Сұраныс төмендеп, шығындар өскен кезде дүкен қалай жұмыс істеуі керек

Сұраныс төмендеп, шығындар өскен кезде дүкен иесі қолда бар ақшаны нақты мерзімдердегі төлемдермен апта сайын салыстырып отыруы керек. Кассадағы және шоттардағы қалдықтан бастаңыз, төрт аптаға түсімдер мен төлемдер жоспарын жасаңыз, жеткізушілермен есеп айырысуды, жалақыны, салықтарды және иесінің қаражат алуын бөлек көрсетіңіз. Жаңа сатып алуларды сұранысты, тауар қалдығын және дүкеннің сатып алушылардан төлемді қашан алатынын ескеріп мақұлдаңыз.

Сонымен қатар шығындарды бағалаңыз, жеткізушілермен алдын ала шамаларыңыз келетін төлем кестесін талқылаңыз және электр қуаты үзілген кездегі жұмыс тәртібін анықтаңыз. Жоспардағы сомаларды апта сайын нақты сомалармен ауыстырып, жақын міндеттемелерді орындауға түсімдер жетпесе, шешімдерді қайта қараңыз.

Дүкен пайдалана алатын ақшаның мөлшерін анықтаңыз

Иесі бухгалтермен немесе қаржылық есепті жүргізетін қызметкермен бірге үш көрсеткішті ажыратуы керек. Сатылым сатып алушылардың қанша сомаға тауар алғанын көрсетеді. Түсім дүкеннің нақты қанша ақша алғанын көрсетеді. Пайдаға сатылған тауарлардың өзіндік құны мен тиісті кезеңдегі басқа шығындар да әсер етеді.

Мысалы, кейін төленетін сатылым жеткізушімен есеп айырысуға әлі ақша бермейді. Бұрын алынған партияның ақысын төлеу бүгінгі ақша қалдығын азайтады, ал тауардың бір бөлігі әлі қоймада жатуы мүмкін. Сондықтан шоттағы қалдықтың өзі пайданы көрсетпейді және иесінің жеке қажетіне қанша ақша ала алатынын анықтамайды.

Алғашқы есеп үшін мына деректерді жинаңыз:

• Қолжетімді ақша. Пайдалануға болатын қолма-қол ақшаны және шоттардағы қалдықтарды есептеңіз. Өз шоттарыңыз арасындағы аударымды дүкеннің жаңа түсімі ретінде қоспаңыз.
• Күтілетін төлемдер. Алынуы күтілетін соманы, күтілетін күнді және негізін көрсетіңіз: әдеттегі бөлшек сауда сатылымы, нақты тапсырыстың төлемі немесе сатып алушының берешекті өтеуі.
• Алдағы төлемдер. Алушыны, соманы, мерзімді, жауапты қызметкерді және төлем жасауға негіз болатын құжатты енгізіңіз.
• Сатып алушыларға қайтарылатын ақша. Оны басқа төлемдер арасында елеусіз қалдырмау үшін жеке жолмен жоспарлаңыз.
• Иесінің алатын қаражаты. Сома мен күнді дүкеннің операциялық шығындарынан бөлек көрсетіңіз.

Бухгалтер еңбекақы және салық төлемдерінің нақты сомалары мен мерзімдерін дәл сіздің бизнесіңіздің күнтізбесіне енгізуі керек. Иесі жалдау ақысын, жеткізілімдерді, тасымалды, жабдыққа қызмет көрсетуді және мақұлданған басқа шығындарды қосады. Бұл кезеңнің нәтижесі — әр сомасына күн мен жауапты адам көрсетілген бірыңғай төлемдер тізімі.

Ақша қозғалысының апталық жоспарын жасаңыз

Жоспарды кестеде жүргізіңіз: әр баған бір аптаға, әр жол түсімнің немесе төлемнің бір түріне сәйкес келеді. Қалдық формуласы қарапайым: апта басындағы ақша + түсімдер − төлемдер = апта соңындағы ақша. Бір аптаның соңындағы қалдық келесі аптаның бастапқы қалдығы болады.

