Қағаз және электрондық еңбек кітапшасындағы қателерді қалай түзетуге болады

Еңбек кітапшасындағы қатені түзету үшін жұмыс беруші алдымен оның қай жерде кеткенін анықтауы керек: қызметкердің жеке деректерінде, жұмыс туралы жазбада, цифрландырудан кейінгі электрондық жазбада немесе жарналар туралы есеп деректерінде. Әр жағдайдың рәсімі бөлек. Дұрыс мәліметтерді растайтын құжаттарды жинап, уәкілетті жұмыс берушіге немесе Украинаның Зейнетақы қорына (ПФУ) жүгініңіз, ал түзету жасалған соң қағаз және электрондық деректерді тексеріңіз.

Электрондық есепке көшуге арналған бес жылдық кезеңнің 2026 жылғы 10 маусымда аяқталуы қағаз еңбек кітапшаларын жою керек немесе цифрландырылмаған жұмыс кезеңдері автоматты түрде жоғалады дегенді білдірмейді. ПФУ құжаттарды осы күннен кейін де қабылдай береді. Қағаз кітапшаны сақтау қажет, ал жұмыс беруші қызметкер талап еткен жағдайда заңда көзделген жазбаларды оған енгізуге міндетті.

Түзетуден бұрын нені тексеру керек

Украинадағы жұмыс берушілер үшін еңбек қызметін электрондық есепке алу Украина Еңбек заңдары кодексінің (КЗпП) 48-бабында көзделген. Мәліметтер Жалпыға міндетті мемлекеттік әлеуметтік сақтандырудың мемлекеттік тізілімінің сақтандырылған тұлғалар тізілімінде сақталады. Қағаз кітапша, тізілімдегі еңбек қызметі туралы жазбалар және сақтандыру өтілін есептеуге арналған деректер өзара байланысты, бірақ оларды жеке-жеке тексеру қажет.

Қағаз кітапшада жұмысқа қабылдау, тұрақты ауыстыру және жұмыстан шығару туралы жазбалар болады. Электрондық еңбек кітапшасында тізілімге енгізілген еңбек қызметі туралы мәліметтер көрсетіледі. Сақтандыру өтілін есептеу үшін тізілім деректері пайдаланылады, ал деректер енгізілмеген кезеңдерге бұрын қолданыста болған заңнаманың тәртібі мен шарттары қолданылады. Сондықтан қағаздағы лауазым атауын түзету жалпыға міндетті мемлекеттік әлеуметтік сақтандыруға арналған бірыңғай жарна (ЄСВ) есептілігін өздігінен түзетпейді.

Іс жүзінде сәйкессіздіктердің қысқаша тізімін жасаған жөн: жазба нөмірі, қате мәлімет, дұрыс мәлімет, негіз құжат және түзетуге жауапты тұлға. Бұл қате электрондық есепке түсіп кеткен болса, тек қағаз кітапшамен шектеліп қалмауға көмектеседі.

Электрондық есепке көшу кезеңі аяқталғаннан кейін қалай әрекет ету керек

Украинаның 05.02.2021 жылғы № 1217-IX заңы 2021 жылғы 10 маусымда күшіне еніп, тізілімге жетіспейтін мәліметтерді енгізу үшін бес жылдық кезеңді көздеді. Бұл жұмыстар аяқталғаннан кейін жұмыс берушіде бар еңбек кітапшалары қызметкерлерге қолхатпен жеке беріледі. Заң оларды цифрландырылғаны үшін жоюды қарастырмайды.

КЗпП-нің 48-бабына сәйкес қағаз кітапша қызметкерде сақталады. Оның талабы бойынша жұмыс беруші жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару, көтермелеу және жұмыстағы жетістіктері үшін марапаттау туралы жазбаларды енгізеді. Егер адам алғаш рет жұмысқа орналасып, кітапша рәсімдеуді талап етсе, жұмыс беруші оны жұмысқа қабылдағаннан кейін бес күннен кешіктірмей рәсімдеуі керек.

