ЖК мен дүкенге арналған бастапқы құжаттар: рәсімдеу, түзету және сақтау

Сатып алуды, сатуды, тауарды қайтаруды немесе дүкен шығындарын растау үшін нақты операцияны көрсететін құжаттарды сақтап, оны есебіңізде дұрыс көрсету керек. Алдымен не болғанын анықтаңыз: тауар берілді ме, қызмет алынды ма, аванс аударылды ма әлде ақша қайтарылды ма. Содан кейін дәл осы әрекетті қандай құжат растайтынын, оны кім рәсімдеуге жауапты екенін және түпнұсқасы қайда сақталатынын тексеріңіз.

Заңды тұлға үшін бастапқы құжаттар бухгалтерлік есепке негіз болады. Жеке кәсіпкер (ЖК) үшін құжаттар жиынтығы мен есеп жүргізу тәртібі салық салу жүйесіне, қосылған құн салығын (ҚҚС) төлеуші мәртебесіне және тауар қорларының есебін жүргізу міндетіне байланысты. Төмендегі қағидалар Украинадағы қызмет пен Украина заңнамасына қатысты.

Құжат нені растайтынын қалай анықтауға болады

Украинаның № 996-XIV заңының 1 және 9-баптарына сәйкес, бастапқы құжатта шаруашылық операция туралы мәліметтер болады және ол операцияны бухгалтерлік есепте көрсетуге негіз болады. Шаруашылық операция — кәсіпорынның активтерін, міндеттемелерін немесе меншікті капиталын өзгертетін әрекет не оқиға. Сондықтан бухгалтер құжатты да, нақты жағдайды да тексереді: не алынды, берілді, пайдаланылды немесе төленді. Қолтаңба мен мөр іс жүзінде жүзеге аспаған жеткізуді растай алмайды.

Дүкен жұмысында мына құжаттарды ажыратқан жөн:

• Шарт тараптардың уағдаластықтарын белгілейді: тауарды, бағаны, жеткізуді, төлем мен қабылдауды. Шарттың жасалуы жеткізушінің тауарды беріп қойғанын растамайды.
• Төлем шоты немесе проформа-шот әдетте не үшін және қанша төлеу керегін хабарлайды. Егер онда тек болашақ жеткізу көрсетілсе, тауардың нақты алынғанын растамайды.
• Төлем нұсқаулығы ақша аудару туралы тапсырманы қамтиды. Ақша қозғалысын растау үшін оның орындалғанын және тиісті банк көшірмесін тексеріңіз.
• Шығыс жүкқұжаты немесе қабылдау-тапсыру актісі нақты тауардың не басқа мүліктің берілгенін тіркейді.
• Көрсетілген қызметтер немесе орындалған жұмыстар туралы құжат нақты нәтижені не қызмет көлемін және оның көрсетілген кезеңін сипаттайды.
• Фискалдық чек есеп айырысу операциясын құжаттайды. Оны тиісті сатумен, төлеммен немесе қайтарыммен байланыстыру керек.
• Есеп тіркелімі құжаттардан алынған мәліметтерді жинақтайды. Қалдықтар кестесіндегі жазба өздігінен тауардың қайдан келгенін растамайды.

Шартты мысал. Дүкен әрқайсысы 300 грн тұратын 20 шамға тапсырыс берді, жалпы сомасы — 6 000 грн. Жеткізуші алдын ала төлемді толық алды, бірақ құны 4 500 грн болатын 15 шамды ғана берді. Төлем құжаттары 6 000 грн аударылғанын растайды, ал жүкқұжатта нақты берілген 15 дана көрсетілуі керек. 1 500 грн сомасына тауар жеткізілмей қалды. Егер қызметкер 20 данаға жүкқұжатқа қол қойса, құжаттар нақты қабылданған тауарға қайшы болады.

Компания мен ЖК-ге қандай қағидалар қолданылады

Заңды тұлға бухгалтерлік құжат айналымын ұйымдастырады

№ 996-XIV заңның 2, 8 және 9-баптары заңды тұлғаларды бухгалтерлік есеп жүргізуге міндеттейді. Басшы операцияларды құжаттауды қамтамасыз етеді, қызметкерлердің құжаттарға қол қою құқықтарын белгілейді және олардың айналымы қағидаларын бекітеді. Есепті сыртқы бухгалтерге тапсырғанда сатушылардан, қоймадан және контрагенттерден құжаттарды алу тәртібін келісу керек.

№ 88 ережесінің 2.12 және 5.1-тармақтарына сәйкес, басшы мүлік пен ақша беруге арналған құжаттарға қол қоюға уәкілетті тұлғалардың тізімін бекітеді және құжат айналымының кестесін бұйрықпен белгілейді. Кестеде құжаттарды жасау не алу, есепке қабылдау, өңдеуге тапсыру және мұрағатқа өткізу мерзімдері көрсетіледі. Кәсіпорын өз операциялары мен қолданылатын талаптарға сай құжаттардың жеке нысандары мен электрондық алмасу тәртібін анықтайды. Есеп саясаты осы қағидалармен үйлесуі керек. Мысалы, қоймашы қабылданған тауар санын растайды, менеджер жеткізушіден тиісті түрде рәсімделген жүкқұжатты алады, ал бухгалтер операцияны есепке енгізер алдында оны тексереді.

Жалпы салық жүйесіндегі ЖК табысты, шығынды және тауардың шығу тегін растайды

Украина Салық кодексінің (СКУ) 177.2, 177.4 және 177.10-тармақтарына сәйкес, кәсіпкер кірістер мен шығыстар есебін жүргізуге және тауардың шығу тегін растайтын құжаттарды сақтауға міндетті. Құжатпен расталмаған шығындар кәсіпкерлік шығындарға қосылмайды. Құжаттың болуы кез келген сатып алу салық салынатын табысты азайтады дегенді білдірмейді: шығыс 177-баптың талаптарына сай болып, қызметке байланысты болуы керек.

Тауар сатып алуға ұсынылатын құжаттар жиынтығы: тауарды алғанын растайтын құжат, төлем дәлелі және сатып алуды кәсіпкерлік қызметпен байланыстыруға мүмкіндік беретін мәліметтер. Жеке сатып алуларды бөлек сақтаңыз, сонда бухгалтер оларды шығындарға қателесіп қоспайды.

