Электрондық еңбек кітапшасы: 2026 маусымға дейін не істеу керек

Украинадағы электрондық еңбек кітапшасы: жұмыс беруші 2026 жылғы 10 маусымға дейін не істеуі керек

Украинада электрондық еңбек кітапшасы қазірдің өзінде жұмыс істейді: еңбек қызметінің негізгі есебі қағаз кітапшада емес, сақтандырылған адамдар тізілімінде электронды түрде жүргізіледі. Қағаз еңбек кітапшасы толығымен жойылған жоқ, бірақ оның рөлі өзгерді: ол енді күнделікті есепке алу үшін негізгі кадрлық құжат болып табылмайды, ең алдымен қызметкердің өтініші бойынша жазбалар енгізу және тізілімге әлі аударылмаған ескі жұмыс кезеңдерін растау үшін қолданылады. (Украина Заңы)

Электрондық еңбек кітапшасы дегеніміз не

"Электрондық еңбек кітапшасы" дегеніміз іс жүзінде Міндетті мемлекеттік әлеуметтік сақтандырудың мемлекеттік тізілімінің сақтандырылған адамдар тізілімінде сақталатын қызметкердің еңбек қызметі туралы мәліметтерді білдіреді. Дәл осы тізілім жеке қағаз бланкі емес, еңбек қызметі туралы деректердің негізгі көзі болып табылады. (Украина Заңы)

ПФУ тәртібі электронды түрде тек жұмысқа қабылдау мен жұмыстан шығару ғана емес, сонымен қатар басқа да кезеңдер мен оқиғалардың тіркелуін қарастырады: жұмыс, оқу, практика, қызмет, күтім жасау, жұмыссыздық, тағылымдама, азаматтық-құқықтық шарттар бойынша қатынастар, қоса атқаратын жұмыс, ауыстыру, сондай-ақ заң нормасына және тиісті жазба рәсімделген құжаттың деректемелеріне сілтеме жасай отырып, еңбек қатынастарын тоқтату негізі. (Украина Заңы)

Қағаз еңбек кітапшалары жойылды ма

Жоқ, қағаз еңбек кітапшасы толығымен жойылған жоқ. Заң оны қызметкердің талабы бойынша жүргізілуі мүмкін құжат ретінде сақтап қалды. Егер қызметкер жұмысқа алғаш рет қабылданып, қағаз еңбек кітапшасын ресімдеуді сұраса, жұмыс беруші мұны жұмысқа қабылданғаннан кейін бес күннен кешіктірмей жасауға міндетті. Егер қызметкерде өзінде сақталатын кітапша болса, жұмыс беруші оның талабы бойынша оған жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару, көтермелеу және марапаттау туралы жазбалар енгізуге міндетті. (Украина Заңы)

Яғни, қазір мынадай модель жұмыс істейді: электрондық есепке алу негізгі болып табылады, ал қағаз еңбек кітапшасы — қызметкердің сұратуы бойынша жүргізілетін немесе өтпелі кезеңде ескі жазбаларды растау үшін қолданылатын қосымша құжат. (Украина Заңы)

Қызметкерді жұмысқа қабылдау кезінде жұмыс беруші не істеуі керек

Еңбек шартын жасасу кезінде қызметкер паспортты немесе жеке басын куәландыратын басқа құжатты, еңбек кітапшасын — егер ол бар болса — немесе сақтандырылған адамдар тізілімінен еңбек қызметі туралы мәліметтерді ұсынады. Заңда тікелей көзделген жағдайларда білімі туралы құжат, денсаулық жағдайы туралы құжат, әскери есепке алу құжаты және басқа да құжаттар ұсынылады. (Украина Заңы)

Жұмыс беруші үшін бұл мынаны білдіреді:

Қызметкердің жұмысы кезінде не өзгерді

Ағымдағы кадрлық есепті жұмыс беруші кәсіпорында қағаз еңбек кітапшасын сақтау арқылы емес, кадрлық құжаттарды тиісінше ресімдеу және белгіленген тәртіппен мемлекеттік тізілімдерге мәліметтер ұсыну арқылы жүргізеді. Егер сақтандырылған адамдар тізілімінде жұмысқа қабылдау, бөлімшелер арасында ауыстыру, басқа жұмысқа ауыстыру, жұмыстан шығару, жұмысқа қайта қабылдау, еңбек шартының қолданылуын тоқтата тұру немесе қайта бастау, ранг, разряд, санатын беру, тағылымдамадан немесе оқудан өту туралы мәліметтер болмаса, мұндай мәліметтерді сақтандырушы білікті электрондық қолтаңбаны қоя отырып, ПФУ электрондық қызметтерінің веб-порталы арқылы ұсынады. (Украина Заңы)

Кәсіпкер үшін бұл назарда еңбек кітапшаларының бланкілері емес, кадрлық бұйрықтардың сапасы, жұмысқа қабылдау, ауыстыру және жұмыстан шығару негіздері тұжырымдамаларының дұрыстығы, құжаттар деректемелерінің сәйкестігі және егер тізілімде олқылықтар болса, ПФУ-ға мәліметтерді уақтылы ұсыну болуы керек екенін білдіреді. Дәл осы деректер алдағы уақытта қызметкердің жұмыс өтілін растауға және зейнетақы тағайындауға әсер ететін болады. (Украина Заңы)

Жұмыс беруші 2026 жылғы 10 маусымға дейін не істеуі керек

Өтпелі кезең № 1217-IX Заң күшіне енген күннен бастап бес жылға белгіленген. Іс жүзінде бұл 10.06.2021 бастап 10.06.2026 дейінгі кезең. Осы уақыт ішінде ПФУ сақтандырушы немесе сақтандырылған адам ұсынған деректер негізінде тізілімге еңбек қызметі туралы жетіспейтін мәліметтерді енгізеді. Бұл процесс аяқталғанға дейін қағаз еңбек кітапшасының деректері заң күшіне енгенге дейінгі кезеңдегі еңбек қызметі туралы мәліметтерді есепке алу үшін қолданылады. Осы жұмыстар аяқталғаннан кейін қолда бар еңбек кітапшалары қызметкерлерге жеке қолын қойғызып беріледі. (Украина Заңы)

Сонымен, 10.06.2026 дейін жұмыс беруші мынадай ең аз іс-әрекеттерді орындауы керек:

Зейнетақы қорына мәліметтер қалай беріледі

ПФУ тәртібі мәліметтерді қызметкердің өзі де, сақтандырушы да ұсынуына тікелей рұқсат етеді. Ұсыну жеке өзі немесе ПФУ электрондық қызметтерінің веб-порталы арқылы электронды түрде білікті сертификатқа негізделген электрондық қолтаңбаны міндетті түрде қоя отырып мүмкін болады. № 1217-IX Заң күшіне енгенге дейінгі кезеңдер үшін мәліметтерді құжаттардың сканерленген көшірмелері ретінде немесе сканерленген құжаттар қоса тіркелген электрондық жазба жасау арқылы цифрландырылған түрде ұсынуға болады. Жалпы ереже бойынша мәліметтер бір рет, ал қайтадан — дәлсіздіктер түзетілген жағдайда ұсынылады. (Украина Заңы)

Сканерленген көшірмелер түпнұсқалардан, түрлі-түсті, еңбек кітапшасының жазбалар енгізілген барлық беттерін хронологиялық тәртіппен, сондай-ақ құжаттардың өрістерін қамтуы керек. Ұсынылатын ажыратымдылық — 300 dpi, файл пішімі — jpg немесе pdf, әрбір файлдың көлемі — 1 Мб-тан аспауы керек. Бизнес үшін бұл сапасыз сканерлеулер, толық емес беттер немесе қиылған өрістер жұмыс өтілін растау кезіндегі мәселелердің себебі болуы мүмкін екенін білдіреді. (Украина Заңы)

Егер қызметкер жұмыстан шықса не істеу керек

Жұмыстан шығару күні жұмыс беруші қызметкерге жұмыстан шығару туралы бұйрықтың немесе өкімнің көшірмесін, есептелген және төленген сомалар туралы жазбаша хабарламаны беруге және Еңбек кодексінің 116-бабында белгіленген мерзімде түпкілікті есеп айырысуды жүргізуге міндетті. Егер қызметкер сұраса, жұмыс беруші қызметкерде сақталатын қағаз еңбек кітапшасына жұмыстан шығару туралы тиісті жазбаны да енгізуі керек. (Украина Заңы)

Өтпелі кезеңнің арнайы ережесі бөлек жұмыс істейді: егер еңбек шарты № 1217-IX Заң күшіне енгенге дейін жасалған болса, ал қызметкер тізілімге жетіспейтін мәліметтерді енгізу рәсімі аяқталғанға дейін жұмыстан шығарылса, жұмыс беруші жұмыстан шығару күні оған тиісінше ресімделген қағаз еңбек кітапшасын беруге міндетті. (Украина Заңы)

ЖК-жұмыс беруші үшін тағы бір ерекшелік бар: егер мұндай жұмыс беруші жұмылдыру кезінде немесе заңда көзделген басқа тәсілмен әскери қызметке шақырылса, ол Еңбек кодексінің 47-бабы бойынша міндеттерін қызметтен босатылғаннан кейін бір ай ішінде санкциялар мен айыппұлдарды қолданбай орындай алады. (Украина Заңы)

Егер кітапшаны 10.06.2026 дейін цифрландырмаса не болады

ПФУ-дың ресми түсіндірмесі сақтандыру өтілі қағаз кітапшаның 10.06.2026 дейін цифрландырылмағаны үшін ғана автоматты түрде жойылмайды дегенге саяды. Бірақ бұл болашақта зейнетақы тағайындауды, ең алдымен электрондық тізілімге енбеген 01.01.2004 дейінгі жұмыс кезеңдеріне қатысты айтарлықтай қиындатады. Мұндай жағдайда адамға жұмыс өтілін кітапшаның түпнұсқасымен немесе басқа құжаттармен бөлек растауға тура келеді. (Украинаның Зейнетақы қоры)

ПФУ сондай-ақ, егер кітапшаны жұмыс беруші ұсынбаса, қызметкер сканерленген құжаттарды ПФУ веб-порталы арқылы және өтпелі мерзім аяқталғаннан кейін өз бетінше ұсына алатынын түсіндіреді, бірақ бұл жаппай көшудің қолданыстағы ресми мерзімі 10.06.2026 екендігін жоққа шығармайды. Кәсіпкер үшін бұл қарапайым ережені білдіреді: қызметкер жұмыс істеп тұрған кезде, кадрлық құжаттар қолжетімді және жұмыс өтілін растау көздері жоғалмаған кезде мәселені қазір жабу қауіпсіз. (Украинаның Зейнетақы қоры)

Тәуекелдер, жауапкершілік және ақша

Заң дәл "цифрландырылмаған еңбек кітапшасы" үшін арнайы жеке айыппұлды тікелей белгілемейді. Бірақ бұл тәуекелдердің жоқтығын білдірмейді. Егер жұмыс беруші еңбек заңнамасының басқа да талаптарын бұзса, оған Еңбек кодексінің 265-бабы бойынша жалпы қаржылық санкциялар, атап айтқанда еңбек заңнамасының басқа да талаптарын бұзғаны үшін — әрбір бұзушылық үшін ең төменгі жалақы мөлшерінде қолданылуы мүмкін. (Украина Заңы)

Бизнес үшін ең сезімтал салдарлар жұмыстан шығару кезінде туындайды. Жұмыстан шығару туралы бұйрықтың көшірмесін беруді жұмыс берушінің кінәсінен кешіктіргені үшін қызметкерге мәжбүрлі бос жүрген барлық уақыты үшін орташа жалақы төленеді. Еңбек кодексінің 116-бабында белгіленген мерзімде тиісті сомаларды төлемегені үшін жұмыс беруші нақты есеп айырысу күніне дейінгі, бірақ алты айдан аспайтын кешіктірудің барлық уақыты үшін орташа жалақыны төлеу тәуекеліне ұшырайды. (Украина Заңы)

Сондықтан бұл жерде кәсіпкер үшін басты тәуекел "электрондық кітапша үшін айыппұл" емес, мәселелердің жиынтығы: толық емес кадрлық есеп, жұмыс өтілі туралы даулар, жұмыстан шығару кезіндегі қақтығыстар, қызметкерлердің шағымдары және ескі қателерді түзетуге арналған қосымша шығындар. (Украина Заңы)

Тәжірибеден қысқаша мысал

Кәсіпкер қазірден бастап не істеуі керек

Ресми көздер

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва