Дүкеннің KPI көрсеткіштері: 12 өлшем, формулалар және иесіне арналған әрекет жоспары

Дүкен жұмысын бағалау үшін иесі апта сайын сатылымды, жалпы пайданы, сатып алулар мен қорды бірге тексергені жөн. Сатылым сомасының өсуі дүкеннің қанша пайда тапқанын өздігінен көрсетпейді: нәтиже қайтарымдарға, сатылған тауардың өзіндік құнына, жеңілдіктер мен шығындарға байланысты. Бір кестеден бастаңыз, есептеудің бірізді ережелерін белгілеңіз және әр дерек көзіне жауапты адамды тағайындаңыз.

Шағын дүкенге тиімділіктің 12 негізгі көрсеткіші — KPI (Key Performance Indicators, тиімділіктің негізгі көрсеткіштері) жеткілікті. Төменде Украинадағы бөлшек сауда дүкеніне арналған практикалық басқарушылық талдау жүйесі берілген. Ұсынылған кезеңдерді, тексеру тәртібі мен иесінің әрекеттерін өз ассортиментіңізге және жұмыс ұйымдастыру тәсіліңізге бейімдеуге болады.

KPI есептеу үшін деректерді қалай дайындау керек

Алғашқы есептеуге дейін кесте нені қамтитынын жазып қойыңыз: бір сауда нүктесін бе, әлде желіні ме; тек бөлшек сауданы ма, әлде көтерме сатуды да ма; дүкеннің өзіндегі сатылымды ма, әлде басқа арналардан түскен тапсырыстарды да ма. Сатылым, чек, қайтарым және өзіндік құн үшін бірдей шекараларды қолданыңыз. Әйтпесе, мысалы, интернеттегі тапсырыстарды сатылым сомасына қосу физикалық дүкеннің конверсиясын асырып көрсетуі мүмкін.

• Кезең. Операцияларды қамтитын күндер мен уақытты белгілеңіз. Күнделікті кесте қателерді табуға, апта сайынғы кесте әрекеттерді таңдауға, айлық кесте қаржылық нәтижені бағалауға көмектеседі.
• Салық базасы. Қосылған құн салығын (ҚҚС) төлеуші болсаңыз, маржаны есептегенде ҚҚС-сыз таза кіріс пен өтелетін ҚҚС-сыз тиісті өзіндік құнды пайдаланыңыз. Егер салық өтелмесе, оны қабылданған есепке алу ережелеріне сай құнға қосыңыз. Көрсеткіштердің құрамын бухгалтермен келісіп, кезеңдер арасында өзгертпеңіз.
• Жеңілдіктер мен қайтарымдар. Жеңілдіктерден кейінгі сатылымның нақты құнын алыңыз. Қайтарылған тауар құнын бір рет шегеріңіз, ал қайтарылған тауарлардың өзіндік құнын сатылымның өзіндік құнынан сәйкесінше алып тастаңыз.
• Өлшем бірліктері. Дана, килограмм және метрді бөлек есептеңіз. Чектегі тауарлар көрсеткіші үшін қаптама мен жиынтықтарды қалай есептейтініңізді алдын ала белгілеңіз.
• Деректердің толықтығы. Келушілер ағыны немесе сатып алушы тарихы болмаса, тиісті көрсеткішті бос қалдырыңыз. Нөл өлшенген нәтижені білдірер еді.

Әр нәтиженің жанында кезеңді, сауда нүктесін, формуланы, дерек көзін және өзгерістер туралы қысқа түсініктемені сақтаған жөн. Бөлгіш нөлге тең болса, коэффициент есептелмейді.

Сатылым, айналым және түскен ақша: нені бөлек жазу керек

Сатылым сомасы таңдалған кезеңде сатылған тауар құнын көрсетеді. Күнделікті жұмыста оны жиі айналым деп атайды, бірақ кестеде бұл сөздің өзі жеткіліксіз. Жолды нақты атаңыз: «Жеңілдіктерден кейінгі, қайтарымға дейінгі сатылым» немесе «Қайтарымнан кейінгі сатылымнан түскен таза кіріс». ҚҚС-тың есепке алынған-алынбағанын белгілеңіз.

Осы KPI жүйесіндегі сатылымнан түскен таза кіріс = жеңілдіктерден кейінгі сатылым − қайтарылған тауар құны. Екі соманы да бірдей салық базасында алу керек. Егер есепте қайтарым әлдеқашан шегерілсе, оны қайта шегеру нәтижені азайтады.

Түскен ақшаны касса мен шоттарға іс жүзінде келіп түскен қаражат бойынша есепке алыңыз. Алдын ала төлем сатылымнан бұрын түсуі мүмкін, қарыз кейін өтелуі мүмкін, ал банк карта төлемін басқа күні аударуы мүмкін. Иесінің салған қаражаты ақша көлемін арттырады, бірақ сатылымға жатпайды. Өз кассаларыңыз бен шоттарыңыз арасындағы ақша аударымы жаңа кіріс әкелмейді.

Сатылымды, қайтарымды және төлемдерді күн сайын салыстырып, айырмашылықтарды бөлек операциялармен түсіндірген жөн: алдын ала төлемдер, қарыздар, аударым мерзімдері мен комиссиялар. Мұндай салыстыру есеп қатесін күндердің табиғи айырмасынан ажыратуға көмектеседі.

Дүкеннің 12 KPI көрсеткіші: формула, дерек көзі және шешім

Кестеде жұмысты бөлудің ұсынылған тәртібі берілген. Шағын дүкенде иесі бірнеше рөлді қатар атқара алады, бірақ әр санның нақты дерек көзі бәрібір болуы керек.

Пайда, маржа және үстеме бағаны шатастырмай есептеу

Жалпы пайда сатылымнан түскен таза кіріс пен сатылған тауардың өзіндік құны арасындағы айырманы көрсетеді. Ол өзіндік құнға кірмеген жалдау ақысы, еңбекақы және банк комиссиялары сияқты шығындарды да жабуы керек. Таза пайданы барлық кірістер, шығындар және тиісті салықтар есепке алынғаннан кейін ғана анықтауға болады.

Маржа = жалпы пайда ÷ таза кіріс × 100%. Ол тауардың өзіндік құнын шегергеннен кейін кірістің қандай үлесі қалатынын көрсетеді. Үстеме баға = жалпы пайда ÷ сатылған тауардың өзіндік құны × 100%. Бұл формулалардың бөлгіштері әртүрлі, сондықтан бірдей сатылым әртүрлі пайыз береді.

Шартты мысал: өзіндік құны 600 грн тауарды салыстыруға болатын салық базасында 1 000 грн-ға сатты. Жалпы пайда — 400 грн, маржа — 400 ÷ 1 000 × 100% = 40%, үстеме баға — 400 ÷ 600 × 100% ≈ 66,67%. Басқа шығындар белгісіз болғандықтан, осы екі сомадан таза пайданы анықтау мүмкін емес.

Дүкен маржасын қорытынды сомалар арқылы есептеген жөн. Жеке тауарлар маржасының пайыздарын жай орташалау сатылым көлемдері әртүрлі болса, нәтижені бұрмалайды. Сатып алынған партияның төлемін сатылымның өзіндік құны ретінде кірістен тұтастай шегермеңіз: партияның бір бөлігі қоймада қалуы мүмкін.

Чектерді, тауарларды және конверсияны дұрыс есептеу

Бір чекте бір тауардың бірнеше данасы немесе әртүрлі тауарлар болуы мүмкін. Сондықтан құжаттағы жол саны әрдайым тауар бірліктерінің санына тең емес. Бір сатып алушы бірнеше рет сатып алуы мүмкін, демек чектерге қарап бірегей клиенттер санын анықтау мүмкін емес.

Сатушылардың күнделікті жұмысын бағалағанда орташа чек пен чектегі тауар санын қайтарымға дейінгі, бірақ жеңілдіктерден кейінгі аяқталған сатылымдар бойынша есептеген жөн. Қаржылық нәтижені бағалау үшін қайтарымнан кейінгі нұсқаларды да қосымша есептеуге болады. Оларды бөлек атаңыз: бұрынғы сатып алудың қайтарымы ағымдағы таза кірісті азайтады, бірақ бүгінгі сатып алу қоржынына сипаттама бермейді.

Конверсияны есептеу үшін дүкенге келулерді санауышпен немесе келісілген қолмен есептеу тәртібімен тәуелсіз санау қажет. Сатылым бағдарламасындағы деректер кіріп, ештеңе сатып алмаған адамдар санын бермейді. Қызметкерлердің кіруін, тауар жеткізу кезіндегі және техникалық мақсаттағы кіріп-шығуларды есептен қалай алып тастайтыныңызды, сондай-ақ қайталап кірулерді қалай есептейтініңізді алдын ала белгілеңіз.

