым салынуы; осы тармақта көзделген тәртіппен тексерудің тоқтатылуы, ұзартылуы немесе ауыстырылуы; ақша міндеттемесін есептеу туралы шешімге әкімшілік не сот тәртібімен шағымдану кезеңінде ескіру мерзімінің өтуі тоқтатылады.

102.3-тармақ тексеру жүргізіп, ақша міндеттемелерін анықтау мүмкін болмаған жағдайларды да қамтиды: тексеру мүмкін еместігі туралы акт жасалуы, салық органы белгіленген шарттарды сақтағанда лауазымды тұлғаларды тексеруге кіргізбеу немесе тексеру туралы шешімге сотта шағымдану. Акт пен шағым жасалған шешімге қатысты әрекеттер заңсыз деп танылса немесе шешім заңға қайшы деп танылып және/немесе күші жойылса, ерекшеліктер көзделген. 44.3-тармақ бойынша сақтау мерзімі осындай тоқтату кезеңіне ұзартылады. Жоймас бұрын бухгалтер қолданыстағы өтпелі ережелер мен арнайы мұрағат мерзімдерін де тексеруі керек.

1095, 1825 немесе 2555 күн өткеніне ғана сүйеніп, автоматты жоюды баптамаңыз. Салық төлеуші таратылған жағдайда 44.3-тармақ 44.1-тармақтағы құжаттарды заңнамада белгіленген тәртіппен мұрағатқа беруді талап етеді: олар таратылған күнге дейінгі кемінде 1825 күндік қызмет кезеңін қамтуы керек. 39, 39-2-баптар және 141-баптың 141.4-тармағы бойынша салықтық бақылауға қажетті құжаттар мен ақпарат үшін бұл кезең кемінде 2555 күн болады.

Оқуға болатын көшірмені және қателерді түзету тәртібін дайындаңыз

№ 851-IV заңның 5-бабына сәйкес, электрондық құжатты экранда немесе қағазда оқуға жарамды түрде көрсетуге болады. Заңнамада белгіленген тәртіппен куәландырылған қағаз нұсқасы электрондық құжаттың қағаз көшірмесі болып саналады. 7-бап электрондық көшірмелерді де көздейді; онда әр көшірмені нотариат арқылы куәландыруға қойылатын жалпы талап жоқ.

Скриншот, басып шығарылған парақ немесе қайта сақталған сурет электрондық қолтаңбалары мен тексеруге қажет материалдары бар бастапқы электрондық файлды алмастырмайды. Қызметкер құжатты басып шығаруға әзірлегенде, қол қойылған соңғы нұсқаны қолданып, оның электрондық түпнұсқасымен байланысын сақтауы керек.

№ 996-XIV заңның 9-бабының алтыншы бөлігі операцияның басқа қатысушылары, құқық қорғау органдары және тиісті органдар заңда белгіленген өкілеттіктері шегінде талап еткенде, кәсіпорынды электрондық бастапқы құжаттар мен тіркелімдердің қағаз көшірмелерін өз қаражаты есебінен жасауға міндеттейді. Сондықтан барлық құжат пен қосымшаның толық ашылып, басып шығарылатынын алдын ала тексерген жөн.

Қол қойылғаннан кейін қате анықталса, алынған файлды сақтап, мәселені бухгалтерге жіберіңіз. Ұйымдастыру тәртібі ретінде түзету себебін тіркеу, жаңа немесе түзету құжатын алдыңғысымен байланыстыру, қажетті қолтаңбаларды қайта алу және контрагентке хабарлау ұсынылады. Бухгалтерлік түзетудің нақты тәсілі құжат пен операция түріне байланысты. 9-баптың жетінші бөлігі рұқсатсыз әрі байқатпай түзетуге жол бермеуді талап етеді.

Фискалдық электрондық чектерді жеке тәртіппен жүргізіңіз

Қол қойылған жүкқұжаттармен алмасу ережелері фискалдық электрондық чекті жасау, тіркеу және беру тәртібін айқындамайды. Дүкен фискалдық чектермен жұмыс істеу мен контрагенттерге шаруашылық құжаттарын жіберу рәсімдерін бөлек сипаттағаны жөн.

Бухгалтерден дүкеннің қандай есеп айырысуларына фискалдық чек қажет екенін анықтауды сұрап, оны сатып алушыға беру тәртібін қызметкерлермен келісіңіз. Шот немесе жүкқұжат жіберу фискалдық чекті беру талаптарының орындалғанын өздігінен растамайды.

Torgsoft бағдарламасында жүкқұжаттарды жасау, сақтау және басып шығару

Torgsoft бағдарламасындағы «Реалізація» (сату) нысанында «Друк» (басып шығару) мәзірі тауарды босату жүкқұжатын немесе шот-фактураны ашып көруге, қолжетімді пішімде сақтауға не басып шығаруға мүмкіндік береді. Бұл сату деректері негізінде құжат дайындауға, оны бухгалтермен тексеруге және контрагентпен келісілген рәсім бойынша әрі қарай рәсімдеуге жіберуге көмектеседі. Бұл мүмкіндіктер «Реалізація» нысаны туралы ресми нұсқаулықта сипатталған.

Сату параметрлеріндегі «Файли документа» (құжат файлдары) әрекеті файлдарды тіркеуге, көруге, көшіруге және таңдалған файлды жоюға мүмкіндік береді. Мұны есептік жазбаны операция құжаттарымен байланыстыру үшін пайдалануға болады. Толық қол қойылған жиынтық пен оның резервтік көшірмесі қайда сақталатынын бөлек анықтап, оларды қалпына келтіру мүмкіндігін тексеріңіз.

Қаржылық операцияларға арналған «Фінансовий документ» (қаржылық құжат) режимі таңдалған кассалық ордерді басып шығаруға, ал кассалық құжаттар тізімінен алынған есепті басып шығаруға немесе Excel файлын жасауға мүмкіндік береді. Есеп жасамас бұрын режимнің ресми сипаттамасына сай касса мен кезеңнің қажетті сүзгілерін орнатыңыз. Сақталған не басып шығарылған нәтиже нақты құжатқа қойылатын талаптарға сай әрі қарай рәсімделуі керек; сипатталған функциялар КЕП қоюды немесе қолтаңбаларды ұзақ мерзім сақтауды қамтамасыз ететін қызметті растамайды.

Жұмысты бастамас бұрын бухгалтермен келісетін мәселелер

1. Дүкендегі әр типтік операцияға қажетті құжаттарды анықтап, олардың деректемелерін бекітіңіз.
2. Құжаттарды дайындайтын, тексеретін, қол қоятын және есепке тапсыратын адамдарды тағайындаңыз.
3. Контрагенттермен қолтаңба түрлерін, алмасу мекенжайларын және алынғанын растау тәртібін келісіңіз.
4. Бір сынақ жиынтығында қол қоюды, жіберуді, тексеруді, басып шығаруды және резервтік көшірмеден қалпына келтіруді тексеріңіз.
5. Санаттар бойынша сақтау мерзімдерін және тексерулер мен даулар кезінде жоюды тоқтату тәртібін белгілеңіз.
6. Қате, қолжетімділіктің жоғалуы немесе файлдардың бүлінуі жағдайындағы әрекеттерді қарастырыңыз.

Құжаттар жоғалғанда не істеу керек

Украина Салық кодексінің 44.5-тармағындағы жалпы тәртіп бойынша, салық төлеуші құжат жоғалған, бүлінген немесе мерзімінен бұрын жойылған күннен бастап бес күн ішінде есепте тұрған жердегі бақылаушы органға салық есептілігін тапсыру тәртібімен жазбаша хабарлап, оқиғаны растайтын тиісінше рәсімделген құжаттарды қоса береді. Осы тармақта белгіленген жағдайларда тиісті кеден органына да хабарлау қажет. Құжаттар бақылаушы орган хабарламаны алған күннен кейінгі күннен бастап 90 күнтізбелік күн ішінде қалпына келтірілуі керек.

Салық төлеуші белгіленген тәртіппен және уақытында хабарлап, құжаттардың жоғалуына, бүлінуіне немесе мерзімінен бұрын жойылуына байланысты тексеру өткізу мүмкін болмаса, оны өткізу мерзімі құжаттар қалпына келтіріліп тапсырылғанға дейін, 44.5-тармақта белгіленген шектерде, бірақ 120 күннен аспайтын мерзімге ауыстырылады. Бұл ереже Украина Салық кодексінің 200-бабында көзделген тексерулерге қолданылмайды. Құжаттар қалпына келтірілмесе немесе осы тәртіп қолданылғаннан кейін қайта жоғалса, бүлінсе не мерзімінен бұрын жойылса, 44.5-тармақ оларды есептілік жасалған немесе тиісті заң талаптары орындалған сәтте жоқ деп тануды көздейді.

44-баптағы жалпы ережеден ерекшелік ретінде осы Кодекстің XX бөлімінің 10-бөлімшесіндегі 69-тармақтың 69.28-тармақшасы белсенді ұрыс қимылдары жүріп жатқан немесе уақытша басып алынған Украина аумақтарында қызмет еткен әрі бастапқы құжаттарын көрсете алмайтын салық төлеушілер мен салық агенттеріне арнайы қағидалар белгілейді. Оған ұрыс қимылдарымен байланысты құжаттардың жоғалуы, жойылуы немесе бүлінуі, сондай-ақ өмірге не денсаулыққа қауіп немесе әкімшілік кедергілер салдарынан оларды нормада көрсетілген аумақтардан алып шыға алмау негіз бола алады. Аумақты Украина Министрлер Кабинеті белгілеген тәртіппен жасалған тізім бойынша тексеру керек. Тиісті аумақтардағы ұрыс қимылдарына байланысты емес жоғалу осы ерекшелікті қолдануға құқық бермейді.

69.28-тармақша бойынша салық төлеуші бақылаушы органға бастапқы құжаттардың жоғалғаны және/немесе оларды алып шығу мүмкін еместігі туралы еркін нысанда хабарлама береді. Норма кәсіпорын басшысы мен бас бухгалтердің қолтаңбаларын талап етеді. Хабарламада мән-жайлар, салық есептілігі кезеңдері және құжаттардың жалпы тізімі, мүмкін болса, олардың деректемелері көрсетіледі. Көрсетілген кезеңдердегі есептілік көрсеткіштеріне бастапқы құжаттардың жоқтығының өзі ғана себеп болып күмән келтіруге болмайды; хабарлама нормада аталған шығындарды, теріс мәндерді және қосылған құн салығы бойынша салық кредитін сақтау үшін де негіз болады.

Құжаттардың тиісті аумақтарда қалуына байланысты оларды алып шығу мүмкін еместігі туралы хабарламадан кейін көрсетілген кезеңдерге қатысты құжаттық тексерулерге мораторий қолданылады. Кейін бұл құжаттардың жоғалғаны белгілі болса, жоғалу мән-жайлары жазылған бөлек хабарлама беру керек. 69.28-тармақша бойынша жоғалу туралы хабарлаған салық төлеушілер соғыс жағдайы аяқталғаннан кейін де көрсетілген кезеңдер бойынша тексеруге жатпайды.

Арнайы қағидаларды қолдануға негіз жоқ екенін бақылаушы орган дәлелдеуі керек. Ол хабарламаны алған күннен бастап бір айдан кешіктірмей негіздері мен дәлелдері көрсетілген уәжді бас тарту шығаруға тиіс. Салық төлеуші оған әкімшілік тәртіппен немесе сотта шағымдана алады; түпкілікті шешім шыққанға дейін орган есептілік көрсеткіштерін күмәнға сала алмайды және хабарламада көрсетілген кезеңдерге тексеру бастай алмайды. Сонымен бірге 69.28-тармақша сол кезеңдер үшін декларацияланған салық міндеттемелерін, пайда салығы салынатын объектінің теріс мәнін және қосылған құн салығы бойынша бюджеттен мәлімделген өтемді арттыруға тыйым салады. Бұл тәртіпті негізсіз қолдану заңда көзделген жауаптылыққа әкеледі. Хабарлама бермес бұрын негіздерді, құжаттар тізімін және есептілік кезеңдерін бухгалтер мен заңгермен келісіңіз.

Ресми нормативтік дереккөздер

• Украинаның 22.05.2003 жылғы № 851-IV «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» заңы: 5–8-баптар — құжат, қолтаңба, түпнұсқа және көшірмелер; 10–13-баптар — жіберу, алу, тұтастық және сақтау; 14–15-баптар — алмасуды ұйымдастыру және қолжетімділік.
• Украинаның 05.10.2017 жылғы № 2155-VIII «Электрондық сәйкестендіру және электрондық сенім қызметтері туралы» заңы: 1-бап — қолтаңба түрлері; 12-бап — жеке кілтті қорғау; 15-бап — сенім деңгейлері; 17, 17-1, 18-баптар — қолтаңбаларды пайдалану және тексеру; 26–28-баптар — уақыт белгілері, жеткізу және сақтау.
• Украинаның 16.07.1999 жылғы № 996-XIV «Украинадағы бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» заңы: 2-бап — қолданылу аясы; 8-бап — есепті ұйымдастыру; 9-баптың 1–2, 5–9-бөліктері — бастапқы құжаттар, деректемелер, есептік кезең, қағаз көшірмелер, жазбаларды қорғау және сақтау.
• Украинаның 02.12.2010 жылғы № 2755-VI Салық кодексі: 44.1-тармақ — есепті құжатпен растау; 44.3.1–44.3.4-тармақшалар — ең төменгі мерзімдер мен оларды есептеу қағидалары; 44.4-тармақ — тексерулер мен шағымдану кезінде сақтау және арнайы ұзарту; 44.5-тармақ — құжаттардың жоғалуы мен қалпына келтірілуі; 102.3-тармақ — ескіру мерзімінің өтуін тоқтату; XX бөлімнің 10-бөлімшесіндегі 69-тармақтың 69.28-тармақшасы — бастапқы құжаттар жоғалғанда немесе оларды алып шығу мүмкін болмағанда қолданылатын арнайы қағидалар.