Бірыңғай салық төлейтін ЖК өз режиміне сай есеп жүргізеді

СКУ-дың 296.1-тармағына сәйкес, бірінші және екінші топтағы, сондай-ақ ҚҚС төлемейтін үшінші топтағы ЖК алынған кірістерді ай сайын еркін нысанда көрсетеді. ҚҚС төлеуші үшінші топтағы ЖК кірістер мен шығыстарды белгіленген үлгілік нысан бойынша есепке алады. Сонымен бірге СКУ-дың 44-бабы салық есептілігіндегі көрсеткіштерді құжатпен растауды талап етеді.

Кәсіпкер үш мәселені бөлек анықтағаны жөн: кірісті қалай есепке алады, есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараты (РРО) немесе бағдарламалық есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараты (ПРРО) қолдануға міндетті ме, тауар қорларының есебін жүргізуі керек пе. Бір міндеттен босату басқаларынан автоматты түрде босатпайды. Атап айтқанда, СКУ-дың 296.10-тармағы бірінші топты РРО мен ПРРО қолданудан босатады, бірақ салық көрсеткіштерін растау талаптарын жоймайды.

Компанияларға арналған бухгалтерлік тіркелімдерді, касса кітабын және ішкі бұйрықтардың бүкіл жиынтығын ЖК-ге автоматты түрде қолданудың қажеті жоқ. Кәсіпкер құжаттарды өзінің заңды міндеттеріне сай ұйымдастырады.

Тауар қорларын есепке алу жөніндегі № 496 тәртіп қашан қолданылады

№ 496 тәртіптің I бөлімінің 1-тармағына сәйкес, ол Украинадағы сауда, қоғамдық тамақтандыру және қызмет көрсету салаларында есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараттарын қолдану туралы Украина заңына сәйкес тауар қорларының есебін жүргізуге міндетті ЖК-ге қолданылады. Алдымен ЖК осы Заңда белгіленген мағынада есеп айырысу операцияларын жүргізетінін тексеріңіз: 3-бап тиісті міндеттерді дәл осындай субъектілер үшін белгілейді. Содан кейін есеп жүргізуден босату шарттарын анықтау үшін Украинаның 06.07.1995 жылғы № 265/95-ВР заңының 3-бабының 12-тармағын тексеріңіз: осы тармақ ҚҚС төлеуші болып тіркелмеген, бірыңғай салық төлейтін ЖК-ні тауар қорларының есебін жүргізуден босатады. Алайда кепілді жөндеуге жататын техникалық күрделі тұрмыстық тауарларды, дәрілік заттарды, медициналық бұйымдарды, бағалы металдардан, бағалы тастардан, органогенді бағалы тастардан және жартылай бағалы тастардан жасалған зергерлік және тұрмыстық бұйымдарды сататын кәсіпкерлер бұл босатуға жатпайды.

Егер міндет туындаса, кәсіпкер Тауар қорларын есепке алу нысанын осы міндет туындаған күнгі қолда бар тауарлар туралы жазбадан бастайды. Негізі — қалдықтардың кәсіпкер өзі жасаған тізімдемесі: онда атаулары, саны, өлшем бірліктері және ЖК өзі белгілейтін құны көрсетіледі; мұндай тізімдемеге жеткізуші мен алушының деректемелері қажет емес. Қалдық болмаса, бұл жазба жасалмайды. Кейінгі кірістер есепке алу нысанына тауар сатылымға шығарылмай тұрып енгізіледі, ал бастапқы құжаттар оған міндетті қосымша ретінде сақталады. Есеп әрбір сату орнында жүргізіледі; өз дүкендері арасында тасымалдау ішкі орын ауыстыру құжаттарымен расталады.

Бұл есеп үшін құжаттарда жеткізуші мен алушының атауы және олардың салық сәйкестендіргіштері болуы керек: салық төлеуші есептік картасының тіркеу нөмірі немесе Украина Кәсіпорындар мен ұйымдардың бірыңғай мемлекеттік тізіліміндегі коды. Діни нанымына байланысты салық нөмірінен ресми түрде бас тартқан және төлқұжатында тиісті белгісі бар тұлғалар үшін Тәртіпте көзделген төлқұжат мәліметтері көрсетіледі. Сондай-ақ операция күні, тауар атауы, саны мен құны қажет. № 496 тәртіп тауардың жойылуы, жоғалуы немесе өз қажеттіліктеріне пайдаланылуы туралы құжаттарға бөлек ерекшелік қарастырады: оларда жеткізуші мен алушы деректемелерінсіз, есеппен расталған сатып алу бағасы бойынша құн көрсетіледі.

Сатушыға арналған практикалық қағида: жаңа партияны сөреге қоймас бұрын кіріс құжатының барын және оның есеп нысанына енгізілгенін тексеріңіз. Бағдарламадағы кәдімгі қойма жазбасын № 496 тәртіп талаптарымен салыстыру керек. ЖК есеп нысанында құжатпен расталған шығысты да көрсетеді: ішкі орын ауыстыру, жеткізушіге қайтару, жою, жоғалту, өз қажеттіліктеріне пайдалану және заң РРО не ПРРО-сыз өткізуге рұқсат ететін қолма-қол ақшасыз сату. РРО немесе ПРРО арқылы жасалған сатылым деректері 8-бағанға енгізілмейді. Кіріс пен шығыс жазбалары хронологиялық ретпен жүргізіледі.

Дүкен операцияларына қандай құжаттар дайындау керек

Төмендегі жиынтық — практикалық бағдар. Соңғы құжаттар тізбесі нақты әрекеттерге, шартқа және тиісті операцияның арнайы қағидаларына байланысты. Жалпы талаптар әр құжатқа екі тараптың бірдей қол қоюын міндеттемейді.

Тауар сатып алғанда оны қабылдауға және тиісті құжаттарға қол қоюға құқығы бар қызметкерді тағайындаңыз. № 88 ереженің 2.4-тармағына сәйкес, алушының өкілеттігі, соның ішінде жазбаша шартпен, сенімхатпен немесе заңды тұлға органының актісімен расталуы мүмкін. Егер басқа тұлғаға заңды түрде тапсырылса, директор әр жүкқұжатқа жеке қол қоюға міндетті емес.

Міндетті деректемелерді қалай тексеруге болады

№ 996-XIV заңның 9-бабының екінші бөлігі бастапқы құжатқа ортақ мынадай міндетті деректемелерді белгілейді:

• құжаттың немесе нысанның атауы;
• жасалған күні;
• құжат қай кәсіпорынның атынан жасалса, сол кәсіпорынның атауы;
• операцияның мазмұны мен көлемі, өлшем бірлігі;
• операцияға және оны дұрыс рәсімдеуге жауапты тұлғалардың лауазымы мен тегі (талаптарын Украина Ұлттық банкі айқындайтын құжаттар үшін заңда белгіленген ерекшелік ескеріледі);
• жеке қолтаңба немесе операцияға қатысушыны сәйкестендіруге мүмкіндік беретін өзге деректер.

Нөмір, жасалған орын, сәйкестендіру коды мен мөр міндетті деректемелердің әмбебап тізіміне кірмейді. Дегенмен арнайы қағидалар қосымша мәліметтерді талап етуі мүмкін. Мысалы, ЖК-нің қор есебіне арналған құжаттар № 496 тәртіп бойынша, ал кассалық ордерлер Украина Ұлттық банкінің № 148 ережесі бойынша тексеріледі. Сондықтан еркін нысандағы актідегі кодтың болмауы мен арнайы құжаттағы міндетті деректеменің болмауы әртүрлі қағидалармен бағаланады.

Елеусіз кемшіліктер операцияға қатысушыны сәйкестендіруге кедергі жасамаса және құжатта күн, кәсіпорын атауы, операция мазмұны мен көлемі және басқа қажетті мәліметтер болса, операцияны мойындамауға өздігінен негіз болмайды. Мысалы, міндетті емес мөрдің болмауы операцияның расталмағанына тең емес. Сонымен бірге құжаттан кімнің не істегені түсінікті болуы керек.

Мазмұнын тексеру үшін қызметкерден құжат бойынша үш сұраққа жауап беруді сұраңыз: қандай тауар немесе нәтиже алынды, саны не көлемі қандай және бұл қашан болды. «Шарт бойынша қызметтер» деген жазбаны орындалған жұмыс пен оның көлемін анықтауға болатындай нақтылаған жөн.

Қызмет туралы құжатта тапсырыс берушінің қолы болмауы қашан мүмкін

2026 жылғы 1 сәуірден бастап 24.02.2026 жылғы № 4791-IX заңмен енгізілген № 996-XIV заңның 9-бабы екінші бөлігінің толықтыруы қолданылады. Қызметтер, жұмыстар және жалдау операциялары бойынша құжатта тапсырыс беруші немесе жалға алушы тарапынан лауазым, тегі және қолы не басқа сәйкестендіру деректері болмаса, мына шарттардың бәрі бір уақытта орындалғанда құжат рәсімдеу талаптары бұзылмайды:

1. Құжатта қызмет көрсетілген, жұмыс орындалған не жалдау болған күн немесе кезең көрсетілген.
2. Құжаттаудың мұндай тәртібі жазбаша шартта қарастырылған.
3. Операция бухгалтерлік есепте оның жүзеге асырылған кезеңінде көрсетіледі.

Бұл қағида жария қаражат есебінен төленетін операцияларға; мемлекеттік немесе коммуналдық мүлікті жалдауға; құрылыс мердігерлігі мен жобалау-іздестіру жұмыстарына; қайырмалдық жасау, қайырымдылық немесе гуманитарлық көмек көрсету туралы шарттарға қолданылмайды. Сондай-ақ ол тауарды тиісті қабылдау дәлелінсіз беруге жалпы рұқсат бермейді.

Іс жүзінде бұл тәртіпті қолданбас бұрын шартты қарап шығыңыз: орындаушы құжатты қалай береді, тапсырыс беруші сәйкессіздіктер туралы қалай хабарлайды және тараптар нақты көлемді қандай мәліметтермен анықтайды. Орындаушы туралы мәліметтер мен басқа қажетті деректемелер сақталуы керек.

Шотты, төлемді және салық жүкқұжатын қалай рәсімдеу керек

«Шот-фактура» атауы құжаттың есептік рөлін анықтамайды. Болашақ жеткізілімге арналған шот ұсынылған талаптарды көрсетеді. Нақты көрсетілген қызмет үшін төленген әрі егжей-тегжейлі шот нақты орындалғанын көрсетсе, қажетті деректемелерді қамтыса және құжаттаудың келісілген заңды тәртібіне сай болса, бастапқы құжаттың қызметін атқара алады. Төлемнің өзі аванс болуы мүмкін, сондықтан төлемнің жасалуы қызметтің көрсетілгенін растауға жеткіліксіз.

Бухгалтерге ұсынылатын тәртіп: шартты, шот мазмұнын, қызмет кезеңін, төлем мен орындалу дәлелін, сондай-ақ қажет қолтаңбаларды немесе тапсырыс беруші деректемелерінсіз заңды рәсімдеу шарттарын тексеру. Егер шотта тек болашақ жұмыс сипатталса, оның орындалғаны туралы құжат алыңыз.

Салық жүкқұжатының СКУ-дың 201-бабында белгіленген бөлек міндеті бар. Оны ҚҚС төлеушілер, соның ішінде жеткізу немесе алдын ала төлем кезінде жасайды және Салық жүкқұжаттарының бірыңғай тізіліміне тіркейді. 201.10-тармақ оның сатып алушының салықтық кредиті үшін маңызын анықтайды. Алайда авансқа жасалған жүкқұжат сатып алушының тауарды алып қойғанын растамайды. Қабылдау, қойма және бухгалтерлік есеп үшін нақты операцияны растайтын құжаттарды сақтаңыз.

Құжаттың нысанын, тілін және күндерін қалай реттеу керек

№ 88 ереженің 1.4, 2.6 және 2.7-тармақтары қажетті деректемелері бар өз бланкілерін пайдалануға рұқсат береді. Егер операция үшін арнайы нысан немесе қосымша талаптар белгіленсе, жеке бланк оларды ескеруі керек. Құжаттар украин тілінде жасалады, ал бухгалтерлік жазбаларға негіз болатын шет тіліндегі құжаттарға украин тіліне реттелген, түпнұсқаға сай аударма қажет.

