Excel-ден Torgsoft жүйесіне қашан көшу керек және дүкен есебін қалай дайындау керек

Меншік иесі мен қызметкерлер операцияларды қайта енгізуге, сәйкессіздіктерді іздеуге және қалдықтарды салыстыруға үнемі уақыт жұмсайтын болса, Excel-ден есеп жүргізу бағдарламасына көшкен жөн. Мұндай шешімге тауар санының өзі жеткіліксіз. Алдымен қателер қай жерде туындайтынын анықтап, уақыт шығынын есептеңіз және бағдарлама қолдауға тиіс операциялардың тізімін жасаңыз.

Егер Torgsoft енгізуді шешсеңіз, тауарлар тізімін ретке келтіріп, нақты қалдықтар мен қарыздарды салыстырыңыз және қажетті функцияларды сынап көріңіз. Қызметкерлер тауар мен ақшаға қатысты барлық жаңа операцияларды жұмыс бағдарламасына енгізе бастайтын күн мен уақытты белгілеңіз. Бұл екі бөлек есептің арасында сәйкессіздік туындамауына көмектеседі.

Есепті Excel-де жалғастыруға болатын жағдайлар

Есепті бір адам жүргізетін, ассортименті мен жұмыс тәртібі сирек өзгеретін шағын дүкен үшін кесте ыңғайлы құрал болып қала алады. Әр операцияның қалай жүргізілгенін қалпына келтіріп, әртүрлі файлдарды ұзақ ақтармай-ақ тауар қалдығын, ақша сомасын және берешекті түсіндіре алатыныңызды бағалаңыз.

Жүйені ауыстырмас бұрын қолданыстағы есепті ретке келтіруге тырысыңыз. Бір жұмыс файлын және каталогты — тауарлар мен олардың сипаттамаларының тізімін — өзгертуге жауапты адамды белгілеңіз. Сақтық көшірмелерін сақтап, сатылымдарды, тауар түсімдерін және қайтарымдарды бірдей ережелермен тіркеңіз. Әр операцияда күн мен құжатқа немесе басқа негізге сілтеме болуға тиіс. Осыдан кейін салыстыруға кететін уақыт сіз үшін қолайлы болса, көшу қажеттілігін кейінірек бағалауға болады.

Сәйкессіздіктер байқалса, деректерді кім, қашан және қай файлға енгізгенін анықтаңыз. Мысалы, сатушы қайтарымды өз файлында тіркеді, ал меншік иесі қалдықтардың бұрынғы көшірмесін пайдаланып, жеткізушіге тапсырыс жасады. Мұндай жағдайда деректерді жаңарту тәртібін және файлдың әртүрлі нұсқаларын қолдану жолын тексеріңіз.

Автоматтандыру алдында тексеруге тиіс белгілер

Әдеттегі жұмыс аптасы бойы қызметкерлерге бір нәрсені қайта енгізуге, іздеуге немесе түзетуге тура келген жағдайларды жазып жүріңіз. Әр жағдай үшін операцияны, себебін, жұмсалған уақытты және расталған салдарды көрсетіңіз.

• Деректерді бірнеше адам өзгертеді. Қызметкерлерге қай жазбаның соңғы нұсқа екені және енгізілген операцияны кім түзете алатыны түсінікті ме, соны тексеріңіз.
• Нақты қалдықтар есептегі қалдықтардан өзгеше. Белгілі бір тауардың түсімін, сатылымын, қайтарымын және есептен шығарылуын қадағалаңыз. Қай операцияны өткізіп алғанын немесе екі рет тіркегенін анықтаңыз.
• Қызметкерлер тауар нұсқаларын шатастырады. Әртүрлі түстердің, өлшемдердің және қаптамалардың жеке белгіленуі мен қалдықтары бар-жоғын тексеріңіз.
• Қайтарымдар кеш тіркеледі. Жауапты адамның қайтарылған тауарды және оған сәйкес төлемнің немесе берешектің өзгерісін бір мезгілде есепке алатынына көз жеткізіңіз.
• Берешекті хат алмасудан қайта анықтауға тура келеді. Әр сома үшін контрагентті — дүкен есеп айырысатын сатып алушыны немесе жеткізушіні — көрсетіңіз. Құжатты, төлеу мерзімін және алынған төлемдерді табыңыз.
• Ауысым соңында кассадағы ақша сәйкес келмейді. Қолма-қол ақшаны және банк шотына түскен төлемдерді бөлек салыстырып, қайтарымдарды, ақшаны енгізу мен алуды тексеріңіз.
• Есептер үшін файлдарды қайта біріктіруге тура келеді. Қандай деректерді көшіретініңізді және нәтижені тексеруге қанша уақыт жұмсайтыныңызды жазып жүріңіз.