Шартты мысал. Жоспарлау басталғанда дүкенде 40 000 грн бар. Кестедегі барлық сома есепті түсіндіру үшін ойдан алынған. Түсімдер — дүкен тиісті аптада нақты алуды күтетін ақша; жеткізушілерге төлемдер бұрын келісілген жеткізілімдер бойынша төлемдерді қамтиды.

Төрт апта ішінде дүкен 240 000 грн түсім алып, 249 000 грн төлейді. Соңғы қалдық 40 000 + 240 000 − 249 000 = 31 000 грн болады. Бұл таңдалған кезеңдегі ақша өзгерісін көрсетеді; пайданы анықтау үшін кірістер мен шығындардың жеке есебі қажет.

Әр дүйсенбіде жауапты қызметкер өткен аптаны касса және банк үзінді көшірмелерімен салыстырып, ауытқуларды түсіндіреді және жоспарға жаңа төртінші аптаны қосады. Егер ірі төлем аптаның басына, ал негізгі түсімдер соңына жоспарланса, осы аралықты күндер бойынша егжей-тегжейлі көрсетіңіз. Жексенбідегі оң қалдық дүйсенбіде шот төлеуге жеткілікті дегенді білдірмейді.

Сатылым төмендейтін жағдайды есептеңіз

Шартты мысалдың жалғасы. Түсім жоспардан 20% төмен болады деп есептейік: 48 000, 44 000, 52 000 және 48 000 грн. Бұл — есептеу үшін алынған жорамал; ол болжам да, төмендеудің әмбебап деңгейі де емес. Алдымен келісілген төлемдерді өзгертпей қалдырамыз.

• 1-апта: 40 000 + 48 000 − 53 000 = 35 000 грн.
• 2-апта: 35 000 + 44 000 − 73 000 = 6 000 грн.
• 3-апта: 6 000 + 52 000 − 50 000 = 8 000 грн.
• 4-апта: 8 000 + 48 000 − 73 000 = −17 000 грн.

Теріс нәтиже жоспарланған төлемдерге 17 000 грн жетпейтінін білдіреді. Екінші апта басталмай тұрып қалдық азаяды, сондықтан иесі міндетті емес тапсырыстар мен қаражат алуды қайта қарап, жеткізу және төлем мерзімдері жөнінде келіссөз бастауы керек. 5 000 грн қаражат алудан бас тарту тапшылықты 12 000 грн-ға дейін азайтады, бірақ оны жоймайды.

Дүкен үшін ең төменгі жұмыс қалдығын анықтаңыз: ол түсуін жеткілікті дәрежеде болжауға болатын келесі түсімдерге дейінгі төлемдер мен нақты ықтимал үзілістерге кететін шығындарды жабатын сома. Сатылымның біркелкі болмауын, төлемдердің шотқа түсу мерзімдерін, қайтарымдарды және жабдыққа тәуелділікті ескеріңіз. Жоспар осы шектен төмендесе, жаңа міндетті емес тапсырысты иесі жеке шешіммен мақұлдауы керек.

Сұраныс пен шығындарды жабуға қосатын үлеске қарай сатып алуды таңдаңыз

Тапсырыс берер алдында сатып алуға жауапты қызметкер тауар қалдығын, салыстыруға болатын кезеңдердегі нақты сатылымдар мен қайтарымдарды, жеткізу мерзімін және жеткізушіге төлем күнін салыстыруы керек. Келесі толықтыруға дейін қанша дана нақты сатылуы мүмкін екенін анықтаңыз. Маусымдық сұранысты, бір реттік ірі тапсырысты және тауар жоқ болған күндерді бөлек қарастырыңыз: олар орташа көрсеткішті бұрмалауы мүмкін.

Тауарларды салыстыру үшін шығындарды жабуға қосатын үлесті есептеңіз — бұл сату бағасынан сатып алу құны мен осы сатылымға тікелей байланысты шығындарды шегергеннен кейін қалатын сома. Осы сомадан дүкен жалдау ақысын, еңбекақыны және басқа шығындарды әлі жабуы керек.

