Он дүкеннен тұратын желіні қалай басқаруға болады: жауапкершілік, тауар, ақша және есептер

Он дүкенді басқару үшін иесі тауарларға, бағаларға, ақшаға және нәтижелерді тексеруге жауапты адамдарды белгілеуі керек. Алдымен тауарлардың бірыңғай анықтамалығын, қабылдау мен орын ауыстыру ережелерін, жеке қолжетімділіктерді және есептердің ортақ пішімін енгізіңіз. Сонда дүкен басшылары күнделікті операцияларды өз бетінше орындай алады, ал иесі шешімін қажет ететін мәселелер тізімін алып отырады.

Украинадағы бөлшек сауда желісі үшін басқару жұмысының мынадай тәртібін ұсынамыз: дүкен басшысы өз нүктесін күн сайын тексереді, аумақтық менеджер дүкендерді үйлестіріп, қайталанатын мәселелерді шешеді, бухгалтер құжаттар мен ақшаны салыстырып тексереді, ал иесі ережелер мен қаржылық шешімдерді бекітеді. Төменде ассортиментке, жеткізу кестесіне және команда құрамына бейімдеуге болатын практикалық схема берілген.

Жауапкершілікті төрт рөлге бөліңіз

Әр үдеріске орындаушыны және нәтижені тексеретін адамды бекітіңіз. Егер иесі бір мезгілде бірнеше рөлді атқарса, оларды регламентте бөлек көрсетіңіз: бұл басқару тәртібін түгел өзгертпей-ақ жұмыстың бір бөлігін басқа қызметкерге тапсыруға көмектеседі.

Әр рөлге қызметкер болмаған кезде оны алмастыратын адамды белгілеңіз. Бекітілген шарттардан тыс жеңілдікке, есептен шығаруға, қорларды түзетуге және кассадан ақша жұмсауға кім рұқсат беретінін бөлек жазыңыз. Шектерді өз бюджетіңіз бен тәуекелдеріңізге сай белгілеңіз: айналымы әртүрлі дүкендер үшін бірдей сома әрқалай мәнге ие болуы мүмкін.

Тауарлардың бірыңғай анықтамалығын және бағаны өзгерту тәртібін жасаңыз

Барлық дүкенде бірдей тауарға бір есептік позицияны пайдаланыңыз. SKU (ағылшынша Stock Keeping Unit) — ассортименттегі жеке есеп бірлігі. Мысалы, бір үлгідегі аяқ киімнің әртүрлі өлшемі немесе түсі үшін бөлек позициялар қажет. Сонда басшы қорды нақты қай нұсқамен толықтыру керегін көре алады.

1. Тауар карточкаларын жасайтын және тексеретін қызметкерді тағайындаңыз. Жаңа жеткізілім үшін дүкен басшысы алдымен код пен сипаттамалар бойынша бар позицияны іздейді.
2. Міндетті өрістерді келісіңіз: атауы, ішкі коды, штрихкоды, өлшем бірлігі, санаты, өлшемі немесе басқа маңызды сипаттамасы. Жеткізушінің кодын желінің ішкі кодынан бөлек сақтаңыз.
3. Негізгі прайс пен дүкендерге рұқсат етілетін ерекшеліктерді белгілеңіз. Әр ерекшелік үшін себебін, жауапты адамды және қолданылу мерзімін көрсетіңіз.
4. Бағаны өзгертпес бұрын тауарлар тізімін, жаңа бағаларды және жеңілдіктердің әсерін тексеріңіз. Өзгеріс күшіне енген соң дүкен басшысы баға белгілерін ауыстыруды ұйымдастырып, бақылау сканерлеуі кезінде бағаны тексереді.

Анықтамалықта қайталанатын позициялар болса, алдымен олардың сипаттамаларын, қорлары мен қозғалыс тарихын салыстырыңыз. Әртүрлі өлшемдерді немесе қаптамаларды біріктіру сатып алу деректерін бұрмалайды. Тексеру аяқталғанша қайталанатын позициялар санын көбейтпеу үшін жаңа карточкалар жасауды шектеңіз.