ПФУ түсіндіргендей, құжаттарды қабылдау және өңдеу 2026 жылғы 10 маусымнан кейін де жалғасады, ал осы күнге дейін цифрландырылмағаны сақтандыру өтілінің жоғалуына әкелмейді. Өтпелі кезеңнің аяқталуы еңбек құқықтарын немесе бастапқы құжаттарды жоймайды. Дегенмен жоқ немесе даулы кезеңді растау және оның өңделу нәтижесін тексеру керек.

Қағаз жазбаларды кім түзете алады

29.07.1993 жылғы № 58 бұйрықпен бекітілген қызметкерлердің еңбек кітапшаларын жүргізу тәртібі туралы нұсқаулықтың 2.6-тармағына сәйкес, жұмыс туралы қате немесе дәл емес жазбаларды оларды енгізген жұмыс беруші түзетеді. Жаңа жұмыс орнындағы жұмыс беруші қызметкерге қажетті көмек көрсетуге міндетті. Ол өтініш дайындауға және құжат алуға көмектесе алады, бірақ соңғы жұмыс орнының өзі бұрынғы жұмыс берушілердің барлық жазбасын қайта жазуға өкілеттік бермейді.

Титулдық беттегі жеке деректерге бөлек ереже қолданылады: 2.13-тармақ өзгерістерді соңғы жұмыс орны бойынша енгізуді көздейді. Сондықтан жүгінбес бұрын мәселе кітапша иесінің жеке басына қатысты ма, әлде оның жұмысы туралы мәліметтерге қатысты ма — соны анықтау маңызды.

Қате жазба енгізген кәсіпорын таратылған болса, 2.8-тармақ мынадай кезектілікті белгілейді: құқық мирасқоры, ол болмаса — кәсіпорын бағынышты болған жоғары тұрған ұйым, ал ол да болмаса — осы тармақта көрсетілген тиісті мемлекеттік архив. Қызметкер бұрынғы кадр қызметін таба алмағаны үшін қазіргі жұмыс беруші түзетуді өз бетінше енгізбеуі керек.

Бұрынғы жұмыс берушіге немесе архивке жолданатын өтініште жұмыс істеген кездегі кәсіпорын атауын, лауазымды, жұмыс істеген кезеңнің шамамен басталу және аяқталу күндерін, қате жазбаның нөмірін және белгілі бұйрық деректемелерін көрсеткен жөн. Расталған үзінді, бұйрық көшірмесін немесе құжаттық негіздері көрсетілген архив анықтамасын сұраңыз. Құжаттар жоқ екені туралы хабарламаны қоса алғанда, өтініш пен жауапты сақтаңыз.

Титулдық беттегі жеке деректерді қалай түзетуге болады

№ 58 нұсқаулықтың 2.13-тармағы тегін, атын, әкесінің атын және туған күнін паспорт, туу туралы куәлік, неке немесе некені бұзу туралы куәлік, атын өзгерту туралы құжат сияқты ресми құжаттар негізінде өзгертуге рұқсат етеді. Жұмыс беруші дұрыс деректерді және олардың алдыңғы мәліметтермен құжаттық байланысын анықтауы керек. Бұл үшін қызметкердің ауызша түсіндірмесі жеткіліксіз.

1. Қызметкер кітапшаны және дұрыс немесе өзгертілген мәліметтерді растайтын құжаттарды ұсынады. Жұмысты ұйымдастыру үшін нені өзгерту керегін көрсететін жазбаша өтініш қабылдаған жөн.
2. Уәкілетті тұлға құжаттарды салыстырып, титулдық бетте тиісті бұрынғы мәліметтерді оқуға болатындай етіп бір сызықпен сызады.
3. Жанына дұрыс мәліметтерді жазады.
4. Мұқабаның ішкі жағына негіз құжатты, оның нөмірі мен күнін көрсетеді.
5. 2.13-тармаққа сәйкес куәландырады: онда кәсіпорын басшысының қолы немесе кадр бөлімінің мөрі көзделген.

Қызметкердің қолы жұмыс берушінің түзетуді куәландыруын алмастырмайды. 2.12-тармақта көзделген кітапшаны алғаш рәсімдегендегі иесінің қолы басқа әрекетке қатысты. Түзетілген кітапшаны сканерлер алдында бұрынғы және жаңа деректер, құжат деректемелері мен куәландыру оқылатынын тексеріңіз.

