Дүкен қызметкерлерінің жұмысын ашық бақылау үшін иесі әр қызметкердің міндеттерін айқындап, бөлек есептік жазбаларды баптап, сатылымдарды, қайтарымдарды, ақшаны және тауарды тексеру тәртібін белгілеуі керек. Қызметкерлер жұмыс беруші қандай деректерді тексеретінін, сәйкессіздіктерді кім қарайтынын және қатені қалай түсіндіруге немесе түзетуге болатынын алдын ала білуі тиіс.
Қызметкерлерді ынталандыру үшін сыйлықақы төлеу шарттарын жазбаша белгілеп, сатылым көлемін жұмыс сапасымен ұштастырған жөн. Еңбекақыны есептемес бұрын жауапты тұлға нақты жұмыс істелген уақытты растауға және бастапқы деректерді тексеруге тиіс. Түсімнің аз болуы, тауардың қайтарылуы немесе операциялар журналындағы жазба өздігінен қызметкердің кінәлі екені туралы қорытынды жасауға жеткілікті негіз болмайды.
Міндеттер мен операцияларға қолжетімділікті бөліңіз
Сатушының, ауысымның аға қызметкерінің, тауар маманының және иесінің жұмысын қысқаша жазбаша сипаттаудан бастаңыз. Әр операция бойынша оны кім орындайтынын, ерекшеліктерді кім келісетінін және нәтижені кім тексеретінін айқындаңыз. Егер бір адам бірнеше рөл атқарса, мұны ашық көрсетіп, оның операцияларын басқа уәкілетті тұлғаға тексертіңіз.
Іс жүзінде сатушыға жұмысқа қажетті операцияларға қолжетімділік беріп, жеңілдік ережелерін өзгертуді, қалдықтарды түзетуді және құқықтарды басқаруды белгіленген жауапты тұлғаларға қалдырған жөн. Әр қызметкер өзінің есептік жазбасын пайдалануы керек. Ортақ құпиясөз қай әрекетті кім орындағанын анықтауды қиындатады.
| Процесс | Кім жауапты | Нені тексеріп, сақтау керек | Сәйкессіздік кезіндегі әрекет |
|---|---|---|---|
| Сатылым | Сатушы рәсімдейді, ауысымның аға қызметкері тексереді | Сатылым құжаты, тауар, баға, төлем тәсілі, сатылымның қызметкерге тиесілілігі | Құжаттар мен түсініктемелерді салыстырып, есептік жазбаның дұрыстығын тексеру |
| Қайтарым | Сатушы рәсімдейді, белгіленген тұлға тексереді | Бастапқы сатылым, қайтарым құжаты, тауар қозғалысы және ақшаның қайтарылуы | Қайтару себебін анықтап, оған байланысты барлық операцияны тексеру |
| Жеңілдік | Сатушы рұқсат етілген шарттарды қолданады, басшы ерекшеліктерді келіседі | Жеңілдік негізі, баға, ерекшелікке берілген келісім | Науқан шарттары мен қызметкердің өкілеттігін тексеру |
| Қолма-қол ақша | Кассаны қабылдайтын және тапсыратын қызметкер | Бастапқы қалдық, түсімдер, берілген ақша, нақты қайта санау және ауысымды тапсыру | Ақшаны қайта санап, кезең ішіндегі қозғалысты салыстыру |
| Тауар қалдықтары | Тауар маманы немесе тағайындалған қызметкер | Нақты саны, кірістер, сатылымдар, қайтарымдар, орын ауыстырулар және есептен шығару | Қайта санап, нақты тауар позицияларының қозғалысын тексеру |
| Жұмыс уақыты | Ауысым басшысы растайды, еңбекақыға жауапты тұлға тексереді | Жоспарланған кесте, нақты жұмыс, қызметкерлерді алмастыру, жұмысқа келмеу және келісілген түзетулер | Еңбекақыны есептемей тұрып, жағдайды қызметкермен нақтылау |
| Сыйлықақы | Белгіленген тұлға есептейді, басшы тексереді | Қолданыстағы сыйлықақы шарттары, тексерілген көрсеткіштер мен есеп | Формуланы түсіндіріп, қате деректерді түзету |
Сәйкессіздіктерді құжаттар мен түсініктемелер бойынша тексеріңіз
Ауысымды тапсыру кезінде қысқаша тексеру жүргізуді енгізіңіз. Қызметкерлер қолма-қол ақшаны қайта санап, оны есепке алынған түсімдер мен берілген ақшамен салыстырады, аяқталмаған операцияларды тіркеп, проблемалы құжаттар туралы ақпаратты тапсырады. Әдеттен тыс қайтарымдарды, жеңілдіктер мен тауар қалдықтарын түзетуді алдын ала белгіленген өлшемдер бойынша бөлек қарап шығыңыз. Мұндай тексеру операцияның мән-жайын ескеруі керек.
- Сәйкессіздікті сипаттаңыз. Күнін, ауысымды, құжат нөмірін, тауарды немесе соманы және анықтауды қажет ететін нақты мәселені жазыңыз.
- Байланысты деректерді салыстырыңыз. Қайтарым үшін бастапқы сатылымды, тауардың кері қабылдануын және ақшаның қайтарылуын тексеріңіз. Тауар жетіспегенде орын ауыстыруларды, есептен шығаруды және санау қатесін де тексеріңіз.
- Қызметкердің түсініктемесін алыңыз. Оқиғаның мән-жайын жазбаша баяндап, құжаттарды қоса беруді ұсыныңыз. Тексеру жазбасында расталған фактілерді болжамдардан бөліп көрсетіңіз.
- Нәтижені тіркеңіз. Қайсысы расталғанын, қандай сұрақтар ашық қалғанын, есепті кім түзететінін және қай мерзімге дейін түзетуі керегін көрсетіңіз. Себеп оқытуға немесе баптауларға байланысты болса, тиісті шараны айқындаңыз.
Егер сатушының түсімі аз болса, алдымен оның ауысымдарының ұзақтығы мен уақытын, тауардың қолжетімділігін, сатып алушылар санын және кассадан тыс міндеттерін салыстырыңыз. Жеткізілімді қабылдаған немесе әріптестерін оқытқан қызметкердің сатуға мүмкіндігі аз болуы ықтимал. Есептік атымен жазылған операцияны да құжаттармен және түсініктемелермен бірге бағалау керек, әсіресе қызметкерлер бір-біріне қолжетімділікті берген болса.
Еңбекақыны есептемес бұрын нақты жұмыс уақытын растаңыз
Кестеде жоспарланған жұмысқа шығу көрсетіледі. Еңбекақыны есептеу үшін жауапты тұлға қызметкердің нақты қашан жұмыс істегенін, алмастырулар, жұмысқа келмеу немесе қосымша жұмыс болған-болмағанын бөлек тексеруі керек. Бағдарламаға кіру немесе алғашқы сатылым жасау бүкіл жұмысты қамтымайды: қызметкер сауда залын дайындаған немесе тауар қабылдаған болуы мүмкін.
Жоспар мен нақты деректерді қатар жүргізуді ұсынамыз: жоспарланған ауысым, жұмыстың расталған басталуы мен аяқталуы, үзілістер, ауытқулар және түзету негізі. Әр ауысым соңында басшы сәйкессіздіктерді нақтылайды, ал есептеуге дейін қызметкерге өз деректерін тексеру мүмкіндігі беріледі. Түзетулер түсіндірмесі, күні және жауапты тұлға көрсетіліп сақталуы керек.
Жұмыс ұзақтығын, қосымша сағаттарға ақы төлеуді, төлем шарттарын өзгертуді және қызметкерлерге хабарлау мерзімдерін Украинаның қолданылатын еңбек заңнамасына сәйкес белгілеу қажет. Соғыс жағдайы кезінде қабылданатын шешімдер үшін нақты жұмыс беруші мен қызметкерге қолданылатын арнайы ережелерді де тексеру керек. Есептік бағдарламаның баптаулары мұндай шешімдерге құқықтық негіз болмайды.
Сыйлықақы берудің түсінікті өлшемдерін белгілеңіз
Бағалау кезеңі басталғанға дейін көрсеткіштерді, дереккөздерді, формуланы, тексеру мерзімдерін және қарсылықтарды қарау тәртібін жазбаша белгілеңіз. Есепке қандай сатылымдар кіретінін, қайтарымдар мен жеңілдіктердің қалай ескерілетінін және ортақ жұмысқа жеке үлестің қалай бағаланатынын нақтылаңыз. Қызметкер қандай нәтижелер үшін сыйақы берілетінін және оның сомасын қалай тексеруге болатынын түсінуі керек.
Сынақ кезеңі үшін сатылымның командалық көрсеткішін операцияларды рәсімдеу сапасымен ұштастыруға болады. Мысалы, құжаттардың дұрыстығын барлық қызметкер үшін бірдей іріктеме бойынша бағалаңыз. Тауардың қасиеттеріне немесе сатып алушының өтінішіне байланысты қайтарымды өздігінен сатушының қатесі деп санауға болмайды: жауапты тұлға алдымен себебін анықтауы тиіс.
Сыйлықақыны есептеудің шартты мысалы. Дүкен ең жоғары сыйлықақы мөлшерін 3 000 грн деп белгіледі: оның 70%-ы командалық сатылым жоспарына, 30%-ы операцияларды рәсімдеу сапасына байланысты. Бірінші өлшем толық орындалса, қызметкерге 3 000 × 70% = 2 100 грн есептеледі. Алдын ала белгіленген шкала бойынша сапа 80% деп бағаланса, екінші бөлігі 3 000 × 30% × 80% = 720 грн болады. Жалпы сыйлықақы — 2 820 грн. Бұл тек өзгермелі сыйақының мысалы, заңмен белгіленген мөлшерлемелер немесе жалақыны толық есептеу емес.
Сынақ кезеңінен кейін өлшемдер артық жеңілдіктерге, асығыс қызмет көрсетуге немесе жеке сатылымдарға қатысты дауға итермелемейтінін тексеріңіз. Командамен түсініксіз жағдайларды талқылап, төлем шарттарын өзгертуге қатысты қолданылатын талаптарды сақтай отырып, келесі кезеңнің ережелерін нақтылаңыз.
Бақылау шегін айқындап, қызметкерлер деректерін қорғаңыз
Украина дүкеніндегі қызметкерлер деректерін өңдеу 01.06.2010 жылғы № 2297-VI «Дербес деректерді қорғау туралы» Украина Заңымен реттеледі. Оның 6-бабы белгіленген заңды мақсаттар үшін деректерді ашық әрі айқын өңдеуді, олардың дәлдігін және көлемінің осы мақсаттарға сәйкестігін талап етеді. Сондықтан операцияларды тексеру үшін қажетті жұмыс деректерін жинап, бағалауға артық жеке ақпаратты қоспаңыз.
Бақылауды бастамас бұрын қызметкерлерге оның мақсатын, жиналатын деректер құрамын, қолжетімділігі бар тұлғалар тобын, қателерді түзету тәртібін және сақтау мерзімдерін жазбаша түсіндіріңіз. Деректердің әр түріне осы Заңның 11-бабына сәйкес құқықтық негіз белгілеңіз. Мұндай негізге, атап айтқанда, қызметкердің келісімі, қызметкер тарап болып табылатын немесе оның пайдасына жасалған мәмілені орындау, не жұмыс берушіге заңмен жүктелген міндетті орындау қажеттігі жатуы мүмкін. Егер жұмыс беруші өз заңды мүдделерін немесе деректер берілетін үшінші тұлғаның мүдделерін қорғау қажеттігін негіз ретінде таңдаса, деректерді өңдеуге байланысты қызметкердің негізгі құқықтары мен бостандықтарын қорғау қажеттілігі бұл мүдделерден басым түспейтінін тексеруі керек. Тиісті негізді анықтаудың орнына кез келген бақылауға келісу туралы жалпылама тұжырымды қолданбаңыз.
Жеке деректер бар есептерге тек осы есептер жұмыс үшін қажет болатын тұлғаларға қолжетімділік беріңіз, экспортталған кестелер мен резервтік көшірмелерді де қорғаңыз. Заңның 24-бабына сәйкес деректер иеленушілері оларды заңсыз қолжетімділіктен, өңдеуден, кездейсоқ жоғалудан немесе жойылудан қорғауға тиіс; жеке кәсіпкер бұл қорғауды өзі қамтамасыз етеді. Сақтау мерзімдерін заңды мақсат пен тиісті құжаттарға қойылатын міндетті талаптарды ескере отырып белгілеңіз.
Жасырын бақылауды, автоматты айыппұлдарды немесе бағдарлама белгісіне сүйеніп жалақыдан ұстап қалуды енгізбеңіз. Тәртіптік шаралар, материалдық жауапкершілік және ұстап қалулар үшін заңды негіздер мен рәсімді бөлек тексеру қажет. «Дербес деректерді қорғау туралы» Заңның өзі рұқсат етілген жазалау шараларын, ұстап қалу шектерін немесе соғыс жағдайындағы арнайы еңбек ережелерін анықтауға жеткіліксіз. Мұндай шешімдер алдында еңбек құқығы маманына тексертіңіз; бағдарламада «штраф» (айыппұл) өрісінің болуы оны қолдануға құқықтық негіз болмайды.