Сатып алу жасалған келулерді анықтау мүмкін болмаса, «сатылым чектерінің саны ÷ келулер саны × 100%» деген жуық формуланы қолдануға болады. Мұны кестеде белгілеңіз: бір келудегі бірнеше чек нәтижеге әсер етеді. Алым мен бөлімдегі кезең, сағат және сату арнасы бірдей болуы керек.

Қайтарым мен қайталама сатып алуды есепке алу

Апта сайынғы бақылауда ағымдағы кезеңдегі қайтарым құнын сол кезеңнің қайтарымға дейінгі сатылымына бөлу ыңғайлы. Бұл ағымдағы ағындардың арақатынасын көрсетеді, бірақ бүгінгі сатылымның дәл осындай үлесі қайтарылды дегенді білдірмейді: сатып алушылар тауарды өткен айда алған болуы мүмкін. Жаңа сатылым аз болса, көрсеткіш тіпті 100%-дан асуы мүмкін.

Егер иесі партия сапасын немесе акция нәтижесін тексерсе, байланысты сатылымдар тобын құрып, сол топтан түскен қайтарымды бірдей бақылау мерзімі ішінде қадағалаған жөн. Алымда осы топтың қайтарымдары, бөлімде оның бастапқы сатылымдары болуы керек. Сома мен бірлік саны бойынша көрсеткіштерді бөлек сақтаңыз.

Қайталама сатып алушылар үлесінің атауы да нақты болуы керек. Кестедегі формула таңдалған кезең ішінде кемінде екі рет сатып алған анықталған сатып алушылардың үлесін көрсетеді. Ол анонимді сатып алуларды қамтымайды және кейін қайта келген жаңа клиенттердің санын автоматты түрде көрсетпейді.

Жаңа клиенттердің қайта келуін тексеру үшін белгілі бір айда алғаш сатып алған клиенттерді бөлек іріктеп, әрқайсысына қайталама сатып алу үшін бірдей уақыт беріңіз. Бір клиентке бірнеше карта ашылғанын және сатып алу кезінде клиенттің сәйкестендірілмей қалған жағдайларын тексеріңіз: есепке алу тәртібінің өзгеруі сатып алушылар мінез-құлқы өзгермесе де көрсеткішке әсер етуі мүмкін.

Қор айналымы мен айналым күндерін бағалау

Қор айналымы = сатылған тауардың өзіндік құны ÷ өзіндік құн бойынша орташа қор. Алымға қайтарым бойынша түзетілген сатылымның өзіндік құны алынады. Бөлімдегі қалдықтар үйлесімді ережелер бойынша бағаланып, өзіндік құн мен бөлшек баға араластырылмайды.

Бастапқыда орташа қорды кезең басындағы және соңындағы қалдықтардың қосындысын екіге бөлу арқылы анықтауға болады. Егер ірі жеткізілімдер немесе маусымдық сатып алулар ай ішінде қор көлемін едәуір өзгертсе, тәуліктің бірдей уақытында тіркелген күнделікті қалдықтардың орташа мәнін қолданған жөн. Тек басы мен соңындағы екі мән нақты қор көлемін көрсетпеуі мүмкін.

Қор айналымының күндері = кезеңдегі күнтізбелік күн саны ÷ сол кезеңдегі айналым. 30 күндік кезең үшін 30 күнді, жылдық кезең үшін тиісті жылдың нақты күн санын қолданыңыз. Нәтиже — өткен кезеңдегі айналым жылдамдығының есептік сипаттамасы; ол әр тауардың нақты сатылу мерзімін көрсетпейді.

Маусымдылығы мен жеткізу мерзімі ұқсас санаттарды салыстырыңыз. Қор айналымы жылдамдаса, тауарлардың жоқтығы мен орындалмаған сұраныстарды да тексеріңіз. Қорды қысқарту коэффициентті жақсартуы мүмкін, бірақ сонымен бірге сатылымды шектейді.

Шартты мысал: бір дүкеннің көрсеткіштерін есептеу

Төмендегі деректердің бәрі формулаларды түсіндіру үшін ойдан алынған. Кезең 30 күнтізбелік күнді қамтиды. Дүкен тек данамен сатылатын тауарларды сатады; барлық ақша сомасы ҚҚС-сыз бірыңғай базаға келтірілген. Шарт бойынша сатып алу жасалған әр келу бір сатылым чегіне сәйкес келеді.

• Қайтарымға дейінгі жеңілдіктерден кейінгі сатылым — 120 000 грн, қайтарым — 6 000 грн.
• Дүкен 300 сатылым чегін рәсімдеді, 600 бірлік сатты және 30 бірлікті қайтарып қабылдады.
• Қайтарымдарды ескере отырып түзету енгізілгенге дейінгі сатылған тауарлардың өзіндік құны — 72 000 грн; қайтарылған тауарлардың өзіндік құны — 3 600 грн.
• Кезең басы мен соңындағы қордың өзіндік құны — 136 800 грн-нан. Мысалда орташа қор осы екі мән бойынша анықталды.
• Келушілерді тәуелсіз санау 1 200 келуді тіркеді. 80 анықталған сатып алушының 40-ы кезеңде кемінде екі рет сатып алды.
• Өзіндік құнға әлі қосылмаған басқа шығындар мен салықтар — 35 000 грн. Өзге кіріс жоқ.

Дүкен ағымдағы сатылымдар үшін төлемнің бәрін алып, қайтарымдарды төлеп, өткен кезеңдегі қарыздың 4 000 грн сомасын өндіріп алды деп есептейік. Онда сатып алушылардан түскен ақша, төленген қайтарымды шегергенде, 120 000 − 6 000 + 4 000 = 118 000 грн болады. Бұл сома 114 000 грн таза кірістен де, 10 600 грн пайдадан да өзгеше. Ақша қалдығын анықтау үшін бастапқы қаражат пен барлық төлемді қосымша есепке алу қажет.

Осы сандар бойынша иесіне қайтарым себептерін, қор құрамын және шығындарды тексерген жөн. Бұрынғы салыстыруға болатын кезеңдермен және нақты дүкен жағдайымен салыстырмай, 40% маржа немесе 60 күндік айналымды ғана негізге алып, жұмысты жақсы не нашар деп бағалауға болмайды.

KPI-ді салыстырып, өзгеріс себептерін тексеру

Бір сауда нүктесін, бірдей арналарды және апта күндерінің ұқсас құрамын салыстырған жөн. Мерекелерді, акцияларды, маусымдық өзгерістерді, жабылуды және жұмыс уақытының қысқаруын белгілеңіз. Дүкен азырақ сағат жұмыс істесе, жұмыс сағатына шаққандағы сатылым мен жалпы пайданы да есептеңіз. Желі қорытындысын салыстырылатын екі кезеңде де жұмыс істеген дүкендер бойынша бөлек тексеріңіз.

• Кіріс өсті, бірлік саны дерлік өзгермеді. Бағаны, жеңілдіктерді және қымбатырақ тауарлардың үлесін тексеріңіз. Бұл деректер сұраныстың төмендегенін немесе бағаның тым жоғары екенін өздігінен дәлелдемейді.
• Чек көбейді, орташа чек азайды. Чектегі тауар санын, бірліктің орташа бағасын және қайтарымды салыстырыңыз. Содан кейін сұранысқа сай тауарлардың бар-жоғын және жаңа сатып алулар құрамын тексеріңіз.
• Кіріс өсті, жалпы пайда азайды. Өзіндік құнды, жеңілдіктерді және маржасы төмен санаттардың үлесін тексеріңіз. Жалпы пайда өсіп, таза пайда азайса, өзге шығындарды қараңыз.
• Конверсия төмендеді. Алдымен келушілер ағыны дұрыс саналып жатқанын және уақыт аралықтары сәйкес келетінін тексеріңіз. Содан кейін нәтижені кезектермен, жоқ тауарлармен және келушілер сұраныстарымен салыстырыңыз.
• Қайталама сатып алушылар үлесі өсті. Жаңа анықталған клиенттер санын және сатып алулардың толық тіркелуін тексеріңіз. Жаңа сатып алушылар ағыны азайғандықтан да үлес өсуі мүмкін.

Мақсаттарды өз тарихыңызға, жоспарланған шығындарға, сатып алуларға және қолдағы қызметкерлерге сүйеніп белгілеңіз. Бір коэффициенттің өзгергенін байланысты көрсеткіштерді тексеру арқылы бағалау керек: орташа чекті өсірудің мәнін сатып алулар санымен және жалпы пайдамен бірге қарастырған жөн.

Torgsoft жүйесінде дүкен KPI көрсеткіштеріне арналған деректерді жинау

Сатылымды күнделікті тексеру үшін Torgsoft анықтамасындағы сатылым жасау туралы нұсқаулықта сипатталған күндік толық есепті пайдаланыңыз: онда сатылым саны, қайтарым саны, қолма-қол және қолма-қол емес сатылым сомалары, сондай-ақ қайтарымдардың жалпы сомасы бөлек көрсетіледі. Бұл есептегі операциялардың жалпы саны сатылым мен қайтарымды қамтиды, сондықтан орташа чекті есептегенде бөлгіш ретінде сатылым санын таңдаңыз. Кезең бойынша тауар есебінде аралықты, сауда түрін және пішімді көрсетуге болады; жұмыс сағаттарын салыстыру үшін есепте сатылым уақытын да белгілеуге болады.

Қорды тексеру үшін «Склад → Стан складу» («Қойма → Қойма күйі») бөліміне өтіңіз. Режимнің ресми сипаттамасына сай, пішінде тауар саны, бағасы және өзіндік құны бар; «Стан на дату» («Күндегі күй») сүзгісі таңдалған күндегі санды көрсетеді, ал іріктелген тауарларды қор айналымын талдауға қосуға болады. Бұл баяу өтетін позицияларды, нөлдік және теріс қалдықтарды, сондай-ақ жеңілдікпен берілген бағасы өзіндік құннан төмен тауарларды тексеруге мүмкіндік береді. Орташа қорды өзіңіз есептеу үшін сан мен өзіндік құн туралы салыстыруға болатын деректерді сақтаңыз; тек ағымдағы қалдық жеткіліксіз.

Қайталама сатып алуларды «Аналіз → Аналіз активності покупців» («Талдау → Сатып алушылар белсенділігін талдау») арқылы тексеріңіз: режим анықтамасында кезең мен есеп орталығын таңдау, чек санын көрсету және клиенттерді сатып алу саны бойынша іріктеу сипатталған. Алдымен сатылым кезінде клиент картасын таңдау немесе дисконт картасын сканерлеу арқылы сатылымды тиісті клиентке байланыстырыңыз; бұл сатылым режимінде түсіндірілген. Белсенділікті талдау бөліміндегі «Виручка реалізацій» және «Виручка в процентах» («Сатылым түсімі» және «Пайызбен түсім») өрістері қайтарымдарды есепке алмайды, сондықтан оларды таза кіріс жолына автоматты түрде көшірмеңіз. Қайталама сатып алу туралы қорытындыны анықталған клиенттермен шектеңіз, ал конверсияға қажет келушілер ағынын бөлек өлшеңіз.

Иесінің көрсеткіштермен жұмыс істеуге арналған апталық жоспары

1. Апта басында деректерді тексеріңіз. Әкімші сатылымды, қайтарымды және төлемдерді салыстырады, аяқталмаған құжаттар мен қалдық қателерін тексереді. Иесі өзіндік құнды және әлі енгізілмеген шығындар тізімін нақтылайды.
2. Салыстыруға болатын кезеңдерді таңдаңыз. Күндері мен жұмыс сағаттары ұқсас өткен аптаны таңдаңыз. Нәтижеге әсер етуі мүмкін акцияларды, жұмыс іркілістерін және ассортимент өзгерістерін белгілеңіз.
3. Тексеретін бір мәселені таңдаңыз. Мысалы, чектегі тауар саны азайса, нақты чектерді, қосымша тауарлардың бар-жоғын және сатып алушылардың сұранысын қараңыз. Тексерілген себепті болжамнан бөлек тіркеңіз.
4. Нақты әрекет тағайындаңыз. Тауар сатып алуға жауапты қызметкер белгіленген позициялардың қорын толықтырады, әкімші тауар жаймасын өзгертеді немесе иесі жеңілдік шарттарын қайта қарайды. Жауапты адамды, мерзімді және өзгерісті бағалайтын көрсеткішті жазыңыз.
5. Бір аптадан кейін нәтижені байланысты KPI көрсеткіштерімен бірге бағалаңыз. Жайма өзгертілгеннен кейін тиісті тауарлардың сатылымын, чектегі тауар санын және жалпы пайданы тексеріңіз. Нәтижені тек осы әрекетпен байланыстырмас бұрын басқа жағдайлардың өзгергенін ескеріңіз.
6. Ай аяқталғаннан кейін пайданы нақтылап, сатып алуды жоспарлаңыз. Барлық шығындар мен салықтарды қосыңыз, санаттар бойынша орташа қор мен айналымды тексеріңіз. Осы деректерге сүйеніп келесі тапсырыстар мен қолжетімді бюджетті анықтаңыз.