Сақтандырылған тұлғалар тізіліміндегі қызметкердің жеке деректерін де бөлек тексеріңіз. Титулдық бетті түзету бұл мәліметтер тізілімде де өзгерді дегенді білдірмейді. № 1217-IX заңның I бөлімінің 15-тармағының 5-тармақшасымен енгізілген өзгерістер ПФУ белгілеген тәртіппен сақтандырылған тұлғаның өтініші бойынша ағымдағы жеке деректерді өзгерту мүмкіндігін қарастырады. Тегі, аты, әкесінің аты немесе туған күні тізілімде қате болса, қызметкер осындай өтініш пен дұрыс мәліметтерді растайтын құжаттарды тапсыру мәселесі бойынша ПФУ-ға жүгінуі керек.

Аты-жөні мен тегі бойынша сәйкессіздіктер құжаттың қызметкерге тиесілі екенін растауға мүмкіндік бермесе, болжаммен түзету жасамаңыз. № 637 тәртіптің 26-тармағы өтіл туралы құжаттың тиесілігін сот тәртібімен анықтау мүмкіндігін көздейді. Бұл — құжаттың тиесілігін растаудың жеке жолы; ол мәлімделген кез келген кезеңнің автоматты түрде есепке алынуына кепілдік бермейді.

Жұмысқа қабылдау, ауыстыру немесе жұмыстан шығару туралы жазбаны қалай түзетуге болады

№ 58 нұсқаулықтың 2.10-тармағы «Жұмыс туралы мәліметтер», «Марапаттау туралы мәліметтер» және «Көтермелеу туралы мәліметтер» бөлімдеріндегі қате жазбаларды сызуға тыйым салады. Мәтінді өшірмеңіз және түзеткішпен жаппаңыз: алдыңғы жазба оқылуы керек. Түзету өзінің реттік нөмірі бар келесі жазба арқылы рәсімделеді.

Алдымен кітапшаны бұйрықтың немесе өкімнің түпнұсқасымен салыстырыңыз. 2.9-тармаққа сәйкес түзетілген мәліметтер осы құжатқа толық сәйкес келуі керек. Бұйрық жоғалған немесе іс жүзінде орындалған жұмысқа сай келмеген жағдайда, нұсқаулық кітапшада көрсетілмеген жұмыстың орындалғанын растайтын өзге құжаттарды қолдануға рұқсат етеді. Куәлардың айғақтары бұрын енгізілген жазбаларды түзетуге негіз бола алмайды.

1. 1-бағанға келесі реттік нөмірді қойыңыз.
2. 2-бағанға түзету енгізілген күнді көрсетіңіз.
3. 3-бағанға «№ … жазба жарамсыз» деп жазып, дұрыс тұжырымды келтіріңіз. Жұмыстан шығару себебін түзетсеңіз, № 58 нұсқаулықтың 2.3 және 2.26-тармақтарында талап етілгендей, заңдағы тұжырымды және заңның тиісті бабы мен тармағын көрсетіңіз.
4. 4-бағанға негіз құжатты көрсетіңіз. Қате дұрыс бұйрықтағы мәліметтерді көшіру кезінде кеткен болса, 2.10-тармақ бойынша оның күнін және нөмірін қайталаңыз. 2.9-тармақ бойынша бұйрық жоғалған немесе іс жүзіндегі жұмысқа сай келмегендіктен өзге растаушы құжаттарды қолдансаңыз, сол құжаттардың деректемелерін көрсетіңіз. Жұмысқа қайта алу немесе жұмыстан шығару себебінің тұжырымын өзгерту кезінде тиісті жаңа бұйрыққа сілтеме жасаңыз.
5. Барлық бағанның негіз құжатқа сәйкестігін тексеріп, жазбаларды тиісті түрде рәсімдеңіз, соның ішінде нұсқаулықтың 4.1-тармағы бойынша жұмыстан шығару кезінде жазбаларды куәландырыңыз.

Лауазым атауын түзетудің шартты мысалы

Бұл мысалдағы барлық күндер, нөмірлер мен жағдайлар ойдан алынған. 31.08.2020 жылғы № 24-к бұйрық бойынша қызметкер 2020 жылғы 1 қыркүйектен бастап азық-түлік емес тауарлар сатушысы болып қабылданған. № 12 жазбада лауазымы қате түрде қоймашы деп көрсетілген. Жұмыс беруші қатені 2026 жылғы 14 қазанда анықтады; бұл мысалда № 12-ден кейін басқа жазбалар жоқ.

Бұл мысалда бұйрық дұрыс болғандықтан, 4-бағанда оның бастапқы деректемелері қайталанды. Түзету күні жұмысқа қабылданған күнді өзгертпейді. Егер құқықтық негіздің өзі өзгерсе, мысалы жұмыстан шығару заңсыз деп танылса, 2.10-тармақ жұмысқа қайта алу немесе жұмыстан шығару себебінің тұжырымын өзгерту туралы бұйрыққа сілтеме жасауды көздейді.

Түсіп қалған жазба немесе нөмірлеу қатесі болғанда не істеу керек

Тұрақты ауыстыру туралы жазба мүлде болмаса, жарамсыз деп тануға болатын алдыңғы жазба жоқ. Бұйрықты тауып, ауыстыру күнін және мазмұнын тексеріңіз. № 58 нұсқаулық «Жазба түсіп қалған» деген әмбебап тұжырымды бөлек бекітпейді, сондықтан оны заң талап ететін міндетті мәтін ретінде көрсетудің қажеті жоқ.

Іс жүзінде құжатпен расталған мәліметтерді келесі бос орынға келесі нөмірмен енгізіп, ауыстырудың нақты күнін және бұйрық деректемелерін анық көрсеткен жөн. Ескі жолдардың арасына мәтін қоспаңыз және бұйрық күнін кері күнмен өзгертпеңіз. Түсіп қалғаны жұмыстан шыққаннан кейін немесе басқа жұмыс берушілердің жазбалары арасында анықталса, жазбаны енгізбес бұрын оны жіберіп алған жұмыс берушімен рәсімдеуді келісіп, мәліметтердің тізілімде кейін қалай көрсетілетіні жөнінде ПФУ-дың аумақтық органымен ақылдасқан жөн.

Тек реттік нөмір түсіп қалса, алдымен еңбек қызметіндегі ешбір оқиға жоғалмағанына көз жеткізіңіз. Нұсқаулықта мұндай жағдайға арналған бөлек рәсім жоқ, сондықтан бүкіл кітапшаның нөмірлерін қайта өзгертпеңіз. Қате нөмірлеу нақты қай жазба түзетілетінін анықтауға кедергі келтірсе, өтініште оның күнін, мазмұнын және негіз құжатын қосымша көрсетіңіз.

Электрондық еңбек кітапшасындағы қатені қалай түзетуге болады

Электрондық мәліметтерді қағаз кітапшамен және тапсырылған басқа құжаттармен салыстырудан бастаңыз. ПФУ түсіндірмесіне сәйкес, веб-порталдағы жеке кабинетте «Електронна трудова книжка» бөліміне кіріп, «Дані ЕТК» — электрондық еңбек кітапшасының деректері — тармағына, одан кейін «Відцифрована ЕТК» қойындысына өту керек. Күндерді, жұмыс берушілерді, лауазымдарды, бұйрық деректемелерін және барлық кезеңнің бар-жоғын тексеріңіз.

Құжаттарды өңдеу кезінде ПФУ қате жіберсе

Тапсырылған құжаттар дұрыс болып, электрондық жазба оларға сәйкес келмесе, қызметкер «Комунікації з ПФУ» → «Звернення» бөлімі арқылы өтініш беруі керек. Электрондық қатемен сәйкестендіру үшін дұрыс қағаз жазбаны өзгерту қажет емес. Өтінішке кітапшаның тиісті бетінің сканын қосқан жөн.

Өтініште тегіңізді, атыңызды, әкеңіздің атын және салық төлеушінің есептік картасының тіркеу нөмірін көрсетіңіз. Цифрландыруға қатысты алдыңғы өтініштің нөмірі мен күні белгілі болса, оларды да көрсетіңіз. Қате электрондық мәнді және қағаз құжаттағы дұрыс мәліметтерді бөлек сипаттаңыз. Мысалы, өтініште екі күнді тікелей салыстырып, дұрыс күн көрсетілген бетті атауға болады.