Шартты мысал. Тауар бағасы — 500 грн, сатып алу құны — 320 грн, төлем қабылдау комиссиясы — 15 грн, қаптама — 10 грн. Бір дананың қосатын үлесі 500 − 320 − 15 − 10 = 155 грн болады. Он дана сатылып, олардың ешқайсысы қайтарылмаса, қалған шығындарды жабуға дейінгі үлес 1 550 грн болады. Осы он дананы сатып алуға 3 200 грн қажет, ал жұмсалған ақшаның қайтарылу мерзімі нақты сатылымдар мен төлемдердің алынуына байланысты.

Сатып алуға жауапты қызметкер ұсыныс дайындайды, ал иесі оны төрт сұраққа жауап алған соң мақұлдайды:

1. Соңғы сатылымдар осы мөлшердің қажеттігін растай ма?
2. Жеңілдіктерден кейінгі нақты баға шығындарды жабуға жеткілікті үлес қалдыра ма?
3. Жеткізілім үшін қашан төлеу керек және сатылымнан ақша қашан түседі деп күтіледі?
4. Төлем жасалғаннан кейін жақын міндеттемелерді орындауға жеткілікті ақша қала ма?

Сұранысы тұрақсыз тауарларға азырақ партияны немесе жиірек жеткізуді талқылаңыз. Сатылмай жатқан қалдықтардың себебін алдымен анықтаңыз: өлшем қатарының сәтсіздігі, баға, тауардың күйі, маусымдылық немесе дүкенде жеткілікті көрінбеуі. Жеңілдік жасамас бұрын жаңа баға бойынша қосатын үлесті қайта есептеп, нәтижені бағалау мерзімін белгілеңіз. Сатылған дана санының артуы өздігінен шешімнің қаржылық нәтижені жақсартқанын көрсетпейді.

Сатып алуға дейін Torgsoft жүйесінде қалдықтарды және клиенттердің сатып алуларын бақылау

Torgsoft жүйесінде «Склад → Стан складу» (қойма күйі) бөлімін ашыңыз: мұнда тауар санын, өзіндік құнын және сату бағасын көруге болады. Есеп орталығы — Torgsoft жүйесіндегі дүкен немесе қойма. Сауда нүктелерін салыстыру үшін «Усі склади» (барлық қоймалар) параметрін қосып, қажетті есеп орталықтарын таңдаңыз. Сатып алуға жауапты қызметкер ең төменгі қалдықты белгілеп, позицияларды бастапқы іріктеу үшін «Закінчується товар» (тауар таусылып барады) сүзгісін пайдалана алады. Тапсырыс берер алдында таңдалған тауардың қозғалысы мен сатылымын қарап шығыңыз: ең төменгі қалдыққа жетуі ағымдағы сұранысты әлі де бағалауды қажет етеді.

Белгілі бір клиенттің сатып алуы қалай өзгергенін түсіну үшін оның «Маркетинг → Клієнти» (маркетинг → клиенттер) бөлімі арқылы картасын ашыңыз. «Придбання» (сатып алулар) қойындысында осы клиентке қатысты сатып алулар мен қайтарымдар жинақталады. Оларды ұзақтығы бірдей кезеңдер бойынша салыстырып, тиісті сату және қайтару құжаттарымен қатар тексеріңіз: сатып алу сомасы азайып, қайтарымдар көбейген немесе тапсырыс құрамы өзгерген болуы мүмкін. Бұл талдау таңдалған клиентке тіркелген операцияларды қамтиды. Төлемдерді жоспарлау үшін жауапты қызметкер күтілетін түсімдер мен төлемдердің күндерін ақша қозғалысы кестесіне бөлек енгізеді.