Torgsoft жүйесінде сатушыларды бақылау және сыйлықақыны есептеу
Torgsoft-Ультрада рөлдер мен қызметкерлердің қолжетімділік құқықтарын баптау мүмкіндіктері бар. Алдымен жеке пайдаланушыларды ашып, оларға қолжетімді операцияларды тексеріңіз. Нақты жағдайды қарау үшін «Протокол дій користувачів» (пайдаланушы әрекеттерінің хаттамасы) функциясын пайдаланыңыз: онда кезең, пайдаланушы, мазмұн және оқиға түрі бойынша сүзгілер, сондай-ақ Excel форматына экспорттау бар. Анықтамада кіріс, сатылым және қайтарым жасау, құжаттарды басып шығару, хабарламалар, растаулар, ескертулер мен қателер сипатталған. Анықтама журналды жеңілдіктің әрбір өзгерісінің, касса операциясының немесе қалдықтар қозғалысының толық дәлелі деп санауға негіз бермейді. Жазбалар автоматты түрде жасалып, осы форма арқылы қолмен түзетілмейді, бірақ белгіленген күнге дейінгі жазбалар жойылуы мүмкін; жабылған кезеңдердің статистикасын тазалау сол кезеңге қатысты журналды да тазалайды. Тексеруге қажет материалдарды алдын ала сақтап, оларға қолжетімділікті қорғау керек.
«Зарплата та мотивація» (жалақы және ынталандыру) қосымша функционалға жатады: лицензияның ресми бетінде қосымша опциялардың, соның ішінде жалақы есебінің де ақылы екені көрсетілген. Опцияның бағдарлама нұсқасымен үйлесімді болуы оның лицензия құнына кіретінін білдірмейді. Баптау жөніндегі анықтамаға сәйкес тұрақты мөлшерлемені, кесте бойынша сағаттық төлемді, жұмысқа шыққаны үшін төлемді, жеке пайызды және бригадалық сыйлықақыны қатар қолдануға болады. «Бригадна робота з урахуванням особистих продажів» (жеке сатылымдарды ескеретін бригадалық жұмыс) режимінде әр сатылым үшін сатушының бейджін сканерлеу керек: бұл жеке рейтинг құруға мүмкіндік береді, ал бригадалық сыйлықақы бригадалық жұмыс ережелері бойынша есептеледі. «За тривалістю зміни» (ауысым ұзақтығы бойынша) уақыт есебі тәсілі ауысым ұзақтығын тек жоспарланған жұмысқа шығулар үшін автоматты түрде қояды, сондықтан есептемес бұрын жауапты тұлға нақты жұмысты растауы керек.
Есептеуді қолданар алдында бірнеше бақылау операциясы бойынша баптауларды тексеріңіз: жеке сатылым, ортақ ауысым, қайтарым және қызметкерді алмастыру. «За оплаченими товарами» (ақысы төленген тауарлар бойынша) есептеу тәсілі үшін «Часткова розшифровка по товару» (тауар бойынша ішінара егжей-тегжейлеу) режимін орнатыңыз. Бұл тәсілді «Торгівля з випискою рахунка» (төлем шотын беру арқылы сауда жасау) режиміндегі сатылымдар үшін қолданбаңыз: ондай сатылымдар сату жоспарына кірмейді және олар үшін қызметкерлерге сыйақы есептелмейді. Нәтижені бекітілген сыйлықақы ережелерімен салыстырып, қызметкерлер арасында бөлінуін және расталған жұмыс уақытын тексеріңіз. Төлем туралы шешім тексерілген деректер мен заңды төлем шарттарына сүйенуі керек.
Дүкенде тексеру тәртібін енгізіңіз
- Міндеттерді, рұқсат етілген операцияларды және тексеруге жауапты тұлғаларды жазыңыз.
- Жеке есептік жазбалар ашып, нақты мысалдар арқылы құқықтарды тексеріңіз.
- Қызметкерлерге бақылау, деректерді өңдеу және түсініктеме беру тәртібін түсіндіріңіз.
- Кассаны тапсыруды және тауарлар мен құжаттардағы сәйкессіздіктерді тексеруді ұйымдастырыңыз.
- Жоспарланған кестені расталған жұмыс уақытынан бөлек есепке алыңыз.
- Сыйлықақының құжатталған өлшемдерін бекітіп, сынақ есебін жасаңыз.
- Төлем алдында қызметкерлерге деректерді тексеруге мүмкіндік беріп, қателерді түзетіңіз және соңғы есепті тіркеңіз.
Алдыңғы қадамға оралу