Агродүкеннің сатып алуы мен қоры: ассортимент пен бюджетті жоспарлау

Агродүкеннің сатып алуын жергілікті сатып алушылардың қажетіне қарай жоспарлаңыз: олар қандай дақыл өсіреді, жұмысты қашан атқарады, қандай қаптаманы алады және қанша тапсырыс беруге дайын. Төлем жасамас бұрын күтілетін сұранысты сатуға жарамды қалдықпен, жеткізу мерзімімен, сақтау шарттарымен және міндетті төлемдерді кешіктірмей жұмсауға болатын сомамен салыстырыңыз.

Сатып алуды бастапқы партияға және кейінгі толықтыруларға бөліп жоспарлауды ұсынамыз. Тұқым, тыңайтқыш, құрал-сайман мен азық-түлікке бөлек жоспар жасаңыз, өйткені олардың әрқайсысының сипаттамасы мен айналым шарттарын әртүрлі тексеру қажет. Төмендегі тәртіп Украинада шағын дүкен иесіне немесе қайта сату үшін тауар сатып алатын фермерге осы жұмысты ұйымдастыруға көмектеседі.

Сатып алушыларыңызға арналған сатып алу күнтізбесін жасаңыз

Дүкен қызмет көрсететін аумақта өсірілетін дақылдар мен атқарылатын жұмыстардың тізімінен бастаңыз. Сатып алушымен сөйлескенде дақылын, жұмыстың шамамен мерзімін, керекті тауарды, қаптамасын және санын нақтылаңыз. Расталған тапсырысты, алдын ала қызығушылықты және дүкен қанағаттандыра алмаған сұранысты бөлек белгілеңіз. Осылайша әрбір өтінішті болашақ сатылым деп есептемейсіз.

Сатылымды жұмыстың тиісті кезеңдері бойынша салыстырыңыз: топырақ дайындау, себу, күтіп-баптау, өнім жинау және сақтау. Ауа райына байланысты жұмыс мерзімі ауысса, бірдей күнтізбелік күндердегі сатылым сатып алуға қате негіз болуы мүмкін. Әр тауарға оның қай жұмысқа керегін және оны қай күнге дейін жеткізген жөн екенін белгілеңіз.

Жаңа тауарды алдымен нақты сұраныстарды жинап барып алыңыз немесе сынақ жеткізіліміне келісіңіз. Қажетті қаптама болмаса, тапсырыс бермей тұрып сатып алушымен баламасын келісіңіз. Сұрыпты, құрамды немесе тауардың қолданылу мақсатын өз бетіңізше өзгерту дүкенде сатып алушы алмайтын қордың қалуына әкелуі мүмкін.

Ассортиментті сатып алу және сақтау шарттарына қарай бөліңіз

Жоспарлау үшін бөлек топтар жасаңыз. Әр топқа тауар сипаттамаларын төлемге дейін және қабылдау кезінде тексеретін қызметкерді бекітіңіз.

• Тұқым. Дақылды, сұрпын немесе буданын, қолданылу мақсатын, қаптамасын, партия таңбасын, сапа туралы ақпаратты және құжаттар мен қаптамада көрсетілген мерзімдерді салыстырып тексеріңіз. Сатып алынатын көлемді сатып алушылардың расталған қажеті мен жұмыс мерзімдеріне сәйкестендіріңіз.
• Тыңайтқыш. Нақты атауын, құрамын, қаптама салмағын, ыдысының бүтіндігін, сақтау және тасымалдау шарттарын тексеріңіз. Тапсырыс бермес бұрын үй-жай мен көліктің осы тауарға жарамды екенін анықтаңыз.
• Құрал-сайман мен жиынтықтауыштар. Өлшемдерін, үйлесімділігін, жиынтық құрамын, кепілдік шарттарын және ақау бойынша жүгіну тәртібін нақтылаңыз. Сирек үлгілерді келісілген тапсырыспен сатып алған жөн.
• Азық-түлік. Жарамдылық мерзімдерін, температуралық режимді және есептен шығару ықтималдығын ескеріп, жеткізілімнің бөлек жоспарын жасаңыз. Партияны көбейтпес бұрын тиісті сақтау орнының нақты сыйымдылығын тексеріңіз.

Арнайы тауарларға қойылатын талаптарды бөлек тексеріңіз

Пестицидтерді немесе ветеринариялық препараттарды ассортиментке қоспас бұрын, жауапты маманға Украина заңнамасының нақты өнім мен сауда түріне қолданылатын талаптарын тексертіңіз. Оны айналымға енгізуге болатынын, қандай құжаттар керегін, сатушыға, үй-жайға, тасымалдауға және сатып алушыға беруге қойылатын талаптарды, сондай-ақ қолданыстағы арнайы немесе өтпелі шарттарды анықтау қажет. Азық-түлік саудасын бастамас бұрын да осындай бөлек тексеру ұйымдастырыңыз.

Жауапты адам қолданылатын талаптардың орындалғанын растағанша, бұл тауарларды алғашқы тапсырысқа қоспаңыз. Жеткізушінің құжаттарын дүкен жұмысының шарттарымен бірге тексеріңіз: тауарға құжаттың болуы оны өз үй-жайыңызда сатуға қатысты барлық сұраққа жауап бермейді.

Жеткізушімен нақты жеткізілім шарттарын келісіңіз

Ұсыныстарды шығынның толық сомасы мен партияның дүкеніңізге жарамдылығы бойынша салыстырыңыз. Бір тауардың бағасы арзанырақ болғанымен, тасымалы қымбат, ең аз тапсырыс мөлшері үлкен немесе сату мерзімі қысқа болуы мүмкін. Төлем жасамас бұрын жеткізушіден мына шарттардың жазбаша растамасын алыңыз:

1. Тапсырыстың нақты құрамы. Атауларын, сипаттамаларын, қаптамасын, санын және тек келісілгеннен кейін ғана алмастыруға болатынын бекітіңіз.
2. Жеткізілім құжаттары. Ілеспе құжаттар тізімін, ал тиісті санат үшін сапасы, шығу тегі немесе басқа сипаттамалары туралы құжаттарды сұраңыз. Олардың нақты тауарға жеткілікті екенін тексеріңіз.
3. Партия мен мерзімдер. Дүкен қабылдауға дайын жарамдылық мерзімінің қалған уақытын келісіп, ол жөнелтуге дейін өзгерсе, жеткізуші қалай хабарлайтынын белгілеңіз.
4. Жеткізу. Күнін, көлікті, құнын, түсіру шарттарын, жүктің сақталуына жауаптыларды және кешіккен жағдайда не істелетінін нақтылаңыз.
5. Сәйкессіздіктер. Кем шығуды, зақымды, тапсырысқа сәйкес келмеуді және келісімде қарастырылса, қайтарымды қалай рәсімдеу керегін келісіңіз.
6. Төлем. Алдын ала төлем сомасын, соңғы төлем күнін және шарт бойынша төлем кешіккендегі салдарын жазып қойыңыз.

Осы келісімдерді тапсырыспен бірге сақтаңыз. Жеткізуші қаптаманы, мерзімді немесе санды өзгертсе, жөнелтуге келіспес бұрын бюджетті және сатып алушылардың қажетін қайта тексеріңіз.

Бастапқы партия мен қорды толықтыру уақытын есептеңіз

Ең аз бастапқы сатып алу расталған тапсырыстарды және келесі қолжетімді жеткізілімге дейінгі сақтықпен бағаланған сұранысты өтеуі керек. Осы қажеттіліктен сатуға жарамды бос қалдық пен керек мерзімге расталған жеткізілімдерді шегеріңіз. Басқа сатып алушыға бөлінген немесе зақымға байланысты оқшауланған тауарды бос қалдыққа қоспаңыз.

Жеткізушінің ең аз тапсырысы есептелген қажеттіліктен асып кетсе, алдымен шағын партия, кезең-кезеңімен жөнелту немесе басқа қаптама сұраңыз. Сатып алу көлемін арттырмас бұрын қосымша қаражаттың қаншасы тауар қорына жұмсалатынын және сол тауарды сақтауға орын жеткілікті екенін тексеріңіз.

Қорды толықтыру үшін тапсырыс беру шегін белгілеңіз: жеткізу мерзіміндегі күтілетін сатылым және кешігуге арналған таңдалған резерв. Резервті өз жеткізілім тәжірибеңізге және басқа баламаны тез табу мүмкіндігіне қарай анықтаңыз. Жарамдылық мерзімі шектеулі тауарлар бойынша осы қорды сатып алушыларға өткізіп үлгеретініңізді де тексеріңіз.

Шартты мысал. Дүкен күніне 4 қаптама сатуды күтеді, жеткізу 5 күнге созылады, ал резерв 8 қаптаманы құрайды. Тапсырыс шегі: 4 × 5 + 8 = 28 қаптама. Ең жақын 5 күнге расталған түсімдерді қоса есептегендегі сатуға жарамды бос қалдық 28 қаптамаға дейін немесе одан төмен түссе, иесі қорды толықтыру қажеттігін тексереді. Ол осы түсімдердің күндерін күтілетін сатылыммен де салыстырады: егер тапсырыс берілген партия келмей тұрып тауар таусылса, жеткізуді жеделдетуді немесе басқа жеткізу көзін келісу керек. Жергілікті жұмыс маусымы аяқталғанда сұраныс азайса, келесі тапсырыс алдында шекті қайта есептейді.

Толықтыруға қажет санды анықтау үшін тапсырыс берілген күннен осы сатып алудан кейінгі келесі ықтимал түсімге дейінгі күтілетін сатылымды есептеңіз. Бұл кезең қазіргі жеткізілімді күту уақытын және келесі партия келгенге дейінгі сатылымды қамтуы керек. Қажетті резервті қосып, бос сатуға жарамды қалдық пен осы кезеңде келеді деп күтілетін бұрыннан тапсырыс етілген түсімдерді шегеріңіз. Нәтиже нөлге тең немесе теріс болса, бұл есеп бойынша қосымша сатып алу қажет емес. Есепті үш шектеумен салыстырып тексеріңіз: қаражат, сақтау орны және сату мүмкін болатын мерзім.

Бюджет пен сатылмай қалған қор тәуекелін тексеріңіз

Сатып алуды бекітпес бұрын, келесі күтілетін ақша түсіміне дейінгі төлем күнтізбесін жасаңыз. Қолжетімді сомадан міндетті төлемдерді, жеткізушілерге қарызды, келісілген жеткізу шығындарын және күтпеген шығындарға арналған резервті шегеріңіз. Сатып алушылардан күтілетін төлемдерді түскен ақшадан бөлек көрсетіңіз.

Жеткізушіге төлемді кейінге қалдыру шартын сатылым баяу болатын сценарий бойынша есептеп тексеріңіз. Төлем күнін және тауар сол күнге дейін қоймада қалса, ақшаны қайдан алатыныңызды жазыңыз. Дүкен сатып алушыларға да тауарды кейін төлеуге берсе, әр сатылым үшін соманы, мерзімді және төлемді бақылауға жауапты адамды келісіңіз.

Сатудан түсетін қаражаттың тұрақты шығындарды жабуға қосатын үлесі мен ақша қозғалысының шартты есебі

Берілген сомалар — гипотетикалық мысал, болжам емес. Дүкен әрқайсысы 200 грн тұратын 100 қаптама сатып алып, жеткізуге 1 000 грн жұмсайды. Жалпы төлем 21 000 грн немесе әр қаптамаға 210 грн болады. Сату бағасы — 280 грн, әр сатылған қаптамаға қосымша айнымалы шығын — 10 грн. Түсінікті болу үшін бұл жерде салықтар мен тұрақты шығындар есепке алынбаған.

Сатылған бір қаптаманың тұрақты шығындарды жабуға қосатын үлесі 280 − 210 − 10 = 60 грн. Бұл дүкеннің таза пайдасы емес.

Екінші жағдайда дүкен сатылған қаптамалардан оң үлес алады, бірақ жұмсалған ақшаның бәрін әлі қайтармаған: 19 600 − 21 000 − 700 = −2 100 грн. Сатылмаған 30 қаптамада 6 300 грн қалады. Егер бұл қалдықтың бәрін өтемақысыз есептен шығаруға тура келсе, тұрақты шығындар мен салықтарға дейін партия нәтижесі 2 100 грн шығын болады. Сатып алудан бұрын өз бағаларыңызды, ықтимал жеңілдіктерді және сақтықпен бағаланған сату көлемін ескеріп, осы есепті қайталаңыз.