Шығындарды олардың жұмысқа әсерін ескеріп қайта қараңыз

Шығындарды тұрақты, айнымалы және аралас деп бөліңіз. Жақын кезеңде тұрақты шығындар сатылым санына аз тәуелді болады, мысалы, келісілген жалдау ақысы. Айнымалы шығындар сатылымға байланысты туындайды: қаптама немесе операция комиссиясы. Аралас шығындарда абоненттік төлем де, пайдалану ақысы да болуы мүмкін. Содан кейін әр бап бойынша дүкен төлемді шын мәнінде қашан азайта алатынын және соның салдарынан не өзгеретінін анықтаңыз.

Әр өзгеріске жауапты адамды, мерзімді және нәтижені өлшейтін көрсеткішті белгілеңіз. Үнемдеу төлемдерді қай күннен бастап азайтатыны анық болғанша, күтілетін үнемді ақша жоспарына қоспаңыз. Қызметті келесі айда тоқтату осы аптадағы шотты төлеуге көмектеспейді.

Төлем мерзімі жетпей тұрып жеткізушілермен келісіңіз

Жоспар ақша жетпейтінін көрсетсе, иесі немесе сатып алуға уәкілетті қызметкер жеткізушімен байланысуы керек. Жүкқұжаттардың тізімін, сомалар мен төлем күндерін, тапсырыстардың орындалу күйін және нақты ұсынысты дайындаңыз. Ұсыныс тараптардың келісімімен алдағы жеткізілімді бөліктерге бөлу, партияны азайту немесе төлем кестесін өзгерту болуы мүмкін.

Түсім азайған жағдайда да дүкен орындай алатын күндер мен сомаларды ұсыныңыз. Келісілген өзгерістерді тиісті құжаттарға тіркеп, содан кейін ғана төлемдер күнтізбесін өзгертіңіз. Келісім болмаса, бастапқы күнді жоспарда қалдырып, басқа шешімдерді қайта қараңыз. Оң жауап күту алдағы ақша тапшылығын жоймайды.

Электр қуаты үзілген кездегі жұмыс тәртібін дайындаңыз

Дүкен басшысы электр қуаты мен байланысқа тәуелді операцияларды анықтауы керек: тауарды сақтау, жарықтандыру, төлем қабылдау, есеп жүйесінің жұмысы, тапсырыстарды жинақтау және беру. Әр операция бойынша жауапты адамды, қажетті жабдықты және жұмысты тоқтату керек жағдайды жазыңыз.

• Бейінді маманға резервтік қуат көзінің жүктемесін, үйлесімділігін және қауіпсіз қосылуын бағалатыңыз.
• Қажетті құрылғылар мен байланысты жоспарланған режимде сынап, қуаттың нақты қанша уақытқа жететінін тексеріңіз.
• Есеп деректерінің резервтік көшірмесін жасауды және оны жауапты техникалық қолдау қызметкерімен бірге қалпына келтіруді сынауды ұйымдастырыңыз.
• Сақтау шарттары ерекше тауарларға сол шарттарды бақылайтын және ауытқулар туралы хабарлайтын қызметкерді тағайындаңыз.
• Тауар беру уақыты немесе дүкеннің жұмыс кестесі өзгергені туралы сатып алушыларға хабарлау тәртібін дайындаңыз.

Резервтік жабдыққа қызмет көрсетуді, байланысты және шығыс материалдарын ақша жоспарына енгізіңіз. Сынақ ретінде іске қосқаннан кейін дүкен қандай операцияларды орындай алғанын, қайсысы қолжетімсіз болғанын және нені түзету қажет екенін тіркеңіз. Бұл қызметкерлерге үзіліс кезіндегі нақты әрекет тәртібін береді.

Төрт апталық іс-қимыл жоспары және кейінгі шешімдердің шарттары

Апталық кездесуде ақша жетпеуі мүмкін ең жақын күнді, тапшылықты жою шешімін, жауапты адамды және орындау мерзімін тіркеңіз. Келесі аптада нақты нәтижені бағалап, қалдықтарды қайта есептеңіз. Осылайша әрбір сатып алудың, шығын өзгерісінің немесе жеткізушімен келісімнің дүкеннің төлемдерді орындау қабілетіне әсері түсінікті болады.