Бала күтімі кезінде дүкен жұмысын жалғастыру үшін тапсырмаларды кім орындайтынын, қай мерзімге дейін, қандай нәтижемен аяқтайтынын және нені өз бетінше шеше алатынын жазбаша бөліп көрсетіңіз. Иесі қолжетімсіз кезде сұрақтарды кім қабылдайтынын бөлек белгілеңіз.
Командамен тұрақты тексерулерді келісіп, бала күтімінің қажетіне қарай оларды басқа уақытқа ауыстыру мүмкіндігін қарастырыңыз. Қызметкерлер болмаған жағдайда орынбасар тағайындаңыз. Таңдалған кестені дүкен жұмысы мен иесінің қолжетімді уақытына қарай қайта қарап отырыңыз.
Қайталанатын тапсырмалар мен шешім қабылдау шектерін сипаттаңыз
Өзіңіз бен қызметкерлер күн сайын орындайтын тапсырмаларды жазып шығыңыз. Жалпы міндеттерді нақты әрекеттерге бөліңіз: жеткізушіге тапсырыс дайындау, оны келісу, жеткізілімді қабылдау, сатып алушыға жауап беру. Әр әрекетке орындаушыны және орындалуын тексеретін нәтижені белгілеңіз.
Мерзімді, рұқсат етілген шешімдерді және ерекше жағдайларды келісу тәртібін қосыңыз. Мысалы, тауарға тапсырыс беруді тапсырғанда ассортимент пен бюджетті жазбаша белгілеңіз. Осы шектен шығуды кім келісетінін және бала күтімімен айналысып жүргенде сұрақты кімге жолдау керегін көрсетіңіз.
Шартты мысал: команда тапсырмалары мен бала күтіміне арналған уақыт
Дүкенде әкімші және екі сатушы жұмыс істейді делік. Иесі бала күтімімен айналысып, қайталанатын тапсырмалардың бір бөлігін командаға береді. Көрсетілген рөлдер, мерзімдер мен сағаттар — шартты мысал; оларды жұмыс ұйымдастыру тәсіліне бейімдеу қажет.
| Тапсырма | Орындаушы және мерзім | Нәтиже және шешім шектері | Орынбасар |
|---|---|---|---|
| Дүкенді ашылуға дайындау | Сатушы, ашылар алдында | Келісілген тексеру тізімі орындалған; ауытқулар әкімшіге берілген | Екінші сатушы |
| Жеткізілімді қабылдау | Әкімші, тауар келген кезде | Саны мен құжаттары салыстырылған; сәйкессіздіктер келісуге жіберілген | Оқытылған сатушы |
| Жеткізушіге тапсырыс дайындау | Әкімші, келісілген уақытқа дейін | Тапсырыс бекітілген ассортимент пен бюджет шегінде | Тағайындалған қызметкер |
| Сатып алушылардың өтініштерін өңдеу | Сатушы, ауысым кезінде | Жауап берілген немесе мәселе жолданған; әдеттен тыс өтемақыны әкімші өз өкілеттігі шегінде келіседі | Әкімші |
| Касса күнін жабу | Сатушы, ауысым соңында | Жабу рәсімі орындалған; сәйкессіздіктер жазылып, жауапты адамға берілген | Оқытылған сатушы |
Бұл мысалда иесі сағат 10:30 және 17:30-да өтетін, әрқайсысы 15 минутқа созылатын екі тексеруді келіседі. Барлығы жоспарланған тексеруге 30 минут кетеді. Бұл есеп тек олардың ұзақтығын көрсетеді; иесінің жалпы жұмыс уақытын анықтамайды және мұндай кестенің жеткілікті екенін дәлелдемейді.
Бірінші тексеруге дейін әкімші жеткізілімдер мен тапсырыстарға қатысты сұрақтарды жинайды. Екінші тексеруге дейін шешілмеген өтініштер мен келесі күннің тапсырмаларын жинайды. Бала күтіміне арналған уақыт қолжетімсіз кезең ретінде белгіленеді. Тексеруді ауыстыру қажет болса, иесі жаңа уақытты хабарлайды, ал орынбасар келісілген өкілеттік шегіндегі сұрақтарды қабылдайды.
Сұрақтарды жолдау мен жауапты адамдарды алмастыру тәртібін келісіңіз
Міндеттерді бергеннен кейін қызметкерлерге сұрақ қою жолын көрсетіп, орындалуын жүйелі тексеруді жоспарлаңыз. Олардан не орындалғанын, не қалғанын, қандай шешім қажет екенін және қай мерзімге дейін екенін қысқаша тізіп беруді сұраңыз.
Шұғыл сұрақтың белгілері мен оны жолдау арнасын бөлек анықтаңыз. Осы шартты дүкен үшін келісілген мерзімге дейін тапсырманы шешімсіз аяқтау мүмкін емес жағдай шұғыл болуы мүмкін. Сіз қолжетімсіз кезде мұндай сұрақты кім қабылдайтынын және ол адамның қандай шешімдер қабылдай алатынын жазыңыз.
Әр жауапты рөлге қосалқы орындаушы тағайындаңыз. Жұмысты тапсырмас бұрын, оған тапсырмалармен, мерзімдермен және шешім шектерімен танысуды тапсырыңыз. Әкімші болмаған жағдайға қатысты келісімдерді де тексеріңіз.
Қолжетімділікті тапсырмаларға сай беріңіз
Қызметкерлердің жүйеге қолжетімділігін тапсырылған жұмыспен сәйкестендіріңіз. Әр рөлге қажет ең аз қолжетімділікті ғана беріңіз. Мұны негізгі және қосалқы орындаушы үшін тексеріңіз, ал міндеттер өзгергеннен кейін қолжетімділікті қайта қараңыз.
Сатып алу, жеңілдіктер мен өтемақылар бойынша қандай шешімдерге рұқсат етілетінін жазбаша бекітіңіз. Жұмысты тапсыруға дайындыққа қолжетімділікті тексеру мен өкілеттіктерді келісуді қосыңыз.
«Узагальнений звіт за день» («Күндік жиынтық есеп») есебінде ақша қозғалысын тексеріңіз
Қаржыны тексеру үшін Torgsoft жүйесіндегі «Узагальнений звіт за день» («Күндік жиынтық есеп») есебін пайдаланыңыз. Онда ақша қозғалысы, қаржылық операциялар, касса күндерін ашу және жабу туралы ақпарат бар. Бұл деректерді қашан қарайтыныңызды және операциялар туралы сұрақтарға кім жауап беретінін келісіңіз.
Түсіндіруді қажет ететін операциялар бойынша жауапты қызметкерге сұрақтар тізімін жасаңыз. Әрқайсысына келесі әрекет пен жауап мерзімін белгілеңіз. Жеткізілімдердің, тапсырыстардың және өтініштердің орындалуын жұмыс кестесіндегі нәтижелер бойынша бөлек тексеріңіз. Қаржылық деректерді команданың барлық тапсырмаларды орындағаны туралы қорытынды жасауға негіз етпеңіз.
Жұмысты тапсырар алдында келісімдерді тексеріңіз
- Әр қайталанатын тапсырманың орындаушысы, мерзімі және нәтижесі бар.
- Қызметкерлер шешім шектерін және ерекше жағдайларды келісу тәртібін біледі.
- Тексеру кестесі бала күтіміне арналған уақыт пен ауыстыру мүмкіндігін ескереді.
- Шұғыл өтініштер үшін байланыс арнасы мен жауапты адам белгіленген.
- Орынбасарлар тапсырмаларды біледі және қажетті қолжетімділікке ие.
Алдыңғы қадамға оралу