Нақты алынған тауар бойынша қабылдаңыз

Жеткізілімді қабылдайтын қызметкер құжатты тауардың нақты саны, сипаттамалары және жай-күйімен салыстыруы керек. Қабылдау кезінде зақымдалған және даулы даналарды сатуға жарамдылардан бөліп қойыңыз, сонда сатушылар оларды қолжетімді қорға қоспайды.

1. Дүкенді немесе қойманы, жеткізушіні, құжат нөмірін және тауарды қабылдайтын қызметкерді көрсетіңіз.
2. Тауарды санап, кодтардың, өлшемдердің, түстердің және өлшем бірліктерінің сәйкестігін тексеріңіз.
3. Жетіспеушілікті, артық тауарды немесе зақымды нақты позицияларға сілтеме жасап тіркеңіз. Айырмашылық туралы жеткізушімен жұмысқа жауапты адамға хабарлаңыз.
4. Нақты қабылданған санды есепке енгізіңіз. Шешілмеген айырмашылықты тексеруге жауапты адам мен мерзім көрсетілген ашық мәселелер тізімінде қалдырыңыз.
5. Сатып алу деректері мен сату бағасын тексеріп, содан кейін тауарды сауда залына жіберіңіз.

Тауар дүкенде бар, бірақ қабылдау құжаты есеп жүйесіне әлі енгізілмеген болса, басшы қабылдауды аяқтауды ұйымдастыруы керек. Теріс қалдықпен сатуға тек бөлек келісілген ерекшелік ретінде рұқсат беріңіз және оны күнделікті тексеруге қосыңыз. Әйтпесе қабылдау қатесін сату қатесінен ажырату қиындайды.

Дүкендер арасындағы жөнелту мен қабылдауды растаңыз

Орын ауыстыру үшін үш бөлек мәртебе белгілеңіз: тауар дайындалды, жөнелтілді және алынды. Жөнелтілгеннен кейін ол жіберуші дүкеннің қолжетімді қалдығына кірмеуі керек. Алушы нақты қабылдағанға дейін тауарды жолдағы тауар ретінде есепке алыңыз.

Құжатта немесе оған байланысты тізілімде жіберушіні, алушыны, тауарлар тізімі мен санын, жөнелту уақытын, жеткізудің күтілетін мерзімін және тапсыру мен қабылдауға жауапты адамдарды көрсетіңіз. Мерзімі өтіп кеткен жеткізілімдерді тексеріп, тауардың қайда екенін анықтайтын қызметкерді тағайындаңыз.

• Жіберуші тауарды қаптамас бұрын санап, нақты тапсырылғанын растайды.
• Алушы қабылданғанын растаудан бұрын тауар санын және жай-күйін тексереді.
• Жіберілгеннен аз тауар алынса, алушы нақты санын тіркейді, ал аумақтық менеджер айырмашылықты тексеруді ұйымдастырады.
• Бухгалтер құжаттар мен құн деректерінің сәйкестігін тексереді, сонда орын ауыстыру дүкен нәтижесінің негізсіз өзгеруіне әкелмейді.

Бүкіл желінің басқарушылық есебінде ішкі орын ауыстыруды сатып алушыларға жасалған сатылымдарға қоспаңыз. Дүкендер әртүрлі шаруашылық жүргізуші субъектілердің атынан жұмыс істесе, алдымен бухгалтермен бірге олардың арасындағы операцияны рәсімдейтін құжаттарды және оны есепте көрсету тәртібін анықтаңыз.

Жеке қолжетімділіктерді баптап, шектеулерді тексеріңіз

Әр қызметкерге жеке есептік жазба беріп, өзі орындайтын операцияларға қолжетімділік ашыңыз. Сатушыға сату және белгіленген тәртіп бойынша қайтарымды рәсімдеу қажет; дүкен басшысына — тауар қабылдау, өз кассасы мен қорларын тексеру; аумақтық менеджерге — бекітілген дүкендердің деректері; бухгалтерге — құжаттар мен қаржылық салыстырып тексерулер қажет. Қолжетімділіктердің өзін өзгерту құқығын белгіленген әкімшіге ғана беріңіз.