Тауарды қабылдау, сақтау және беруді ұйымдастырыңыз

Жеткізілімді қабылдап, сәйкессіздіктерді тіркейтін қызметкерді белгілеңіз. Ол тауарды тапсырыспен және құжаттармен салыстырып, дұрыс өлшем бірлігімен санап, қаптамасын қарап, партия таңбасын, мерзімдерін және көрсетілген сақтау шарттарын тексеруі керек. Температуралық талаптары бар тауарларға жеткізу шарттарын тексеру мен тіркеу тәсілін алдын ала анықтаңыз.

Сәйкессіздіктердің мән-жайы анықталғанша күмәнді тауарды сатуға болатын тауардан бөлек ұстаңыз. Зақымның суретін, партия таңбасын және сәйкессіздік сипаттамасын сақтап, жеткізушіге келісілген тәртіппен хабарлаңыз. Қабылдау жазбасында партияны жеткізілім құжатымен және сақтау орнымен байланыстырыңыз, сонда қызметкер тексеру немесе сатып алушының өтініші кезінде оны таба алады.

Жарамдылық мерзімі бар, сатуға жарамды тауарларға FEFO қағидасын — First Expired, First Out, яғни жарамдылық мерзімі ертерек бітетін тауарларды алдымен беру қағидасын қолдануды ұсынамыз. Бұл — қорды ұйымдастыру жөніндегі ұсыным. Қызметкер қаптамадағы күндерді көріп, тиісті партияға қол жеткізе алуы керек. Зақымданған немесе сақтау шарттары күмәнді тауарларға алдымен бөлек шешім қажет.

Шарттарды тексергеннен кейін сақтау орнын және көлікті таңдаңыз

• Өз қоймаңыз. Иесі үй-жайдың нақты тауарларға қойылатын талаптарға сәйкестігін, бос сыйымдылығын, жабдықтың жай-күйін және бүкіл сақтау мерзімінде қажетті шарттарды ұстау мүмкіндігін тексереді.
• Жалға алынған сақтау орны. Тауарды бермес бұрын шарттарды, партияларға қол жеткізуді, қозғалыс есебін, зақымға жауапкершілікті және сақтау шарттары туралы жазбаларды алу тәртібін келісіңіз.
• Тауарды тікелей сатып алушыға жеткізу. Тапсырыс алдында жүкті кім тексеретінін, құжаттарды кім алатынын, кем шығуды кім тіркейтінін және шағымды кім қарайтынын анықтаңыз. Сатып алушының қабылдау және түсіру орнының жарамдылығын тексеріңіз.
• Өз көлігіңізбен немесе тасымалдаушы арқылы жеткізу. Көліктің нақты жүкке жарамдылығын, тауарлардың өзара үйлесімділігін, қаптаманы қорғау тәсілін және көрсетілген тасымалдау шарттарын сақтау мүмкіндігін тексеріңіз.

Қажетті шарттар электр қуатына тәуелді болса, сатып алуға дейін электр үзілісі кезіндегі әрекеттерді келісіңіз. Қосалқы жабдықты немесе балама сақтау орнын және тауарды көшіруге кететін уақытты тексеріңіз. Дүкен қолайлы әрекет тәртібін қамтамасыз ете алмаса, партияны азайтыңыз.

Ауа райы өзгерсе немесе жеткізу кешіксе, шешімді алдын ала дайындаңыз

Келесі жөнелту алдында сатып алушылардан жұмыс мерзімдерінің өзгермегенін нақтылаңыз. Жұмыс мерзімдері өзгерсе, расталмаған сатып алуларды қайта қарап, жеткізушімен жасалған келісімдер мүмкіндік берсе, одан жеткізу кестесін өзгертуді сұраңыз. Жолдағы тауарға бос орынды және оны дұрыс сақтау мүмкіндігін алдын ала тексеріңіз.

Маңызды тауарларға қосалқы жеткізушіні дайындап, шұғыл қажеттілік туындамай тұрып оның құжаттары мен шарттарын тексеріңіз. Балама тауарды сатып алушымен оның сипаттамалары мен қолданылу мақсаты бойынша келісіңіз. Жеткізу кешіксе, сатып алушыға расталған жаңа мерзімді хабарлап, тапсырыс бойынша бұдан арғы әрекеттерді келісіңіз.