Бақылаудан кейін бағдарламаға қойылатын нақты талаптарды тұжырымдаңыз. Мысалы, сатушы сатылым мен қайтарымды рәсімдейді, тауар маманы түсімді енгізеді, меншік иесі қалдықтар мен ақшаны салыстырады. Әр қызметкерге рұқсат етілген әрекеттер мен түзетулерге жауапкершілікті белгілеңіз.

Қолмен есеп жүргізуге кететін шығынды қалай есептеу керек

Қайта енгізуге, салыстыруға және түзетуге жұмсалатын уақытты бөлек қосыңыз. Егер тексеру күнделікті жұмысқа кірсе, сол минуттарды екінші рет қоспаңыз. Ақшалай салдарды тек расталған жағдайлар бойынша есептеңіз: мысалы, құжатпен расталған есептен шығару немесе тапсырысты жинау кезіндегі қатеден туған қайта жеткізу шығындары.

Шартты мысал. Дүкен айына 24 күн жұмыс істейді. Меншік иесі күн сайын деректерді көшіруге 25 минут, ал салыстыруға 15 минут жұмсайды. Барлығы 40 × 24 = 960 минут немесе 16 сағат болады. Айына тағы 4 сағат күнделікті салыстыруға кірмеген жеке түзетулерге кетеді. Жалпы шығын — 20 сағат. Бір сағат жұмыс құнын шартты түрде 200 грн деп есептегенде, айлық шығын 20 × 200 = 4 000 грн болады.

Бұл сома қабылданған баға бойынша уақыт құнын көрсетеді. Үнемді болжау үшін дәл сондай операциялар бапталған бағдарламада қанша уақыт алатынын өлшеңіз. Көшу бюджетіне лицензияларды, қажетті опцияларды, жабдықты, деректерді дайындауды, оқытуды, қолдау қызметін және қажет болса сервер қызметтерін де енгізіңіз.

Өзін-өзі ақтау мерзімін бағалау үшін күтілетін айлық шығын қысқаруынан жаңа жүйенің тұрақты төлемдерін шегеріңіз. Алынған сома оң болса, біржолғы көшу шығындарын соған бөліңіз — бұл өзін-өзі ақтауға қажет айлардың шамамен санын береді. Сынақ жұмысы шығынның қысқарғанын көрсетпесе, пайданың сіз үшін маңызды басқа көрсеткіштерін бағалаңыз: ауысымды жабу ұзақтығын, шешілмеген сәйкессіздіктер санын немесе құжатты іздеуге кеткен уақытты.

Дүкен процестерін лицензиямен қалай сәйкестендіруге болады

Бағдарламаны көрсетпес бұрын қажетті процестер кестесін жасаңыз. Егер процесс іске қосу үшін қажет болса, оны міндетті деп белгілеңіз. Жанына оны өз тауарыңызбен сынау нәтижесін жазыңыз. Таңдау үшін Старт және Ультра лицензияларын салыстыруды және лицензия сатып алу шарттарын пайдаланыңыз.

Torgsoft жүйесіндегі есеп орталығы — тауар есебі жүргізілетін дүкен немесе қойма. Есепке алуға қажет осындай дүкендер мен қоймалардың санын анықтаңыз.

Сатып алмас бұрын енгізу жөніндегі маманнан таңдалған конфигурацияда — лицензия, қосымша опциялар мен баптаулардың үйлесімінде — әрбір міндетті операцияны көрсетуді сұраңыз. Нәтижені дүкеніңіздің жұмысын мысалға алып тексеріңіз.

