ФОП құжаттары: қағазда және электронды не сақтау керек

Украинадағы ФОП қандай құжаттарды қағаз жүзінде сақтауы керек, ал қайсысын тек электронды түрде сақтай алады

Украинадағы ФОП (жеке кәсіпкер) үшін жалпы ереже мынадай: электронды құжат тек қағаз болмағаны үшін ғана заңды күшін жоймайды. Тиісті түрде жасалған электрондық шарттар, актілер, шоттар, бастапқы құжаттар, салық құжаттары, түбіртектер, ЭҚА құжаттары және БЭҚ (білікті электрондық қолтаңба) арқылы қол қойылған құжаттар қағазды толық алмастыра алады. Ең басты мәселе құжаттың басып шығарылуында емес, оның тиісті түпнұсқа ретінде бар болуында, мазмұнын, күнін, қолтаңбасын, авторын растау мүмкіндігінде және кәсіпкердің оны тексеру кезінде тез ұсына алуында. (Украина Заңы)

ФОП әрқашан толықтай қағазсыз жұмыс істей алмайды. Бұл көбінесе қызметкерлері жоқ, тұрақты сауда нүктесі жоқ, арнайы лицензиялары жоқ, азық-түлік саласынан тыс және БКМ ережелері бойынша қағаз формалары қолданылмайтын кәсіпкер үшін нақты болып табылады. Егер дүкен, кафе, қойма, жеткізу, жалдамалы жұмысшылар, азық-түлік өнімдері, акцизделетін тауарлар немесе арнайы реттелетін өнімдер болса, онда электронды мұрағатпен қатар жеке міндетті физикалық құжаттар, нысанда физикалық қолжетімді ақпарат немесе қызмет орнында көрсетілуі тиіс құжаттар пайда болады. (Украина Заңы)

1. Негізгі ереже: ФОП үшін электронды құжаттар толыққанды болып табылады

Электрондық құжаттар туралы заң электрондық құжаттың заңды күші оның тек электрондық нысанына байланысты жоққа шығарылмайтынын және мұндай құжаттың дәлел ретінде жарамдылығы оның тек электрондық болғаны үшін жоққа шығарылмайтынын тікелей белгілейді. БЭҚ-пен қол қойылған құжаттар үшін қосымша ереже жұмыс істейді: білікті электрондық қолтаңба қолмен қойылған қолтаңбамен бірдей заңды күшке ие. (Украина Заңы)

Бастапқы құжаттар үшін бұл бухгалтерлік есеп туралы заңмен де расталған: электрондық нысанда жасалған бастапқы құжаттар электрондық құжаттар туралы заңнама талаптары сақталған жағдайда бухгалтерлік есепте қолданылады. Бұл ФОП келісімшарттық, есепке алу және есеп айырысу құжаттарының едәуір бөлігін, егер деректемелерге, қол қоюға және сақтауға қойылатын талаптар сақталса, электрондық түрде қалыптастырып, сақтай алатынын білдіреді. (Украина Заңы)

Сонымен қатар, Салық кодексі салықтар мен алымдарды есептеуге және төлеуге байланысты құжаттарды сақтауды міндеттейді. Ең аз сақтау мерзімдері құжат түріне байланысты: СК 44.3-тармағының қолданыстағы редакциясында құжат санатына байланысты 1095, 1825 немесе 2555 күн мерзімдері қолданылады. Сондықтан ФОП үшін бастысы - қағаздары бар папканың болуы емес, құжаттардың толық және қолжетімді мұрағатының болуы. (Украина Заңы)

2. ФОП әдетте тек электронды түрде не сақтай алады

Көптеген кәдімгі бизнес-процестерде ФОП қағаз жүзінде қайталамауы мүмкін:

Интернет-дүкен үшін сатушының сатып алушыға өзі туралы ақпарат беруі, тапсырыстың алынғанын жедел растауы және қаражаттың түскенін растайтын құжат ұсынуы өте маңызды. Заң мұның міндетті түрде қағаз тасымалдағыш болуын талап етпейді: бұл электрондық құжат, түбіртек, чек немесе басқа да тиісті растайтын құжат болуы мүмкін. (Украина Заңы)

3. Қағаз немесе физикалық қолжетімді құжат қашан қажет болады

Қағаз мұрағат барлық ФОП үшін әмбебап міндет болып табылмайды, бірақ қағаз немесе физикалық қолда бар құжат қажет болатын жағдайлар бар.