Жасалған күн нақты рәсімделген күнге сәйкес болуы керек. Егер операция күні немесе қызмет кезеңі басқа болса, оларды бөлек көрсетіңіз. Кешігуді жасыру үшін қол қою күнін өзгертпеңіз. № 996-XIV заңның 9-бабының бесінші бөлігі операцияларды олар жасалған есепті кезеңде көрсетуге міндеттейді, ал № 88 ереженің 3.4-тармағы есептілікті уақтылы жасауға мүмкіндік беретін мерзімде мәліметтерді тіркелімдерге көшіруді талап етеді.

Жалпы қағидалар «әр жүкқұжат үш күн ішінде рәсімделеді» деген бірыңғай мерзім белгілемейді. Кей операциялардың жеке талаптары бар. Мысалы, № 148 ереженің 32-тармағына сәйкес, кассалық ордерлер бойынша қолма-қол ақшаны қабылдау мен беру тек жасалған күні жүргізіледі. Қолма-қол сатылым үшін № 88 ереженің 2.1-тармағы касса аппараттары мен чектердің мәліметтері негізінде бастапқы құжатты күніне кемінде бір рет рәсімдеуге рұқсат береді.

Дүкенге арналған практикалық ұсыныс: тауар қабылдау құжаттарын бухгалтерге күн сайын немесе келесі жұмыс күні тапсырыңыз, ал есепті кезең жабылар алдында аяқталмаған операцияларды тексеріңіз. Бұл — кәсіпорын өз үдерістеріне сай белгілейтін ішкі жұмыс тәртібі.

Контрагент құжаты кешіксе не істеу керек

№ 88 ереженің 2.5-тармағына сәйкес, кәсіпорын есепті кезеңге арналған тіркелімдерді жасау аяқталған сәтте контрагент құжаты алынбаса, айналым қағидаларында дұрыс рәсімделген ішкі актіні пайдалануды қарастыра алады. Актіні тауарларды, жұмыстарды немесе қызметтерді қабылдауға не босатуға жауапты лауазымды тұлға жасайды.

Актіде нақты операция мен негізделген бағалау көрсетілуі керек. Контрагенттің құжатын алған соң бухгалтер оны актімен салыстырып, № 88 ереженің 3.4-тармағына сай бағалаудағы айырманы түзетеді. Бұл рәсім кәсіпорынның бухгалтерлік есебіне қатысты және салықтық кредитті немесе ЖК қорларының есебін растаудың арнайы талаптарын алмастырмайды.

Электрондық түпнұсқаны қалай сақтап, қолтаңбаны тексеруге болады

Украинаның № 851-IV заңының 5–8-баптарына сәйкес, электрондық формат құжаттың заңды күшін өздігінен төмендетпейді. Электрондық түпнұсқада міндетті деректемелер, тиісті электрондық қолтаңба болуы және тұтастығы мен түпнұсқалығын тексеру мүмкіндігі қамтамасыз етілуі керек.

Қол қойылған қағаз құжаттың жай сканы — көшірменің электрондық бейнесі. Ал PDF файлы дұрыс жасалып, қол қойылса, электрондық құжаттың түпнұсқасы бола алады. Файл кеңейтімі мен қолтаңбаның көрінетін бейнесі оның мәртебесін анықтамайды.

Квалификацияланған электрондық қолтаңба (КЭҚ) Украинаның № 2155-VIII заңының 18-бабының алтыншы бөлігіне сәйкес өз қолымен қойылған қолтаңбамен бірдей заңды күшке ие. Заң басқа электрондық қолтаңбаларды тек квалификацияланбағаны үшін ғана жарамсыз деуге де тыйым салады. Дегенмен қолтаңбаның жарамды түрін әр құжат үшін заңнама мен тараптар келісімін ескере отырып анықтау керек.

Мысалы, № 148 ереженің 23-тармағы кәсіпорын қызметкерінен электрондық касса құжатына қол қою үшін КЭҚ талап етеді. ЖК электрондық касса құжатына квалификацияланған немесе жетілдірілген электрондық қолтаңбамен қол қоя алады. Жетілдірілген қолтаңбаны қолдану үшін 23-тармақ шарттық негізді, шаруашылық жүргізуші субъект айқындаған технологияны және электрондық құжаттар мен электрондық сенім қызметтері туралы заңнаманы әрі Украина Ұлттық банкінің тиісті нормативтік актілерін сақтауды талап етеді. № 996-XIV заңның 9-бабына сәйкес автоматты түрде жасалған бастапқы құжаттар заңнамаға сай электрондық қолтаңба немесе мөр болғанда бухгалтерлік есепте қолданылады.

1. Қол қойылған толық жиынтықты алыңыз. Құжатты бөлек берілген қолтаңба файлдарымен бірге сақтаңыз.
2. Тұтастық пен қол қоюшыны тексеріңіз. Тексеру нәтижесін және қолжетімді сертификат пен қол қою уақыты туралы мәліметтерді сақтаңыз.
3. Өкілеттікті бөлек тексеріңіз. Жарамды қолтаңба қол қоюшыны сәйкестендіреді, бірақ тауар қабылдау немесе компания атынан әрекет ету өкілеттігін тиісті құжаттар растайды.
4. Алынғанын тіркеңіз. Контрагентпен жеткізілгенін растау тәртібін келісіп, түбіртектерді не өзге дәлелдерді сақтаңыз.
5. Мұрағаттан қалпына келтіруді тексеріңіз. Сақталған құжатты ашып, жүктеп алғаннан кейін қолтаңбаны тексеруге болатынына көз жеткізіңіз.

№ 851-IV заңның 13-бабы ақпараттың қолжетімді болуын, құжатты бастапқы форматында қалпына келтіру мүмкіндігін және оның шығу тегі, жіберілуі мен алынуы туралы бар деректерді сақтауды талап етеді. Іс жүзінде резервтік көшірме және қызметкер не сервис ауысқаннан кейін мұрағатқа қол жеткізе алатын жауапты тұлға қажет. Егер кәсіпорын бастапқы құжаттар мен бухгалтерлік тіркелімдерді электронды құралдармен жасаса және сақтаса, операцияға басқа қатысушылар, сондай-ақ құқық қорғау және басқа тиісті органдар заңды өкілеттіктері шегінде талап еткенде, өз қаражатына қағаз көшірмелер дайындауы керек. Бұл міндет № 996-XIV заңның 9-бабының алтыншы бөлігі мен № 88 ереженің 2.2-тармағында белгіленген.

Бастапқы мәліметтерді сақтап, қатені қалай түзету керек

Түзету тәртібін № 88 ереженің 4-тарауы белгілейді. Қырып өшіруге және түсіндірмесіз түзетуге тыйым салынады.

Түзетуге рұқсат етілген қағаз құжатта қате мәтін не сан бір сызықпен сызылып, оқуға жарамды болып қалуы керек. Үстіне дұрыс мәлімет жазып, «түзетілді» деген белгі қойып, күнін және құжатқа қол қойған тұлғалардың қолтаңбаларын көрсетіңіз. Құжаттың бірнеше қатысушыда данасы болса, олардың құжаттары бір-біріне қайшы келмеуі үшін түзетуді келісіп алған жөн.

Кассалық, банктік және бағалы қағаздар операцияларының құжаттарына түзету енгізуге болмайды. Мұндай жағдайларда арнайы қағидаларға сай ауыстыру немесе басқа құжат рәсімдеу тәртібі қолданылады. Атап айтқанда, № 148 ереженің 32-тармағы кассалық ордерлер мен шығыс ведомостарына түзету енгізуге тікелей тыйым салады.

Электрондық бастапқы құжаттар мен бухгалтерлік тіркелімдердегі қателерді сторно тәсілімен немесе қосымша бухгалтерлік өткізбе арқылы түзетеді. Сторно кезінде қате сомасына кері жазба жасап, бір мезгілде дұрыс соманы көрсетеді. Бастапқы ақпарат сақталып, түзетілген күн, түзетілген электрондық құжатты жасаған тұлғалардың лауазымдары мен тектері, сондай-ақ олардың жеке қолтаңбалары немесе сәйкестендіруге мүмкіндік беретін өзге деректері көрсетіледі. Түзету қате анықталған есепті кезеңде енгізіледі. Сондықтан қол қойылған файлды сол атаумен басқа файлға білдірмей ауыстыруға болмайды.

Өткен есепті кезеңнің бухгалтерлік тіркелімдеріндегі қателер үшін № 88 ереженің 4.6-тармағы қате себебі мен құжаттар және тіркелімдерге сілтемелері көрсетілген бухгалтерлік анықтаманы қарастырады. Оған құрастырушы қол қояды, тексерілгеннен кейін бас бухгалтер де қол қояды. Анықтама есептік түзетуді түсіндіреді, бірақ болмаған сатып алуды растамайды.

№ 496 тәртіп бойынша Қор есебінің нысанын жүргізетін ЖК қате жолдың «Примітки» («Ескертпелер») бағанына «анульовано - виправлено» белгісін және дұрыс мәліметтері бар жолдың нөмірін жазады. Жаңа жолдың «Примітки» бағанында «виправлено» белгісі мен қате жолдың нөмірін көрсетеді. Жазба ауыстырусыз жойылса, оның «Примітки» бағанына «анульовано» деп жазады.

Бастапқы құжаттарды қанша уақыт сақтау керек

Мерзім салық төлеушіге, құжаттың мақсатына және оны пайдалану жағдайларына байланысты. СКУ-дың 44.3-тармағына сәйкес, мынадай ең аз мерзімдер қолданылады:

Есептілікте пайдаланылған құжаттар үшін мерзім есептілік тапсырылған күннен, ал тапсырылмаса, СКУ белгілеген соңғы мерзімнен есептеледі. Өзге бақыланатын заңнама құжаттары бойынша есептеу тиісті операциядан, ал рұқсат құжаттары бойынша олардың қолданылуы аяқталғаннан басталады. Сондықтан мерзім әрдайым жүкқұжат күнінен есептеле бермейді.

СКУ-дың 102.3-тармағында көзделген жағдайларда салықтық ескіру мерзімін есептеу тоқтатыла тұрған кезеңге сақтау мерзімдері ұзартылады. 44.4-тармаққа сәйкес тексеруге, әкімшілік шағымға немесе сот ісіне қатысты құжаттар тиісті рәсімдер мен шағымдану мерзімдері аяқталғанша, бірақ белгіленген ең аз мерзімнен кем емес уақыт сақталады. 44.4-тармақтың екінші абзацындағы бөлек жағдай бойынша бақылаушы органнан 86.14-тармаққа сәйкес шет мемлекеттің лауазымды тұлғасына заңсыз сыйақы берілуі мүмкін екені туралы ақпарат алған төлеуші осы жағдайды растайтын немесе тиісті операцияларды есепке алуға негіз болған құжаттарды 44.3-тармақтағы мерзімдерге қосымша 1095 күн сақтауы керек.

Компанияға арналған мұрағат талаптарын қалай ескеру керек

Украина Әділет министрлігінің № 578/5 бұйрығымен бекітілген тізбе операцияларды растайтын және бухгалтерлік әрі салықтық жазбаларға негіз болған бастапқы құжаттар мен қосымшаларды тиісті ескертпелердегі талаптарды ескере отырып, кемінде бес жыл сақтауды белгілейді. Бұл 1825 күндік салық мерзімінен бөлек: қолданылатын екі талап та орындалуы керек.

Тізбенің 2.11-тармағында түсіндірілген ескертпелер тексерулер мен шағымдарға қатысты құжаттарды ұзағырақ сақтауды талап етеді. Атап айтқанда, сотта шағымдану мерзімі аяқталғаннан кейін бір жыл, ал шағым қаралса — істі аяқтаған шешім заңды күшіне енгеннен кейін бір жыл сақтайды; одан әрі шағымдану болса — енді шағымдауға келмейтін соңғы шешімнен кейін үш ай сақталады. 39 және 39-2-баптарға қатысты құжаттар мен ақпарат үшін Тізбенің 2.11-тармағындағы ескертпелер кемінде жеті жыл сақтауды белгілейді. Мұндай құжаттары бар дүкен оларды жоймас бұрын жеті жылдық мұрағат мерзімінің де, барлық қолданылатын ұзартуларды ескергендегі 2555 күндік салық мерзімінің де аяқталғанын тексеруі керек. Материалдық залалдың орнын толтыру талаптарын растауға қажет құжаттарды жоюға іріктемес бұрын бөлек тексеру керек.

ЖК-нің салық құжаттары үшін тізбенің 1.4-тармағы СКУ-ға сілтейді. Демек, компанияларға арналған бес жылдық ең аз мерзімді кәсіпкердің бүкіл салық мұрағатына автоматты түрде қолданудың қажеті жоқ. Сонымен бірге басқа құжат түрлерінің өз мерзімдері болуы мүмкін.

Мұрағаттауға ұсынылатын тәртіп:

1. Құжаттарды операциялар, контрагенттер және есепті кезеңдер бойынша топтастырыңыз.
2. Әр санат үшін қолданылатын мерзімді, есеп басталатын күнді және оны ұзартатын жағдайларды көрсетіңіз.
3. Қағаз түпнұсқаларды жұмыс скандарынан бөлек, электрондық түпнұсқаларды қолтаңбаларымен бірге сақтаңыз.
4. Тексеруге, дауға немесе залалды өтеу талабына қатысты істерді белгілеңіз.
5. Жоймас бұрын барлық мерзімдер мен шектеулерді тексеріңіз. Ұйымдар үшін Тізбенің 2.12-тармағы құжаттардың құндылығына алдын ала сараптама жасамай жоюға тыйым салады.

№ 496 тәртіп бойынша жұмыс істейтін ЖК үшін Қор есебінің нысаны мен тауар құжаттары оларда көрсетілген соңғы дана шығып кеткенше сату орнында болуы керек. Бастапқы құжаттар ай сайын Қор есебінің нысанында көрсетілген хронологиялық ретпен топтастырылады және/немесе кейін сақтау үшін тиісті нысанмен бірге тігіледі. Партияның таусылуы құжаттарды жоюға болатынын білдірмейді.

Құжаттар жоғалса немесе бүлінсе не істеу керек

Жалпы тәртіп: хабарлау және қалпына келтіру

СКУ-дың 44.5-тармағына сәйкес, салық төлеуші құжаттар жоғалған, бүлінген немесе мерзімінен бұрын жойылған күннен бастап бес күн ішінде тіркелген жеріндегі бақылаушы органға жазбаша хабарлайды. Хабарлама СКУ-да салық есептілігін тапсыру үшін белгіленген тәртіппен беріледі және оқиғаны растайтын, заңнамаға сай рәсімделген құжаттар қоса тіркеледі. Тиісті кедендік жағдайлар болса, осы тармақта көрсетілген кеден органына да хабарланады.

Құжаттарды хабарлама бақылаушы органға келіп түскен күннен кейінгі күннен бастап 90 күнтізбелік күн ішінде қалпына келтіру керек. Соңғы күнді дұрыс есептеу үшін хабарламаның алынғанын растайтын дәлелді сақтаңыз.

1. Жоқ құжаттарды контрагенттер, операциялар және кезеңдер бойынша тізімдеңіз.
2. Жоғалу себебін растайтын дәлелді сақтап, хабарламаны уақытында жіберіңіз.
3. Контрагенттерден тиісінше рәсімделген қайталама даналарды немесе дубликаттарды сұраңыз, банк құжаттарын алыңыз және электрондық түпнұсқаларды резервтік көшірмелерден қалпына келтіріңіз.
4. Қалпына келтірілген құжаттарды тізімдеп, олардың нақты операция мен есеп жазбаларына сай келетінін тексеріңіз.

Кәсіпорындар үшін № 88 ереженің 6.10-тармағы құқық қорғау органдарына жазбаша хабарлауды, комиссия тағайындауды және құжаттар тізімі мен жоғалу себебі көрсетілген акт жасауды қосымша қарастырады. Бекітілген актінің көшірмелері осы тармақта белгіленген адресаттарға он күн ішінде жіберіледі.

Егер хабарлама дұрыс әрі уақытында беріліп, жоғалу тексеруге кедергі келтірсе, 44.5-тармақ тексеру мерзімдерін құжаттар қалпына келтіріліп тапсырылғанға дейін белгіленген шектерде, бірақ 120 күннен асырмай кейінге ауыстыруды көздейді. СКУ-дың 200-бабы бойынша тексерулер бұған кірмейді. Салық төлеуші құжаттарды қалпына келтірмесе немесе осы рәсімді пайдаланғаннан кейін оларды қайтадан жоғалтса, бүлдірсе не мерзімінен бұрын жойса, 44.5-тармақ оларды тиісті есептілікті жасау немесе кедендік, валюталық және салық органдары бақылайтын басқа заңнама талаптарын орындау кезінде жоқ деп есептейді.

Белгілі аумақтарда жүргізілген қызметке арналған арнайы тәртіп

СКУ-дың XX бөлімінің 10-бөлімшесіндегі 69-тармақтың 69.28-тармақшасы белсенді ұрыс қимылдары жүріп жатқан немесе Украинаның уақытша басып алынған аумақтарында қызмет жүргізген және тиісті жағдайларға байланысты бастапқы құжаттарды көрсете алмайтын төлеушілерге ерекшелік белгілейді. Аумақтық өлшемдерді және құжаттарды көрсетуге не себептен мүмкіндік жоқ екенін тексеріңіз. Құжаттар жоғалса, жоғалудың ұрыс қимылдарымен байланысы болуы керек. Егер құжаттар тиісті аумақтарда қалып қойса, негіз ретінде оларды әкете алмау, әкету кезінде адамдардың өмірі не денсаулығына төнетін қауіп немесе билік органдары белгілеген әкімшілік кедергілер көрсетілуі мүмкін. Соғыс жағдайының болуының өзі бұл ерекшелікті қолдануға жеткіліксіз.

Төлеуші жағдайларды, салық кезеңдерін және мүмкін болса деректемелерімен бірге құжаттардың жалпы тізімін көрсетіп, еркін нысанда хабарлама береді. Кәсіпорын үшін норма басшы мен бас бухгалтердің қолтаңбаларын қарастырады. Құжаттарды әкете алмау туралы хабарламадан кейін олардың жоғалғаны белгілі болса, жоғалу туралы бөлек хабарлама беру керек.

Хабарламада көрсетілген кезеңдер үшін бақылаушы орган бастапқы құжаттардың жоқтығына ғана сүйеніп есептілік көрсеткіштеріне күмән келтіре алмайды. Хабарлама сондай-ақ тиісті растаушы құжаттар болмаса да өткен кезеңдердегі шығындарды, пайдаға салынатын салық объектісінің теріс мәнін, салықтық кредит пен ҚҚС-тың теріс мәнін сақтауға негіз болады. Құжаттар белгіленген аумақтарда болғандықтан оларды әкете алмау туралы хабарламадан кейін көрсетілген кезеңдерге қатысты құжаттық тексерулерге мораторий қолданылады. Құжаттардың жоғалғаны туралы тиісті хабарлама берілсе, соның ішінде соғыс жағдайы аяқталғаннан кейін де, бұл кезеңдер бақылаушы орган тексеретін кезеңдерге жатпайды. Сонымен бірге бұл норма осы кезеңдер бойынша мәлімделген салық міндеттемелерін, пайдаға салынатын салық объектісінің теріс мәнін және ҚҚС бойынша бюджеттен өтелетін соманы ұлғайтуды шектейді.

Арнайы тәртіпті қолдануға негіз жоқ екенін бақылаушы орган дәлелдеуге тиіс және бас тартқан жағдайда хабарламаны алғаннан кейін бір айдан кешіктірмей уәжді шешім шығаруы керек. Шешімге әкімшілік немесе сот тәртібімен шағымдануға болады. Іс бойынша түпкілікті шешім шыққанға дейін бақылаушы орган есептілік көрсеткіштеріне күмән келтіре алмайды немесе хабарламада көрсетілген кезеңдерге қатысты қандай да бір тексеруді бастай алмайды. Арнайы тәртіпті негізсіз қолдану заңда салық төлеуден жалтару ретінде қарастырылып, жауапкершілік көзделген. Бұл рәсімді «хабарлауға бес күн және қалпына келтіруге 90 күн» деген жалпы тәртіптен бөлек бағалау қажет.

Салықтық тексеру кезінде құжаттарды қалай ұсынуға болады

СКУ-дың 85-бабына сәйкес, тексеру басталғаннан кейін төлеуші оның мәніне қатысты немесе сонымен байланысты құжаттарды ұсынады. СКУ-да көзделмеген жағдайларда құжаттарды талап етуге тыйым салынады. Көшірмелерді төлеуші не оның лауазымды тұлғасы қол қойып, мөр бар болса, мөрмен растайды. СКУ-дың 85.4-тармағы бойынша көшірмелерге сұрауды инспектор тексеру аяқталғанға дейін кемінде бес жұмыс күні бұрын ұсынуы керек. Көшірмелерді алғаны туралы тізім жасалып, оның көшірмесі төлеушіге қол қойғызып тапсырылады. Коммерциялық құпиясы немесе құпия ақпараты бар құжаттар оларды алған лауазымды тұлғаны көрсетіп, бөлек беріледі; тексеруге беру мен қайтару актімен рәсімделеді. Қылмыстық процестік заңнамада көзделген жағдайларды қоспағанда, түпнұсқаларды алып қоюға болмайды.

Іс жүзінде сұраулар мен берілген құжаттар тізімін жүргізетін бір жауапты тұлғаны тағайындаңыз. Әр операцияға байланысты жиынтық дайындаңыз: шарт талаптары, қабылдау не тапсыру, төлем және есепте көрсетілуі. № 265/95-ВР заңының 3-бабының 12-тармағына сәйкес, тауар қорларының есебін жүргізуге міндетті ЖК тексеру басталған сәтте сату орнында бар тауарлардың есебі мен шығу тегін растайтын құжаттарды ұсынуы керек. № 496 тәртіптің II бөлімінің 11-тармағына сәйкес, оларды кәсіпкер немесе тауарды нақты сататын не есеп айырысуды жүргізетін тұлға ұсынады. Бастапқы құжаттардың түпнұсқалары дүкенде болмаса, көшірмелерін беруге болады, ал қажет болғанда түпнұсқаларын тексеру аяқталғанға дейін көрсету керек. Электрондық есеп нысанын инспектор талап етсе, оны қарауға және/немесе көшіруге мүмкіндік беретін форматта көрсету қажет.

СКУ-дың 44.6-тармағына сәйкес, тексеру аяқталғанға дейін немесе 86.7-тармақта көрсетілген мерзімде құжаттарды ұсынбау олардың есептілікті жасау кезінде жоқ деп саналатындығын білдіруі мүмкін. Нормада құқық қорғау органдарының алып қоюы не басқа жолмен алуы жөнінде ерекшелік бар. Тексеруден кейін, бірақ 86.7-тармақтағы тәртіппен шешім қабылданғанға дейін берілген құжаттарды бақылаушы орган ескеруі керек. СКУ-дың 86.7-тармағына сәйкес, тексеру қорытындыларымен немесе актіде не анықтамада көрсетілген фактілер мен деректермен келіспейтін төлеуші актіні не анықтаманы алған күннен кейінгі күннен бастап 10 жұмыс күні ішінде қарсылықтарын, қосымша құжаттары мен түсініктемелерін ұсына алады.

78.1.5-тармақша бойынша құжаттық жоспардан тыс тексеру үшін бөлек тәртіп бар: 86.7.4-тармақшаға сәйкес, төлеуші актіні не анықтаманы алған күннен кейінгі күннен бастап бес жұмыс күні ішінде қарсылықтарын бере алады. Бақылаушы орган бұл қарсылықтарды бөлек қарамайды, оларды тексеру немесе шағым материалдарына қосып, қорытынды әзірлеу не шағымды қарау кезінде көрсетілген фактілер мен деректерді ескереді. Осы мерзімнің сақталғанын растау үшін актіні алғаныңызды және құжаттарды тапсырғаныңызды растайтын дәлелді сақтаңыз.

Инспектор құжаттарды ескеруден бас тартса, 44.7-тармақ тексеру аяқталғанға дейін расталған көшірмелерді бақылаушы органға тікелей беруге немесе табыс етілгені туралы хабарламамен және салымдар тізімімен пошта арқылы жіберуге рұқсат етеді. Егер төлеуші құжаттарды тексеру аяқталуына үш күннен аз уақыт қалғанда берсе немесе пошта арқылы жіберілген көшірмелер органға осы мерзімнен аз уақыт бұрын жетсе, тексеру СКУ-дың 82-бабында белгіленген мерзімге ұзартылады. Жіберілген көшірмелер тексеру аяқталғаннан кейін жетсе, бақылаушы орган нәтижелер бойынша шешім қабылдауды кейінге қалдырып, жоспардан тыс құжаттық тексеру тағайындай алады.

СКУ-дың 121.1-тармағы белгіленген құжаттарды белгіленген мерзімде сақтамағаны және/немесе Салық кодексінде көзделген жағдайларда салықтық бақылау кезінде түпнұсқаларды немесе көшірмелерді ұсынбағаны үшін 1 020 грн айыппұл белгілейді. Құжаттарды бермеуге қатысты 121.1-тармақта Салық жүкқұжаттарының бірыңғай тізілімінен алынған құжаттар үшін тікелей ерекшелік бар. Егер бір жыл ішінде осындай бұзушылық үшін айыппұл қолданылып, дәл сол әрекет қайта жасалса, сома 2 040 грн болады. Бұл санкцияның нақты заңды негіздері бар; жүкқұжаттағы кез келген жай қате өздігінен аталған бұзушылық болып саналмайды.

Torgsoft-та шығыс жүкқұжатын қалай дайындап, төлемді тексеруге болады

Torgsoft-тың сатуға арналған ресми анықтамасында клиентті таңдау, қоймадан тауар қосу, санын өзгерту және құжат параметрлерін — күнін, кезеңін, нөмірін және кәсіпорнын баптау сипатталған. Жөнелтуді іс жүзінде рәсімдеу үшін алдымен нақты сатып алушы мен сатушы кәсіпорынды таңдап, тауарларды, санын және күнін салыстырыңыз, содан кейін «Друк» → «Накладна» бөлімін ашыңыз. Бағдарлама шығыс жүкқұжатын қарап шығуға, қолжетімді форматта сақтауға немесе басып шығаруға мүмкіндік береді. Қол қоймас бұрын баспа нысанындағы деректемелер мен жауапты тұлғалар туралы мәліметтерді тексеріңіз.

«Документ» мәзірінен «Торгівля з випискою рахунка» режимі мен «Оплати клієнтів» қойындысын ашыңыз. Мұнда шоттар мен жүкқұжаттар бойынша төлемдерді салыстыруға, анықталмаған төлемдерді табуға және оларды шоттармен байланыстыруға болады. Бұл жөнелту алдындағы авансты тексеруге ыңғайлы. Бұл режимде банк шоттарынан көшірмелер алу үшін «Банківські виписки по рахунках» қосымша функциясы іске қосылуы керек. Ақша түскенін банк мәліметтерімен салыстыру қажет.

Жүкқұжатты жасағаннан кейін түпнұсқаға тиісті түрде қол қойылып, сақталуын ұйымдастырыңыз. Файлды басып шығару немесе сақтау өздігінен КЭҚ қойылғанын, салық жүкқұжаты тіркелгенін немесе бухгалтерлік мұрағаттың барлық талаптары орындалғанын білдірмейді. № 496 тәртіпті қолданатын ЖК Қор есебінің нысаны мен құжаттарының осы Тәртіпке сәйкестігін де қамтамасыз етуі керек.

Дүкен құжаттарын күн сайын тексеруді қалай ұйымдастыру керек

1. Қабылдау кезінде қызметкер нақты тауарды құжатпен салыстырып, жетіспеуін, артық шығуын немесе бүлінуін бірден тіркейді.
2. Жаңа партияны сатуға шығарар алдында жауапты тұлға кіріс құжаттарын, ал № 496 тәртіп қолданылса, Қор есебінің нысанына жазба енгізілгенін тексереді.
3. Рәсімдеу кезінде қызметкер күнді, тараптарды, мазмұнды, санды, өлшем бірліктерін және қажетті қолтаңбаларды тексереді. № 88 ереженің 2.10-тармағына сай қағаз бастапқы құжаттардың бос жолдарын сызып қояды.
4. Төлемнен немесе қайтарымнан кейін бухгалтер ақша қозғалысын тиісті операциямен салыстырып, бір құжатты екі рет есепке алмайды.
5. Есепті кезеңді аяқтар алдында бухгалтер құжаттары жетіспейтін тауар жөнелту операцияларын, алдын ала төлемдерді және алынған қызметтерді тексереді.
6. Өңделгеннен кейін жауапты тұлға түпнұсқаларды мұрағатқа тапсырып, электрондық құжаттар мен резервтік көшірмелердің қолжетімділігін тексереді.

Құжаттарды тексеруге арналған ресми дереккөздер

• Украинаның 16.07.1999 жылғы № 996-XIV «Украинадағы бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» заңы: 1, 2, 8, 9-баптар; 9-баптың екінші бөлігінде — 24.02.2026 жылғы № 4791-IX заңмен енгізілген, 01.04.2026 бастап күшіне енген өзгерістер.
• Украина Қаржы министрлігінің 24.05.1995 жылғы № 88 бұйрығы, бухгалтерлік есеп жазбаларын құжатпен қамтамасыз ету ережесі: 1.4, 2.1–2.16-тармақтар, 3.4-тармақ, 4–6-тараулар.
• Украинаның 02.12.2010 жылғы № 2755-VI Салық кодексі: 44, 85-баптар, 86.7-тармақ, 121.1-тармақ, 177, 201, 296-баптар; XX бөлімнің 10-бөлімшесіндегі 69-тармақтың 69.28-тармақшасы.
• Украина Қаржы министрлігінің 03.09.2021 жылғы № 496 бұйрығы, ЖК-нің тауар қорлары есебін жүргізу тәртібі: I–II бөлімдер.
• Украинаның 22.05.2003 жылғы № 851-IV «Электрондық құжаттар және электрондық құжат айналымы туралы» заңы: 5–8, 11–14-баптар.
• Украинаның 05.10.2017 жылғы № 2155-VIII «Электрондық сәйкестендіру және электрондық сенім қызметтері туралы» заңы: 1, 15, 18-баптар.
• Украина Ұлттық банкінің басқармасы 29.12.2017 жылы қабылдаған № 148 қаулысы, Украинадағы ұлттық валютада кассалық операциялар жүргізу ережесі: 11, 23–29, 32, 39-тармақтар.
• Украина Әділет министрлігінің 12.04.2012 жылғы № 578/5 бұйрығы, сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік құжаттар тізбесі: 1.4, 1.7, 1.8, 2.10–2.14-тармақтар және бастапқы құжаттар мен олардың қосымшаларына қатысты позиция.
• Украинаның 06.07.1995 жылғы № 265/95-ВР «Сауда, қоғамдық тамақтандыру және қызмет көрсету салаларында есеп айырысу операцияларын тіркеу аппараттарын қолдану туралы» заңы: 3-баптың 12-тармағы.