Excel-ден қалай көшу керек: дайындық пен іске қосу тәртібі

1. Бастапқы деректерді сақтап, жауапты адамды белгілеңіз

1. Барлық жұмыс кестелері мен байланысты құжаттардың сақтық көшірмелерін жасаңыз.
2. Көшірмелердің ашылатынына көз жеткізіп, оларды жұмыс компьютерінен бөлек сақтаңыз.
3. Дайындалған каталогты, бастапқы қалдықтарды, ақша сомалары мен берешектерді бекітетін адамды белгілеңіз.
4. Даулы жазбаларды бір тізімге жинаңыз. Әрқайсысы бойынша деректерді кім нақтылайтынын көрсетіңіз.

2. Каталогты ретке келтіріп, сипаттамаларды бөлек көрсетіңіз

1. Кездейсоқ қайталанатын жазбаларды алып тастап, тауар атауларын біріздендіріңіз.
2. Артикулға (тауардың белгіленіміне), түске, өлшемге, материалға және басқа қажетті сипаттамаларға бөлек өрістер бөліңіз.
3. Ескі құжаттардан тауарды табу үшін бұрынғы белгілер мен жаңа белгілердің сәйкестігін сақтаңыз.
4. Әр тауар позициясы үшін есеп пен сатылым бірлігін анықтаңыз. Жеткізуші қаптамамен әкеліп, дүкен даналап сатса, қайта есептеу ережесін жазып, мысалмен тексеріңіз.
5. Штрихкодтарды бастапқы нөлдерін жоғалтпау үшін мәтін түрінде сақтаңыз.
6. Қайталанатын штрихкодтарды тексеріңіз. Тауардың әртүрлі нұсқаларына бір код берілсе, сатылым кезінде басқа өлшем немесе түс таңдалуы мүмкін.

3. Сынақ көшіруін дайындаңыз

Torgsoft бағдарламасы тауарлар мен клиенттер туралы мәліметті Excel-ден жүктеуді қолдайды. Файл .xls (Excel 97–2003) пішімінде, ал ұяшықтар мәтін пішімінде болуға тиіс. Тауар өрістеріне, соның ішінде, штрихкод, артикул, сипаттамалар, саны және бағалары жатады.

1. Қажетті пішімде тауарлар мен клиенттердің шағын үлгісін дайындаңыз.
2. Файл бағандарын бағдарламадағы тиісті өрістермен сәйкестендіріңіз.
3. Үлгіні жүктеп, мәндердің дұрыс көрсетілгенін тексеріңіз.
4. Сатылым тарихымен, салық деректерімен және берешектермен жұмыс істеу тәсілін енгізу жөніндегі маманмен бөлек келісіңіз.

4. Бастапқы қалдықтарды санап, ақшаны және берешектерді салыстырыңыз

1. Дүкеннің күйін тіркейтін күн мен уақытты таңдаңыз.
2. Тауарларды сақтау орындары мен нұсқалары бойынша қайта санаңыз.
3. Зақымданған позицияларды, қайтарымы аяқталмаған тауарларды және кейінге қалдырылған тапсырыстарды бөлек белгілеңіз.
4. Бастапқы деректерді бекітпес бұрын әр сәйкессіздіктің себебін анықтаңыз.
5. Саналған қолма-қол ақшаны әр касса бойынша бөлек тіркеп, таңдалған уақытқа банк шоттарындағы ақша қалдығын көшірмелермен салыстырыңыз.
6. Сатып алушылардың берешегін, жеткізушілерге берешекті және алдын ала төлемдерді бөлек тізімдеңіз. Әр сомаға құжат пен тиісті контрагентті көрсетіңіз.
7. Бұл сомаларды енгізу тәсілін енгізу жөніндегі маманмен келісіңіз. Бастапқы тауарды енгізу жеткізушіге қайталама берешек туғызбайтынына көз жеткізіңіз.

5. Қолжетімділікті баптап, қызметкерлерді оқытыңыз

1. Сатушыға, тауар маманына және меншік иесіне рұқсат етілген әрекеттер тізімін жасаңыз.
2. Бағаны кім өзгерте алатынын, санын түзете алатынын, қайтарымды рәсімдей алатынын және құжаттарды түзете алатынын анықтаңыз.
3. Әр қызметкердің есептік жазбасымен кіріп, оған қажетті әрекеттердің қолжетімді екенін және белгіленген шектеулердің жұмыс істейтінін тексеріңіз.

Қызметкерлерді дүкеніңіздің операциялары бойынша оқытыңыз. Әрқайсысы тауардың қажетті нұсқасын өзі тауып, өзіне белгіленген сатылым мен қайтарым операцияларын орындап, салыстыру жұмысының өзіне тиесілі бөлігін аяқтауға тиіс. Қызметкерлер қалдықты өз бетінше өзгертіп түзетпес үшін қате туралы кімге және қалай хабарлау керегін жазып қойыңыз.

6. Жұмыс есебі басталатын уақытты белгілеңіз

Келісілген уақыттан кейін қызметкерлер барлық жаңа операцияны жұмыс бағдарламасына тіркеуге тиіс. Алдыңғы кезеңнің кестелерін қарап шығу үшін сақтап қойыңыз. Сынақ операцияларын бөлек оқу базасында — жаттығуға арналған деректер жиынтығында — орындаңыз, сонда олар жұмыс қалдықтары мен ақша сомаларын өзгертпейді.

Көшіру барысында дүкен сатылымын жалғастырса, қалдықтарды санау мен іске қосу арасындағы операцияларға жауапты адамды белгілеңіз. Ол әр операцияның жұмыс есебіне бір рет енгізілуін қамтамасыз етуге тиіс. Техникалық үзіліс болған жағдайда операцияларды кім тіркейтінін, жазбалардың қайда сақталатынын және кейін бағдарламаға енгізілген операцияларды сол жазбалармен кім салыстыратынын анықтаңыз.

Нәтижені қалай қабылдау керек: сынақ сатылымы мен қайтарымы

Іске қосар алдында тексерулердің күтілетін нәтижесін енгізу жөніндегі маманмен келісіңіз. Сынақ үлгісіне дүкеніңіздің әдеттегі және күрделі жағдайлары кірсін: әртүрлі өлшемдер мен түстер, жеңілдікпен сатылатын тауар, ішінара төлем немесе тасымалдау, егер олар қажет болса.

Шартты тексеру мысалы. Оқу базасында тауардың бір нұсқасының 300 грн бағамен 8 данасы бар. 2 дананы қолма-қол ақшаға сатқаннан кейін қалдық 8 − 2 = 6 дана, ал түскен ақша 2 × 300 = 600 грн болуға тиіс. Сатып алушы 1 дананы қайтарып, 300 грн өтемақы алғанда, қалдық 7 данаға дейін өсуге тиіс. Осы операциялар бойынша таза түсім 600 − 300 = 300 грн болады. Мысалда баға өзгермейді және басқа операциялар жоқ деп алынған.

1. Сатушының дәл қажетті өлшем мен түсті таңдағанын тексеріңіз.
2. Сатылымнан кейінгі және қайтарымнан кейінгі санды салыстырыңыз.
3. Қайтарымның тиісті операциямен байланысқанына және ақшаның төлемнің дұрыс тәсілі бойынша есепке алынғанына көз жеткізіңіз.
4. Құжаттар мен қорытындыларды күтілетін мәндермен салыстырыңыз.
5. Барлық ауытқуларды және оларды түзетуге жауапты адамдарды жазыңыз. Түзетулерден кейін тексеруді қайталап, нәтижесін тіркеңіз.

Жұмыс деректерін көшіргеннен кейін әр тауар позициясының қалдықтарын, жеке кассаларды, шоттарды және әр контрагент бойынша берешектерді салыстырыңыз. Тек жалпы санды немесе соманы тексеру әртүрлі тауарлар арасындағы сәйкессіздіктерді жасыруы мүмкін. Torgsoft бағдарламасында қойма операцияларының санын және ретін тексеру үшін «Стан складу» (қойма күйі) және қойма есебі картасын — таңдалған тауар бойынша операциялар тізімін пайдалануға болады.