Торгсофт бағдарламасында агродүкеннің қорын және сатып алуын есепке алу

Тауарлардың атауларын, қаптамаларын және өлшем бірліктерін дұрыс енгізіп, нақты қалдықтарды тіркеуден бастаңыз. Сатып алуға дейін тауар қозғалысын көру үшін түсімдер мен сатылымдарды тіркеңіз. «Склад — Стан складу» («Қойма — Қойма жағдайы») режимінде Торгсофт тауардың санын, өлшем бірлігін, өзіндік құны мен бағасын көрсетеді, ең аз қалдықты белгілеуге және тауарларды түгендеу тізіміне қосуға мүмкіндік береді. Тапсырыс алдында тексеру тізімін жасау үшін осы деректерді пайдаланыңыз, ал сатып алуға дейін нақты тауар санымен болған айырманы анықтаңыз.

Сұранысты қарау үшін кезең бойынша тауар есебін пайдаланыңыз. «Аналіз» («Талдау») мәзірінде тауар түрлері бойынша сатылымды, көп тұрып қалған тауарды және кіріс жүкқұжатының рентабельділігін талдау қарастырылған. Ассортиментті түсінікті санаттарға бөліп, келесі сатып алу алдында олардың сатылымын, қалдығын және шығынын салыстырыңыз. Партиялар мен жарамдылық мерзімдері бойынша алдымен өзіңіз пайдаланатын бағдарлама баптауларында қандай деректер мен есептер қолжетімді екенін нақты мысал арқылы тексеріңіз: мәзірде жеткізу партиялары бойынша қозғалысты және мерзімі бойынша қалдықты талдау аталған, бірақ олардың болуы мерзімі өткен тауарды автоматты түрде бұғаттауды немесе FEFO бойынша автоматты беруді өздігінен растамайды.

Қажетті операцияларға қарай лицензия таңдаңыз. Торгсофт лицензияларының ресми салыстыруына сәйкес, «Старт» бір дүкеннің негізгі есебін қамтиды, бірақ онда жеткізушілерге тапсырыс беру және қоймалар арасында тауар ауыстыру қолжетімсіз; бұл мүмкіндіктер «Ультра» мен терминалдық нұсқаға кіреді. Қашықтағы нүктелердің интернет арқылы бір серверлік базамен қатар жұмыс істеуі үшін терминалдық форматты тексеріңіз. Сатып алудан бұрын демо нұсқада өз дүкеніңіздегі тауарды қабылдау, сату, түгендеу және қорды толықтыруға дайындалу үдерістерін қайталап көріңіз.

Сатып алуға дейін жүйелі тексеру енгізіңіз

Тапсырыстарды қарайтын күнді және шешімге жауапты адамды белгілеңіз. Белсенді сатылым кезінде маңызды тауарларды жиірек тексеріңіз. Әр жаңа тапсырыс бойынша дүкен иесі немесе тауар сатып алуға жауапты қызметкер мына әрекеттерді ретімен орындауы керек:

1. Нақты қолжетімді қалдықты, сатып алушыларға бөлінген қорды және расталған жеткізілімдерді салыстыру.
2. Жергілікті жұмыс мерзімдерін, сатылымды және орындалмаған сұраныстарды нақтылау.
3. Партияларды, жарамдылық мерзімдерін және қозғалыссыз тұрған тауарларды қарау.
4. Жеткізуді, сақтау орнын және сатылымның баяу болуы мүмкін екенін ескеріп, қажетті санды қайта есептеу.
5. Төлем күнтізбесін тексеріп, содан кейін ғана соманы, санды және жөнелту күнін бекіту.

Тиісті жұмыс кезеңі аяқталғаннан кейін қандай тауарлар сатылғанын, қайсысы қалғанын және жоспардан ауытқу не себептен болғанын жазып қойыңыз. Осы қорытындыларды келесі сатып алуға пайдаланыңыз: қаптаманы, бастапқы санды, жеткізу жиілігін немесе жеткізушімен жұмыс шарттарын өзгертіңіз.