Бағаны қолмен өзгерту, шектеусіз жеңілдік беру, төлемдерді жою, бұрынғы құжаттарды өңдеу, тауарды есептен шығару және қорларды түзету мүмкіндіктерін бөлек тексеріңіз. Мұндай әрекеттер үшін келісу тәртібі мен себебін түсіндіру талабын белгілеңіз. Баптағаннан кейін әр рөлмен жүйеге кіріп, сынақ операцияларында рұқсат етілген және тыйым салынған әрекеттерді тексеріңіз.

Қызметкер басқа лауазымға ауысқан күні оның қолжетімділігін өзгертіңіз, ал жұмысы аяқталған соң есептік жазбасын жабыңыз. Операцияларды нақты орындаушымен байланыстыру үшін қызметкерлер ортақ құпиясөзді пайдаланбауы керек.

Ауытқулар мен ақша қалдығын күн сайын тексеріңіз

Ауысым соңында дүкен басшысы нақты қолма-қол ақшаны және аяқталмаған операцияларды тексереді. Аумақтық менеджер он дүкен бойынша ауытқулардың жинақталған тізімін алады. Әр жазбада дүкенді, құжатты немесе тауарды, соманы не санды, себебін, жауапты адамды және жою мерзімін көрсету жеткілікті.

Басқарушылық салыстырып тексеру үшін күтілетін қолма-қол ақша қалдығын былай есептеңіз: ауысым басындағы қалдыққа қолма-қол түсімдерді қосып, қолма-қол қайтарымдарды, шығындар мен кассадан берілген ақшаны шегеріңіз. Картамен сатылған соманы нақты қолма-қол ақшаға қоспаңыз. Түскен ақшаны дүкеннен орталық кассаға тапсыруды екі кассада да салыстырыңыз, сонда ол желі есебінде табысты қайталап көрсетпейді.

Ауысым аяқталғанша айырмашылықтың себебі анықталмаса, мәселені ашық қалдырып, келесі жауапты адамға тапсырыңыз. Себебі расталып, деректер түзетілгеннен кейін тексеруді аяқтаңыз.

Маржаны, қорларды және ақшаны апта сайын салыстырыңыз

Әр дүкенге бір жолдан және желі бойынша жиынтықтан тұратын бір есеп дайындаңыз. Көрсеткіштермен бірге кезеңді, есеп жасалған уақытты, қамтылған дүкендерді және аяқталмаған салыстырып тексерулерді көрсетіңіз. Иесі сатып алуды, бағаны, шығындарды немесе жұмыс тәртібін қай жерде өзгерту керегін түсіне алуы үшін деректер қажет.

• Сату және маржа. Жеңілдіктерден кейінгі сатылымды, қайтарымдарды, таза түсімді, соған сәйкес сатылған тауардың өзіндік құнын және жалпы пайданы көрсетіңіз. Басқарушылық есепте жалпы пайданың түсімдегі үлесі жалпы пайданы таза түсімге бөліп, 100%-ға көбейту арқылы есептеледі. Таза түсім нөлге тең болса, пайызды есептемеңіз.
• Қорлар. Бір нақты күндегі қалдықтардың саны мен құнын, қажет позициялар тапшылығын, таңдалған кезеңде сатылмаған тауарларды, жолдағы тауарды және шешілмеген айырмашылықтарды көрсетіңіз.
• Ақша. Кассалар мен шоттардағы қалдықтарды, түсімдерді, төлемдерді, түсімді тапсыру бойынша расталмаған операцияларды және жеткізушілерге жақын арада төленетін сомаларды көрсетіңіз.
• Дүкен шығындары. Нақты дүкенге негізді түрде жатқызуға болатын шығындарды қосыңыз. Кеңсенің ортақ шығындарын бөлсеңіз, бірдей ережені қолданып, оны есепке берілетін түсініктемеде көрсетіңіз.

Жалпы пайда бизнес шығындарының бәрін әлі есепке алмайды. Оны дүкен шығындарынан кейінгі нәтижеден бөлек көрсетіңіз. Сол сияқты шоттағы ақша қалдығы табыстылықты түсіндірмейді: оған сатып алулар, төлем мерзімдері және басқа түсімдер мен төлемдер әсер етеді.

Салыстыруға келетін кезеңдерді және қайтарымдарды есепке алудың бірдей тәртібін қолданыңыз

Ұзақтығы бірдей әрі апта күндерінің құрамы ұқсас кезеңдерді салыстырыңыз. Акцияларды, кесте өзгерістерін, уақытша жабылуды және тауардың ұзақ уақыт болмағанын бөлек белгілеңіз. Жұмыс істеп тұрған желідегі сатылым өзгерісін бағалау үшін екі кезеңде де жұмыс істеген дүкендерді алыңыз; жаңа нүктелердің нәтижесін қосымша көрсетіңіз.

Қайтарымдарды операция жасалған күні бойынша бөлек көрсетіп, бастапқы сатылыммен байланысын сақтаңыз. Апталық есепте ағымдағы аптадағы қайтарымдарды шегеріңіз, ал нақты акцияны бағалағанда сол акцияның сатылымдарына тиесілі қайтарымдарды қосымша тексеріңіз. Бұларды ажыратпасаңыз, бұрынғы сатып алудың қайтарымы ағымдағы сұранысты бағалауды бұрмалауы мүмкін.

Қайтарылған тауардың өзіндік құны онымен байланысты сатылым деректеріне сәйкес болуы керек. Дүкен есептерін салыстыру үшін бухгалтермен көрсеткіштердің бірыңғай негізін және өзіндік құнды есептеу әдісін келісіңіз.

Маржаны есептеудің шартты мысалы

Дүкен бір аптада жеңілдіктерден кейін 120 000 грн сомасына тауар сатып, 10 000 грн қайтарымды рәсімдеді делік. Сатылған тауардың өзіндік құны 72 000 грн, ал қайтарылған тауардікі 6 000 грн болды. Мысалдағы барлық сома бірдей есеп негізінде берілген.

• Таза түсім: 120 000 − 10 000 = 110 000 грн.
• Қайтарымдарды есептегендегі өзіндік құн: 72 000 − 6 000 = 66 000 грн.
• Жалпы пайда: 110 000 − 66 000 = 44 000 грн.
• Жалпы пайданың таза түсімдегі үлесі: 44 000 ÷ 110 000 × 100% = 40%.

Есептегеннен кейін көрсеткіштің өзгеру себептерін тексеріңіз: сатылым құрылымы, жеңілдіктер, сатып алу құны және қайтарымдар. Осы түсіндірмелерсіз пайыздың өзі қандай шешім қабылдау керегін көрсетпейді.

Жеткізу мен жолдағы тауарды ескеріп, қорды толықтырыңыз

Әр дүкен үшін қажеттілікті қарау кестесін, жеткізу мерзімін және сұраныс ауытқуына арналған резервті белгілеңіз. Сатып алмас бұрын басқа нүктелердегі қолжетімді қалдықты тексеріңіз: келісілген орын ауыстыру жаңа тапсырыссыз-ақ қажеттілікті жабуы мүмкін. Бұл ретте жіберуші дүкен өз сатып алушыларына жететін қорды сақтауы керек.

Бастапқы басқарушылық формула ретінде мынадай есепті қолдануға болады: сатып алу қажеттілігі жеткізу мерзімі мен қажеттілікті қайта қарау аралығының қосындысына тең кезеңдегі күтілетін сатылымдарға сақтандыру қорын қосып, қолжетімді санды шегеру арқылы есептеледі. Қолжетімді санға сатуға жарамды қалдық пен қажетті мерзімде келіп үлгеретін расталған түсімдерді қосыңыз; сатып алушыларға резервтелген тауарды шегеріңіз. Нәтиже теріс болса, осы формула бойынша жаңа тапсырыс нөлге тең.

Қор толықтырудың шартты мысалы

Дүкен күніне 3 данадан сатуды күтеді. Жеткізу 4 күнге созылады, қажеттілік әр 3 күн сайын қаралады, сақтандыру қоры 6 дана. Демек мақсатты қор 3 × (4 + 3) + 6 = 27 дана болады. Дүкенде сатуға жарамды 9 дана бар, оның 2 данасы резервтелген, тағы 5 дана қажетті мерзімде келуі расталған. Қолжетімді сан 9 − 2 + 5 = 12 дана, ал есептік тапсырыс 27 − 12 = 15 дана.

Мұндай тапсырысты бекітер алдында менеджер жеткізушінің ең аз партиясын, бюджетті, дүкен сыйымдылығын, жарамдылық мерзімдерін және жоспарланған акцияларды тексереді. Маусымдық және жаңа тауарларға сұраныс болжамын бөлек қайта қарау керек. Тауар ұзақ уақыт болмаған болса, сол кезеңдегі нақты сатылым сатып алушылардың толық қажеттілігін көрсетпейді.

Айырмашылықтың себебін табуға мүмкіндік беретіндей түгендеңіз

Ағымдағы бақылау үшін іріктеп санау кестесін жасаңыз. Қымбат тауарларды, айырмашылық шыққан позицияларды және жылдам айналатын тауарларды жиірек тексеріңіз. Жиілікті өз тексерулеріңіздің нәтижесіне қарай белгілеңіз.

1. Дүкенді, аймақты немесе тауар тобын және қалдықтарды салыстыратын нақты уақытты белгілеңіз.
2. Санау кезінде таңдалған аймақтағы қозғалысты тоқтатыңыз немесе тексеріс барысында болған барлық операцияны бөлек тіркеңіз.
3. Қызметкерге есептегі қалдықты көрсетпей, нақты санын жазуды тапсырыңыз. Бұл күтілетін санның санауға ықпалын азайтады.
4. Айырмашылықтарды қайта санап, көршілес позицияларды, басқа өлшемдерді, қабылдауды, қайтарымдарды және аяқталмаған орын ауыстыруларды тексеріңіз.
5. Нәтижелерді жауапты адамға бекітуге жіберіп, содан кейін расталған түзетулерді енгізіңіз.
6. Себебін тіркеп, айырмашылыққа әкелген үдерісті өзгертіңіз: таңбалау, қабылдау, қаптау немесе операцияларды тіркеу.

Жолдағы тауарды жөнелтілімдер мен қабылдау растамалары бойынша бөлек тексеріңіз. Оны екі дүкеннің физикалық қалдығына бір уақытта қоспаңыз.

Он дүкенге арналған Торгсофт: жұмыс пішімі және есеп баптаулары

Алдымен қосылу тәсілін таңдаңыз. Лицензиялардың ресми сипаттамасына сәйкес, Торгсофт-Ультра жергілікті желіде бірнеше жұмыс орнын қарастырады; интернет арқылы бірыңғай серверлік дерекқормен алыс нүктелердің бір мезгілде жұмыс істеуі үшін терминалдық пішім қажет. Торгсофт терминал серверіне арналған ақылы лицензия үш клиенттік қосылымды қамтиды, қосымша қосылымдар бөлек сатып алынады. Бұл пішім үшін орталық сервер мен дүкендердің оған қолжетімділігін қарастыру қажет. Торгсофт-Онлайнда бағдарлама мен дерекқор Торгсофт серверінде орналасады, ал пайдалану жазылым бойынша төленеді. Кассирлердің, басшылардың, тауар мамандарының және бухгалтердің жұмыс орындарын есептеңіз; байланыс үзілген кездегі жұмыс мүмкіндігін нақты конфигурация үшін бөлек тексеріңіз.

Тауар есебі үшін дүкендер мен қоймалардың жеке есеп орталықтарын құрып, бағалардың негізгі орталығын белгілеңіз және қажетті нүктелер үшін синхрондауды қосыңыз. Бөлшек сауда желілеріне арналған шешімде «Жолдағы тауар» мәртебесімен ішкі тапсырулар сипатталған: бұл кезде тауар жіберушіден шығады, бірақ алушыға әлі түспейді; сондай-ақ жеке қолжетімділік құқықтары қарастырылған. Мұнда ішкі тауар ауыстыруларды ескере отырып, өзіндік құнды жеткізілім партиялары бойынша есептеу әдісі де қарастырылған. Іске қоспас бұрын әдісті бухгалтермен келісіп, сынақ орын ауыстыруында екі дүкендегі санды, бағаны және өзіндік құнды тексеріңіз. Орталықтан үлестіру кезінде мына шектеуді ескеріңіз: «Тауарды үлестіру» режимі бірегей сериялық нөмірлері бойынша қатаң кепілдік есебі жүргізілетін тауарларға қолданылмайды.

Күнделікті тексеру үшін «Қойма күйі» («Стан складу») режимін пайдаланыңыз: онда таңдалған қоймалар бойынша және белгілі бір күндегі қалдықтар, ең аз қалдықтар, сондай-ақ саны теріс тауарларды және жеңілдік қолданылғаннан кейінгі бағасы өзіндік құннан төмен тауарларды іріктейтін сүзгілер бар. Кассаны салыстырып тексеру үшін «Сату» («Реалізація») режимінде сатылымдар, қайтарымдар және ақша қозғалысы бар күндік есептер, сондай-ақ кассадағы ақшаны номиналы бойынша тексеру қарастырылған; кейбір қорытындылардың қолжетімділігі рөл баптауларына байланысты. Апталық талдау үшін «Талдау» («Аналіз») бөлімінен, соның ішінде сатылым табыстылығы, қалдықтар және ұзақ жатып қалған тауар туралы есептерді таңдаңыз. Барлық нүктеге бірдей кезеңдер мен сүзгілерді сақтап, алғашқы нәтижелерді құжаттармен салыстырыңыз.

Тәртіпті кезең-кезеңімен енгізіңіз

1. Құрылымды сипаттаңыз. Он дүкенді, қоймаларды, кассаларды, жауапты адамдар мен шаруашылық жүргізуші субъектілерді тізімдеңіз. Қандай деректер бөлек қажет екенін, ал қайсысы жиынтық басқарушылық есепке кіретінін анықтаңыз.
2. Анықтамалықтар мен қалдықтарды дайындаңыз. Тауар анықтамалығындағы қайталанатын жазбаларды жойып, бағаларды келісіңіз, бастапқы санды, ақшаны және аяқталмаған орын ауыстыруларды тексеріңіз.
3. Рөлдер мен қысқа нұсқаулықтарды бекітіңіз. Қабылдау, қайтару, орын ауыстыру, бағаны өзгерту және ауысымды жабу үшін орындаушыны, әрекеттер ретін және айырмашылық туралы хабарлау тәсілін көрсетіңіз.
4. Жұмысты бір дүкенде тексеріңіз. Қабылдау, сату, қайтару, басқа нүктеге тапсыру, алынғанын растау және кассаны салыстырып тексеру әрекеттерін орындаңыз. Шектелген қолжетімділікпен жасалатын әрекеттерді де тексеріңіз.
5. Қалған дүкендерді топтап қосыңыз. Жауаптылар операцияларды өз бетінше орындап, өз есептеріндегі деректерді түсіндіре алғанда келесі кезеңге өтіңіз.
6. Тұрақты бақылауды бекітіңіз. Ауытқуларды күнделікті тексеру және маржа, қорлар мен ақшаны апта сайын қарау уақытын белгілеңіз. Әр шешімді жауапты адам мен орындау мерзімін көрсетіп жазыңыз.

Келесі тексерісте аумақтық менеджер алдыңғы тапсырмалардың орындалғанын растауы керек. Бірдей айырмашылық бірнеше дүкенде қайталанса, ортақ нұсқаулықты, баптауларды және қызметкерлерді оқытуды тексеріңіз. Осылайша иесі тексерілген деректерге сүйеніп шешім қабылдай алады, ал дүкен басшылары өз өкілеттігі мен күтілетін нәтижені түсінеді.