3.1. Қызметкерлер

Жұмыс беруші ФОП үшін еңбек қатынастары "құжаттарсыз" бола алмайды. Еңбек кодексі еңбек қатынастарын тиісті түрде ресімдеуді талап етеді және қызметкерді еңбек шартын жасаспай және салық органына хабарламай жұмысқа жіберуге тыйым салады. Сонымен бірге, соғыс жағдайы кезінде тараптардың келісімі бойынша еңбек шарты электрондық құжат түрінде жасалуы мүмкін. Демек, жазбаша нысан міндетті, бірақ ол әрқашан дәл қағаз жүзінде болуы шарт емес. (Украина Заңы)

3.2. БКМ, ББКМ, ЕАЕК, есеп айырысу кітапшалары

№ 265 Заң классикалық БКМ-ді де, бағдарламалық БКМ-ді (ББКМ) де реттейді. ББКМ үшін құжаттардың негізгі массиві электронды болып табылады. Бірақ заңда есеп айырысу операциялары есеп айырысу кітапшалары мен есеп айырысу операцияларын есепке алу кітаптарын (ЕАЕК) қолдана отырып жүргізілуі мүмкін жағдайлар да қарастырылған. Сондықтан қағаз ЕАЕК/ЕК барлық ФОП-қа емес, кәсіпкер осы нысандар заңнамамен көзделген режимде нақты жұмыс істеген кезде ғана қажет. ББКМ-ге көшудің өзі қағаз кітапты немесе чектердің қағаз мұрағатын жүргізуге жалпы міндеттеме тудырмайды. (Украина Заңы)

3.3. Физикалық сату нүктесі, кафе, беру пункті

Стационарлық сауда және қызмет көрсету үшін сауда қызметі мен тұтынушыларға қызмет көрсету ережелері қолданылады. Бұл дегеніміз, дүкен, кафе, салон, беру пункті немесе басқа да физикалық нысан үшін тек электрондық мұрағаттың болуы ғана емес, сонымен қатар қызмет орнында физикалық қолжетімді ақпараттың болуы және осы нақты нүктенің жұмысына қатысты құжаттарды жедел көрсету мүмкіндігі маңызды. (Украина Заңы)

3.4. Медициналық кітапшалар

Заң медициналық тексеруден өтуді және жеке медициналық кітапшаларды жүргізуді талап ететін салаларда мұндай кітапша белгіленген үлгідегі қағаз құжат болып қала береді. Қоғамдық тамақтандыру, тамақ өндірісі, кейбір тұрмыстық және сервистік бағыттар үшін бұл бөлікте қағаздан толық бас тарту мүмкін емес. (Украина Заңы)

3.5. Азық-түлік өнімдері

Егер ФОП азық-түлік өнімдерін сатса, сақтаса, тасымалдаса немесе өндірсе, арнайы талаптарды тексеру қажет: қуаттарды мемлекеттік тіркеу, ал жекелеген жағдайларда - пайдалануға рұқсат, қадағаланушылық және топтамалар мен жеткізушілерге қатысты құжаттар. Мұндай құжаттардың айтарлықтай бөлігін электронды түрде сақтауға болады, бірақ жекелеген құжаттар өндіріс орнында іс жүзінде қолжетімді болуы керек, ал қызметкерлер үшін қағаз медициналық кітапшалар міндетті болуы мүмкін. (Украина Заңы)

3.6. Акцизделетін тауарлар

Алкоголь, темекі бұйымдары, электронды темекіге арналған сұйықтықтар және жанармай үшін лицензиялау мен бақылаудың арнайы режимі қолданылады. Қағаз бланкі бұдан былай қызметке құқықты растайтын жалғыз құжат емес, бірақ сату немесе сақтау құқығының өзі қолданыстағы лицензияға және тізілімдердегі мәліметтерге байланысты, ал бұзушылықтар арнайы санкцияларға әкеп соғады және оның күшін жоюға себеп болуы мүмкін. (Украина Заңы)

