Құжатқа онлайн қалай қол қоюға болады: кәсіпкерге арналған «Дія», ЦЗО және «Вчасно» сервистерін салыстыру

Шартқа, жүкқұжатқа немесе актіге онлайн қол қою үшін алдымен мәтіннің соңғы нұсқасын келісіп, қол қоюшылардың өкілеттігін тексеріңіз және қол қоюдың рұқсат етілген тәсілін анықтаңыз. Файлдармен жай алмасу үшін Орталық куәландыру органының (ЦЗО), «Дія» немесе «Вчасно.Підпис» сервистерін пайдалануға болады. Ал келісу және мәртебелерді бақылау қажет тұрақты алмасу үшін «Вчасно.ЕДО» қолайлы. Қол қойылғаннан кейін барлық қолтаңбасы бар электрондық түпнұсқаны жүктеп алып, тексеріп, резервтік көшірмесін сақтаңыз.

Мұнда келтірілген қағидалар Украина заңнамасына сәйкес құжат айналымына қатысты. Білікті электрондық қолтаңба (КЕП) өз қолымен қойылған қолтаңбамен бірдей заңды күшке ие, бірақ шарттың мазмұны мен өкілдің өкілеттігін тексеруді де, міндетті нотариаттық куәландыруды да алмастырмайды. Қол қою тәсілін нақты құжатқа қарай таңдап, екінші тараппен келісу керек.

Құжатқа қандай электрондық қолтаңба қажет

Украинаның «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» № 851-IV Заңы электрондық құжатқа, оның түпнұсқасына, берілуі мен сақталуына қойылатын талаптарды белгілейді. Қолтаңба түрлерін, оларды тексеруді және сенім қызметтерін басқа заң — «Электрондық сәйкестендіру және электрондық сенім қызметтері туралы» № 2155-VIII Заңы реттейді. Сондықтан файлды сервиске жүктеу фактісінің өзі оның заңдық мәртебесін айқындамайды.

Бұл айырмашылықтар № 2155-VIII Заңының 1, 15, 17-1 және 18-баптарында белгіленген. Атап айтқанда, 15-бап КЕП қолдануды электрондық сәйкестендіру құралдарына деген сенімнің жоғары деңгейімен, ал білікті сертификаттағы УЕП-ті орташа деңгеймен байланыстырады. Сервистегі «КЕП» батырмасының атауы немесе кілт файлының болуы өздігінен нәтижені білікті қолтаңба деп дәлелдемейді. Сертификат деректері мен тексеру нәтижесіне сүйеніңіз.

Электрондық цифрлық қолтаңба (ЕЦП) — интерфейстер мен іздеу сұрауларында әлі кездесетін атау. Қол қою тәсілін таңдау үшін № 2155-VIII Заңына сәйкес нақты қолтаңба түрін тексеріңіз.

Әр шартқа КЕП міндетті ме

Кәсіпкерлер арасындағы барлық шартқа КЕП қоюды талап ететін жалпы ереже жоқ. Украина Азаматтық кодексінің 207-бабы электрондық құжаттарды пайдалана отырып жазбаша нысанда жасасуға рұқсат береді және электрондық қолтаңба мен өз қолымен қойылған қолтаңбаның аналогтарын қолдану шарттарын белгілейді. Осы Кодекстің 639-бабы да тараптар келіскен нысанды ескереді.

Электрондық коммерция саласында Украинаның «Электрондық коммерция туралы» № 675-VIII Заңының 12-бабы мәміленің барлық тарапы электрондық қолтаңба құралын пайдаланған жағдайда, № 851-IV және № 2155-VIII заңдарына сәйкес электрондық қолтаңбаны; бір реттік сәйкестендіргішпен қол қоюды; немесе осындай аналогтардың үлгілері қамтылған тараптардың жазбаша келісімі бойынша өз қолымен қойылған қолтаңбаның аналогын пайдалануды көздейді. Демек, тапсырысты растау коды дұрыс жолға қойылған рәсімнің бір бөлігі болуы мүмкін, бірақ кез келген кездейсоқ кодты немесе «келісілді» деген хабарды кез келген құжатқа жеткілікті қолтаңба деп автоматты түрде қабылдауға болмайды.

Практикалық кеңес: шарттармен, актілермен және жүкқұжаттармен тұрақты алмасу үшін шартта қолтаңба түрін, сервисті немесе алмасу арнасын, файл пішімдерін, алынғанын растау және түзетулер енгізу тәртібін келісіңіз. Тараптар КЕП қолдануға келіскен болса, осы талапты орындаңыз. Арнайы заң талаптары бар құжат үшін тараптардың келісімі міндетті рәсімді алмастырмайды.

Әдеттегі онлайн қол қою жеткіліксіз болатын жағдайлар

№ 2155-VIII Заңының 17-бабының 6-бөлігіне сәйкес, заң бойынша нотариаттық куәландыруға және/немесе мемлекеттік тіркеуге жататын мәмілелер электрондық түрде тек білікті электрондық сенім қызметтерін пайдаланып жасалады. Сонымен бірге заңда белгіленген нотариаттық немесе тіркеу рәсімінен өту қажет. Шартты сайтқа жүктеп, КЕП қою бұл рәсімді алмастырмайды. Егер тараптар өздері нотариаттық куәландыруға келіскен болса, Украина Азаматтық кодексінің 639-бабының 4-бөлігін де ескеріңіз.

№ 851-IV Заңының 8-бабы электрондық құжатты мұрагерлік құқығы туралы куәліктің түпнұсқасы ретінде, тек бір түпнұсқа дана түрінде ғана болуы мүмкін құжаттың түпнұсқасы ретінде (заңда көзделген орталықтандырылған қойма жағдайын қоспағанда), сондай-ақ заңда белгіленген өзге жағдайларда пайдалануды шектейді. Бизнесіңіз үшін тосын құжатқа қол қоймас бұрын, дәл осы құжат түріне қойылатын талаптарды анықтаңыз.

Түпнұсқа деген не: PDF, скан, қолтаңба әлде мөр

№ 851-IV Заңының 5 және 7-баптарына сәйкес, электрондық түпнұсқада міндетті деректемелер, соның ішінде тиісті электрондық қолтаңба болуы және оның тұтастығы мен түпнұсқалығын дәлелдеуге мүмкіндік берілуі керек. PDF пішімі өздігінен мұны қамтамасыз етпейді. Тиісті электрондық түпнұсқа бірнеше тасымалдағышта сақталса, олардың әрқайсысындағы электрондық дана түпнұсқа болып саналады.

PDF ішіндегі қолмен қойылған қолтаңба немесе мөр бейнесі криптографиялық қолтаңбаға жатпайды. Бірақ ондай суреттің болуы файлға электрондық қолтаңба қоюға жалпы тыйым салмайды. Адамның нақты неге қол қойып отырғанын түсіну керек: электрондық құжатқа ма, қағаз құжаттың электрондық көшірмесіне ме, әлде белгілі бір ақпаратты растауға ма. Қол қойылған скан бастапқы қағаз құжаттың электрондық түпнұсқасына автоматты түрде айналмайды. Оның мәртебесі құжат түріне, файлдың шығу тегіне және көшірмені жасау не куәландыру рәсімінің сақталуына байланысты.

№ 851-IV Заңының 8-бабы құжаттың заңдық күші немесе дәлел ретінде жарамдылығын тек электрондық нысанына байланысты жоққа шығаруға тыйым салады. Дегенмен бұл тараптарды авторлығын, деректемелерін және мазмұнын растау міндетінен босатпайды. Басып шығарылған нұсқа да электрондық данадағы криптографиялық тексеру мүмкіндігін сақтамайды.

Электрондық мөрдің міндеті жеке қолтаңбадан бөлек. Ол деректердің шығу тегін және тұтастығын растайды; № 2155-VIII Заңының 18-бабының 7-бөлігі білікті электрондық мөрге тиісті презумпцияларды береді. Шартқа уәкілетті жеке тұлғаның ерік білдіруі қажет болса, заңда өзгеше көзделмесе, мөр өздігінен оны алмастырмайды. «КЕП-пен қол қойылған» деген салынған мөр суреті де электрондық қолтаңбаны тексеруді алмастырмайды.

Құжаттарға онлайн қол қою сервистерін салыстыру

Қызметті таңдағанда құжатты екінші тарапқа қалай жіберетініңізді және соңғы дананы қалай алатыныңызды ескеріңіз. Файлға жеке қол қою мен толық электрондық құжат айналымы (ЭДО) жұмысты әртүрлі ұйымдастыруды қажет етеді.

ЦЗО мүмкіндіктерін қол қою және тексеру беттерінен көруге болады. Басқа сервистердің рәсімдері «Дія» порталының нұсқаулығында және «Вчасно» нұсқаулығында сипатталған.

Практикалық кеңес: сервисті таңдамас бұрын коммерциялық немесе жеке ақпараты жоқ сынақ файлын толық алмасып көріңіз. Екі тарап та оған қол қойып, нәтижені жүктеп алып, қолтаңбаларды бөлек құралмен тексерсін. Осылайша пішімдердің үйлесімділігін және құжатты сервистің кабинетінен тыс сақтай алатыныңызды анықтайсыз.

«Діяны» екі түрлі тәсілмен пайдалану

Кілт файлы арқылы қол қою үшін портал нұсқаулығын орындаңыз: жүйеге кіріп, «Құжаттарға қол қою» қызметін ашыңыз, «Құжатқа қол қою» түймесін басыңыз, тасымалдағыштан өз кілтіңізді таңдап, құпиясөзді енгізіңіз. Содан кейін құжатты таңдап, оған қол қойып, алынған файлды сақтаңыз. Кілтті таңдау мен құжатты таңдау — бөлек қадамдар, сондықтан ашып отырған файлыңызды мұқият тексеріңіз.

Дія.Підпис үшін басқа рәсім қолданылады. «Діяның» ресми нұсқаулығына сәйкес, NFC жанаспай оқитын технологиясы бар смартфон және биометриялық құжат қажет: карта түріндегі паспорт, биометриялық шетел паспорты немесе тұруға ықтиярхат. Қосымшада «Мәзір → Дія.Підпис → Қолтаңбаны іске қосу» тармағын ашып, құжат кодын сканерлеңіз, оны NFC арқылы оқытыңыз, PhotoID бет тексеруінен өтіп, алты таңбалы жеке сәйкестендіру нөмірін — ПИН-кодты жасаңыз. «Дія» салық төлеушінің есептік картасының тіркеу нөмірі Бірыңғай мемлекеттік демографиялық тізілімде болуын да талап етеді.

Осылай іске қосқаннан кейін әр қол қою кезінде фото-тексеруден өтудің қажеті жоқ: ПИН-код пайдаланылады. Нақты құжатқа қол қою үшін оны қолдайтын сервистен Дія.Підпис-ті таңдап, нұсқауларды орындаңыз. ПИН-кодыңызды қызметкерге немесе контрагентке бермеңіз.

«Вчасно.Підпис» пен «Вчасно.ЕДО» арасынан таңдау

«Вчасно.Підпис» сервисіне соңғы нұсқадағы файлды жүктеп, қолжетімді қол қою тәсілін таңдап, әрекетті растаңыз. Басқа қатысушылардың қолы қажет болса, оларға сервис нұсқаулығына сай сілтеме жіберіңіз. Барлық тарап қол қойғаннан кейін дайын нәтижені жүктеп алыңыз.

«Вчасно.ЕДО» сервисінде алдымен құжатты кабинетке жүктеп, алушыны көрсетіңіз, қол қоюшыларды қосып, қажет болса олардың ретін анықтаңыз. Содан кейін құжатқа қол қойып, контрагентке жіберіңіз. Тауар тұрақты жеткізіліп тұратын дүкен үшін тауар саны мен бағасын тексеретін қызметкерді тағайындап, құжатқа қол қоюға құқығы бар адамды бөлек белгілеу пайдалы. «Барлығы қол қойды» мәртебесі алмасудың аяқталғанын бақылауға көмектеседі, бірақ соңғы файлды өз архивіңізге бәрібір жүктеп алған жөн.

Шартқа немесе жүкқұжатқа қол қою қадамдары

1. Тараптарды және өкілеттіктерді тексеріңіз. Контрагент деректемелерін шартпен салыстырыңыз. Заңды тұлға өкілі қол қойса, оның өкілеттігінің негізін: құрылтай құжаттарын, сенімхатты, заңды немесе басқа тиісті құжатты тексеріңіз. Украина Азаматтық кодексінің 207-бабының 2-бөлігі уәкілетті тұлғаның қолын тікелей талап етеді.
2. Алмасу рәсімін келісіңіз. Қолтаңба түрін, нәтиже пішімін, қол қою ретін, алмасуға арналған мекенжайларды немесе кабинеттерді және алынғанын растау тәсілін анықтаңыз. Құжатқа арнайы куәландыру немесе тіркеу қажет емес екеніне көз жеткізіңіз.
3. Файлдың соңғы нұсқасын дайындаңыз. Тараптардың атауын, күнін, нөмірін, тауарларды, санын, бағаларын, қорытынды сомаларды, төлем мерзімдерін және қосымшаларды тексеріңіз. Пікірлер мен аяқталмаған түзетулерді алып тастаңыз. Қол қоюға жүктейтін файлдың өзін ашыңыз.
4. Кілтіңізді таңдап, деректерін тексеріңіз. Қолтаңба қажетті адамға тиесілі екенін, сертификаттың пайдалануға жарамдылығын және қол қою тәсілінің құжат талаптарына сай екенін анықтаңыз. Егер сервис кабинеті кәсіпорынның белгілі бір деректемелері бар кілтті талап етсе, осы техникалық шартты да тексеріңіз.
5. Құжатты қарап, оған жеке өзіңіз қол қойыңыз. Қызметкер файл мен келісу маршрутын дайындай алады, алайда қол қоюшы құжат мазмұнымен танысып, өз кілтімен қол қоюды өзі растауы керек.
6. Нәтижені толық күйінде жүктеп алыңыз. Егер сервис құжат пен қолтаңбалары бар контейнер жасаса, соны сақтаңыз. Қолтаңба бөлек файл болса, .p7s сияқты қолтаңба файлын және дәл бастапқы файлды да сақтаңыз. .p7s кеңейтімі файл ішінде құжат мазмұны бар екеніне кепілдік бермейді: бұл таңдалған пішімге байланысты.
7. Екінші тараптың қолтаңбасын және алынғанын растайтын деректі алыңыз. Қол қойылған топтаманы немесе сілтемені келісілген рәсіммен жіберіңіз. Екінші тарап бұрын қойылған қолтаңбаларды ескеріп, келісілген құжатқа өз қолтаңбасын қосуы керек. Аяқталғаннан кейін түпкілікті топтаманы жүктеп алыңыз.
8. Қолтаңбаларды тиісті тәсілмен тексеріңіз. УЕП пен КЕП үшін ЦЗО-ның ресми тексеру бетін пайдаланыңыз. Бөлек қолтаңба болса, тексеру нысаны талап еткен жағдайда бастапқы файлды да ұсыныңыз. Тексеру нәтижесін құжатпен бірге сақтаңыз. Тараптар қолтаңбаның басқа түрін, мысалы, бір реттік сәйкестендіргіш арқылы қол қоюды заңды түрде пайдаланса, бұл форма тиісті рәсімді тексеруді алмастырмайды: қол қойылған мазмұнды және кімнің, қалай қол қойғанын растайтын дәлелдерді сақтаңыз.
9. Топтаманы архивке жіберіңіз. Электрондық түпнұсқаны, барлық қолтаңбаларды, жеткізу мен алынғанын растауларды, тексеру нәтижесін және өкілдің өкілеттігін растайтын құжаттарды сақтаңыз. Қолжетімділігі шектелген резервтік көшірме жасаңыз.

Алынғанын растауды жіберудің өзінен бөлек ұйымдастыру қажет. № 851-IV Заңының 11-бабына сәйкес, заңда немесе тараптардың бұрынғы келісімінде өзгеше көзделмесе, адресаттың алғаны туралы хабарламасы авторға келген соң құжат алынды деп саналады. Келісілген растау тәртібі болмаса, растау хабарламасында құжаттың алыну фактісі мен уақыты, сондай-ақ хабарламаны жіберуші туралы мәлімет болуы керек. Сондықтан тараптар сервистің қандай мәртебесін немесе қандай хабарламаны осындай растау ретінде қабылдайтынын алдын ала анықтаңыз.

Қолтаңбаны және адамның құжатқа қол қою құқығын тексеру

Екі бөлек тексеру қажет: қолтаңбаны техникалық тексеру және адамның өкілеттігін тексеру. Криптографиялық тексерудің сәтті аяқталуы қызметкердің кәсіпорын атынан дәл осы шартты жасасуға құқығы бар екенін дәлелдемейді.

Файлдан нені тексеру керек

• Әр қол қоюшының тұлғасын. Сертификат деректерін құжатқа қол қоюы тиіс адамның деректерімен салыстырыңыз.
• Қол қойылған деректердің тұтастығын. Тексеру қолтаңбаның дәл осы мазмұнға қойылғанын растауы керек. Деректер өзгергені туралы хабар шықса, файлдарды түрлендірмей толық топтаманы қайта жіберуді сұраңыз.
• Қолтаңба түрі мен сертификат мәртебесін. КЕП қажет болса, оның расталғанын және сертификаттың қолтаңба жасалған сәтте жарамды болғанын тексеріңіз. Сертификаттың бұғатталуын, күшінің жойылуын және оны пайдалану шектеулерін ескеріңіз.
• Қызмет көрсетуші мен сенім қызметін. Мәліметтерді ЦЗО-ның Сенім тізімімен салыстырыңыз. Компания атауының таныс болуы ғана емес, нақты білікті қызметтің мәртебесі маңызды.
• Уақыт пен оның дұрыстығын растайтын деректерді. Білікті электрондық уақыт белгісі бар-жоғын және оның тексерілу нәтижесін анықтаңыз. Оқиғалар журналындағы уақыттың өзі мұндай белгі бар дегенді білдірмейді.

КЕП-ті растау шарттарын № 2155-VIII Заңының 18-бабы белгілейді. Осы баптың 6-бөлігі КЕП-ке өз қолымен қойылған қолтаңбамен бірдей заңды күш пен оған сәйкестік презумпциясын береді. 26-бап білікті электрондық уақыт белгісіне күн мен уақыттың дәлдігі және байланыстырылған деректердің тұтастығы презумпциясын береді; электрондық деректерді тұрақты сақтау үшін оны пайдалану міндетті.

Қызмет көрсетушінің және оның қызметтерінің білікті мәртебесі Сенім тізімі бойынша тексеріледі. Ал құжатты жүктеп, қол қоюды бастайтын сайт бөлек білікті қызмет көрсетушінің қызметтерін пайдалануы мүмкін. Құжат алмасу платформасының пайдаланушыға интерфейс ұсынғаны үшін ғана осындай мәртебесі болуы міндетті емес. Қажетті сенім қызметін нақты кім көрсететінін анықтаңыз.

Өкілеттіктен нені тексеру керек

Қол қоюшының тиісті тараптың атынан өкілдік етуге, тиісті құжат түріне қол қоюға және белгіленген шектеулер аясында әрекет етуге өкілеттігі бар екеніне көз жеткізіңіз. Сенімхатпен әрекет етсе, оның мерзімін, өкілеттік аясын және деректемелерін тексеріңіз. Жеке қолтаңба, соның ішінде Дія.Підпис, адамның тұлғасын растайды, ал оның компания атынан әрекет ету құқығы бөлек расталады. Өкілдікті дәлелдеу үшін әр осындай құжатқа басшының КЕП-ін қосымша қою жөнінде жалпы талап жоқ: өкілеттіктің тиісті негізі болуы керек.

Шартты мысал. Жеткізуші дүкенге сату жөніндегі менеджер қол қойған шарт жіберді. Тексеру файлдың тұтастығын және менеджер қолтаңбасының жарамдылығын растады. Дүкен иесі өз қолын қоймас бұрын менеджерге осындай шарттар жасасуға рұқсат беретін құжатты сұрайды. Өкілеттік расталмаса, тараптар тиісті өкілді қатыстырып, қол қоюды келісілген рәсім бойынша аяқтайды.

Сертификаттың мерзімі өтіп кетсе не істеу керек

Сертификаттың бүгінгі жарамдылық мерзімі аяқталғаны бұған дейін қойылған барлық қолтаңбаны автоматты түрде жарамсыз етпейді. № 2155-VIII Заңының 18-бабы қолтаңбаны растауды, соның ішінде сертификаттың қолтаңба жасалған сәтте жарамды болуымен байланыстырады. Ескі құжат үшін сол сәтті анықтап, сертификаттың сол кездегі мәртебесі мен деректердің тұтастығын тексеру мүмкін болуы керек.