Дүкенге арналған Torgsoft: лицензиялар, ақылы опциялар және қолдау

Қажетті операцияларды 30 күн бойы тегін демо-нұсқада сынап көріңіз: ол функциялардың толық жиынтығын ұсынады және қосымша опцияларды уақытша іске қосуға мүмкіндік береді. Төлем жасамас бұрын сынақтан өткен мүмкіндіктерді тапсырысыңызбен салыстырыңыз. Старт Torgsoft жүйесіндегі бір есеп орталығымен — дүкенмен немесе қоймамен — шектеледі; Ультра жергілікті компьютерлерде және жергілікті желіде кеңейтілген операцияларды қолдайды; ортақ қашықтан жұмыс үшін Терминал немесе Онлайн қарастырылған. Қолданыстағы коммерциялық шарттардан пайдалану мерзімі мен жұмыс орындарының санын нақтылаңыз. Төлем расталғаннан кейін клиентке электрондық кілт немесе іске қосуға қолжетімділік беріледі.

Қосымша опциялар, соның ішінде Ультра үшін де, бөлек төленеді. Олардың баптауын, конфигурацияңызбен үйлесімділігін және жұмысын тексеру тәсілін енгізу жөніндегі маманмен келісіңіз, ал сатып алу шарттары мен шектеулерін ақылы опциялар каталогынан қараңыз. «Програмний реєстратор розрахункових операцій» (есеп айырысу операцияларының бағдарламалық тіркеушісі) опциясы есеп айырысуды тіркейтін бағдарламалық құралмен жұмыс істеуді және фискалдық чектер қалыптастыруды қамтамасыз етеді; оның ақысы әр құрылғы үшін жыл сайын төленеді. Дерекқордың сақтық көшірмелерін жасап, оларды Google Drive-та сақтайтын «Хмарний архів даних» (деректердің бұлттық мұрағаты) опциясы да жыл сайын төленеді: жеке орнатуларға әр жұмыс орны үшін бір лицензия, ортақ жергілікті желіге — бүкіл желі үшін бір лицензия, терминалдық жұмысқа — сервер үшін бір лицензия қажет.

Жаңа клиентке арналған стандартты көмек пакетінде 30 күнге 2 сағат қолдау қарастырылған; нақты көлем ұсынысқа байланысты. Кейінгі қызмет көрсетуді бөлек сатып алуға болады. Төлем жасамас бұрын көшіру, оқыту және баптау жұмыстарының тізімін келісіңіз, сонда берілген уақытты қажетті міндеттерге жұмсайсыз. Жаңарту мен қолдау шарттарын лицензиялар бетінен және шоттан қараңыз.

Толық іске қосу алдында келісуге тиіс мәселелер

Көшуге жауапты адамнан сақтық көшірмелердің ашылатынын, каталогтың дайын екенін, қалдықтар мен берешектердің салыстырылғанын, қолжетімділік құқықтарының бапталғанын және сынақ операциялары келісілген нәтижелерді беретінін растауды сұраңыз. Алғашқы ауысымдардың қорытындысын кім салыстыратынын және қызметкерлер ауытқулар туралы кімге хабарлайтынын белгілеңіз.

Украинадағы дүкен үшін бухгалтермен Украина заңнамасының салық есебіне, бастапқы құжаттарға — шаруашылық операцияларын тіркейтін құжаттарға — және есеп айырысуды рәсімдеуге қойылатын талаптарын келісіңіз. Оған қызметіңіз бен салық салу жүйесі туралы мәліметті, сатылым, қайтарым және тауар түсімі құжаттарының үлгілерін, сондай-ақ төлем тәсілдерінің тізімін беріңіз. Дүкенге қандай талаптар мен ерекшеліктер қолданылатынын және көшкеннен кейін нені ескеру керегін анықтауын сұраңыз. Іске қоспас бұрын қажетті құжаттар мен әрекеттердің тізімін және жауапты қызметкерлерді келісіңіз.

Әдеттегі жұмыс аптасында уақыт шығыны мен қателерді жазудан бастаңыз. Осы жазбалар бойынша қажетті операциялар тізімін жасап, Torgsoft көрсетіліміне мысалдар дайындаңыз. Бұл жұмыс есебін көшірмес бұрын таңдалған конфигурация қандай мүмкіндіктерді қамтамасыз етуге тиіс екенін анықтауға көмектеседі.