3.7. Тауар құжаттары және өнім қауіпсіздігі

Тауарлық бизнес үшін қағаздың болмауы автоматты түрде бұзушылық болып табылмайды, бірақ кәсіпкерде тауардың шығу тегін, оның сипаттамаларын растайтын құжаттар, ал реттелетін азық-түлік емес өнімдер үшін нарықтық қадағалау кезінде ұсынылатын құжаттар болуы керек. Бұл әсіресе сәйкестігі, таңбалануы, нұсқаулықтары мен қауіпсіздігі тексерілетін өнімдер үшін өте маңызды. (Украина Заңы)

4. Бұл әртүрлі бизнес модельдері үшін қалай көрінеді

Қызметкерлерсіз және физикалық нүктесіз ФОП. Егер кәсіпкер тек онлайн жұмыс істесе, жалдамалы қызметкерлері болмаса, акцизделетін тауарларды сатпаса, азық-түлікпен жұмыс істемесе және БКМ ережелері бойынша қағаз формаларын қолданбаса, ол көбінесе толығымен электронды форматта жұмыс істей алады. Бірақ онда бәрібір шарттар, төлемдерді растау, салық құжаттары, тауарға арналған құжаттар және тұтынушыға арналған құжаттар тиісті түрде сақталуы керек. (Украина Заңы)

Дүкен. Дүкен үшін электронды мұрағаттан басқа сату нүктесін физикалық ұйымдастыру, тауар құжаттары, есеп айырысу операцияларына қатысты құжаттар және тексеру кезінде құжаттарды тез ұсыну мүмкіндігі маңызды. Егер қызмет БКМ/ББКМ аясына жатса, № 265 Заң ережелері қолданылады; егер тауар нарықтық қадағалауға жатса, техникалық және тауарға ілеспе құжаттама қажет. (Украина Заңы)

Кафе немесе басқа да қоғамдық тамақтандыру орны. Тамақ заңнамасының талаптары қосылады: қуаттарды тіркеу, қадағаланушылық, шикізат пен топтамаларға арналған құжаттар, ал персонал үшін - заңнамада көзделген жағдайларда медициналық кітапшалар. Мұнда толығымен "қағазсыз" жұмыс істеу ең қиын. (Украина Заңы)

Қойма және жеткізу. Егер қойма тамақ тізбегінің бөлігі болса немесе арнайы реттелетін тауарларды сақтау үшін пайдаланылса, құжаттарға қойылатын талаптар күшейтіледі. Егер бұл азық-түлік емес өнімдердің қарапайым қоймасы болса, бастысы - тауардың шығу тегін растау, тауар айналымы, қауіпсіздік құжаттары және тауар қозғалысының тізбегін қадағалау мүмкіндігі. Интернет-саудада жеткізу үшін тапсырысты растау, төлеу, жөнелту, қайтару және тұтынушымен байланыс та маңызды. (Украина Заңы)

Қызметкерлері бар ФОП. Мұндай ФОП-та "ештеңе ресімдемейміз" үлгісі болуы мүмкін емес. Жұмысқа қабылдау туралы құжаттар, МҚҚ-ға хабарламалар, кадрлық және жалақы құжаттары болуы тиіс. Олардың бір бөлігі электронды болуы мүмкін, бірақ олар тиісті түрде ресімделуі, қолжетімді болуы және еңбек қатынастарын растауға жарамды болуы керек. (Украина Заңы)

5. Егер ФОП-та қазір қағаз түрінде ештеңе болмаса не істеу керек

Алдымен барлық құжаттарды төрт топқа бөлу керек: салықтық және бастапқы; тауар құжаттары; кадрлық; арнайы салалық құжаттар. Осыдан кейін әрбір құжаттың электрондық түпнұсқасының бар-жоғын, қол қойылған файлдың немесе түпнұсқаның басқа да тиісті тасымалдағышының бар-жоғын, түбіртектердің, банктік растамалардың сақталған-сақталмағанын және жетіспейтін құжаттарды банкен, ЭҚА-дан, электрондық кабинеттен, мемлекеттік тізілімдерден немесе контрагенттерден қалпына келтіру мүмкіндігін тексеру қажет. (Украина Заңы)