Практикалық кеңес: қол қою аяқталған бойда құжатты тексеріп, қолжетімді тексеру дәлелдерін, уақыт белгілерін және байланысты ақпаратты сақтаңыз. Сақтау мерзімі ұзақ құжаттар үшін № 2155-VIII Заңының 28-бабында көзделген арнайы сенім қызметі арқылы сақтау мүмкіндігін анықтаңыз. Тексеру ескі қолтаңбаның жарамдылығын анықтай алмаса, себебін білу үшін толық топтаманы қызмет көрсетушіге жіберіңіз.

Кілт пен құпия құжаттарды қорғау

№ 2155-VIII Заңының 12-бабы пайдаланушыдан жеке кілттің құпиялылығын қамтамасыз етуді және оған басқа адамның қол жеткізуіне жол бермеуді талап етеді. Кілт файлын, құпиясөзді немесе ПИН-кодты өз атыңыздан қол қоюы үшін бухгалтерге, сатушыға немесе техникалық маманға бермеңіз. Басқа адамға құжаттарға қол қою қажет болса, оған жеке қолтаңба мен тиісті өкілеттік рәсімдеңіз.

• Өзіңіз бақылайтын компьютерден немесе смартфоннан қол қойыңыз. Құпиясөз енгізбес бұрын ресми сервистің нақты мекенжайын тексеріңіз.
• Контрагенттің қолтаңбасын тексеру үшін жеке кілтіңізді бермеңіз: алынған құжат пен оның қолтаңбасы тексеріледі.
• Құпия құжатты жүктемес бұрын нақты сервистің файлдарды өңдеу, оларға қол жеткізу және сақтау шарттарын оқыңыз. Жария тексеру формасының болуы құжатты жария етпейді және оның мазмұнын қорғау қажеттілігін жоймайды.
• Пішімдердің үйлесімділігін сынақ файлында тексеріңіз. Құпия құжаттарды сынақ қол қою немесе тексеру үшін белгісіз сайттарға жүктемеңіз.
• Кілтке бөгде адамның қолы жеткен болуы мүмкін деп күдіктенсеңіз, оны пайдалануды тоқтатып, тиісті рәсіммен сертификатты бұғаттау немесе күшін жою үшін қызмет көрсетушіге дереу хабарлаңыз.

Кілтті сақтау орны қол қою тәсіліне байланысты: ол файл тасымалдағышы, қорғалған құрылғы немесе білікті қызмет көрсетушінің инфрақұрылымы болуы мүмкін. № 2155-VIII Заңының 18 және 19-баптары қол қою құралдарын қашықтан пайдалануды да көздейді. Сондықтан кілтпен жұмыс шарттарын таңдалған қызметке қарай тексеру қажет.

Қол қойылған электрондық құжаттарды сақтау

№ 851-IV Заңының 13-бабы электрондық құжаттарды тұтастығын тексеруге, бастапқы пішімін қалпына келтіруге және ақпаратты әрі қарай пайдалануға мүмкіндік беретін түрде сақтауды талап етеді. Бар болса, құжаттың шығу тегі, қайда жіберілгені, жіберілген немесе алынған күні мен уақыты туралы деректерді де сақтау керек. Сақтау мерзімі қағаз құжатқа белгіленген мерзімнен қысқа болмауы тиіс.

Салыққа қатысты құжаттарға Украина Салық кодексінің 44-бабы да қолданылады. 44.3-тармақ әртүрлі ең аз мерзім белгілейді: атап айтқанда, заңды тұлғалардың осы тармақта айқындалған құжаттары үшін 1825 күн, ал ұзағырақ мерзім көзделген санаттарға жатпайтын басқа құжаттар үшін 1095 күн. Есептеу әдетте қол қою күнінен емес, осы құжаттар пайдаланылған есептілікті тапсыру күнінен басталады. 44.3-тармақ бойынша мерзімнің ұзартылуын және 44.4-тармақ бойынша тексеруге немесе дауға қатысты құжаттарды сақтауды ескеріңіз.

Практикалық кеңес: әр мәміле немесе жеткізілім үшін соңғы қол қойылған топтама, тексеру нәтижесі және алынғанын растау сақталатын жеке бума жасаңыз. Құжаттарды контрагент, нөмірі, күні және сақтау мерзімі бойынша тізімдеңіз. Резервтік көшірмені бөлек сақтап, файлдардың ашылатынын және қолтаңбалардың расталатынын мезгіл-мезгіл тексеріңіз. Қолтаңба бөлек болса, екі файлды бірге көшіріңіз.

Қол қойғаннан кейін бастапқы файлдың үстінен қайта жазбаңыз, оны түпнұсқаны сақтаудың орнына қайта сканерлемеңіз және тек басып шығарылған нұсқасын ғана қалдырмаңыз. Қате тапсаңыз, келісілген рәсіммен түзету жасаңыз немесе жаңа құжат рәсімдеп, оның алдыңғысымен байланысын сақтаңыз. Сервисті ауыстырмас бұрын архивті жүктеп алып, электрондық түпнұсқалардың толық екеніне көз жеткізіңіз.

Электрондық қол қоюға арналған жүкқұжатты Torgsoft-та дайындау

Torgsoft-та сату деректері негізінде құжат файлын дайындауға болады. «Сату» пішіні жөніндегі ресми нұсқаулыққа сәйкес, «Басып шығару → Жүкқұжат» мәзірінде әртүрлі пішімде сақтау немесе басып шығару мүмкіндігі бар шығыс жүкқұжаты ашылады. «Шотты басып шығару» тармағы осындай шығару тәсілдерімен шот-фактураны ашады. Сыртқы сервисте қол қою үшін қолжетімді пішімдердің ішінен сол сервис пен контрагент қабылдайтын пішімді таңдаңыз.

Ұсынылатын жұмыс тәртібі: Torgsoft-та тауарларды, санын, бағаларын және құжат деректемелерін тексеріп, соңғы файлды сақтап, бақылап қарау үшін ашыңыз. Содан кейін оған таңдалған сыртқы сервисте бөлек қол қойып, қажетті қолтаңбаларды алып, толық нәтижені жүктеп алыңыз. Есеп бағдарламасында құжат дайындау мен электрондық қолтаңба қою — бөлек әрекеттер.

Torgsoft нұсқаулығында сатылым параметрлеріндегі файлдарды тіркеуге, қарауға және көшіруге арналған «Құжат файлдары» батырмасы да сипатталған. Оны сатылымды қол қойылған топтамамен және тексеру нәтижесімен байланыстыру үшін пайдалануға болады. Электрондық түпнұсқалардың резервтік сақталуын бөлек ұйымдастырыңыз; файлды тіркеудің өзі оның криптографиялық тексерілуін қамтамасыз етпейді.

Ресми нормалар мен жұмыс нұсқаулықтары

• Украинаның 22.05.2003 жылғы «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» № 851-IV Заңы: 5–8-баптар — құжат, қолтаңба, түпнұсқа және көшірме; 10–13-баптар — жіберу, алу, тексеру және сақтау.
• Украинаның 05.10.2017 жылғы «Электрондық сәйкестендіру және электрондық сенім қызметтері туралы» № 2155-VIII Заңы: 12, 15, 17–19, 24–26, 28 және 35-баптар — кілтті қорғау, қолтаңба түрлері, тексеру, сертификаттар, уақыт және Сенім тізімі.
• Украинаның 16.01.2003 жылғы № 435-IV Азаматтық кодексінің 207 және 639-баптары — жазбаша нысан, қол қоюшының өкілеттігі және шарттың келісілген нысаны.
• Украинаның 03.09.2015 жылғы «Электрондық коммерция туралы» № 675-VIII Заңының 11 және 12-баптары — электрондық шарт жасасу және оған қол қою тәсілдері.
• Украинаның 02.12.2010 жылғы № 2755-VI Салық кодексінің 44.3–44.4-тармақтары — құжаттарды сақтаудың ең аз мерзімдері, оларды есептеудің басталуы және осы мерзімдердің ұзартылуы, тексеру аяқталғанға дейін және шешімдерге шағымдану және/немесе істі сотта шешу үшін заңда белгіленген мерзім біткенге дейін сақтау.
• ЦЗО сайтында қол қою, қолтаңбаны тексеру және Сенім тізімі.
• «Дія» порталында құжатқа қол қою және NFC арқылы Дія.Підпис-ті іске қосу және ПИН-кодпен пайдалану.
• «Вчасно» нұсқаулығы: жеке қол қою, кабинет арқылы алмасу және сілтеме бойынша қол қою.