Өтініш нөмірін сақтап, оның күйін «Мої звернення» бөлімінен тексеріңіз. Жауап келгеннен кейін еңбек қызметі туралы мәліметтерді қайта ашып, нақты сәйкессіздікті тексеріңіз. Өтініш жіберілгені деректер түзетілді дегенді әлі растамайды.

Қате мәліметті қызметкер немесе жұмыс беруші тапсырса

№ 11-1 тәртіптің 6-тармағы 2000 жылғы 01 шілдеден кейінгі сақтандыру өтілі кезеңдеріне қатысты жұмыс кезеңдері туралы қате не дәл емес жазбалар түзетілгенде немесе кабинетте қате не дәл емес электрондық жазба жасалғанда мәліметтерді қайта тапсыруды көздейді. Қайта тапсырған кезде титулдық бет пен өзгерістері бар беттер ұсынылады. Қате қағаз кітапшада да болса, алдымен қағаздағы тиісті түзету мен оның негіздерін алыңыз.

Мәліметтерді қызметкер немесе сақтанушы тапсыра алады. Тәртіптің 4-тармағы қызметкердің ПФУ-дың аумақтық органына жеке жүгінуіне рұқсат етеді; веб-портал арқылы тапсыру үшін білікті сертификатқа негізделген электрондық қолтаңба қажет. Сақтанушы атынан мәліметті оның өзі немесе басшы өкілеттік берген өкіл тапсырады.

Тізілімде ағымдағы кадрлық оқиғалар, соның ішінде жұмысқа қабылдау, тұрақты ауыстыру, жұмыстан шығару, жұмысқа қайта алу немесе еңбек шартын тоқтата тұру және оның қолданысын қалпына келтіру туралы мәліметтер болмаса, № 11-1 тәртіптің 8-тармағы сақтанушыға тиісті электрондық жазба жасау арқылы мәліметтерді тапсыруды міндеттейді. Сондықтан ағымдағы есеп үшін кітапшаның тарихи сканын түзету ғана жеткіліксіз.

Тапсыру үшін скандарды қалай дайындау керек

№ 11-1 тәртіптің 5-тармағы құжаттардың түпнұсқаларынан түрлі түсті скан жасауды талап етеді. Алғаш тапсырған кезде оларда кітапшаның жазбалары бар барлық беті хронологиялық ретпен қамтылып, құжаттардың жиектері көрініп, бланк сериясы мен нөмірін оқуға мүмкіндік болуы керек. Ұсынылатын ажыратымдылық — дюйміне 300 нүкте, файл пішімдері — jpg немесе pdf, әр файл өлшемі — 1 Мб-тан аспауы тиіс.

Жібермес бұрын әр файлды ашып, күндердің, нөмірлердің, қолдардың және мөрлердің оқылатынын тексеріңіз. Қайта тапсыру үшін 6-тармақта көзделгендей титулдық бетті және өзгерістері бар беттерді пайдаланыңыз. Құжат кескінін түпнұсқадан өзгеше болатындай етіп өңдемеңіз.

Мәселе есептілікте немесе жарналарда болса не істеу керек

Жұмысқа қабылданған күн мен жұмыс кезеңі дұрыс көрсетіліп, бірақ жалақы, есептелген немесе төленген ЄСВ туралы мәлімет жоқ не қате болса, мәселені бухгалтерге беріңіз. Еңбек қызметі туралы деректер мен жарналар туралы деректер № 1217-IX заң енгізген өзгерістерге сәйкес электрондық есептік картаның әртүрлі бөлімдерінде болады. Еңбек кітапшасының сканы жұмыс берушінің есептілігін түзетуді алмастырмайды.

Іс жүзінде тексеруді нақты айлар бойынша жүргізген жөн: жалақы есептеу құжаттарын, тапсырылған есептілікті, оның қабылданғанын растайтын мәліметтерді және төлем құжаттарын салыстырыңыз. Есептілік деректері қате болса, жұмыс беруші тиісті есептілікті оның түрі мен кезеңіне қолданылатын рәсім бойынша түзетуі керек. Сәйкессіздік төлемге немесе оның көрсетілуіне қатысты болса, себебін бөлек анықтау қажет.

Түзетулер өңделген соң қызметкерге тізілімдегі мәліметтерді қайта тексерген жөн. Қағаз кітапшадағы жұмыс туралы жазба әр айдағы жарналар жөніндегі барлық деректің дұрыс екенін өздігінен дәлелдемейді. Сонымен бірге экранда жеке кезеңнің көрінбеуі оны тексермей-ақ біржола жоғалды деуге негіз болмайды.

Жұмыс беруші немесе құжаттар жоқ болса, жұмыс кезеңін қалай растауға болады

Зейнетақы тағайындау үшін өтілді растауға Украина Министрлер Кабинетінің 12.08.1993 жылғы № 637 қаулысымен бекітілген тәртіп қолданылады. Оның 1 және 3-тармақтарына сәйкес, кітапша немесе қажетті жазбалар жоқ болса, не жазбалар қате болса, тізілім деректері, анықтамалар, бұйрықтардан үзінділер, жеке шоттар, жалақы төлеу ведомостары, орындалғаны туралы белгілері бар жазбаша еңбек шарттары мен келісімдері және жұмыс кезеңдерін растайтын өзге құжаттар пайдаланылуы мүмкін. 3-тармақта тізілген құжаттар жоқ болса, осы тармақ кәсіподақ мүшелік билеттерімен жұмысты растауға рұқсат етеді, бірақ тек мүшелік жарна төленгені туралы белгілері бар кезеңдер үшін. Еңбек қызметін растау құжаттарына 23-тармаққа сәйкес лауазымды тұлғалар қол қойып, мөрі болса, мөрмен куәландыруы керек.

Алдымен құжаттарды құқық мирасқорынан және архивтен жинаңыз. Мәлімет болмаса, жазбаша жауаптарды сақтап, растау тәсілін анықтау үшін қолда бар материалдарды ПФУ-ға тапсырыңыз. Архив анықтамасы немесе өзге тиісті құжат бұрынғы жұмыс берушіден әдеттегі түзетуді алу мүмкін болмаса да кезеңді растауға негіз бола алады.

№ 637 тәртіптің 17–18-тармақтарындағы шарттар сақталса, ПФУ өтілді куәлардың айғақтарымен растай алады, бірақ бұрын енгізілген қағаз жазбаны түзетуге куәлардың айғақтары жарамайды. Құжаттар жоқ болып, оларды дүлей апат, авария, апат немесе басқа төтенше жағдай салдарынан алу мүмкін болмаса, 17-тармақ бір кәсіпорында немесе бір жүйеде бірге жұмыс істеп, өтініш берушіні таныған кемінде екі куәгерді талап етеді. Себеп кәсіпорынның таратылуы немесе басқа себептермен архив деректерінің болмауы болса, 18-тармақ бойынша мұндай куәларда өтініш берушіге растайтын уақыттағы өз жұмысы туралы құжаттар да болуы керек.

18-тармақтың екінші абзацы құжаттар жоқ болатын мына жағдайларға да осы тәртіпті қолданады: жұмыс беруші немесе оның құқық мирасқоры Украинаның уақытша басып алынған аумағында, терроризмге қарсы операция немесе ұлттық қауіпсіздік пен қорғанысты қамтамасыз ету шаралары жүргізілген ауданда, ұрыс қимылдары жүріп жатқан аумақтық қауымдастықта немесе уақытша басып алу, қоршау не блокада жағдайындағы аумақта орналасқан не бұрын орналасқан. Сондай-ақ ол жауынгерлік әрекеттер, террорлық актілер немесе диверсия салдарынан мүлік не құжаттар бүлінген немесе жойылған осы тармақта көзделген жағдайларды қамтиды; бүліну не жойылу құжатпен расталуы керек. Бұл жағдайларда да бірге жұмыс істеген және тиісті уақыттағы өз жұмысын құжатпен растайтын кемінде екі куә қажет. Куәлар әртүрлі ұзақтықтағы кезеңдерді растаса, 25-тармақ бойынша кемінде екі куә растаған уақыт қана есепке алынады.

17-1-тармақ Донецк және Луганск облыстарының уақытша басып алынған аумақтарындағы, Қырым Автономиялық Республикасындағы және Севастополь қаласындағы кәсіпорындарда немесе олардың құқық мирасқорларында жұмыс істеу туралы кітапшада түзетілген, сенімсіз немесе дәл емес жазбалар болғанда өтілді есептеудің арнайы тәртібін бөлек қарастырады. Қызметкер қолда бар материалдарды ПФУ-ға тапсырып, осы жағдайларды көрсетуі керек.

Кітапшада жеңілдікпен берілетін зейнетақы немесе еңбек сіңірген жылдары үшін зейнетақы тағайындауға қажетті мәліметтер жетіспесе, 20-тармақ жұмыс берушінің немесе оның құқық мирасқорының нақтылаушы анықтамасын көздейді. Онда кезеңдер, лауазым, жұмыс сипаты, тиісті тізім және бастапқы негіз құжаттар болуы керек. 18-тармақтың екінші абзацында көрсетілген аумақтардағы жұмыс берушілер бойынша тізілім деректерін пайдаланып растау мүмкін. Құқық мирасқоры болмаса немесе архивтер жауынгерлік әрекеттер салдарынан жойылса, ПФУ белгілеген бөлек тәртіп қолданылады; қолда бар құжаттармен оның аумақтық органына жүгініңіз.

Еңбек кітапшасының телнұсқасы қашан қажет

Телнұсқа, соның ішінде кітапша жоғалғанда немесе пайдалануға жарамсыз болғанда рәсімделеді. № 58 нұсқаулықтың 5.1-тармағына сәйкес, қызметкер жоғалғаны туралы соңғы жұмыс орнындағы жұмыс берушіге хабарлайды. Телнұсқа өтініштен кейін 15 күннен кешіктірілмей, ал рәсімдеу күрделі болса, басқа мерзімде беріледі; бірінші беттің оң жақ жоғарғы бұрышына «Дублікат» деген жазу қойылады.

Алдыңғы кезеңдер 5.2–5.3-тармақтарға сәйкес құжаттар негізінде көшіріледі. Алдымен осы жұмыс берушідегі жұмысқа дейінгі құжатпен расталған жалпы өтіл, содан кейін құжатпен расталған жеке кезеңдер көрсетіледі. Құжатта мәліметтің бір бөлігі ғана болса, телнұсқаға тек сол бөлігі енгізіледі. Жұмыс беруші қызметкерге бұрынғы жұмыс туралы құжаттарды алуға көмектесуі керек.

Кітапша өртеніп, жыртылып немесе ластанып, пайдалануға жарамсыз болса, 5.5-тармақ бірінші бетке «Замість видано дублікат» деген жазуды түсіріп, түпнұсқаны иесіне қайтаруды көздейді. Кітапшаны кәсіпорын жоғалтқан жағдайда, 6.1-тармақ бойынша телнұсқа үшін ақы алынбайды. Ал 2.10-тармақ қызметкердің өтініші бойынша кейін жарамсыз деп танылған жұмыстан шығару немесе ауыстыру жазбасын қоспай телнұсқа беруге рұқсат етеді.

Украинаның Азаматтық қорғау кодексінде көзделген төтенше жағдайға немесе адам жұмыс істеген аумақтағы терроризмге қарсы операцияға байланысты кітапшаға қол жеткізу мүмкін болмаса, 5.6-тармақ жаңа жұмыс орны бойынша телнұсқа беруге рұқсат етеді. Қызметкер өтінішпен бірге төтенше жағдай салдарын жою штабынан немесе Украинаның Қауіпсіздік қызметі жанындағы Терроризмге қарсы орталықтан алынған, тиісті жағдайлар туралы жазбаша ақпаратты ұсынады. Бұл тармақта тек соғыс жағдайының енгізілуі дербес әмбебап негіз ретінде көрсетілмеген.

Түпнұсқаға қол жеткізу қайта қалпына келсе, телнұсқадағы жұмыс кезеңдері туралы жазбалар еңбек кітапшасына көшіріледі. Телнұсқаның бірінші бетіне «Дублікат анульовано» деген жазу жазылып, соңғы жұмыс орны бойынша жұмыс берушінің мөрімен куәландырылады да, телнұсқа қызметкерге қайтарылады.

Құжаттарды қалай сақтап, нәтижені бақылау керек

Әр түзету үшін бөлек жинақ сақтаған жөн: қызметкердің өтініші, негіз құжат, түзетуге дейінгі скан, түзетуден кейінгі скан, ПФУ-ға тапсырылғанын растайтын құжат және алынған жауап. Файл атауларынан қызметкерді, құжатты және көшірменің жасалған күнін түсінуге болатындай атаңыз. Бастапқы сканды түзетілген файлмен алмастырмаңыз, өйткені бастапқы нұсқа әрекеттер ретін қалпына келтіруге көмектеседі.

Бұл материалдарға қол жеткізу құқығын тек кадрлық құжаттарды рәсімдейтін, есеп жүргізетін немесе жұмыс берушінің атынан ПФУ-ға өкілдік ететін қызметкерлерге берген жөн. Паспорттар мен еңбек кітапшаларының скандарын ортақ жұмыс чаттарына немесе ашық бумаларға салмаңыз. Қызметкер қағаз түпнұсқаны және өзгерістерді растайтын құжаттарды сақтауы керек.

Жұмысты үш нәтижені тексеріп аяқтаңыз: қағаз жазба дұрыс рәсімделген, электрондық мәліметтер құжаттарға сәйкес, ал есептілік пен жарналардағы сәйкессіздіктер болса, олар бөлек қаралған. Қандай да бір мәселе шешілмей қалса, қандай құжаттар жетіспейтінін, сұрау қайда жолданғанын және қандай жауап алынғанын тіркеңіз. Бұл қызметкер мен жұмыс берушіге келесі өтініш үшін нақты негіз береді.

Ресми дереккөздер

• Украинаның 10.12.1971 жылғы № 322-VIII Еңбек заңдары кодексі — 48-бап: электрондық есеп және қызметкердің талабы бойынша қағаз кітапша жүргізу.
• 29.07.1993 жылғы № 58 бұйрықпен бекітілген қызметкерлердің еңбек кітапшаларын жүргізу тәртібі туралы нұсқаулық — 2.6–2.14, 4.1, 5.1–5.3, 5.5–5.6, 6.1-тармақтар: өкілеттіктер, құжаттар, түзетулер және телнұсқалар.
• Украинаның 05.02.2021 жылғы № 1217-IX «Қызметкердің еңбек қызметін электрондық түрде есепке алу жөніндегі кейбір заңнамалық актілерге өзгерістер енгізу туралы» заңы — I бөлім, 6 және 15-тармақтар; II бөлім, 1–3-тармақтар: тізілім деректері, сақтандыру өтілі және өтпелі кезең.
• Қызметкердің, жеке кәсіпкердің және өзін жұмыспен дербес қамтамасыз ететін жеке тұлғаның еңбек қызметі туралы мәліметтерді электрондық түрде тапсыру тәртібі, ПФУ басқармасының 12.03.2021 жылғы № 11-1 қаулысымен бекітілген — 3–8-тармақтар: мәліметтерді тапсыру, сканерлеу, қайта тапсыру және жетіспейтін кадрлық мәліметтер.
• Еңбек кітапшасы немесе ондағы тиісті жазбалар болмаған жағдайда зейнетақы тағайындау үшін бар жұмыс өтілін растау тәртібі, Украина Министрлер Кабинетінің 12.08.1993 жылғы № 637 қаулысымен бекітілген — 1–3, 17–18, 20, 23–26-тармақтар: құжаттар, куәлар, арнайы жағдайлар және құжаттың тиесілігі.
• ПФУ-дың «Электрондық еңбек кітапшасын цифрландыру кезінде кеткен қатені қалай түзетуге болады» түсіндірмесі — мәліметтерді тексеру, техникалық қателер бойынша өтініш беру және 2026 жылғы 10 маусымнан кейін құжаттарды қабылдау.