Одан кейін электрондық мұрағатты құжатты күні, контрагенті, сомасы, тауар топтамасы, қызметкері немесе қызмет нысаны бойынша тез тауып алуға болатындай етіп баптау керек. Түпнұсқа қол қойылған файлдарды, қолтаңба сертификаттарын, есептілікті қабылдау туралы түбіртектерді және резервтік көшірмелерді бөлек сақтау керек. Қол қойылғанын растаусыз басып шығарылған PDF файлы дәлелдеу мәселесін әрдайым шеше бермейді. (Украина Заңы)

Содан кейін қағаз немесе физикалық қатысуы шынымен қажет позицияларды ғана толықтыру керек: медициналық кітапшалар, қағаз ЕАЕК/ЕК — егер олар сіздің үлгіңізде қолданылса, нысанда болуы тиіс құжаттар немесе ақпарат, сондай-ақ, егер мұны бейінді акт тікелей талап етсе, арнайы қағаз формалары. Заң "барлық жағдайға қарсы" бәрін басып шығаруды міндеттемейді. (Украина Заңы)

6. Құжаттар болмаса немесе олар тиісті болмаса қандай тәуекелдер бар

Салықтар үшін тәуекел тасымалдағыш ретінде қағаздың болмауынан емес, салықтық бақылау үшін қажетті құжаттардың сақталуын қамтамасыз етпеуден туындайды. Дәл осы Салық кодексі бойынша жазаланады. (Украина Заңы)

Есеп айырысу операциялары үшін № 265 Заңның санкциялары қолданылады. Егер ФОП БКМ/ББКМ немесе басқа да көзделген нысандарды қолдануға міндетті болса, бірақ осы ережелерді бұзса, жауапкершілік осы заңның арнайы баптары бойынша туындайды. (Украина Заңы)

Қызметкерлер үшін тәуекел тиісті ресімдеусіз жұмысқа нақты жіберілген кезде жоғары болады. Кадрлық құжаттар рұқсат етілген жерлерде электронды болуы мүмкін, бірақ олардың толық болмауы еңбек санкцияларына негіз жасайды. (Украина Заңы)

Лицензияланған, азық-түлік және акцизделетін қызмет түрлері үшін оның салдары тек айыппұлдар ғана емес, сонымен қатар арнайы тәртіппен қызмет ету құқығының күшін жою, тоқтата тұру немесе одан айырылу болуы мүмкін. Сондықтан осы салалардағы ФОП тек құжаттарды сақтау нысанын ғана емес, сонымен қатар рұқсат беру және тауарлық блоктың толықтығын жеке тексеруі керек. (Украина Заңы)

7. Тәжірибелік қорытынды

Украинадағы көптеген ФОП үшін заң барлық құжаттардың әмбебап қағаз мұрағатын жүргізуді талап етпейді. Заң басқа нәрсені талап етеді: құжаттардың болуы, тиісті түрде ресімделуі, белгіленген мерзімде сақталуы, операцияларды, қызметке құқықтарды, тауар қозғалысын, есеп айырысуларды және еңбек қатынастарын растауы. Электрондық формат мұны көп жағдайда қамтамасыз ете алады. Қағаз "әрбір ФОП үшін әдепкі бойынша" емес, нақты қызмет режимі оны тікелей талап еткен жерде қажет. (Украина Заңы)

Жоғарғы Соттың № 922/2115/19 ісі бойынша ұстанымы көрсеткіш болып табылады: шаруашылық операциясын растау үшін қағаздың формалды түрде болуы емес, тиісті бастапқы құжаттар мен операцияның өзінің шынайылығы маңызды. Яғни кәсіпкер құжаттың электронды болғаны үшін емес, операцияның өзіне тиісті дәлел болмағанда немесе ол тиісінше ресімделмеген кезде ұтылады. (Украинаның Жоғарғы Соты)

Ресми дереккөздер

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва